Обіг бухгалтерських документів – це шлях, який рахунок-фактура (faktura), банківська виписка чи платіжна відомість проходить від моменту створення до проведення в обліку. Коли бухгалтерію веде бюро, цей шлях завжди проходить через дві фірми: вашу і бюро. Від того, чи документи надходять повними і вчасно, залежить, чи податки, внески до ZUS (Управління соціального страхування) і декларації будуть розраховані до встановлених законом строків. У цій статті пояснюємо, що передавати, до якого числа, якими каналами і що у 2026 році змінила KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур).
Бухгалтерське бюро може провести тільки те, що отримало. Як правило, відповідальність за достовірність книг і повноту документів залишається за підприємцем, тому обіг документів варто погодити письмово: що, до якого числа і яким каналом потрапляє до бюро
Чому строки передачі документів такі важливі
Календар розрахунків жорсткий. Згідно зі ст. 47 ч. 1 закону про систему соціального страхування внески за працівників і декларації ZUS сплачують до 15-го числа наступного місяця (компанії та інші платники зі статусом юридичної особи) або до 20-го числа (зокрема JDG – одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП). Авансові платежі з PIT (податок на доходи фізичних осіб) і CIT (податок на прибуток), а також податок, утриманий із зарплат, сплачують до 20-го числа, а файл JPK_V7 (декларація VAT з реєстром, файл JPK) надсилають до 25-го числа місяця після розрахункового періоду.
Бюро потрібно кілька днів, щоб перевірити документи, провести їх і розрахувати податки. Тому в договорах бухгалтерських бюро строк передачі документів припадає на початок місяця. У VKSIĘGOWOŚĆ це 5-те число наступного місяця – документи за жовтень ви передаєте до 5 листопада.
Строк має підставу і в правилах ведення книг. Розпорядження про ведення KPiR (книга доходів і витрат) (Dz.U. (Вісник законів) 2025, пункт 1299, § 11 ч. 2 і § 14) вимагає внести доходи не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем їх отримання. Закон про бухгалтерський облік (ст. 24 ч. 5) вважає бухгалтерські книги такими, що ведуться поточно, якщо вони дають змогу вчасно скласти податкові декларації, а оборотно-сальдова відомість складається щонайменше на кінець місяця.
| Строк | Що відбувається | Підстава |
|---|---|---|
| до 5-го числа | передача документів за попередній місяць до VKSIĘGOWOŚĆ | договір |
| до 15-го числа | внески ZUS і декларації – платники зі статусом юридичної особи (напр. sp. z o.o.) | ст. 47 ч. 1 закону про систему соцстрахування |
| до 20-го числа | внески ZUS – інші платники (напр. JDG), авансові платежі PIT/CIT, податок із зарплат | ст. 47 ч. 1 закону про систему соцстрахування, ст. 38 і 44 ч. 6 закону про PIT |
| до 20-го числа | внесення доходів до KPiR | § 11 ч. 2 розпорядження про KPiR |
| до 25-го числа | JPK_V7 і сплата VAT | ст. 99 ч. 1 і ст. 109 ч. 3b закону про VAT |
Які документи передавати до бухгалтерського бюро
Бухгалтерським документом є кожен документ, що підтверджує господарську операцію (ст. 20 ч. 2 закону про бухгалтерський облік). На практиці щомісяця до бюро надходять:
- рахунки-фактури продажу, виставлені поза KSeF, і фіскальні звіти з касового апарата (kasa fiskalna),
- рахунки-фактури витрат, яких немає в KSeF (напр. від іноземних постачальників),
- виписки з усіх банківських рахунків фірми, зокрема валютних,
- договори, що створюють постійні розрахунки: оренда, лізинг, кредит, договори з контрагентами,
- кадрові документи: табелі обліку робочого часу, лікарняні (L4, e-ZLA), заяви на відпустку, зміни зарплат, нові договори та їх розірвання,
- розрахунки службових відряджень, внутрішні документи, бухгалтерські ноти,
- інформація про нетипові події: купівля автомобіля чи іншого основного засобу, отримана дотація, продаж майна, зміна форми оподаткування.
Останньому пункту варто приділити увагу. Бюро бачить документи, але не завжди знає контекст – наприклад, що куплений ноутбук використовуватиметься також приватно або що авансовий рахунок-фактура стосується поставки наступного року.
У прайс-листі VKSIĘGOWOŚĆ документ – це окремий бухгалтерський документ. Банківська виписка, фіскальний звіт і платіжна відомість рахуються як один документ незалежно від кількості позицій
Як передавати документи: канали обігу
Жоден закон не встановлює, яким каналом документи мають потрапляти до бюро. Важливо, щоб канал був погоджений, а передачу можна було підтвердити. У VKSIĘGOWOŚĆ можна користуватися кількома способами одночасно:
- Панель клієнта – ви завантажуєте файли та скани, а в панелі бачите доходи й витрати, VAT, документи і працівників.
- E-mail – на адресу для документів, вказану в панелі клієнта.
- Пошта – листом на адресу бюро.
- Кур’єр – посилкою на адресу бюро.
- Особисто – в одному з двох офісів: у районі Воля (ul. Marcina Kasprzaka 31 lok. 119) або в Середмісті (al. Jana Pawła II 80/4), з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 17:00.
Для паперових документів добре працює просте правило: оригінали залишаються у фірмі, а до бюро потрапляють скани, якщо договір не передбачає зберігання оригіналів бюро. Коли передаєте оригінали, зберігайте підтвердження – перелік переданих документів або квитанцію про відправлення. Після завершення співпраці такий перелік полегшує повернення документів, про що ми пишемо у статті про те, що робити, коли бухгалтерське бюро не віддає документи.
Що змінює KSeF в обігу рахунків-фактур
З 1 лютого 2026 року структуровані рахунки-фактури потрапляють до Національної системи електронних рахунків-фактур. Обов’язок виставляння в KSeF охопив найбільші фірми з 1 лютого, а решту – з 1 квітня 2026 року (ст. 145l закону про VAT). Рахунок-фактура в KSeF вважається отриманим у день присвоєння йому номера в системі (ст. 106na ч. 3).
Для обігу документів це велика зміна: рахунки-фактури на закупівлю від польських контрагентів більше не потрібно пересилати до бюро електронною поштою. Бюро, якому ви надали повноваження на доступ до рахунків-фактур, завантажує їх безпосередньо з KSeF. Рахунки-фактури, виставлені в KSeF, зберігаються там 10 років (ст. 112aa закону про VAT), а закон про бухгалтерський облік (ст. 73a) звільняє від їх додаткового зберігання.
Проте KSeF охоплює не все. До кінця 2026 року діють винятки – наприклад, рахунки-фактури з касових апаратів і чеки (paragon) з NIP (податковий номер) до 450 zł як спрощені рахунки-фактури (ст. 145n), а малі платники з продажами до 10 000 zł на місяць ще можуть виставляти рахунки-фактури поза системою (ст. 145m). Рахунки-фактури від іноземних фірм, банківські виписки, договори та кадрові документи все ще потрібно передавати бюро традиційно. Як надати бюро повноваження, описуємо у статті про ZAW-FA і KSeF з бухгалтерським бюро.
Як налагодити обіг документів у малій фірмі
Добрий обіг документів не потребує спеціальної програми. Достатньо кількох правил, яких дотримуються всі у фірмі:
- Одна особа відповідає за збирання документів за місяць і їх передачу до бюро.
- Документи надходять до бюро поточно, а остання партія – до 5-го числа наступного місяця.
- На рахунках-фактурах витрат ви зазначаєте, чого вони стосуються, якщо це не випливає зі змісту (напр. «пальне для автомобіля WX 12345»).
- Банківські виписки передаєте повністю, за весь місяць.
- Кадрові зміни (новий працівник, неоплачувана відпустка, лікарняний) повідомляєте одразу, а не наприкінці місяця.
- На запитання бюро відповідаєте до строків із таблиці вище.
Приклад: Пані Anna веде одноосібну діяльність і є активним платником VAT. Рахунки-фактури на закупівлю від польських постачальників бюро завантажує з KSeF. До 5-го числа пані Anna завантажує до панелі банківську виписку, фіскальний звіт із каси і рахунок-фактуру від іноземного постачальника програмного забезпечення. Тоді бюро має час, щоб до 20-го числа розрахувати авансовий платіж PIT і внески, а до 25-го – надіслати JPK_V7.
Зберігання документів після проведення
Передача документів до бюро не завершує ваших обов’язків. Податкові книги та бухгалтерські документи потрібно зберігати до спливу строку давності податкового зобов’язання – як правило, 5 років від кінця року, в якому минув строк сплати податку (ст. 86 § 1 і ст. 70 § 1 Ordynacja podatkowa (Податковий кодекс)). Кадрову документацію зазвичай зберігають 10 років від кінця року, в якому припинилися трудові відносини (ст. 94 п. 9b Kodeks pracy (Трудовий кодекс)).
Якщо оригінали залишаються у вас, а бюро працює зі сканами, домовтеся, хто зберігає який комплект. Подробиці – у статті Бухгалтерські документи: вимоги, обіг і зберігання.
Обіг документів у VKSIĘGOWOŚĆ
Ми ведемо бухгалтерію для фірм, JDG і компаній: спрощену (KPiR або ryczałt – єдиний податок із зареєстрованого доходу) для одноосібних діяльностей із CEIDG (Центральний реєстр та інформація про господарську діяльність) і повну для компаній із KRS (Національний судовий реєстр). Документи приймаємо через панель, електронною поштою, поштою, кур’єром і особисто в офісі у Волі або в Середмісті, а рахунки-фактури з KSeF завантажуємо в межах повноважень, наданих бюро. Ціна залежить від кількості документів на місяць – перевірте її в прайс-листі, а договір укладіть через форму замовлення.
