KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) принесла революційні зміни у спосіб виставлення рахунків-фактур (faktura) польськими підприємцями. З початку 2022 року система діяла як добровільна опція, а з 2026 року вона обов’язкова: з 1 лютого 2026 року для платників податку, чиї продажі разом із податком перевищили у 2024 році 200 000 000 zł, і з 1 квітня 2026 року для решти (стаття 106ga частина 1 і стаття 145l Закону про VAT). Ключовий елемент користування KSeF – правильне надання повноважень, яке дає змогу уповноваженим особам виставляти електронні рахунки-фактури від імені платника податку.
Надання повноважень у KSeF вимагає розуміння складних правових норм і практичних аспектів користування системою. Платники податку мають знати, хто може отримати повноваження, як їх надати та які документи для цього потрібні. Неправильне надання повноважень може спричинити проблеми з виставленням структурованих рахунків-фактур, що, своєю чергою, може вплинути на фінансову ліквідність підприємства.
Структуровані рахунки-фактури, виставлені через KSeF, мають таку саму юридичну силу, як паперові чи електронні рахунки-фактури. Різниця в тому, що електронні рахунки-фактури можна виставити лише через спеціальний електронний інтерфейс Національної системи електронних рахунків-фактур
Що таке структуровані рахунки-фактури в KSeF
Структуровані рахунки-фактури, які також називають електронними рахунками-фактурами, – це сучасна форма бухгалтерської документації з такою самою юридичною силою, як традиційні паперові чи електронні рахунки-фактури. Ключова відмінність – спосіб їх виставлення: електронні рахунки-фактури можна створити лише через Національну систему електронних рахунків-фактур за допомогою спеціального електронного інтерфейсу.
Відповідно до статті 106na частини 1 Закону про VAT електронний рахунок-фактура вважається виставленим у день його надсилання до Національної системи електронних рахунків-фактур. Цей момент має ключове значення для визначення моменту виникнення податкового обов’язку та строків сплати VAT (ПДВ). Платники податку мають пам’ятати, що дата виставлення електронного рахунку-фактури – це не момент його створення в системі, а момент фактичного надсилання до KSeF.
У добровільний період (до 31 січня 2026 року) отримання електронних рахунків-фактур через KSeF вимагало згоди отримувача. З 1 лютого 2026 року згода не потрібна – структурований рахунок-фактура вважається отриманим через KSeF у день присвоєння йому номера в системі (стаття 106gb частина 1 і стаття 106na частина 3 Закону про VAT). Винятки, коли рахунок-фактуру надають покупцеві в узгоджений з ним спосіб, стосуються, зокрема, споживачів та іноземних суб’єктів (стаття 106gb частина 4).
Відповідно до статті 106nb Закону про VAT Національною системою електронних рахунків-фактур можуть користуватися платники податку, визначені ними суб’єкти, суб’єкти, зазначені в статті 106c, а також фізичні особи, зазначені в повідомленні про надання повноважень
Система KSeF дає змогу користуватися нею різним категоріям користувачів. Основну групу становлять платники VAT, які можуть користуватися системою безпосередньо. Крім того, платники податку можуть визначати інших суб’єктів або фізичних осіб, уповноважених користуватися KSeF від їхнього імені. До переліку уповноважених користувачів входять також суб’єкти, зазначені в статті 106c Закону про VAT, і фізичні особи, визначені цими суб’єктами.
Окрему категорію становлять фізичні особи, зазначені в повідомленні про надання повноважень на користування KSeF. Ці особи отримують повноваження від платника податку або від суб’єктів, зазначених у статті 106c, і можуть діяти в межах наданих їм повноважень. Можливе також подальше делегування повноважень – фізичні особи, які користуються KSeF, можуть визначати інших суб’єктів як уповноважених, якщо це випливає з наданих їм повноважень.
Повне товариство (spółka jawna) вирішило виставляти електронні рахунки-фактури й визначило одного зі своїх учасників суб’єктом, уповноваженим на їх виставлення. Учасник отримав повноваження на користування інтерфейсом і на виставлення структурованих рахунків-фактур від імені повного товариства, хоча для цілей VAT він вважається окремим від товариства платником податку.
Правові підстави надання повноважень у KSeF
Делегування, що міститься в статті 106r Закону про VAT, є правовою підставою для видання детальних норм щодо користування Національною системою електронних рахунків-фактур. На цій підставі видано розпорядження Міністра фінансів і економіки від 12 грудня 2025 року щодо користування Національною системою електронних рахунків-фактур (Dz.U. (Вісник законів) 2025 поз. 1815, зі змінами Dz.U. 2026 поз. 169), яке з 1 лютого 2026 року замінило розпорядження Міністра фінансів від 27 грудня 2021 року і комплексно регулює питання надання повноважень.
Розпорядження визначає види повноважень на користування KSeF, способи надання та відкликання повноважень і способи автентифікації. Документ містить також зразок повідомлення про надання або відкликання повноважень, що стандартизує комунікацію між платниками податку та податковою адміністрацією. Ці норми покликані забезпечити однакове та безпечне функціонування системи електронних рахунків-фактур.
Відповідно до § 4 частини 1 розпорядження надання та відкликання повноважень відбувається за допомогою інтерфейсного програмного забезпечення KSeF (адресу публікує Міністерство фінансів; інформація є також на сайті ksef.podatki.gov.pl). Таке рішення забезпечує централізацію процесу та його безпеку завдяки використанню офіційної платформи податкової адміністрації.
KSeF можуть користуватися як фізичні особи, так і суб’єкти, що не є фізичними особами. Обов’язкова умова – автентифікація платника податку в системі за допомогою доступних методів підтвердження особи
Систему KSeF спроєктовано з урахуванням різних типів користувачів, тому вона враховує особливості як фізичних осіб, так і юридичних осіб. Кожен тип користувача має пройти автентифікацію, яка захищає систему й дає змогу правильно ідентифікувати осіб, уповноважених на виставлення електронних рахунків-фактур.
Автентифікація – основа безпеки всієї системи KSeF. Платники податку мають використати один із доступних способів підтвердження особи, а система перевіряє також наявні повноваження (§ 6 частина 1 розпорядження), що обмежує доступ сторонніх осіб. Різноманіття методів автентифікації дає змогу пристосувати процес до технічних можливостей різних користувачів.
Інформація, потрібна для надання повноважень
Надання повноважень у KSeF вимагає зазначення низки детальних даних, необхідних для правильної ідентифікації платника податку та особи чи суб’єкта, що отримує повноваження. Перший обов’язковий елемент – NIP (податковий номер) платника податку, який надає повноваження. NIP – основний ідентифікатор платника податку в польській податковій системі.
Ще один ключовий елемент – дані суб’єкта або фізичної особи, яким надаються повноваження. Для суб’єктів потрібні NIP і назва суб’єкта. Для фізичних осіб потрібно зазначити NIP або PESEL (ідентифікаційний номер), а також ім’я та прізвище.
Система передбачає також ситуації, коли фізична особа не має ні NIP, ні PESEL. У таких випадках потрібно зазначити дату народження фізичної особи. Крім того, якщо особа не має ні NIP, ні PESEL, потрібно вказати номер і серію посвідчення особи або іншого документа, що посвідчує особу, разом із країною його видачі.
Якщо використовується кваліфікований електронний підпис, що не містить номера NIP і номера PESEL, потрібно надати унікальні дані, які ідентифікують цей підпис. Ця інформація необхідна для правильної автентифікації в системі
Особливу увагу слід звернути на ситуації, коли уповноважена фізична особа користується кваліфікованим електронним підписом. Якщо цей підпис не містить NIP і PESEL, система вимагає унікальних даних, що ідентифікують підпис. Таке рішення дає змогу підтвердити особу навіть без стандартних ідентифікаторів.
Окрім ідентифікаційних даних, система вимагає визначити вид повноваження, що надається особі чи суб’єкту. Різні види повноважень можуть охоплювати виставлення рахунків-фактур, доступ до рахунків-фактур, надання подальших повноважень або їх відкликання. Точне визначення обсягу повноважень – ключ до правильної роботи системи.
Останній обов’язковий елемент – інформація про те, чи є суб’єкт або фізична особа, що отримує повноваження, податковим представником у розумінні статті 18a Закону про VAT. Ця інформація важлива для визначення обсягу відповідальності та способу нарахування VAT.
Способи надання повноважень у KSeF
Основний спосіб надання повноважень у KSeF – використання електронного інтерфейсу KSeF, наприклад безкоштовного застосунку Aplikacja Podatnika KSeF Міністерства фінансів. Цей метод переважний завдяки швидкості, зручності та автоматизації процесу. Однак електронне надання повноважень вимагає відповідних інструментів для автентифікації в системі.
Для електронної автентифікації в KSeF можна використати кваліфікований електронний підпис, який забезпечує найвищий рівень безпеки. Як альтернатива, платники податку можуть скористатися кваліфікованою електронною печаткою, особливо корисною для юридичних осіб. Ще один варіант – засіб електронної ідентифікації з національного вузла (login.gov.pl), наприклад Profil Zaufany (Довірений профіль), який широко використовується в контактах із публічною адміністрацією, – у KSeF з 14 лютого 2026 року (§ 6 частина 1 і § 15 розпорядження).
Після автентифікації одним із цих способів можна створити сертифікат KSeF, чинний не довше ніж 2 роки (§ 6 частина 1 пункт 4 і частина 2 розпорядження). Токени KSeF за попередніми нормами можна використовувати для автентифікації лише до 31 грудня 2026 року (§ 13 частина 1 пункт 1)
Для платників податку, що не є фізичними особами й не можуть автентифікуватися кваліфікованою електронною печаткою, передбачено спосіб у вигляді повідомлення ZAW-FA (форма повідомлення податкової про надання або відкликання повноважень у KSeF), яке подається начальнику податкової (urząd skarbowy) (§ 5 частина 1 розпорядження) – на папері або через e-Urząd Skarbowy (онлайн-податкова). Через ZAW-FA визначають одну фізичну особу; наступну можна визначити лише після відкликання повноважень попередньої (§ 5 частина 3). Фізична особа, яка веде господарську діяльність, входить у KSeF сама, наприклад через Profil Zaufany або кваліфікований електронний підпис.
Із § 5 частини 1 розпорядження випливає, що платники податку, які не є фізичними особами й мають кваліфіковану електронну печатку з NIP, можуть користуватися KSeF на підставі первинних повноважень власника. У таких випадках не потрібно повідомляти про повноваження податкову, що значно спрощує процес.
В інших ситуаціях платник податку, що не є фізичною особою, має через повідомлення ZAW-FA визначити фізичну особу, уповноважену користуватися KSeF від його імені. Ця особа отримує можливість надавати подальші повноваження електронно, безпосередньо в системі KSeF.
Цивільне товариство (spółka cywilna), зареєстроване платником VAT, не мало кваліфікованої печатки й хотіло призначити працівника бухгалтерії для виставлення електронних рахунків-фактур. Товариство подало повідомлення ZAW-FA, визначивши конкретну фізичну особу для користування KSeF, зокрема для надання повноважень, відкликання повноважень, виставлення рахунків-фактур і доступу до рахунків-фактур від імені суб’єкта.
Надання повноважень крок за кроком
Надання повноважень у KSeF вимагає системного підходу та дотримання визначеної процедури. Процес відрізняється залежно від того, чи користується платник податку електронним інтерфейсом, чи повідомленням ZAW-FA.
- Підготовка необхідних документів та ідентифікаційних даних
- Вибір відповідного методу автентифікації в системі
- Вхід у KSeF, наприклад в Aplikacja Podatnika KSeF
- Заповнення форми надання повноважень потрібними даними
- Визначення виду та обсягу повноважень, що надаються
- Перевірка введених даних перед затвердженням
- Надсилання запиту на надання повноважень до системи
- Очікування підтвердження надання повноважень
Для платників податку, які користуються електронним інтерфейсом, процес починається з входу в систему одним із доступних методів автентифікації. Після входу користувач отримує доступ до форми надання повноважень, у якій має ввести всю потрібну інформацію про особу чи суб’єкта, що отримує повноваження.
Особливу увагу слід звернути на правильне заповнення всіх полів форми. Помилки в персональних даних, ідентифікаційних номерах чи визначенні обсягу повноважень можуть призвести до відхилення запиту або до проблем із подальшим користуванням системою.
Перевірка введених даних перед затвердженням запиту – ключ до уникнення проблем. Система може автоматично перевірити правильність деяких даних, але відповідальність за їхню повноту та правильність несе платник податку
Після надсилання запиту система створює підтвердження надання повноважень. KSeF повідомляє суб’єктів про надані повноваження (стаття 106nd частина 2 пункт 2 Закону про VAT), а особа чи суб’єкт, що отримав повноваження, може одразу увійти в систему.
У разі використання повідомлення ZAW-FA процес триваліший – документ потрібно подати до відповідної податкової (на папері або через e-Urząd Skarbowy) і дочекатися його розгляду. Форма (з 1 лютого 2026 року версія ZAW-FA(3)) має містити всю потрібну інформацію, зокрема обов’язково адреси електронної пошти, а також підписи осіб, уповноважених на представництво (§ 5 частина 2 розпорядження).
Види повноважень у системі KSeF
Розпорядження (§ 3 частина 1) перелічує чотири види повноважень: на надання та відкликання повноважень, на виставлення рахунків-фактур або доступ до них, на виставлення рахунків-фактур покупцем (самофактурування, стаття 106d частина 1 Закону про VAT) і на виставлення рахунків-фактур VAT RR (рахунків-фактур за закупівлі у фермерів на спрощеному режимі). Їх надають залежно від потреб платника податку та ролі особи чи суб’єкта, що отримує повноваження. Основне повноваження – можливість виставляти структуровані рахунки-фактури від імені платника податку. Воно дає змогу створювати електронні рахунки-фактури та надсилати їх отримувачам через систему KSeF.
Ще одне важливе повноваження – доступ до рахунків-фактур, що зберігаються в системі. Особи з цим повноваженням можуть переглядати, завантажувати рахунки-фактури, виставлені або отримані платником податку, і керувати ними. Таке повноваження особливо корисне для бухгалтерів, яким потрібен доступ до документації для ведення бухгалтерських книг.
Повноваження на надання подальших повноважень дає змогу особі, яка його отримала, делегувати частину своїх повноважень іншим особам або суб’єктам. Це особливо корисно у великих організаціях, де різні особи можуть відповідати за різні аспекти користування системою електронних рахунків-фактур.
Надання та відкликання повноважень у розпорядженні – це одне повноваження (§ 3 частина 1 пункт 1). Відкликання таке саме важливе, як надання, – воно дає змогу припиняти доступ до системи особам, які вже не повинні користуватися KSeF від імені платника податку
Обсяг повноважень можна підлаштувати під завдання – наприклад, одна особа отримує лише доступ до рахунків-фактур, а інша – ще й їх виставлення. Однак розпорядження не передбачає повноважень, наданих наперед на визначений строк, – коли доступ перестає бути потрібним, повноваження треба відкликати. Таке рішення підвищує безпеку системи та дає кращий контроль над процесом виставлення електронних рахунків-фактур.
Деякі повноваження можна поєднувати, тобто одна особа може одночасно отримати кілька різних повноважень. Наприклад, головний бухгалтер може отримати повноваження на виставлення рахунків-фактур, доступ до рахунків-фактур і надання повноважень іншим працівникам бухгалтерії. Коли облік веде бюро, достатньо надати йому доступ до рахунків-фактур — саме так ми працюємо з клієнтами нашого бухгалтерського обслуговування.
| Вид повноваження | Опис функцій | Типовий користувач | Обсяг відповідальності |
|---|---|---|---|
| Виставлення рахунків-фактур | Створення електронних рахунків-фактур у системі | Бухгалтер, продавець | Створення документів |
| Доступ до рахунків-фактур | Перегляд і завантаження | Бухгалтер, контролер | Аналіз документації |
| Надання та відкликання повноважень | Делегування та припинення доступу | Керівник, власник | Керування доступом |
| Самофактурування (стаття 106d) | Виставлення рахунків-фактур від імені продавця | Покупець і визначені ним особи | Рахунки-фактури від імені продавця |
Керування повноваженнями на практиці
Ефективне керування повноваженнями в системі KSeF вимагає продуманої стратегії та регулярного моніторингу. Платникам податку варто розробити внутрішні процедури, які визначають, хто може отримати повноваження, на який строк і в якому обсязі. Такі процедури мають враховувати специфіку організації та вимоги безпеки.
Регулярні перевірки повноважень необхідні для підтримання безпеки системи. Платникам податку слід періодично перевіряти, чи всім особам із повноваженнями досі потрібен доступ до KSeF і чи обсяг їхніх повноважень відповідає виконуваним функціям. Особливу увагу слід звертати на ситуації, коли працівники змінюють посади або залишають організацію.
Документування наданих повноважень таке саме важливе, як і їх надання. Платникам податку варто вести реєстри уповноважених осіб з інформацією про дату надання повноважень, їхній обсяг і особу, відповідальну за надання. Така документація може знадобитися під час податкової перевірки або в разі проблем із системою.
Змінити повноваження в системі KSeF можна будь-коли, і відбувається це так само, як їх надання, – через надання нового або відкликання чинного повноваження. Платники податку можуть розширювати чи обмежувати обсяг повноважень залежно від змінних потреб
Норми не передбачають тимчасового призупинення повноважень – розпорядження знає лише їх надання та відкликання (§ 4 частина 1). Коли уповноважена особа довше відсутня або є сумніви щодо безпеки її доступу, безпечніше відкликати повноваження й надати його знову після її повернення; в електронному режимі це зазвичай займає хвилину.
Моніторинг активності уповноважених осіб – ще один важливий аспект керування. KSeF позначає кожен рахунок-фактуру ідентифікаційним номером і повідомляє дату та час його виставлення (стаття 106nd частина 2 пункти 8 і 10 літера a Закону про VAT), а платник податку бачить перелік наданих повноважень. Регулярний перегляд виставлених рахунків-фактур і повноважень може допомогти виявити порушення чи зловживання.
Безпека та відповідальність у KSeF
Питання безпеки в системі KSeF мають принципове значення через чутливість фінансових даних і правові наслідки виставлення рахунків-фактур. Платники податку, як правило, відповідають за дії осіб, яким надали повноваження на користування системою. Це означає, що кожен електронний рахунок-фактура, виставлений уповноваженою особою, розглядається так, ніби його виставив сам платник податку.
Безпека системи спирається на кілька основ, найважливіша з яких – належна автентифікація користувачів. Використання кваліфікованих електронних підписів, електронних печаток або Profil Zaufany дає високий рівень безпеки. Платникам податку варто подбати, щоб уповноважені особи належно захищали свої засоби автентифікації.
Захист персональних і бізнесових даних у системі KSeF регулюється GDPR (RODO) та спеціальними нормами щодо інформаційних систем публічної адміністрації. Платники податку мають забезпечити, щоб уповноважені особи знали свої обов’язки щодо захисту даних і застосовували належні заходи безпеки.
Порушення безпеки в системі KSeF може призвести не лише до податкових проблем, а й до відповідальності за порушення захисту персональних даних. Платникам податку варто впровадити належні процедури безпеки та навчати уповноважених осіб
Відповідальність за електронні рахунки-фактури, виставлені уповноваженими особами, охоплює як податкові, так і цивільно-правові аспекти. Помилки в рахунках-фактурах, неправильні розрахунки з VAT чи порушення строків виставлення можуть спричинити фінансові санкції та додаткові обов’язки перед податковими органами.
Система KSeF передбачає механізми контролю доступу, які допомагають зменшити ризик зловживань. Платники податку можуть налаштовувати повноваження так, щоб уповноважені особи мали доступ лише до потрібних функцій системи, наприклад лише до перегляду рахунків-фактур без права їх виставлення.
Найпоширеніші проблеми та їх вирішення
На практиці платники податку, які користуються KSeF, стикаються з різними проблемами, пов’язаними з наданням повноважень. Одна з найпоширеніших – помилки в даних, що вводяться під час надання повноважень. Неправильні номери NIP, помилки в іменах і прізвищах чи неправильно визначений обсяг повноважень можуть призвести до відхилення запиту або до проблем із входом.
Технічні проблеми з автентифікацією – ще одна поширена категорія труднощів. Особи, які намагаються отримати доступ до системи, можуть зіткнутися з проблемами з кваліфікованими електронними підписами, Profil Zaufany чи токенами. У таких ситуаціях може знадобитися звернутися до постачальника послуг автентифікації або до технічної підтримки KSeF.
Затримки в наданні повноважень можуть бути пов’язані з перевантаженням системи або з потребою додаткової перевірки даних. Особливо в разі використання повідомлення ZAW-FA процес може тривати значно довше, ніж електронне надання повноважень.
Та сама особа може мати повноваження від різних платників податку – наприклад, бухгалтерка, яка обслуговує кілька компаній. Під час входу вона обирає контекст, тобто платника податку, від імені якого діє, тому варто перевіряти, від чийого імені виставляється рахунок-фактура
Проблеми з відкликанням повноважень можуть виникнути, коли уповноважена особа не співпрацює або не має доступу до системи. Однак відкликання повноваження не потребує її участі – це робить платник податку або особа з повноваженням на надання та відкликання повноважень, а в особи, визначеної через ZAW-FA, повноваження відкликають наступним повідомленням ZAW-FA. Повноваження власника, які має платник податку, відкликати неможливо.
Помилки у визначенні обсягу повноважень можуть призвести до ситуації, коли уповноважена особа не може виконувати очікувані дії або має доступ до функцій, якими не повинна користуватися. Вирішення таких проблем вимагає зміни повноважень, що може забрати час.
- Перевірка правильності даних перед надсиланням запиту на надання повноважень
- Тестування доступу до системи новими уповноваженими особами
- Регулярне оновлення засобів автентифікації
- Документування всіх наданих повноважень та їх змін
- Навчання уповноважених осіб користуванню системою
- Моніторинг активності в системі на предмет порушень
Майбутнє системи KSeF і повноважень
Обов’язок користуватися KSeF уже діє, тож усі суб’єкти господарювання, на яких він поширюється, мають опанувати процес надання повноважень. До 31 грудня 2026 року ще діють винятки: платники податку, у яких продажі, задокументовані рахунками-фактурами за певний місяць, не перевищують 10 000 zł брутто, можуть виставляти рахунки-фактури поза KSeF (стаття 145m Закону про VAT), так само як рахунки-фактури з касових апаратів (kasa fiskalna) (стаття 145n).
З 1 січня 2027 року застосовуються штрафи за невиставлення рахунку-фактури в KSeF (стаття 106ni Закону про VAT). Тому до цієї дати варто перевірити, чи мають особи, які виставляють рахунки-фактури, правильні повноваження і чи відкликано доступ осіб, які вже не працюють у компанії.
Змінилися також способи автентифікації в KSeF. Довірений підпис (podpis zaufany) можна було використовувати до 13 лютого 2026 року, з 14 лютого 2026 року діє вхід через національний вузол (наприклад, Profil Zaufany), а токени – лише до 31 грудня 2026 року (§ 13 і § 15 розпорядження). Для бухгалтерських систем та інтеграцій їх замінюють сертифікати KSeF, які потрібно оновлювати щонайменше раз на 2 роки.
Якщо програма для виставлення рахунків-фактур підключається до KSeF через токен, до 31 грудня 2026 року потрібно перейти на сертифікат KSeF або інший спосіб автентифікації згідно з § 6 розпорядження – інакше з 2027 року програма втратить доступ до системи
На рівні Європейського Союзу ухвалено пакет «VAT у цифрову епоху» (ViDA), який передбачає поступову уніфікацію електронного виставлення рахунків-фактур в операціях між державами-членами. У майбутньому це може вплинути на національні норми щодо KSeF, але не змінює чинних правил надання повноважень.
Міністерство фінансів публікує матеріали про KSeF (зокрема посібники та відповіді на запитання на сайті ksef.podatki.gov.pl), які допомагають платникам податку правильно надавати повноваження та користуватися системою. Особливо малим підприємцям, які користуються винятками до кінця 2026 року, варто ознайомитися з ними до 1 січня 2027 року.
