Бухгалтерське бюро можна змінити в будь-який момент року – закон не пов’язує зміну з кінцем податкового чи звітного року. На практиці підприємців стримує побоювання, що під час переходу щось загубиться: документ, строк або доступ до податкової. Ця стаття покроково проводить через зміну: від розірвання договору, через передачу документів і довіреностей, до обов’язків, які лежать на попередньому бюро.
Найпростіше змінити бухгалтерське бюро з першого числа місяця. Тоді старе бюро розраховує всі місяці до кінця договору, а нове починає з повного місяця, без поділу документів між двома фірмами
Коли найкраще змінювати бухгалтерське бюро
Зміна посеред року можлива, але потребує однієї граничної дати. До неї книги веде старе бюро, після неї – нове. Дату зазвичай обирають так, щоб:
- старе бюро розрахувало повні місяці (авансові платежі податку, ZUS (Управління соціального страхування), JPK_V7 (декларація VAT з реєстром, файл JPK)) аж до останнього місяця договору,
- нове бюро отримало всі дані наростаючим підсумком від початку року, бо авансові платежі PIT (податок на доходи фізичних осіб) і CIT (податок на прибуток) розраховують від наростаючого доходу,
- зміна не припадала безпосередньо перед строком річного розрахунку – при переході в січні чи лютому треба чітко домовитися, хто підготує декларацію або фінансову звітність за попередній рік.
Якщо зміна припадає на середину року, нове бюро «переймає» книги в процесі ведення. Це нормальна ситуація, але вона потребує повного комплекту даних за місяці перед зміною.
Крок 1: розірвання договору з попереднім бюро
Почніть із прочитання договору зі старим бюро. Перевірте строк і форму розірвання, за які місяці бюро ще виконає розрахунки, а також правила і строк повернення документів. Строк попередження випливає з договору. Договори бухгалтерських бюро зазвичай є договорами про надання послуг, до яких застосовують положення про договір доручення (ст. 750 Цивільного кодексу Польщі). Від права розірвати договір із поважних причин не можна відмовитися заздалегідь (ст. 746 § 3 Цивільного кодексу) – це важливо, коли зміна спричинена, наприклад, серйозними помилками в розрахунках.
Надішліть повідомлення про розірвання у формі, передбаченій договором, і збережіть підтвердження вручення. У листі варто одразу вказати дату, до якої бюро розраховує фірму, і попросити підготувати документи до передачі.
Крок 2: договір із новим бухгалтерським бюро
Укладіть договір із новим бюро так, щоб він діяв з першого дня після граничної дати. У VKSIĘGOWOŚĆ замовлення ви подаєте через форму (три кроки: реєстр фірми, інформація про документи, працівників і оподаткування, дані особи, що підписує), а договір підписуєте через Profil Zaufany (Довірений профіль), кваліфікованим електронним підписом або особисто в одному з наших офісів – у Волі або в Середмісті. Договір укладається на невизначений строк, з місячним строком попередження на кінець місяця.
Одразу передайте новому бюро інформацію про форму оподаткування, статус VAT, працівників і нетипові події поточного року (напр. купівля основного засобу, отримана дотація). Це полегшить перейняття книг у процесі ведення.
Крок 3: передача документів і бухгалтерських даних
Старе бюро повинно видати все, що отримало від клієнта і підготувало від його імені. Це випливає зі ст. 740 Цивільного кодексу: виконавець доручення після його виконання або дострокового розірвання договору подає звіт і передає все, що отримав під час виконання доручення для довірителя. Передачу найкраще підтвердити протоколом із переліком документів.
| Що передати новому бюро | JDG (KPiR або ryczałt) | Компанія (бухгалтерські книги) |
|---|---|---|
| Податковий облік або книги | KPiR або облік доходів від початку року | журнал, головна книга, оборотно-сальдова відомість |
| Майно | облік основних засобів і нематеріальних активів | облік основних засобів, план амортизації |
| VAT | реєстри VAT і надіслані файли JPK_V7 | реєстри VAT і надіслані файли JPK_V7 |
| ZUS і зарплата | декларації ZUS, платіжні відомості, PIT-2 працівників | декларації ZUS, платіжні відомості, PIT-2 працівників |
| Річні документи | інвентаризація на 1 січня, декларація за попередній рік | облікова політика, план рахунків, звітність за попередній рік |
У таблиці JDG означає одноосібну господарську діяльність (аналог ФОП), KPiR – книгу доходів і витрат, а ryczałt – єдиний податок із зареєстрованого доходу. Оригінали бухгалтерських документів повертаються до фірми (або – якщо так домовитеся – безпосередньо до нового бюро). Особові справи працівників веде і зберігає роботодавець (ст. 94 п. 9a і 9b Kodeks pracy (Трудовий кодекс)), тож якщо вони були у старому бюро, їх також треба повернути.
Крок 4: довіреності, KSeF і подання до органів
Після зміни бюро потрібно впорядкувати доступи. Попереднє бюро не повинно зберегти повноваження, а нове має їх отримати:
- Довіреність на підписання декларацій (UPL-1) – декларацію може підписати представник платника податків (ст. 80a § 1 Ordynacja podatkowa (Податковий кодекс)). Довіреність і її відкликання (форма OPL-1) подають начальнику податкової (urząd skarbowy) (ст. 80a § 2a).
- Довіреність у ZUS (PEL) – для нового бюро, з відкликанням довіреності старого.
- Повноваження в KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) – повноваження надають і відкликають у системі (§ 3 ч. 1 п. 1 і § 4 розпорядження, Dz.U. (Вісник законів) 2025, пункт 1815). Відкличте повноваження старого бюро і надайте їх новому. Якщо компанія без кваліфікованої електронної печатки вказала в повідомленні ZAW-FA працівника старого бюро, наступну особу вона може вказати лише після відкликання повноважень попередньої (§ 5 ч. 3).
- Дані про того, хто веде облік – у реєстраційній заяві платника вказують дані суб’єкта, що веде бухгалтерську документацію, і місце її зберігання (ст. 5 закону про принципи обліку та ідентифікації платників податків і платників внесків). Про зміну потрібно повідомити протягом 7 днів (ст. 9 ч. 1): JDG – заявою про зміну запису в CEIDG (Центральний реєстр та інформація про господарську діяльність), компанія – формою NIP-8. Компанія, книги якої ведуться поза її місцезнаходженням, також повідомляє податкову про місце ведення книг протягом 15 днів від їх передачі (ст. 11a закону про бухгалтерський облік).
Більше про повноваження в KSeF пишемо у статті про ZAW-FA і KSeF з бухгалтерським бюро.
Обов’язки попереднього бухгалтерського бюро
Попереднє бюро відповідає за розрахунки за період дії договору і за передачу документів. Воно не може затримати їх як забезпечення неоплачених рахунків – адміністративні суди відкидають таке «право застави», а податковий орган може накласти на бюро дисциплінарний штраф за непред’явлення документів (ст. 262 § 3 п. 3 Ordynacja podatkowa; у 2026 році до 3 800 zł, з 1 січня 2027 року до 3 900 zł). Спір про винагороду вирішують окремо. Подробиці та способи повернення документів описуємо у статті про те, що загрожує бюро за невидачу документів.
Бухгалтерське бюро повинно мати обов’язкове страхування цивільної відповідальності (ст. 76h закону про бухгалтерський облік). Якщо після зміни виявиться, що старе бюро припустилося помилки, претензії ви спрямовуєте до нього – нове бюро може допомогти підготувати коригування.
Приклад: sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю, аналог ТОВ) вирішує змінити бухгалтерське бюро в липні. Вона розриває договір з 31 серпня, а договір із новим бюро укладає з 1 вересня. Старе бюро розраховує серпень (внески до 15 вересня, JPK_V7 до 25 вересня) і до середини вересня передає книги за січень–серпень, документи та протокол. Тим часом компанія надає новому бюро повноваження в KSeF і подає NIP-8 зі зміною даних суб’єкта, що веде облік.
Перехід на обслуговування до VKSIĘGOWOŚĆ
Ми ведемо бухгалтерію для фірм, JDG і компаній – спрощену для фірм із CEIDG і повну для компаній із KRS (Національний судовий реєстр). Під час переходу до нас у ціну бухгалтерії входить підготовка довіреності UPL-1, довіреності PEL для ZUS, реєстрації ZUS ZPA, NIP-8 і повідомлення ZAW-FA. Коригування декларації за період до нашого договору – додаткова послуга, від 100 zł нетто. Документи можна передати через панель, електронною поштою, поштою, кур’єром або особисто у Волі чи в Середмісті. Замовлення подасте через форму, а про деталі перейняття запитаєте на сторінці контакти.
