Форма ZUS ZUA — один із найважливіших документів для реєстрації працівників у ZUS (Управління соціального страхування) в соціальному та медичному страхуванні. Роботодавці мають заповнити її правильно, щоб забезпечити працівникам належний страховий захист. Неправильно заповнена форма може призвести до юридичних і фінансових ускладнень, тому варто знати всі деталі цього процесу.
ZUS ZUA використовують для реєстрації особи у страхуванні за певною підставою страхування, за винятком осіб, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною (urlop wychowawczy) або отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами (zasiłek macierzyński). Документ також дає змогу повідомляти про зміни та виправлення даних осіб, які вже застраховані, тому його широко використовують у щоденній кадровій практиці.
Форму ZUS ZUA заповнює платник внесків, щоб зареєструвати особу за певною підставою страхування в соціальному та медичному страхуванні. Документ не стосується осіб, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною (urlop wychowawczy) або отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами чи допомогу в розмірі такої допомоги
Заповнення форми вимагає особливої уважності й точності, адже на її підставі ZUS відкриває застрахованій особі індивідуальний рахунок. Будь-яка помилка може спричинити проблеми з розрахунком внесків або з призначенням виплат у майбутньому. Тому роботодавцям варто уважно ознайомитися з інструкцією до кожного поля форми.
Організаційні дані у формі ZUS ZUA
Перша частина форми ZUS ZUA містить організаційні дані, які мають ключове значення для правильного опрацювання документа в ZUS. Цей блок завжди потрібно заповнювати однозначно, тобто заповнити лише одне з доступних полів залежно від мети подання форми.
Якщо ви вперше реєструєте застраховану особу за певною підставою, у полі 01 поставте знак X. Цей варіант стосується ситуації, коли працівника вперше реєструють у страхуванні в цього роботодавця з конкретним кодом підстави страхування.
Блок організаційних даних завжди потрібно заповнювати однозначно, тобто лише одне з доступних полів. Якщо застраховану особу вперше реєструють за певною підставою, у полі 01 ставлять X
Якщо потрібно повідомити про зміну або виправлення даних, наведених у раніше поданій реєстрації застрахованої особи з певним кодом підстави страхування, у полі 02 вкажіть відповідний код. Цифра 1 означає зміну даних застрахованої особи, а цифра 2 — виправлення (коригування) даних застрахованої особи.
Різниця між зміною та виправленням має практичне значення. Зміна — це ситуація, коли дані справді змінилися порівняно з даними в раніше поданій реєстрації, наприклад працівник переїхав. Виправлення стосується помилок, допущених у раніше поданій реєстрації, наприклад неправильно вказаної адреси проживання.
Пам’ятайте про обмеження у використанні форми ZUS ZUA. Зміни ідентифікаційних даних застрахованої особи повідомляють на формі ZUS ZIUA, а дані про код підстави страхування, види страхування та дати їх виникнення платник змінює, знімаючи особу з обліку на формі ZUS ZWUA і подаючи потім правильну реєстрацію. Поля 03 і 04 у цьому блоці не заповнюють.
Ідентифікаційні дані платника внесків
Друга частина форми ZUS ZUA містить ідентифікаційні дані платника внесків, і її треба заповнювати особливо старанно. Усі відомості мають збігатися з даними в реєстрації платника ZUS ZPA, ZUS ZFA або в заяві CEIDG-1 (CEIDG — Центральний реєстр та інформація про господарську діяльність). У разі зміни або виправлення ідентифікаційних даних платника вкажіть дані з блоку III документа ZUS ZIPA або заяви CEIDG-1.
У полі 01 вкажіть номер NIP (податковий номер), не розділяючи його частини дефісами. Правильно вказаний NIP є ключовим для ідентифікації платника в системі ZUS. Поле 02 призначене для номера REGON (статистичний номер), який також потрібно вписати повністю, без додаткових знаків.
Частину II реєстраційної форми ZUS ZUA слід заповнювати особливо старанно, вписуючи дані з реєстрації платника ZUS ZPA, ZUS ZFA або із заяви CEIDG-1. У разі зміни або виправлення ідентифікаційних даних платника вписують дані з блоку III документа ZUS ZIPA або заяви CEIDG-1
Поле 03 призначене для номера PESEL (ідентифікаційний номер) з реєстру населення. Поля 04 і 05 заповнюють лише тоді, коли платникові не присвоєно номерів NIP, REGON чи PESEL або одного з них. У полі 04 залежно від виду документа вкажіть 1 для посвідчення особи або 2 для паспорта чи іншого документа, що підтверджує особу громадянина Європейського Союзу.
У полі 05 вкажіть серію та номер відповідно до коду з поля 04 — посвідчення особи, паспорта або іншого документа, що підтверджує особу громадянина Європейського Союзу. Поле 06 призначене для скороченої назви платника, наведеної в реєстрації платника або в заяві CEIDG-1.
Поля 07–09 заповнює платник внесків, який є фізичною особою. У полі 07 вписують прізвище платника, розділяючи частини подвійного прізвища дефісом. Поле 08 — для першого імені платника, а в полі 09 вказують дату народження платника у форматі день/місяць/рік.
Ідентифікаційні дані особи, яку реєструють у страхуванні
Третя частина форми ZUS ZUA містить ідентифікаційні дані особи, яку реєструють у страхуванні, і має ключове значення для всього процесу. На підставі реєстрації ZUS ZUA застрахованій особі відкривають індивідуальний рахунок, тому цю частину треба заповнити особливо старанно, правильно й розбірливо вписавши всі потрібні дані.
У полі 01 вкажіть номер PESEL особи, яку реєструють, якщо його присвоєно. Громадянинові Польщі номер PESEL присвоюють з власної ініціативи органу, найчастіше під час реєстрації народження, а також під час прописки (zameldowanie) на постійне або тимчасове проживання чи видачі посвідчення особи. Іноземцям номер PESEL присвоюють з ініціативи органу у зв’язку з пропискою на постійне або тимчасове проживання.
На підставі реєстрації ZUS ZUA застрахованій особі відкривають індивідуальний рахунок, тому цю частину треба заповнити особливо старанно. Правильно й розбірливо впишіть номер PESEL, а якщо його не присвоєно — серію та номер посвідчення особи або паспорта, а також прізвище, перше ім’я та дату народження
Номер PESEL також присвоюють за заявою особам, які згідно з окремими нормами зобов’язані мати цей номер. Поле 02 не заповнюють за жодних обставин.
Поля 03 і 04 заповнюють лише тоді, коли особа, яку реєструють, не має номера PESEL. У полі 03 залежно від виду документа вкажіть 1 для посвідчення особи або 2 для паспорта чи іншого документа, що підтверджує особу громадянина Європейського Союзу. У полі 04 вкажіть серію та номер відповідно до коду з поля 03.
Поле 05 призначене для прізвища особи, яку реєструють, а в полі 06 вписують її перше ім’я. У полі 07 вкажіть дату народження цієї особи у форматі день/місяць/рік.
Облікові дані особи, яку реєструють у страхуванні
Четверта частина форми ZUS ZUA містить додаткові облікові дані особи, яку реєструють, що доповнюють відомості з попереднього розділу. Ці дані важливі для повної ідентифікації застрахованої особи в системі ZUS і правильного ведення її рахунку.
У полі 01 вписують друге ім’я особи, яку реєструють. Якщо другого імені немає, поле залишають порожнім. Поле 02 призначене для родового прізвища (прізвища при народженні), зазначеного у свідоцтві про народження, яке може відрізнятися від нинішнього прізвища в осіб, що змінили його після шлюбу.
У полі 02 вписують родове прізвище зі свідоцтва про народження, яке може відрізнятися від нинішнього прізвища особи, яку реєструють. Поле 03 призначене для громадянства, причому незаповнене поле означає, що особа має польське громадянство
Поле 03 служить для зазначення громадянства особи, яку реєструють. Важливо, що незаповнене поле автоматично означає польське громадянство. Якщо особа має інше громадянство, його треба чітко вказати в цьому полі.
У полі 04 вказують стать особи, яку реєструють: K — жінка, M — чоловік. Ця інформація потрібна для правильного функціонування системи соціального страхування, зокрема щодо виплат, пов’язаних із пенсійним віком.
Підстава страхування та її значення
П’ята частина форми ZUS ZUA стосується підстави страхування і має принципове значення для правильного розрахунку внесків. Відомості з цього блоку використовують для накопичення на рахунку застрахованої особи даних про перебіг страхування, і вони безпосередньо впливають на перевірку схеми охоплення окремими видами страхування.
На підставі вказаного коду підстави страхування перевіряють схему охоплення окремими видами страхування, наведену в блоках VI–IX, а також код, указаний в іменному щомісячному звіті, поданому за цю застраховану особу. Отже, код підстави страхування безпосередньо впливає на правильність розрахунку внесків, і його не можна пропускати чи заповнювати з помилками. Як показати в цьому звіті погодинну відсутність працівника, описуємо в окремому тексті.
Відомості з блоку підстави страхування використовують для накопичення на рахунку застрахованої особи даних про перебіг страхування. На підставі вказаного коду підстави страхування перевіряють схему охоплення окремими видами страхування та код, указаний в іменному щомісячному звіті, поданому за цю застраховану особу
У полі 01 вписують чинний у відповідному періоді шестизначний код підстави страхування. Код має бути актуальним і відповідати фактичній підставі, за якою особа підлягає страхуванню. Неправильний код може призвести до хибного розрахунку внесків і проблем зі страховою документацією.
Дані про обов’язкове соціальне страхування
Шоста частина форми ZUS ZUA містить відомості про обов’язкове соціальне страхування, якому підлягає особа. Обов’язковому соціальному страхуванню підлягають особи, перелічені у статтях 6–6b, статті 11 частині 1 і статті 12 частині 1 Закону про систему соціального страхування.
У полі 01 вписують дату, з якої виник обов’язок соціального страхування, у форматі день/місяць/рік. Дата має бути точною й відповідати фактичному моменту виникнення обов’язку страхування, адже вона безпосередньо впливає на нарахування внесків і періоди страхування.
Поля 02–05 служать для позначення знаком X видів страхування, яким особа підлягає обов’язково за підставою страхування, указаною в блоці V. Доступні такі види страхування:
- Пенсійне страхування - поле 02
- Страхування на випадок інвалідності (rentowe) - поле 03
- Страхування на випадок хвороби (chorobowe) - поле 04
- Страхування від нещасних випадків (wypadkowe) - поле 05
Обов’язковому соціальному страхуванню підлягають особи, перелічені у статтях 6–6b, статті 11 частині 1 і статті 12 частині 1 Закону про систему соціального страхування. У полях 02–05 знаком X позначають види страхування, яким особа, яку реєструють, підлягає обов’язково
Правильне позначення видів страхування має ключове значення для нарахування внесків і майбутніх прав на виплати. Кожен вид страхування має власні правила та ставки внесків, тому помилкове позначення може призвести до неправильного розрахунку.
Дані про обов’язкове медичне страхування
Сьома частина форми ZUS ZUA стосується обов’язкового медичного страхування. Обов’язковому медичному страхуванню підлягають особи, перелічені у статті 66 частині 1 Закону від 27 серпня 2004 року про медичні послуги, що фінансуються з публічних коштів.
У полі 01 вписують дату, з якої виник обов’язок медичного страхування за кодом підстави страхування з блоку V, у форматі день/місяць/рік. Ця дата може збігатися з датою виникнення обов’язку соціального страхування, але може й відрізнятися залежно від ситуації застрахованої особи.
Обов’язковому медичному страхуванню підлягають особи, перелічені у статті 66 частині 1 Закону від 27 серпня 2004 року про медичні послуги, що фінансуються з публічних коштів. У полі 02 вписують тризначний код відділення Національного фонду здоров’я (NFZ) відповідно до місця проживання
Поле 02 призначене для тризначного коду відділення Національного фонду здоров’я (NFZ), до якого за місцем проживання належить особа, яку реєструють. Цей код визначає, яке відділення NFZ відповідатиме за медичні послуги для цієї особи.
Правильне визначення відділення NFZ важливе для доступу до медичних послуг та їх фінансування. Неправильний код може спричинити ускладнення в розрахунках з NFZ і проблеми з доступом до медичної допомоги.
Добровільне соціальне страхування
Восьма частина форми ZUS ZUA містить відомості про добровільне соціальне страхування. Добровільному пенсійному страхуванню та страхуванню на випадок інвалідності підлягають особи, перелічені у статті 7 Закону про систему соціального страхування, а також особи, для яких це страхування є добровільним згідно зі статтею 9 цього закону. Правила для осіб, які отримують пенсію, розглядаємо окремо — у матеріалі про внески ZUS для пенсіонера за договором доручення.
Добровільному страхуванню на випадок хвороби підлягають особи, перелічені у статті 11 частині 2 згаданого закону, які обов’язково охоплені пенсійним страхуванням і страхуванням на випадок інвалідності. Добровільне пенсійне страхування, страхування на випадок інвалідності та хвороби починається з дня, указаного в заяві, але не раніше дня подання заяви.
Добровільне страхування на випадок хвороби починається з дня, указаного в заяві, лише тоді, коли реєстрацію в пенсійному страхуванні та страхуванні на випадок інвалідності здійснено протягом 7 днів від дати виникнення обов’язку цього страхування. Осіб, яких реєструють у добровільному пенсійному страхуванні та страхуванні на випадок інвалідності і які одночасно за тією самою підставою підлягають обов’язковому медичному страхуванню, слід реєструвати в усіх видах страхування з однієї дати
Важливо, що добровільне страхування на випадок хвороби починається з дня, указаного в заяві, лише тоді, коли реєстрацію в пенсійному страхуванні та страхуванні на випадок інвалідності здійснено протягом 7 днів від дати виникнення обов’язку цього страхування. Осіб, яких реєструють у добровільному пенсійному страхуванні та страхуванні на випадок інвалідності і які одночасно за тією самою підставою підлягають обов’язковому медичному страхуванню, слід реєструвати в усіх видах страхування з однієї дати.
У полях 01, 03 і 05 ставлять знак X відповідно до виду страхування, а в полях 02, 04 і 06 вписують дати, з яких особа просить охопити її добровільним соціальним страхуванням, у форматі день/місяць/рік.
Добровільне медичне страхування
Дев’ята частина форми ZUS ZUA стосується добровільного медичного страхування. Добровільному медичному страхуванню підлягають особи, зазначені у статті 68 Закону від 27 серпня 2004 року про медичні послуги, що фінансуються з публічних коштів.
У полі 01 вписують дату початку страхування у форматі день/місяць/рік. Особа, яка страхується добровільно, отримує медичне страхування з дня, визначеного в договорі, укладеному з Національним фондом здоров’я.
У полі 02 вписують тризначний код відділення Національного фонду здоров’я, до якого за місцем проживання належить особа, яку реєструють. Як і в разі обов’язкового медичного страхування, правильний код відділення NFZ важливий для доступу до медичних послуг.
Інші дані про особу, яку реєструють у страхуванні
Десята частина форми ZUS ZUA містить інші дані про особу, яку реєструють. Її поля 02 і 03 заповнюють, щоб повідомити або виправити дані за період до 1 січня 2009 року. Дані за пізніший період подають на формі ZUS ZSWA.
Поле 01 містить код професії, який потрібно заповнювати в реєстраціях, виправленнях і змінах цих декларацій, надісланих після 16 травня 2021 року. Код професії в документах ZUS ZUA має відповідати класифікації професій, визначеній розпорядженням Міністра праці та соціальної політики від 7 серпня 2014 року про класифікацію професій і спеціальностей для потреб ринку праці та сферу її застосування. Що робити, якщо працівника зареєстрували ще до підписання договору, пояснюємо в тексті про реєстрацію в ZUS без договору.
Код професії потрібно заповнювати в реєстраціях, виправленнях і змінах цих декларацій, надісланих після 16 травня 2021 року. Код професії в документах ZUS ZUA має відповідати класифікації професій, визначеній розпорядженням Міністра праці та соціальної політики від 7 серпня 2014 року
У полі 02 вписують дев’ятизначний код роботи в особливих умовах або особливого характеру, якщо особа, яку реєструють, виконувала таку роботу в цьому періоді. У полі 03 вписують період роботи в особливих умовах або особливого характеру у форматі «від–до» (день/місяць/рік). Якщо дата завершення такої роботи невідома, поле «до» залишають порожнім.
Адреса прописки на постійне місце проживання
Одинадцята частина форми ZUS ZUA містить відомості про адресу прописки на постійне місце проживання (zameldowanie na pobyt stały) особи, яку реєструють. Правильне заповнення цього блоку важливе для визначення територіальної підсудності та для зв’язку із застрахованою особою.
Поля 01 і 08 не можна заповнювати одночасно, бо вони стосуються різних видів адрес. У полі 01 вписують поштовий індекс, а для іноземної адреси це поле залишають порожнім. Поле 02 призначене для населеного пункту прописки на постійне місце проживання.
У полі 03 вписують назву гміни (gmina) або району, а для іноземної адреси це поле залишають порожнім. Поле 04 служить для назви вулиці, а якщо в адресі немає назви вулиці, поле залишають порожнім.
Поле 05 призначене для номера будинку. Якщо номер будинку дробовий, його вписують, розділяючи номери скісною рискою, наприклад 113/115. Якщо в номері є літера, її вписують великою друкованою літерою, наприклад 113B, без пробілу.
Якщо номер будинку дробовий, його вписують, розділяючи номери скісною рискою, наприклад 113/115. Якщо в номері є літера, її вписують великою друкованою літерою, наприклад 113B, без пробілу. Поле 08 заповнюють тоді, коли адреса особи, яку реєструють, не є польською
У полі 06 вписують номер квартири, а якщо в адресі його немає, поле залишають порожнім. Поле 07 служить для номера телефону з кодом міста. Якщо в особи, яку реєструють, немає телефону, поле залишають порожнім.
Поле 08 заповнюють тоді, коли адреса особи, яку реєструють, не є польською. У такому разі слід указати повну адресу за правилами, чинними в цій країні.
Адреса проживання та адреса для листування
Дванадцята частина форми ZUS ZUA стосується адреси проживання, і її заповнюють лише тоді, коли адреса проживання відрізняється від адреси прописки на постійне місце проживання, указаної в блоці XI. Дані заповнюють так само, як у частині XI форми ZUS ZUA.
Тринадцята частина форми містить адресу для листування, і її заповнюють лише тоді, коли особа, яку реєструють, просить надсилати кореспонденцію на іншу адресу, ніж указана в блоці XI або XII форми ZUS ZUA.
Поля 01–08 заповнюють так само, як у частині XI, а поле 09 призначене для адреси електронної пошти. Електронна адреса може полегшити зв’язок між ZUS і застрахованою особою, особливо в термінових справах.
Заяви та підписи
Чотирнадцята частина форми ZUS ZUA містить заяву платника внесків. У полі 01 вписують дату заповнення форми у форматі день/місяць/рік. Ця дата має відповідати фактичному дню заповнення документа.
У полі 02 на підтвердження достовірності даних підписується платник внесків або уповноважена ним особа. Поле 03 призначене для печатки платника внесків, якщо вона в нього є.
На підтвердження достовірності даних форму підписує платник внесків або уповноважена ним особа. Поле 03 призначене для печатки платника внесків, якщо вона в нього є
П’ятнадцята частина форми містить заяву особи, яку реєструють у страхуванні. У полі 01 ця особа власноручним підписом підтверджує, що дані у формі відповідають фактичному стану. Цей обов’язок випливає зі статті 36 частини 7 Закону про систему соціального страхування.
Порядок подання форми ZUS ZUA
Подання форми ZUS ZUA вимагає дотримання певних процедур і строків. Роботодавець має подати форму вчасно, щоб забезпечити працівникові безперервний страховий захист.
Ось ключові кроки подання форми:
- Підготувати всі потрібні документи та дані працівника
- Ретельно заповнити всі обов’язкові поля форми ZUS ZUA
- Перевірити правильність внесених даних і їх відповідність первинним документам
- Отримати підпис працівника під заявою про відповідність даних
- Поставити підпис платника внесків або уповноваженої особи
- Надіслати форму до відповідного відділення ZUS у визначений строк
- Відстежувати статус опрацювання реєстрації в системі ZUS
Правильне виконання кожного з цих кроків важливе для дієвості реєстрації та уникнення проблем у майбутньому.
Найчастіші помилки під час заповнення форми ZUS ZUA
Під час заповнення форми ZUS ZUA роботодавці часто допускають помилки, які можуть призвести до відхилення реєстрації або проблем із розрахунком внесків. Ось порівняння найчастіших помилок і правильних рішень:
| Вид помилки | Неправильне заповнення | Правильне заповнення | Наслідки помилки |
|---|---|---|---|
| Ідентифікаційні дані | Немає номера PESEL або номер помилковий | Повний, правильний номер PESEL | Відхилення реєстрації |
| Код підстави страхування | Неправильний або застарілий код | Актуальний шестизначний код | Помилковий розрахунок внесків |
| Дати страхування | Неузгоджені дати різних видів страхування | Логічно пов’язані дати | Проблеми з нарахуванням внесків |
| Адреса проживання | Неповна або неправильна адреса | Повна, актуальна адреса | Проблеми з листуванням |
Документи, потрібні для заповнення форми
Перш ніж заповнювати форму ZUS ZUA, підготуйте відповідні документи. Реєстрацію працівників у ZUS ми можемо підготувати й за вас — це частина нашого кадрового та зарплатного обслуговування. Перелік потрібних документів охоплює:
- Посвідчення особи або паспорт працівника
- Документ, що підтверджує номер PESEL
- Трудовий договір або інші документи, що визначають підставу страхування
- Документи, що підтверджують адресу проживання
- Ідентифікаційні документи платника внесків
- Попередні реєстрації в ZUS у разі змін або виправлень
Практичний приклад: Фірма, яка наймає нового працівника, має зібрати його посвідчення особи, підтвердження адреси проживання та підписаний трудовий договір. На цій підставі вона заповнює форму ZUS ZUA, вписуючи правильний код підстави страхування, що відповідає виду договору, і позначаючи відповідні види соціального та медичного страхування, у яких буде зареєстровано працівника.
Повна документація має ключове значення для правильного заповнення форми та уникнення потреби подавати виправлення в майбутньому.
