Працевлаштування першого працівника – це момент, коли фірма стає роботодавцем і платником – з обов’язками перед ZUS (Управління соціального страхування), податковою (urząd skarbowy) і PIP (Державна інспекція праці). Частину з них потрібно виконати ще до першого робочого дня, частину – протягом 7 днів, а частину – лише через три місяці. Нижче ви знайдете обов’язки роботодавця в Польщі у 2026 році покроково, у тому порядку, в якому вони виникають.
З 8 липня 2026 року штрафи за правопорушення проти прав працівника за ст. 281–282 Kodeks pracy (Трудовий кодекс) становлять від 2 000 до 60 000 zł (Dz.U. (Вісник законів) 2026, пункт 473). Це стосується, зокрема, непідтвердження письмово умов трудового договору до допуску до роботи
Перед наймом: вид договору і зарплата
Спершу вирішіть, чи наймаєте за трудовим договором, чи за цивільно-правовим договором (договір доручення (umowa zlecenia)). Ця стаття стосується трудового договору – тоді діє Трудовий кодекс з усіма обов’язками, описаними нижче. Те, чи певну роботу можна виконувати за договором доручення, визначає її характер, а не назва договору (ст. 22 § 1¹ Трудового кодексу).
Зарплата за повну ставку не може бути нижчою за мінімальну. У 2026 році мінімальна зарплата становить 4 806 zł брутто, а мінімальна погодинна ставка за договором доручення – 31,40 zł (Dz.U. 2025, пункт 1242). З 1 січня 2027 року це буде 4 950 zł і 32,30 zł (Dz.U. 2026, пункт 1213). До зарплати брутто додаються внески, які сплачує роботодавець, – розрахуєте їх за статтею про повну вартість працевлаштування працівника.
Крок 1: попередній медогляд, інструктаж з охорони праці та оцінка ризику
До першого робочого дня роботодавець повинен:
- направити кандидата на попередній медичний огляд – роботодавець не може допустити до роботи особу без чинного медичного висновку про відсутність протипоказань (ст. 229 § 1 і § 4 Трудового кодексу); огляд оплачує роботодавець,
- провести інструктаж з охорони праці до допуску до роботи (ст. 237³ § 2) – вступний і на робочому місці,
- оцінити і задокументувати професійний ризик на посаді та поінформувати про нього працівника (ст. 226).
Малий роботодавець не мусить створювати службу охорони праці. Її завдання він може доручити працівникові або зовнішньому фахівцеві, а якщо має до 10 працівників і пройшов відповідне навчання – виконувати їх сам (ст. 237¹¹ § 1). Подробиці про медогляди – у статті про профілактичні медичні огляди працівників.
Крок 2: трудовий договір та інформація про умови працевлаштування
Трудовий договір укладають письмово. Якщо його не укладено в цій формі, роботодавець – до допуску до роботи – письмово підтверджує працівникові сторони, вид і умови договору (ст. 29 § 2 Трудового кодексу). Договір визначає, зокрема, вид роботи, місце, зарплату з її складовими, тривалість робочого часу і день початку роботи (ст. 29 § 1).
Протягом 7 днів від допуску до роботи роботодавець передає працівникові інформацію про умови працевлаштування – у паперовій або електронній формі (ст. 29 § 3). Вона охоплює, зокрема, норми і тривалість робочого часу, перерви, відпочинок, правила понаднормової роботи, тривалість відпустки та правила розірвання договору. Роботодавець також надає доступ до положень про рівне ставлення у працевлаштуванні (ст. 94¹). Правила внутрішнього трудового розпорядку обов’язкові лише від 50 працівників (ст. 104 § 1¹).
Крок 3: реєстрація в ZUS – ZUS ZUA за 7 днів
Працівника до страхування реєструє платник внесків, тобто роботодавець (ст. 36 ч. 2 закону про систему соціального страхування). Реєстрацію здійснюють на формі ZUS ZUA протягом 7 днів від дати виникнення обов’язку страхування (ст. 36 ч. 4), тобто від дня встановлення трудових відносин. Членів сім’ї працівника до медичного страхування реєструють окремо (ZUS ZCNA). Як заповнити форму, показуємо в посібнику ZUS ZUA покроково.
Фірма, яка досі не була платником внесків, у той самий строк 7 днів від найму першого працівника мусить зареєструватися як платник (ст. 43 ч. 1 п. 1). Компанія, внесена до KRS (Національний судовий реєстр), передає додаткові дані платника до податкової (ст. 43 ч. 5c – на практиці формою NIP-8), а для інших платників призначена форма ZUS ZPA. Власник JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП), який сплачує внески за себе, зазвичай уже є зареєстрованим платником.
| Строк | Обов’язок | Підстава |
|---|---|---|
| до допуску до роботи | попередній медогляд, інструктаж з охорони праці, оцінка ризику | ст. 229, 237³, 226 Трудового кодексу |
| до допуску до роботи | письмовий договір або письмове підтвердження умов | ст. 29 § 2 Трудового кодексу |
| 7 днів від допуску до роботи | інформація про умови працевлаштування | ст. 29 § 3 Трудового кодексу |
| 7 днів від найму | реєстрація працівника (ZUS ZUA) і – за потреби – платника | ст. 36 ч. 4, ст. 43 закону про систему соцстрахування |
| до 10-го числа наступного місяця | виплата зарплати | ст. 85 § 2 Трудового кодексу |
| до 15-го/20-го числа наступного місяця | внески ZUS (компанія / JDG) | ст. 47 ч. 1 закону про систему соцстрахування |
| до 20-го числа наступного місяця | авансовий платіж податку із зарплати | ст. 38 ч. 1 закону про PIT |
| після 3 місяців роботи | договір про ведення PPK за працівника (до 10-го числа наступного місяця) | ст. 16 ч. 1 закону про PPK |
Крок 4: особова справа та облік робочого часу
Роботодавець веде і зберігає кадрову документацію та особові справи в паперовій або електронній формі (ст. 94 п. 9a Трудового кодексу). Особова справа має частини A–E: від документів із добору, через документи з періоду роботи, до документів про її припинення і перевірки тверезості. Документацію зазвичай зберігають 10 років від кінця року, в якому припинилися трудові відносини (ст. 94 п. 9b). Правила описуємо у статті про особові справи працівників.
З першого дня потрібно також вести облік робочого часу працівника – для правильного розрахунку зарплати та інших виплат (ст. 149 § 1). Працівник має право ознайомитися з цим обліком.
Крок 5: зарплата, податок і внески щомісяця
Зарплату, що виплачується раз на місяць, виплачують за минулий місяць, не пізніше перших 10 днів наступного місяця (ст. 85 § 2 Трудового кодексу), як правило на платіжний рахунок, вказаний працівником (ст. 86 § 3). Перед першою виплатою отримайте від працівника заяву PIT-2, якщо він хоче, щоб роботодавець застосовував суму, що зменшує податок.
Щомісяця роботодавець:
- складає платіжну відомість і утримує авансовий платіж податку та внески працівника,
- сплачує податок до 20-го числа наступного місяця (ст. 38 ч. 1 закону про PIT (податок на доходи фізичних осіб)),
- надсилає декларацію ZUS DRA з іменними звітами і сплачує внески – до 15-го (компанії) або 20-го (JDG) числа наступного місяця (ст. 47 ч. 1 закону про систему соціального страхування).
Після завершення року роботодавець надсилає до податкової декларацію PIT-4R (до кінця січня), а працівникові та податковій – інформацію PIT-11 (до кінця лютого).
Крок 6: PPK через три місяці роботи
Працівничий капітальний план (PPK) стосується також малих фірм. Роботодавець укладає договір про ведення PPK (umowa o prowadzenie PPK) від імені працівника не раніше ніж через 14 днів і не пізніше 10-го числа місяця, наступного за місяцем, у якому минуло 3 місяці роботи (ст. 16 ч. 1 закону про PPK, консолідований текст Dz.U. 2026, пункт 192). Раніше, щонайменше за 10 робочих днів до цього строку, фірма повинна укласти договір про управління PPK (umowa o zarządzanie PPK) з фінансовою установою (ст. 8 ч. 1).
Мікропідприємець не застосовує положень про PPK, якщо всі працівники подадуть декларацію про відмову від внесків (ст. 13 ч. 1 п. 1). Працівник, якому виповнилося 55 років, приєднується до PPK лише за власною заявою, а особи старші 70 років не реєструються (ст. 15).
Приклад: пані Nowak наймає у своїй JDG першу працівницю з 3 березня 2026 року. До 3 березня вона направляє її на медогляд, проводить інструктаж з охорони праці і підписує договір. До 10 березня реєструє її в ZUS на ZUS ZUA і передає інформацію про умови працевлаштування. Зарплату за березень виплачує до 10 квітня, податок сплачує до 20 квітня, а внески – до 20 квітня (JDG). Три місяці роботи минають 2 червня, тож договір про ведення PPK потрібно укласти до 10 липня, якщо працівниця раніше не подасть декларацію про відмову.
Кадри та зарплата у VKSIĘGOWOŚĆ
Не обов’язково робити все це самостійно. У VKSIĘGOWOŚĆ кадри та зарплата коштують 70 zł нетто на місяць за працівника. Ми готуємо трудові договори і довідки з місця роботи (świadectwo pracy), платіжні відомості, реєстрації та декларації ZUS, а також розрахунки податку із зарплат, а реєстрація платника (ZUS ZPA) входить у ціну бухгалтерії. Представництво під час перевірок оплачується окремо, від 200 zł нетто за годину. Кадри поєднуємо з бухгалтерією для фірм, JDG і компаній, а послугу замовите через форму – на другому кроці ви вказуєте кількість працівників.
