Ведення господарської діяльності пов’язане з укладанням численних комерційних угод, переважна більшість яких документується рахунками-фактурами (faktura) на продаж. Традиційно за виставлення рахунку-фактури відповідає продавець, проте польське податкове право передбачає також можливість виставлення рахунків-фактур покупцем від імені продавця. Цей механізм, відомий як самофактурування (samofakturowanie), буває зручним у щоденній діяльності, особливо при регулярних поставках.
Запровадження обов’язкової KSeF (Національної системи електронних рахунків-фактур) – з 1 лютого 2026 року для найбільших платників податку і з 1 квітня 2026 року для решти (стаття 106ga частина 1 і стаття 145l Закону про VAT) – є суттєвою зміною у сфері електронного виставлення рахунків-фактур у Польщі. Багато підприємців, які досі користувалися самофактуруванням, запитують, чи залишиться воно доступним у новій електронній системі. Відповідь особливо важлива для компаній, які вже вибудували ефективні бізнес-процеси на основі цього механізму.
Самофактурування в KSeF залишається повністю доступним для підприємців, які виконають відповідні правові та технічні умови. Ключова зміна – необхідність надання повноважень у системі KSeF, що є додатковим елементом захисту процесу виставлення рахунків-фактур покупцем
Основні правові умови самофактурування
Механізм самофактурування доступний не всім підприємцям без обмежень. Законодавець встановив детальні умови, які мають бути виконані, щоб покупець міг законно виставляти рахунки-фактури від імені продавця. Ці норми покликані захищати інтереси продавця та забезпечувати правильне нарахування VAT (ПДВ).
Відповідно до Закону про податок на товари та послуги (VAT), суб’єкт, що купує товари чи послуги, може виставляти рахунки-фактури від імені продавця-платника податку у чітко визначених випадках. Перший – документування звичайного продажу товарів або послуг цьому суб’єкту. Другий – авансові рахунки-фактури, які відіграють важливу роль у розрахунках між контрагентами.
Третій випадок, коли можливе самофактурування, – поставки товарів або надання послуг, місцем постачання яких є територія третьої країни. Ця норма особливо важлива для компаній, що ведуть міжнародну діяльність
Основна вимога для впровадження самофактурування – попереднє (до виставлення рахунків-фактур) укладення відповідного договору між продавцем і покупцем (стаття 106d частина 1 Закону про VAT). Цей договір має визначати процедуру затвердження продавцем окремих рахунків-фактур. Без цього елемента самофактурування не можна застосовувати законно.
Важливо також, що рахунки-фактури може виставляти не лише сам покупець, а й уповноважена продавцем третя особа. Це може бути, наприклад, податковий представник продавця, що дає додаткову гнучкість в організації процесів виставлення рахунків-фактур.
Договір про самофактурування – ключові елементи
Підготовка належного договору про самофактурування – основа всього процесу. Хоча законодавець не передбачив типової форми такого договору, він чітко визначив, що в ньому має бути. Найважливіший елемент – детальна процедура затвердження рахунків-фактур продавцем.
Сторони договору можуть формувати процедуру затвердження довільно. Немає правових обмежень щодо форми чи способу прийняття рахунків-фактур продавцем. Сторони можуть домовитися, що затвердження відбуватиметься електронно, письмово чи навіть у формі мовчазної згоди після спливу визначеного строку.
Стаття 106d частина 1 Закону про VAT не визначає форми затвердження окремих рахунків-фактур – вона лише вимагає, щоб процедура затвердження була визначена в договорі, укладеному до виставлення рахунків-фактур. Сторони повинні дотримуватися цієї процедури на практиці
Особливо важливо розуміти відповідальність продавця при самофактуруванні. Навіть якщо покупець не подасть рахунок-фактуру на затвердження або продавець його не затвердить, продавець не звільняється від обов’язку сплатити податкове зобов’язання з VAT за здійснену поставку. Це правило захищає державний бюджет від можливих втрат через порушення у виставленні рахунків-фактур.
На практиці багато компаній обирають модель мовчазної згоди, коли відсутність заперечень продавця у визначений строк означає затвердження рахунку-фактури. Така модель особливо зручна при регулярних поставках і перевірених ділових відносинах між контрагентами.
Впровадження самофактурування в Національній системі електронних рахунків-фактур
Запровадження KSeF не змінило основних правил самофактурування, що випливають із Закону про VAT, але додало до цього процесу новий технічний вимір. KSeF працює на основі повноважень, які надаються суб’єктам або фізичним особам, ідентифікованим за номером NIP (податковий номер) або PESEL (ідентифікаційний номер). Це принципова відмінність порівняно з попереднім порядком.
Основна риса KSeF – система повноважень, яка регулює доступ до різних функцій системи. Для самофактурування найважливіше окреме повноваження на виставлення рахунків-фактур покупцем відповідно до статті 106d частини 1 Закону про VAT – один із чотирьох видів повноважень, перелічених у § 3 частині 1 розпорядження Міністра фінансів і економіки від 12 грудня 2025 року щодо користування Національною системою електронних рахунків-фактур (Dz.U. (Вісник законів) 2025 поз. 1815, зі змінами Dz.U. 2026 поз. 169). Продавець має активно надати таке повноваження покупцеві в системі KSeF. Подібно доступ отримують бухгалтери — подробиці в матеріалі про повноваження в KSeF для бухгалтерських бюро.
Повноваження на самофактурування продавець надає покупцеві як суб’єкту, а не кожному його працівникові окремо. Користуються повноваженням визначений покупець, а також фізичні особи та інші суб’єкти, яких сам покупець визначить для виставлення рахунків-фактур (§ 3 частина 4 розпорядження)
Це означає, що продавцю не потрібно надавати повноваження кожній особі з компанії покупця. Працівників, які виставлятимуть рахунки-фактури, визначає в KSeF покупець – особа, яка має в покупця повноваження на надання та відкликання повноважень. Таке рішення значно спрощує керування повноваженнями у великих організаціях.
Повноваження надаються за допомогою інтерфейсного програмного забезпечення KSeF (§ 4 частина 1 розпорядження), наприклад у безкоштовному застосунку Aplikacja Podatnika KSeF Міністерства фінансів або в програмі для виставлення рахунків-фактур, підключеній до KSeF. Продавець входить у KSeF, переходить до розділу керування повноваженнями та вказує покупця (зокрема його NIP), надаючи йому повноваження на самофактурування.
Практичні аспекти впровадження – приклади застосування
Щоб краще зрозуміти, як самофактурування працює в KSeF на практиці, варто розглянути конкретні бізнес-сценарії. Перший приклад стосується ситуації, коли компанія надає послуги іншій компанії, яка на підставі договору про самофактурування виставляє рахунки-фактури на продаж.
Припустімо, що компанія XYZ надає консультаційні послуги компанії ABC. Компанії уклали договір про самофактурування, за яким ABC виставляє рахунки-фактури від імені XYZ. Після запровадження KSeF самого договору недостатньо – компанія XYZ має додатково надати в системі KSeF компанії ABC повноваження на виставлення рахунків-фактур від її імені, а ABC визначає в KSeF своїх працівників, які виставлятимуть ці рахунки-фактури.
У KSeF недостатньо самого договору про самофактурування між компаніями. Потрібно додатково надати в системі повноваження на самофактурування покупцеві, який потім визначає осіб, що виставляють рахунки-фактури від імені продавця
Другий приклад ілюструє складнішу ситуацію, коли на боці покупця повноваження потрібно розподілити між багатьма особами. Якщо JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП) співпрацює з більшою компанією, вона надає повноваження на самофактурування цій компанії, а те, які її працівники виставлятимуть рахунки-фактури, вирішує вже сама компанія.
Така гнучкість системи повноважень дає змогу створювати ієрархічні структури доступу, що відповідають реальним організаційним потребам компаній. Працівник покупця, який має повноваження на надання повноважень, може самостійно визначати своїх колег, що значно спрощує адміністрування системи.
Третій приклад стосується ситуацій, коли у виставленні рахунків-фактур беруть участь треті особи, як-от податкові представники чи бухгалтерські бюро. Рахунок-фактуру від імені продавця може виставляти уповноважена ним третя особа (стаття 106d частина 2 Закону про VAT), а KSeF дає змогу надати повноваження на виставлення рахунків-фактур і таким суб’єктам (§ 3 частина 3 розпорядження) за умови, що їх визначить продавець.
Переваги самофактурування в системі KSeF
Самофактурування в KSeF дає низку переваг, які виходять за межі доступних у традиційній паперовій системі чи у звичайному електронному виставленні рахунків-фактур. Найважливіша з них – поточний доступ продавця до рахунків-фактур, які покупець виставляє від його імені.
У системі KSeF продавець одразу бачить рахунки-фактури, виставлені покупцем. Тобто йому не потрібно чекати на надсилання копії рахунку-фактури чи підтвердження його виставлення. Усі рахунки-фактури доступні в системі в режимі реального часу, що значно спрощує бухгалтерські та контрольні процеси.
Ця функція дає змогу впровадити процедуру мовчазної згоди ефективніше, ніж раніше. Продавець може домовитися з покупцем, що відсутність повідомлення про порушення у визначений строк означає автоматичне затвердження рахунку-фактури. Завдяки поточному доступу до рахунків-фактур у KSeF продавець може постійно стежити за виставленими документами.
Поточний перегляд рахунків-фактур у KSeF, як правило, замінює надсилання копій рахунків-фактур між контрагентами. Продавець має негайний доступ до всіх рахунків-фактур, виставлених від його імені, що значно спрощує контрольні та бухгалтерські процеси
Ще одна перевага – вища безпека всього процесу. Рахунок-фактуру в KSeF може виставити лише автентифікований користувач із відповідним повноваженням, а кожен рахунок-фактура отримує ідентифікаційний номер у KSeF. Після присвоєння номера змінити зміст рахунку-фактури неможливо – помилки виправляють коригувальним рахунком-фактурою, що значно зменшує ризик підробки чи зміни рахунків-фактур.
Система KSeF автоматично зберігає всі рахунки-фактури протягом 10 років, рахуючи від кінця року, в якому їх виставлено (стаття 112aa частина 1 Закону про VAT), що полегшує виконання обов’язків щодо зберігання бухгалтерських документів. Як правило, підприємцям не потрібно самостійно організовувати архівування цих рахунків-фактур – це потрібно зробити лише тоді, коли строк давності податкового зобов’язання спливає пізніше, ніж ці 10 років (стаття 112aa частина 2).
Технічні та організаційні умови впровадження
Успішне впровадження самофактурування в KSeF вимагає виконання не лише правових умов, а й належної організаційної та технічної підготовки. Перший крок – аналіз поточних процесів виставлення рахунків-фактур і визначення сфер, які потребують змін у зв’язку з переходом на електронну систему.
Ключовий елемент підготовки – навчання працівників, відповідальних за виставлення рахунків-фактур. Особи, які виставлятимуть рахунки-фактури в KSeF у межах самофактурування, мають ознайомитися з інтерфейсом системи, процедурами виставлення електронних рахунків-фактур і правилами безпеки, що діють у системі.
Не менш важливо підготувати внутрішні процедури керування повноваженнями в KSeF. Компанії повинні визначити, хто відповідатиме за надання повноважень, як перевірятимуться особи, які отримують повноваження, і як контролюватимуться рахунки-фактури, виставлені в межах самофактурування.
Впровадження самофактурування в KSeF вимагає оновлення договорів із контрагентами та підготовки нових процедур керування повноваженнями в системі. Компанії також мають подбати про належне навчання працівників, які працюють із системою
KSeF пропонує різні способи інтеграції з внутрішніми бухгалтерськими системами компаній. Підприємці можуть користуватися безкоштовними інструментами Міністерства фінансів (зокрема Aplikacja Podatnika KSeF у браузері), програмами для виставлення рахунків-фактур або інтегрувати KSeF зі своїми ERP-системами через API. Вибір способу інтеграції залежить від специфіки компанії та її технологічних потреб.
Важливий технічний аспект – забезпечення належного доступу до інтернету та інформаційних систем для осіб, які займаються самофактуруванням. KSeF вимагає стабільного інтернет-з’єднання та актуальних браузерів або відповідного програмного забезпечення.
Контрольні процедури та безпека
Самофактурування в KSeF вимагає впровадження належних контрольних процедур, які забезпечать безпеку та правильність усього процесу. Продавець, хоча й не виставляє рахунки-фактури особисто, і далі несе повну відповідальність за їхню правильність і своєчасне нарахування VAT.
Основною контрольною процедурою має бути регулярна перевірка рахунків-фактур, виставлених покупцем. Завдяки поточному доступу до рахунків-фактур у KSeF продавець може постійно стежити за виставленими документами та реагувати на можливі порушення. Така перевірка має охоплювати як формальні дані рахунку-фактури, так і змістовну правильність описів товарів чи послуг.
Система KSeF автоматично перевіряє повноваження особи, що виставляє рахунок-фактуру, і відповідність рахунку-фактури зразку структурованого рахунку-фактури – рахунок-фактуру, що не відповідає зразку, вона відхиляє (стаття 106nd частина 2 пункт 10 літера b Закону про VAT). Однак вона не перевіряє по суті правильність розрахунків і ставок, тому продавець повинен додатково контролювати відповідність рахунків-фактур реальним операціям і правильність застосованих податкових ставок.
Продавець несе повну відповідальність за рахунки-фактури, виставлені покупцем у межах самофактурування, тому він повинен впровадити ефективні контрольні процедури та регулярно перевіряти виставлені документи в системі KSeF
Важливий елемент безпеки – також належне керування повноваженнями в системі. Продавець повинен регулярно переглядати перелік суб’єктів, яким він надав повноваження на виставлення рахунків-фактур від його імені, і домовитися з покупцем, що той постійно оновлює повноваження своїх працівників у разі кадрових змін.
KSeF позначає кожен рахунок-фактуру ідентифікаційним номером і повідомляє дату та час його виставлення (стаття 106nd частина 2 пункти 8 і 10 літера a Закону про VAT), а продавець бачить перелік наданих повноважень. Продавцям варто регулярно переглядати цю інформацію, щоб переконатися, що рахунки-фактури виставляють лише уповноважені особи та відповідно до узгоджених процедур.
Податкові та бухгалтерські розрахунки
Самофактурування в KSeF не змінює основних правил податкових і бухгалтерських розрахунків, але дає певні зручності в документуванні операцій. Продавець і далі зобов’язаний правильно нараховувати VAT з усіх операцій незалежно від того, хто виставив рахунок-фактуру.
У системі KSeF усі рахунки-фактури одразу доступні податковій адміністрації, але це не замінює розрахунків з VAT. Продавець і далі відображає продаж у файлі JPK_V7 (декларація VAT з реєстром, файл JPK), у якому з 1 лютого 2026 року зазначається номер KSeF рахунку-фактури, а покупець відображає в ньому податковий кредит. Файли JPK_V7 з номерами KSeF ми готуємо для клієнтів, які користуються нашими бухгалтерськими послугами.
Для бухгалтерських цілей рахунки-фактури, виставлені в межах самофактурування в KSeF, мають таку саму юридичну силу, як рахунки-фактури, виставлені традиційно продавцем. Вони можуть бути підставою для обліку доходів у продавця та витрат у покупця за умови виконання всіх формальних вимог.
Рахунки-фактури, виставлені в межах самофактурування в KSeF, надходять до системи податкової адміністрації, але це не звільняє від обов’язку подати JPK_V7 – продавець відображає в ньому податкове зобов’язання з VAT за цими рахунками-фактурами (з номером KSeF) так само, як за рахунками-фактурами, які виставляє сам
Продавцю варто вести детальний облік усіх рахунків-фактур, виставлених покупцями в межах самофактурування. Цей облік має містити інформацію про дату виставлення рахунку-фактури, його номер, суму та дату затвердження продавцем.
У разі податкової перевірки продавець має бути здатним довести, що всі рахунки-фактури, виставлені в межах самофактурування, були затверджені ним відповідно до процедури, визначеної в договорі. Система KSeF полегшує це завдання, зберігаючи рахунки-фактури разом із датою виставлення та номером KSeF, але докази затвердження (наприклад, листування) продавець зберігає сам.
Підсумок умов впровадження
Щоб самофактурування в KSeF можна було застосовувати законно, мають бути виконані три основні умови. По-перше, продавець і покупець мають заздалегідь, до виставлення рахунків-фактур, укласти договір про самофактурування. Закон не вимагає письмової форми, але договір на папері або в електронній формі полегшує доведення його існування.
По-друге, у договорі має бути чітко визначена процедура затвердження продавцем окремих рахунків-фактур. Ця процедура може мати різні форми – від явного затвердження кожного рахунку-фактури, через мовчазну згоду, до автоматичного затвердження після спливу визначеного строку.
По-третє, продавець має надати в системі KSeF покупцеві повноваження на виставлення рахунків-фактур у порядку статті 106d частини 1 Закону про VAT, а покупець – визначити осіб, які будуть їх виставляти. Без цього технічного кроку виставлення рахунків-фактур у KSeF буде неможливим навіть за виконання правових умов.
Нижче наведено детальні кроки впровадження самофактурування в KSeF:
- Підготовка та підписання договору про самофактурування між продавцем і покупцем
- Визначення в договорі детальної процедури затвердження рахунків-фактур продавцем
- Визначення осіб, які виставлятимуть рахунки-фактури від імені продавця
- Вхід продавця в систему KSeF і перехід до розділу повноважень
- Надання покупцеві (вказаному, зокрема, за номером NIP) повноваження на виставлення рахунків-фактур від імені продавця
- Визначення покупцем у KSeF своїх працівників, які виставлятимуть рахунки-фактури
- Тестування процесу виставлення рахунків-фактур у системі KSeF
- Впровадження процедур контролю та моніторингу рахунків-фактур продавцем
- Навчання всіх осіб, залучених до процесу самофактурування
- Початок регулярного виставлення рахунків-фактур відповідно до узгоджених процедур
| Етап впровадження | Відповідальний | Орієнтовний час | Ключові вимоги |
|---|---|---|---|
| Підготовка договору | Обидві сторони | 1-2 тижні | Процедура затвердження рахунків-фактур |
| Надання повноважень | Продавець | 1 день | Доступ до KSeF, дані покупця |
| Тести системи | Покупець | 2-3 дні | Повноваження в KSeF |
| Навчання | Обидві сторони | 1 тиждень | Знання процедур |
Впровадження самофактурування в KSeF дає відчутні переваги обом сторонам операції:
- Поточний доступ продавця до рахунків-фактур зменшує затримки в бухгалтерських процесах
- Автоматичне архівування документів у системі KSeF полегшує виконання правових обов’язків
- Вища безпека операцій завдяки електронній автентифікації
- Можливість впровадити ефективну процедуру мовчазної згоди щодо рахунків-фактур
- Менший ризик втрати чи пошкодження документів, бо рахунки-фактури не існують у паперовій формі
Виробнича компанія, що співпрацює з мережею магазинів, впровадила самофактурування в KSeF, щоб спростити розрахункові процеси. Завдяки поточному доступу до рахунків-фактур у системі компанія змогла запровадити процедуру автоматичного затвердження рахунків-фактур через 48 годин після виставлення, що значно прискорило цикл розрахунків і покращило фінансову ліквідність обох сторін.
