З 2026 року рахунки-фактури між фірмами в Польщі потрапляють до KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур). Бухгалтерське бюро вже не отримує рахунків на закупівлю електронною поштою – воно завантажує їх із системи, але лише тоді, коли клієнт надасть йому повноваження. Це завдання на боці фірми: бюро не може саме «підключитися» до ваших рахунків-фактур. У цій статті пояснюємо з погляду клієнта, які повноваження надати бюро, коли достатньо увійти до KSeF, а коли потрібно подати повідомлення ZAW-FA.
У VKSIĘGOWOŚĆ повідомлення ZAW-FA ми готуємо в ціні бухгалтерії, а рахунки-фактури в KSeF обслуговуємо в межах повноважень, наданих бюро. Ви підписуєте повідомлення або надаєте повноваження в системі – рештою займається бюро
KSeF у 2026 році: кого стосується
Обов’язок виставляти рахунки-фактури в KSeF охопив найбільших платників податків з 1 лютого 2026 року, а решту – з 1 квітня 2026 року (ст. 145l закону про VAT). До 31 грудня 2026 року платники, у яких продажі, задокументовані рахунками-фактурами, не перевищують 10 000 zł брутто на місяць, ще можуть виставляти рахунки поза KSeF (ст. 145m). Штрафи за порушення обов’язків у KSeF (ст. 106ni) застосовують з 1 січня 2027 року.
Отримання рахунків-фактур у KSeF стосується кожного покупця, якому контрагент виставив рахунок у системі, – рахунок-фактура вважається отриманим у день присвоєння йому номера в KSeF (ст. 106na ч. 3). Тому повноваження для бюро потрібні також фірмам, які самі ще користуються винятком щодо продажів.
Які повноваження надати бухгалтерському бюро
Розпорядження про користування KSeF (Dz.U. (Вісник законів) 2025, пункт 1815) у § 3 ч. 1 перелічує чотири види повноважень. Для співпраці з бухгалтерським бюро важливі перші два.
| Повноваження | Для чого | Чи надавати бюро? |
|---|---|---|
| надання і відкликання повноважень | керування доступами від імені фірми | зазвичай ні – залишається у власника або правління |
| доступ до рахунків-фактур | завантаження рахунків на закупівлю і продаж | так – це основне повноваження для бюро |
| виставлення рахунків-фактур | виставлення рахунків у KSeF від імені фірми | лише якщо бюро має виставляти рахунки на продаж |
| самовиставлення і рахунки VAT RR | рахунки, які виставляє покупець | не стосується типової співпраці з бюро |
Повноваження на виставлення або доступ до рахунків-фактур можна надати суб’єкту, тобто бухгалтерському бюро як фірмі (§ 3 ч. 3 п. 1). Тоді бюро саме визначає своїх працівників, які ним користуються (§ 3 ч. 3 п. 2). Завдяки цьому при зміні бухгалтера в бюро вам не потрібно нічого змінювати в KSeF. Надаючи повноваження, ви вказуєте NIP (податковий номер) і назву бюро та вид повноваження (§ 4 ч. 2).
JDG: повноваження для бюро без ZAW-FA
Підприємець, який веде JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП), входить до KSeF як фізична особа – через Profil Zaufany (Довірений профіль), e-dowód (електронну ID-картку) чи інший засіб електронної ідентифікації, підключений до національного вузла, або кваліфікованим підписом (§ 6 ч. 1 п. 1 і 2). Після входу до Aplikacja Podatnika KSeF (застосунок платника) він надає повноваження бюро електронно.
На практиці це виглядає так:
- Ви входите до Aplikacja Podatnika KSeF у контексті свого NIP.
- Обираєте надання повноважень суб’єкту і вводите NIP бухгалтерського бюро.
- Позначаєте повноваження на доступ до рахунків-фактур (і – якщо бюро має виставляти рахунки – на їх виставлення).
- Підтверджуєте, і бюро бачить ваші рахунки-фактури на своєму боці.
JDG не потрібен ZAW-FA, бо повідомлення стосується лише платників податків, які не є фізичними особами (§ 5 ч. 1).
Компанія: коли потрібен ZAW-FA
Компанія не має Profil Zaufany. Вона може автентифікуватися в KSeF кваліфікованою електронною печаткою (§ 6 ч. 1 п. 3) – тоді надає повноваження електронно, так само як JDG. Якщо компанія не має печатки, вона подає начальнику податкової (urząd skarbowy) повідомлення ZAW-FA (§ 5 ч. 1). З 1 лютого 2026 року діє версія ZAW-FA(3); повідомлення можна подати на папері або через e-Urząd Skarbowy (онлайн-податкова).
У ZAW-FA компанія вказує фізичну особу, яка отримає повноваження на надання і відкликання повноважень та на доступ до рахунків-фактур. Повідомлення містить, зокрема, NIP компанії та її e-mail, дані фізичної особи (NIP або PESEL (ідентифікаційний номер), ім’я та прізвище, e-mail) і підпис осіб, які представляють компанію (§ 5 ч. 2). Цим способом можна вказати лише одну особу – наступну тільки після відкликання повноважень попередньої (§ 5 ч. 3).
Зазвичай вказують члена правління. Ця особа потім входить до KSeF через свій Profil Zaufany або кваліфікований підпис і надає повноваження бухгалтерському бюро як суб’єкту – вже електронно. Детальніше описуємо це у статті Надання повноважень у KSeF – повний посібник.
Приклад: sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю, аналог ТОВ) без кваліфікованої печатки переходить до нового бюро. Бюро готує ZAW-FA, у якому компанія вказує голову правління, пана Kowalski. Після розгляду повідомлення пан Kowalski входить до KSeF через Profil Zaufany і надає бюро – як суб’єкту, за NIP – повноваження на доступ до рахунків-фактур. З цього моменту бюро завантажує рахунки компанії на закупівлю з KSeF.
Що робить бухгалтерське бюро після надання повноважень
Маючи повноваження, бюро завантажує рахунки-фактури з KSeF і проводить їх, не чекаючи, поки клієнт надішле документи. Номер KSeF рахунку-фактури потрапляє до обліку: у KPiR (книга доходів і витрат) з 2026 року для нього є окрема колонка, а в JPK_V7 (декларація VAT з реєстром, файл JPK) рахунки позначають номером, присвоєним системою. Рахунки-фактури з KSeF зберігаються в системі 10 років (ст. 112aa закону про VAT).
Якщо бюро має також виставляти рахунки на продаж, воно користується повноваженням на виставлення. Для інтеграції бухгалтерської програми з KSeF служать сертифікати KSeF, чинні до 2 років (§ 6 ч. 2), а токени – лише до 31 грудня 2026 року (§ 13). Про те, як бюро організовує доступ на своєму боці, пишемо у статті Повноваження в KSeF для бухгалтерських бюро.
Пам’ятайте, що KSeF охоплює не всі документи – виписки, іноземні рахунки-фактури, фіскальні звіти чи кадрові документи ви й далі передаєте бюро іншим способом. Описуємо це у статті про обіг бухгалтерських документів з бухгалтерським бюро.
Зміна бюро або завершення співпраці: відкликання повноважень
Повноваження в KSeF діють, доки ви їх не відкличете. Після завершення співпраці особа з повноваженням керувати доступами відкликає повноваження старого бюро і надає їх новому. Якщо компанія через ZAW-FA вказала особу, пов’язану з попереднім бюро, вона спершу відкликає її повноваження (також повідомленням ZAW-FA), а потім вказує наступну особу. Увесь процес зміни бюро описуємо у статті Як змінити бухгалтерське бюро протягом року.
ZAW-FA і KSeF у VKSIĘGOWOŚĆ
У межах бухгалтерії для фірм, JDG і компаній ми готуємо повідомлення ZAW-FA в ціні послуги та обслуговуємо рахунки-фактури в KSeF через бюро. Спрощена бухгалтерія коштує від 100 zł нетто на місяць, повна бухгалтерія для компаній – від 200 zł нетто, залежно від кількості документів. Замовлення подасте через форму.
