KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) – важливий крок до цифровізації польської економіки, що дає змогу виставляти й надавати структуровані рахунки-фактури в єдиній загальнопольській інформаційній системі. Систему запущено з 1 січня 2022 року, і до 31 січня 2026 року вона була однією з добровільних форм документування операцій поряд із традиційними паперовими рахунками-фактурами та електронними у форматі PDF.
Обов’язкове використання структурованих рахунків-фактур запроваджено поетапно – з 1 лютого 2026 року для платників податків, у яких вартість продажу разом із податком у 2024 році перевищила 200 000 000 zł, і з 1 квітня 2026 року для решти підприємців (стаття 106ga частина 1 і стаття 145l Закону про VAT). До 31 грудня 2026 року поза KSeF ще можуть виставляти рахунки-фактури платники, у яких продаж, задокументований рахунками-фактурами за місяць, не перевищує 10 000 zł брутто (стаття 145m), а штрафи за невиставлення рахунку-фактури в KSeF застосовують з 1 січня 2027 року (стаття 106ni). Ця зміна означає кінець паперових і електронних рахунків-фактур у попередній формі в обороті, охопленому KSeF, що вимагає належної підготовки всіх учасників ринку.
Законодавство прямо дозволяє надавати повноваження на виставлення структурованих рахунків-фактур і доступ до них суб’єктам, визначеним платником податків, зокрема бухгалтерським бюро (стаття 106nb Закону про VAT, § 3 частина 3 розпорядження про користування KSeF). Це полегшує співпрацю між підприємцями та зовнішніми бухгалтерськими фірмами і безперервність бухгалтерського обслуговування в новій системі
Для багатьох підприємців ключовим залишається питання, як надати повноваження в KSeF бухгалтерським бюро, які досі виставляли рахунки-фактури від їхнього імені. Система передбачає гнучкі рішення: можна надати повноваження безпосередньо конкретним працівникам бухгалтерського бюро або уповноважити цілий суб’єкт діяти від імені платника податків.
Хто може користуватися Національною системою електронних рахунків-фактур
Структурований рахунок-фактура – це документ, виставлений за допомогою KSeF, який отримує унікальний ідентифікаційний номер у системі. Він має формат XML відповідно до логічної структури e-Faktury – з 1 лютого 2026 року це структура FA(3) (раніше FA(2)), опублікована в Центральному репозиторії шаблонів електронних документів на платформі ePUAP.
KSeF використовують різні категорії платників податків (з 2026 року обов’язок виставляти структуровані рахунки-фактури мають, як правило, всі платники, які виставляють рахунки-фактури, – стаття 106ga частина 1 Закону про VAT):
- Активні платники VAT, що ведуть господарську діяльність
- Підприємці, звільнені від VAT
- Платники, ідентифіковані в Польщі для спеціальної процедури ЄС OSS, які мають польський NIP (податковий номер)
До 31 січня 2026 року виставлення рахунків-фактур через KSeF було добровільним, а користувачі KSeF мали додаткові переваги, зокрема повернення VAT за 40 замість 60 днів. З 1 лютого 2026 року основний строк повернення становить 40 днів для всіх (стаття 87 частина 2 Закону про VAT)
Строк повернення VAT більше не залежить від використання KSeF. Колишні умови цієї переваги зі статті 87 частин 5b-5d Закону про VAT скасовано, а строк повернення 40 днів відраховують від дня подання розрахунку (стаття 87 частина 2). Скорочені строки діють і далі, напр. 25 днів у разі виконання умов статті 87 частини 6.
Ще одне важливе правило стосується коригувальних рахунків-фактур «на зменшення» («in minus»). Платник, який виставив коригувальний рахунок-фактуру у формі структурованого рахунку-фактури, зменшує базу оподаткування за розрахунковий період, у якому його виставив, без підтвердження отримання коригування покупцем (стаття 29a частина 13 Закону про VAT). Для коригування, виставленого поза KSeF, вирішальним є період отримання підтвердження від покупця (стаття 29a частина 13a).
Система також уніфікує виставлення рахунків-фактур за одним шаблоном, що значно полегшує й прискорює їх виставлення та облік. Крім того, структурований рахунок-фактура вважається отриманим покупцем через KSeF у день присвоєння йому ідентифікаційного номера в системі (стаття 106na частина 3 Закону про VAT), що зменшує суперечки про доставку документа контрагенту.
KSeF зберігає рахунки-фактури 10 років, рахуючи від кінця року, в якому їх виставлено (стаття 112aa частина 1 Закону про VAT). Рахунки-фактури, виставлені в KSeF, архівуються в системі Міністерства фінансів, що зменшує ризик знищення чи втрати документів і потребу видавати дублікати
Види повноважень у Національній системі електронних рахунків-фактур
Правила щодо повноважень на користування KSeF детально визначає розпорядження Міністра фінансів і економіки від 12 грудня 2025 року про користування Національною системою електронних рахунків-фактур (Dz.U. (Вісник законів) 2025 поз. 1815, зі змінами Dz.U. 2026 поз. 169), яке з 1 лютого 2026 року замінило розпорядження Міністра фінансів від 27 грудня 2021 року. Цей документ точно визначає види повноважень і способи їх надання та відкликання.
Відповідно до § 3 частини 1 розпорядження повноваження на користування KSeF охоплюють чотири категорії:
- Надання та відкликання повноважень на користування KSeF
- Виставлення структурованих рахунків-фактур або доступ до них (а також до рахунків-фактур, виставлених в офлайн- чи аварійному режимі та надісланих до KSeF)
- Виставлення рахунків-фактур покупцем товарів чи послуг відповідно до статті 106d частини 1 Закону про VAT (самовиставлення)
- Виставлення рахунків-фактур VAT RR і VAT RR KOREKTA за допомогою KSeF
| Вид повноваження | Обсяг дій | Хто може мати | Спосіб надання |
|---|---|---|---|
| Адміністративні | Надання та відкликання повноважень | Платник і визначені ним фізичні особи (§ 3 частина 2) | Електронно; ZAW-FA лише у випадках із § 5 |
| Операційні | Виставлення рахунків-фактур і доступ до них | Платник, визначені фізичні особи або суб’єкти | Платником або особою з повноваженням надавати повноваження |
| Спеціальні | Рахунки-фактури за статтею 106d частина 1 (самовиставлення) | Покупець, визначений платником, і визначені ним особи | Надає платник покупцю (§ 3 частина 4) |
| Опосередковані | Виставлення рахунків-фактур або доступ до них через третю особу | Суб’єкт, визначений платником (напр. бухгалтерське бюро), і фізичні особи, визначені цим суб’єктом | Електронно, шляхом визначення суб’єкта (§ 3 частина 3) |
§ 3 частини 2 і 3 розпорядження детально визначають суб’єктів, уповноважених виставляти структуровані рахунки-фактури або мати до них доступ. Перелік охоплює не лише самого платника, а й широке коло осіб і суб’єктів, що діють від його імені.
Повноваження на виставлення структурованих рахунків-фактур може мати платник, визначені ним фізичні особи, визначені платником суб’єкти та фізичні особи, визначені цими суб’єктами. Суб’єкт, визначений платником (напр. бухгалтерське бюро), отримує повноваження на виставлення рахунків-фактур або доступ до них, але не на надання повноважень від імені платника. Система передбачає також спеціальні повноваження для суб’єктів, зазначених у статті 106c Закону про VAT
Гнучкість системи повноважень дає підприємцям змогу пристосувати спосіб управління виставленням рахунків-фактур до специфіки діяльності. Це особливо важливо для фірм, що користуються послугами зовнішніх бухгалтерських бюро, які можуть отримати відповідні повноваження діяти від імені своїх клієнтів.
Процедури надання повноважень
KSeF передбачає два основні способи надання або відкликання повноважень, пристосовані до технічних можливостей різних категорій користувачів.
Перший спосіб – електронна процедура, яку виконують за допомогою інтерфейсного програмного забезпечення (напр. Aplikacja Podatnika KSeF або програми для виставлення рахунків-фактур) після перевірки наявних повноважень (§ 4 частина 1 розпорядження). У цьому випадку платник або інший уповноважений суб’єкт вносить потрібні дані безпосередньо в систему – зокрема NIP платника, NIP або PESEL (ідентифікаційний номер) особи чи NIP і назву суб’єкта, якому надає повноваження, а також вид повноваження (§ 4 частина 2). Цей метод вимагає автентифікації: Profil Zaufany (Довірений профіль) або іншим засобом електронної ідентифікації з національного вузла, кваліфікованим електронним підписом, кваліфікованою електронною печаткою або сертифікатом KSeF, дійсним до 2 років (§ 6 частини 1–2). Токени, згенеровані в попередній версії системи, можна використовувати для автентифікації лише до 31 грудня 2026 року, і вони не дають змоги створити сертифікат KSeF (§ 13).
Другий спосіб – паперова процедура, що полягає в поданні до компетентного начальника податкової (urząd skarbowy) повідомлення про надання або відкликання повноважень на користування KSeF (ZAW-FA). Цей варіант передбачено для платників і суб’єктів, що не є фізичними особами та не можуть автентифікуватися кваліфікованою електронною печаткою (§ 5 частина 1). ZAW-FA надає повноваження фізичній особі, і лише одній водночас – щоб визначити наступну особу, потрібно відкликати повноваження попередньої (§ 5 частина 3). Ця особа може далі надавати повноваження електронно, зокрема бухгалтерському бюро.
Надання повноважень вимагає точного визначення обсягу уповноваження та зазначення конкретних уповноважених осіб чи суб’єктів. Платник може будь-коли змінити або відкликати надані повноваження – електронно, а у випадках із § 5 розпорядження також повідомленням ZAW-FA
Вибір процедури залежить від ситуації платника і доступних технічних засобів. Електронна процедура зазвичай дає змогу внести зміни в систему одразу, тоді як паперова може потребувати довшого опрацювання податковим органом.
Незалежно від обраної процедури ключове значення має точне визначення обсягу наданих повноважень і чітке зазначення суб’єктів, які мають бути уповноважені діяти від імені платника. Помилки тут можуть спричинити проблеми з виставленням рахунків-фактур або несанкціонований доступ до системи.
Повноваження для бухгалтерських бюро – практичні рішення
Розпорядження про користування KSeF передбачає під час надання повноважень бухгалтерським бюро два основні шляхи співпраці із зовнішніми бухгалтерськими фірмами (§ 3 частини 2 і 3).
Перший варіант – визначити бухгалтерське бюро як суб’єкт, уповноважений виставляти рахунки-фактури або мати до них доступ від імені платника. У такому разі рахунки-фактури можуть виставляти фізичні особи, визначені цим бюро (§ 3 частина 3 пункт 2), тобто працівники бухгалтерського бюро, яким бюро надало повноваження в KSeF. Якщо шукаєте бюро, яке візьме на себе ці обов’язки, перегляньте наші бухгалтерські послуги.
Другий варіант дає змогу надавати повноваження безпосередньо конкретним фізичним особам, зокрема працівникам бухгалтерського бюро, які не належать до організації платника (§ 3 частина 2 пункт 3). Таке рішення дає більший контроль над тим, хто саме може виставляти рахунки-фактури від імені підприємця.
Платник має повну свободу вибору між визначенням усього бухгалтерського бюро як уповноваженого суб’єкта та безпосереднім наданням повноважень конкретним працівникам цього бюро. Обидва рішення рівноцінні й повністю відповідають розпорядженню
Вибір рішення має враховувати специфіку співпраці між підприємцем і бухгалтерським бюро. За тривалої співпраці зі стабільною командою бухгалтерів визначення всього суб’єкта може бути практичнішим. Натомість за співпраці з конкретними особами або в ситуаціях, що вимагають більшого контролю, кращим рішенням може бути безпосереднє надання повноважень.
Підприємець, який веде JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП), кілька років співпрацює з бухгалтерським бюро. Досі всі рахунки-фактури продажу виставляла конкретна бухгалтерка на підставі інформації від клієнта. Після запровадження обов’язкового KSeF підприємець міг вибрати між наданням повноважень усьому бухгалтерському бюро або безпосередньо цій бухгалтерці. У першому випадку рахунки-фактури зможе виставляти кожна особа, уповноважена бюро, у другому – лише визначена бухгалтерка.
Практичне значення має також управління повноваженнями з часом. Визначення всього суб’єкта як уповноваженого означає, що бухгалтерське бюро може самостійно керувати повноваженнями своїх працівників, не залучаючи платника до кожної кадрової зміни. З іншого боку, безпосереднє надання повноважень конкретним особам дає платнику повний контроль над тим, хто може діяти від його імені.
Надання повноважень крок за кроком
На практиці надання бухгалтерському бюро повноважень у KSeF вимагає певної послідовності дій, залежно від обраного способу уповноваження.
Під час надання повноважень усьому бухгалтерському бюро процес проходить такі етапи:
- Ідентифікація бухгалтерського бюро як уповноваженого суб’єкта в KSeF
- Визначення обсягу наданих повноважень (виставлення рахунків-фактур, доступ до рахунків-фактур або обидва)
- Визначення бухгалтерського бюро як уповноваженого суб’єкта в електронній процедурі (повідомлення ZAW-FA стосується лише фізичних осіб)
- Підтвердження надання повноважень системою
- Передання бухгалтерському бюро інформації про надані повноваження
Під час безпосереднього надання повноважень конкретним працівникам процедура охоплює:
- Визначення конкретних фізичних осіб, які мають отримати повноваження
- Збирання необхідних персональних даних цих працівників
- Визначення точного обсягу повноважень для кожної особи
- Надання повноважень належною процедурою (електронною, а у випадках із § 5 розпорядження – паперовою)
- Підтвердження повноважень і передання інформації зацікавленим особам
Незалежно від обраного методу надання повноважень ключове значення має точне визначення обсягу уповноваження і впевненість, що всі сторони розуміють свої обов’язки та повноваження в KSeF
Процес надання повноважень варто документувати, щоб забезпечити прозорість співпраці та можливість змін у майбутньому. Документація має містити інформацію про обсяг наданих повноважень, дату їх надання та процедури їх використання.
Важливим елементом процесу є також узгодження процедур комунікації між платником і бухгалтерським бюро щодо виставлення рахунків-фактур. Слід визначити, як передається інформація, потрібна для виставлення рахунку-фактури, і як перевіряють правильність виставлених документів.
Управління повноваженнями на практиці
Ефективне управління повноваженнями в KSeF у відносинах із бухгалтерським бюро вимагає чітких процедур і регулярного контролю їх дотримання. Ключове значення має визначення ролей і відповідальності кожної сторони.
Обов’язки платника щодо управління повноваженнями охоплюють:
- Регулярний перегляд списку осіб і суб’єктів, уповноважених діяти від його імені
- Невідкладне відкликання повноважень особам, які припинили співпрацю з бухгалтерським бюро
- Контроль правильності виставлених структурованих рахунків-фактур
- Підтримання актуальності контактних даних усіх уповноважених суб’єктів
- Документування всіх змін наданих повноважень
Обов’язки бухгалтерського бюро охоплюють:
- Належне навчання працівників роботі з KSeF
- Збереження безпеки даних доступу до системи
- Інформування платника про будь-які проблеми з виставленням рахунків-фактур
- Дотримання узгоджених процедур комунікації та документування
- Регулярне оновлення знань про зміни в законодавстві щодо KSeF
Ефективне управління повноваженнями вимагає регулярних переглядів повноважень і процедур їх оновлення. Такі перегляди варто проводити регулярно, напр. раз на квартал, а також за кожної зміни в складі команди, що обслуговує платника
Особливу увагу слід звернути на ситуації зміни співпраці з бухгалтерським бюро. У таких випадках потрібно невідкладно відкликати всі надані повноваження і надати нові повноваження наступному бюро або працівникам. Затримки тут можуть спричинити проблеми з безперервністю виставлення рахунків-фактур або несанкціонований доступ до системи.
Практичне значення мають також резервні повноваження. Варто надати повноваження щонайменше двом особам у бухгалтерському бюро, щоб забезпечити безперервність обслуговування за відсутності основної особи, відповідальної за виставлення рахунків-фактур.
Переваги використання KSeF
Запровадження KSeF дає багато переваг як підприємцям, так і бухгалтерським бюро, значно вдосконалюючи процеси виставлення рахунків-фактур і бухгалтерського обліку.
Основні переваги для підприємців:
- Повернення VAT протягом 40 днів – з 1 лютого 2026 року для всіх платників, а не лише для тих, хто раніше користувався KSeF
- Зберігання рахунків-фактур у системі 10 років від кінця року виставлення
- Менший ризик знищення чи втрати документів
- Немає потреби видавати дублікати рахунків-фактур, виставлених у системі
- Коригувальні рахунки-фактури «на зменшення» враховують за період їх виставлення
- Менше формальностей перед податковими органами
- Немає обов’язку надсилати на вимогу органів структуру JPK_FA для рахунків-фактур із KSeF (стаття 193a § 1a Ordynacja podatkowa (Податковий кодекс))
Переваги для бухгалтерських бюро:
- Уніфікація виставлення рахунків-фактур за одним шаблоном
- Чіткий момент отримання рахунку-фактури контрагентом (день присвоєння номера KSeF)
- Ефективніший облік завдяки структурі XML
- Менше помилок через різноманітність форматів рахунків-фактур
- Можливість автоматизувати бухгалтерські процеси
- Безпечніше зберігання документів
KSeF зменшує традиційні проблеми електронного виставлення рахунків-фактур, як-от різноманітність форматів, проблеми з доставкою чи потребу вручну вносити дані до бухгалтерських систем. Структурований формат XML дає змогу автоматично обробляти дані
Для бухгалтерських бюро особливо важливе вдосконалення облікових процесів. Структуровані рахунки-фактури містять дані у стандартному форматі XML, тому їх можна автоматично імпортувати до бухгалтерських систем без ручного переписування. Це значно зменшує ризик помилок і час, потрібний на обробку документів.
Крім того, система забезпечує повну прозорість виставлення рахунків-фактур. Усі сторони операції мають доступ до однакової інформації про статус рахунку-фактури, його доставку і можливі коригування. Це зменшує типові комунікаційні проблеми традиційного виставлення рахунків-фактур.
До запровадження KSeF бухгалтерське бюро, що обслуговує 50 клієнтів, мало справу з рахунками-фактурами в різних форматах – паперовими, PDF, з різних електронних систем. Після переходу на KSeF рахунки-фактури, охоплені системою, мають єдину структуру, що дало змогу автоматизувати значну частину обліку і скоротити час обробки документів.
Безпека та архівування в KSeF
KSeF розроблено з урахуванням вимог безпеки та довгострокового архівування документів. Система має захищати дані й забезпечувати їх доступність протягом строку зберігання, визначеного Законом про VAT.
Основні елементи безпеки системи:
- Шифрування всіх передавань даних між користувачами і системою
- Багаторівнева автентифікація доступу до функцій системи
- Регулярні резервні копії всіх збережених документів
- Моніторинг доступу і виявлення спроб несанкціонованого використання
- Відповідність європейським стандартам захисту персональних даних (GDPR)
- Сертифікація безпеки відповідно до вимог публічної адміністрації
Система зберігає структуровані рахунки-фактури 10 років, рахуючи від кінця року, в якому їх виставлено (стаття 112aa частина 1 Закону про VAT). У цей час платник не мусить зберігати їх окремо, а якщо строк давності податкового зобов’язання спливає пізніше, він сам зберігає їх поза KSeF до його спливу (стаття 112aa частина 2). Цей період зазвичай довший за строк давності, який, як правило, становить 5 років від кінця року, в якому сплив строк сплати податку (стаття 70 § 1 Ordynacja podatkowa), що допомагає в разі податкових перевірок або комерційних спорів.
Рахунки-фактури, що зберігаються в KSeF, захищені від випадкової втрати чи пошкодження з боку платника. Зміст рахунку-фактури, якому присвоєно номер KSeF, не змінюють – помилки виправляють коригувальним рахунком-фактурою
Для бухгалтерських бюро особливо важливий доступ до архівних документів. Система забезпечує доступ до рахунків-фактур клієнтів, доки бюро має відповідні повноваження. Доступ не припиняється сам із завершенням співпраці – платник має тоді відкликати повноваження бюро.
Крім того, кожен рахунок-фактура має в системі унікальний номер KSeF і дату його присвоєння, що полегшує з’ясування сумнівів під час перевірок чи спорів.
Інтеграція з бухгалтерськими системами
Одна з ключових переваг KSeF – можливість інтеграції з різними бухгалтерськими системами, якими користуються бухгалтерські бюро. Це значно вдосконалює облікові процеси і зменшує ризик помилок через ручне введення даних.
Способи інтеграції з бухгалтерськими системами:
- Пряма інтеграція через API (програмний інтерфейс застосунку)
- Імпорт/експорт файлів у форматі XML
- Використання спеціальних модулів інтеграції
- Синхронізація даних у реальному часі
- Автоматичний облік рахунків-фактур продажу і витрат
Багато бухгалтерських систем мають готові модулі інтеграції з KSeF. Бухгалтерським бюро варто проконсультуватися з постачальниками своїх систем щодо доступних варіантів інтеграції та їх оновлення до поточної версії системи і структури FA(3).
Інтеграція бухгалтерських систем із KSeF дає змогу автоматично завантажувати вхідні рахунки-фактури від постачальників і автоматично обліковувати рахунки-фактури продажу, виставлені в системі. Це значно зменшує обсяг роботи з ведення бухгалтерії
Особливо важлива можливість автоматично завантажувати рахунки-фактури витрат від постачальників. Коли контрагент виставить рахунок-фактуру в KSeF, бухгалтерська програма покупця, інтегрована з KSeF, може його завантажити, а потім облікувати за встановленими правилами.
Це зменшує традиційні проблеми із запізненням доставки рахунків-фактур, їх втратою чи потребою ручного введення даних. Для бухгалтерських бюро це означає значно ефективніші процеси та можливість обслуговувати більше клієнтів без пропорційного збільшення штату.
