Підприємці, які планують найняти нових працівників, мають добре знати всі складники повної вартості працевлаштування. У 2026 році разом із підвищенням мінімальної зарплати зросли й мінімальні витрати на працевлаштування працівників за трудовим договором (umowa o pracę), а з 1 січня 2027 р. вони зростуть знову. Вартість працевлаштування – це не лише зарплата брутто, яку виплачують працівникові, а й соціальні внески, внески до фондів і внески до Програм працівничого капіталу (PPK, Pracownicze Plany Kapitałowe).
Роботодавці часто не усвідомлюють реального фінансового навантаження, пов’язаного з працевлаштуванням. Різниця між зарплатою нетто, яку отримує працівник, і фактичною вартістю для фірми може бути значною. Правильне планування витрат на працевлаштування дає змогу ефективно керувати кадровим бюджетом і ухвалювати зважені бізнесові рішення. Відомості заробітної плати, внески ZUS і декларації за працівників можемо взяти на себе в межах кадрового та зарплатного обслуговування.
Складники повної вартості працевлаштування за трудовим договором
Повна вартість працевлаштування працівника за трудовим договором складається з кількох основних елементів. Базовим складником є зарплата працівника брутто, яка становить найбільшу частину витрат. Крім того, роботодавець сплачує соціальні внески за власний рахунок, внески до цільових фондів і внески до Програм працівничого капіталу.
Роботодавець несе додаткове фінансове навантаження понад 20% зарплати працівника брутто у вигляді соціальних внесків і внесків до цільових фондів. Це означає, що за зарплати 5000 злотих брутто реальна вартість працевлаштування становить близько 6000 злотих
Соціальні внески, які фінансує роботодавець, охоплюють пенсійне, рентне (на випадок інвалідності) та страхування від нещасних випадків, а також внески до Фонду праці (Fundusz Pracy, FP), Фонду солідарності (Fundusz Solidarnościowy, FS) і Фонду гарантованих виплат працівникам (FGŚP). Розмір цих внесків визначено у відсотках від зарплати брутто, і це сталий елемент витрат на працевлаштування.
Важливим елементом витрат є також внески до Програм працівничого капіталу, які роботодавець має фінансувати за працівників-учасників програми. Базовий внесок роботодавця становить 1,5% зарплати брутто, а додатковий – якщо роботодавець його задекларує – до 2,5% зарплати.
Зарплата працівника як основна вартість працевлаштування
Зарплата працівника брутто – найбільший складник повної вартості працевлаштування. У 2026 році мінімальна зарплата становить 4806 злотих (у 2025 р. – 4666 злотих), а з 1 січня 2027 р. становитиме 4950 злотих. Роботодавець не може встановити зарплату, нижчу за цю суму, для працівників, зайнятих на повну ставку.
Для працівників, зайнятих на неповну ставку, мінімальну зарплату визначають пропорційно до розміру ставки. Це означає, що працівник на півставки має отримувати щонайменше половину мінімальної зарплати.
Зарплата працівника брутто охоплює всі складники винагороди до утримання соціальних внесків і податку на доходи. Із зарплати брутто утримують соціальні внески працівника, внесок на медичне страхування, авансовий платіж податку на доходи та внески до PPK
Соціальні внески, які утримують із зарплати працівника, – це пенсійне страхування 9,76%, рентне страхування 1,50% і страхування на випадок хвороби 2,45%. Додатково утримують внесок на медичне страхування 9,00%, який розраховують від зарплати, зменшеної на соціальні внески працівника, і який не можна відняти від податку. Ці внески фінансує працівник, і вони зменшують його зарплату нетто.
Авансовий платіж податку на доходи розраховують за податковою шкалою (12% і 32%): 12% від доходу до 120 000 злотих на рік і 32% від перевищення. Дохід зменшують на соціальні внески та витрати, що враховуються в оподаткуванні (KUP) (250 злотих на місяць, а 300 злотих – якщо працівник доїжджає з іншої місцевості), а після подання PIT-2 (заява, що дає роботодавцеві змогу застосовувати суму, яка зменшує податок) авансовий платіж зменшують на 300 злотих на місяць (1/12 суми, що зменшує податок). Внески роботодавця до PPK є доходом працівника і збільшують базу для авансового платежу. Деякі працівники можуть користуватися податковими звільненнями, що збільшує їхню зарплату нетто.
Внески ZUS, які фінансує роботодавець
Роботодавець несе значні витрати у вигляді соціальних внесків за власний рахунок, які сплачує до ZUS (Управління соціального страхування). Ці внески є додатковою вартістю працевлаштування, яку слід враховувати під час планування кадрового бюджету. Розмір внесків визначено у відсотках від зарплати брутто, і вони охоплюють різні види страхування.
| Вид страхування | Ставка | База розрахунку |
|---|---|---|
| Пенсійне | 9,76% | Зарплата брутто |
| Рентне | 6,50% | Зарплата брутто |
| Від нещасних випадків | 1,67% | Зарплата брутто |
| Фонд праці та Фонд солідарності | 2,45% (1,00% + 1,45%) | Зарплата брутто, якщо вона становить щонайменше мінімальну зарплату |
| FGŚP | 0,10% | Зарплата брутто |
Внесок на страхування від нещасних випадків залежить від розміру платника та виду діяльності. Платник, який заявляє до страхування від нещасних випадків не більше 9 осіб, сплачує 1,67%. Якщо застрахованих щонайменше 10, ставку встановлює ZUS залежно від групи діяльності та показників травматизму фірми, тож вона може бути вищою або нижчою за 1,67%.
Внески до Фонду праці, Фонду солідарності та Фонду гарантованих виплат працівникам сплачують не за всіх працівників. За жінок, яким виповнилося 55 років, і чоловіків, яким виповнилося 60 років, не сплачують жодного з цих внесків, а за осіб, які повертаються з відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (urlop macierzyński), батьківської (urlop rodzicielski) або відпустки для догляду за дитиною (urlop wychowawczy), протягом 36 місяців не сплачують внесків до FP і FS (FGŚP і далі сплачують)
Звільнення від внесків до FP, FS і FGŚP охоплюють також працівників, яким виповнилося 50 років і які протягом 30 днів до працевлаштування перебували на обліку як безробітні. Звільнення діє 12 місяців, починаючи з першого місяця після укладення трудового договору.
Молоді працівники до 30 років, направлені на роботу Повітовим бюро праці (Powiatowy Urząd Pracy), також можуть користуватися звільненням від внесків до цільових фондів протягом 12 місяців. Ці звільнення дають змогу знизити повну вартість працевлаштування для окремих груп працівників.
Програми працівничого капіталу у витратах на працевлаштування
Програми працівничого капіталу – додатковий елемент витрат на працевлаштування, який роботодавець має враховувати у своїх розрахунках. Участь у PPK для працівників добровільна, але роботодавець не впливає на рішення про участь у програмі. Автоматично записують осіб, яким виповнилося 18 років, але ще не виповнилося 55, і які охоплені пенсійним і рентним страхуванням, – після 3 місяців роботи; особи віком 55–69 років приєднуються лише на власну заяву. Що відбувається з внесками, коли фірма змінює організаційно-правову форму, пояснюємо в статті про PPK при реорганізації роботодавця.
Внески до PPK, які фінансує роботодавець, охоплюють базовий внесок 1,5% зарплати брутто та необов’язковий додатковий внесок до 2,5%. Про додатковий внесок вирішує роботодавець у договорі про управління PPK – він не залежить від того, чи задекларував працівник власний додатковий внесок.
Працівники можуть відмовитися від участі в PPK, подавши декларацію про відмову від внесків. Тоді – як і за осіб, не записаних до PPK, – роботодавець не несе витрат, пов’язаних із внесками до Програм працівничого капіталу
Працівники – учасники PPK фінансують базовий внесок 2% зарплати брутто і необов’язковий додатковий внесок до 2%. Працівники з низькою зарплатою, що не перевищує 1,2 мінімальної зарплати, можуть знизити базовий внесок до 0,5%.
Внески до PPK утримують із зарплати працівника і разом із внесками роботодавця перераховують до обраної фінансової установи, що управляє фондом. Роботодавець зобов’язаний вести облік внесків і перераховувати кошти у визначені строки.
Приклади розрахунку повної вартості працевлаштування
Практичний розрахунок повної вартості працевлаштування вимагає врахування всіх складників витрат. Різниця у витратах залежить від розміру зарплати, віку працівника та участі в Програмах працівничого капіталу. Нижче наведено докладні приклади розрахунків для різних сценаріїв працевлаштування (ставки 2026 р., ставка внеску від нещасних випадків 1,67%).
Приклад для зарплати 10000 злотих
Працівник за трудовим договором, якому виповнилося 26 років, бере участь у PPK з додатковими внесками (роботодавець 2,5%, працівник 2%), працює за місцем проживання і подав PIT-2, за зарплати 10000 злотих брутто генерує такі витрати:
- Соціальні внески роботодавця: пенсійне страхування 976 злотих, рентне 650 злотих, від нещасних випадків 167 злотих
- Внески до цільових фондів: Фонд праці 100 злотих, Фонд солідарності 145 злотих, FGŚP 10 злотих
- Внески роботодавця до PPK: базовий 150 злотих, додатковий 250 злотих
- Повна вартість працевлаштування: 12448 злотих
За зарплати 10000 злотих брутто повна вартість працевлаштування становить 12448 злотих, тобто додаткове навантаження на роботодавця – 2448 злотих. Працівник отримує на руки 6699,39 злотих після утримання всіх внесків, податку та власних внесків до PPK (400 злотих)
Соціальні внески працівника – це пенсійне страхування 976 злотих, рентне 150 злотих і на випадок хвороби 245 злотих, разом 1371 злотий. Внесок на медичне страхування становить 776,61 злотих (9% від 8629 злотих), а авансовий платіж податку на доходи – 753 злотих; його розраховують від бази 8779 злотих, яка охоплює також 400 злотих внесків роботодавця до PPK.
Приклад для молодого працівника
Працівник, якому ще не виповнилося 26 років і який не бере участі в PPK, за зарплати 5000 злотих брутто генерує нижчі витрати на працевлаштування. До 26 років доходи за трудовим договором звільнені від податку на доходи до 85 528 злотих на рік (пільга для молоді), що впливає на розмір зарплати нетто.
Соціальні внески роботодавця становлять: пенсійне страхування 488 злотих, рентне 325 злотих, від нещасних випадків 83,50 злотих, разом 896,50 злотих. Внески до цільових фондів: Фонд праці 50 злотих, Фонд солідарності 72,50 злотих, FGŚP 5 злотих.
Повна вартість працевлаштування становить 6024 злотих, а зарплата нетто – 3926,19 злотих. Через відсутність податку на доходи різниця між зарплатою брутто і нетто менша, ніж у старших працівників.
Приклад для працівника на неповну ставку
Працівник на 1/4 ставки, який не бере участі в PPK, отримує пенсію і має 60 років або більше, за зарплати 1800 злотих брутто генерує пропорційно нижчі витрати. Звільнення від внесків до цільових фондів випливає не із самої пенсії, а з віку (жінки від 55 років, чоловіки від 60 років), а внески до FP і FS не сплачують також тоді, коли зарплата нижча за мінімальну.
За працівника віком 55+ (жінка) або 60+ (чоловік) роботодавець не сплачує внесків до Фонду праці, Фонду солідарності та FGŚP, що знижує повну вартість працевлаштування. За зарплати 1800 злотих повна вартість становить 2122,74 злотих
Соціальні внески роботодавця охоплюють лише пенсійне, рентне страхування і страхування від нещасних випадків, разом 322,74 злотих. Працюючий пенсіонер підлягає цьому страхуванню так само, як інші працівники. Відсутність внеску до FGŚP означає економію 1,80 злотих на місяць – внески до FP і FS і так не виникли б, бо 1800 злотих – це менше за мінімальну зарплату.
Мінімальна вартість працевлаштування у 2026 році
У 2026 році мінімальна зарплата зросла до 4806 злотих, що безпосередньо впливає на мінімальні витрати на працевлаштування працівників. З 1 січня 2027 р. вона становитиме 4950 злотих – витрати роботодавця тоді знову зростуть, а їхній точний розмір залежить також від ставок внесків до фондів, встановлених у законі про бюджет на 2027 р.
За мінімальної зарплати повна вартість працевлаштування працівника – учасника PPK становить 5862,37 злотих. Вона складається із зарплати брутто 4806 злотих і внесків та платежів роботодавця в сумі 1056,37 злотих.
Виробнича фірма, у якій 50 працівників отримують мінімальну зарплату, має щомісяця витрачати на працевлаштування 293118,50 злотих. Порівняно з 2025 роком (284579,50 злотих) це означає зростання кадрових витрат на 8539 злотих на місяць, тобто приблизно на 102 тисячі злотих на рік, що вимагає належного фінансового планування.
Докладний розподіл мінімальних витрат на працевлаштування:
- Зарплата брутто: 4806 злотих
- Пенсійний внесок роботодавця: 469,07 злотих
- Рентний внесок роботодавця: 312,39 злотих
- Внесок роботодавця від нещасних випадків: 80,26 злотих
- Внески до Фонду праці та Фонду солідарності: 117,75 злотих (48,06 + 69,69)
- Внесок до FGŚP: 4,81 злотих
- Базовий внесок до PPK: 72,09 злотих
Загальне навантаження на роботодавця від внесків і платежів становить 21,98% зарплати брутто за мінімальної зарплати. Це означає додаткові витрати 1056,37 злотих на місяць за кожного працівника – учасника PPK
Додаткові витрати на працевлаштування працівника
Крім прямих витрат на зарплату і внески, роботодавці несуть також додаткові витрати, пов’язані з працевлаштуванням. Ці витрати часто не враховують у розрахунках, хоча вони можуть суттєво впливати на загальний кадровий бюджет фірми.
Витрати на адаптацію нового працівника охоплюють:
- Оплату медичних оглядів і навчання з охорони праці (BHP)
- Навчання працівника на робочому місці
- Включення в організаційну структуру фірми
- Підвищення професійної кваліфікації
- Підготовку робочого місця та інструментів
Поточні витрати на працевлаштування стосуються:
- Забезпечення безпечних і гігієнічних умов праці
- Витрат, пов’язаних із відсутністю працівника
- Відпускних і лікарняних виплат
- Витрат на заміну під час відсутності
- Робочого одягу та засобів індивідуального захисту
Додаткові витрати на працевлаштування можуть становити відчутну частину кадрового бюджету – їхній розмір залежить від галузі та посади. Вони охоплюють усі видатки на забезпечення належних умов праці та витрати, пов’язані з відсутністю працівників
У разі працевлаштування іноземців додаткові витрати охоплюють отримання дозволів на роботу, переклади документів і можливі витрати на допомогу з формальностями. Ці витрати можуть бути значними, особливо під час найму працівників з-поза Європейського Союзу.
Деякі фірми пропонують також додаткові пільги для працівників, як-от:
- Харчування або доплати до харчування
- Групове страхування
- Спортивні картки або інші непрямі виплати
- Навчання і курси підвищення кваліфікації
- Мотиваційні програми та премії на розсуд роботодавця
Вартість працевлаштування за цивільно-правовими договорами
Цивільно-правові договори – альтернатива трудовим договорам, часто з нижчими витратами на працевлаштування. Розмір витрат залежить від виду договору та особистої ситуації виконавця.
Договір доручення
Вартість працевлаштування за договором доручення (umowa zlecenia) залежить від того, чи це єдине джерело зайнятості особи. Якщо договір доручення – єдине джерело доходу, витрати подібні до трудового договору: вони охоплюють винагороду брутто і внески ZUS, які фінансує замовник.
Для осіб, які додатково працюють в іншій фірмі і мають там зарплату щонайменше на рівні мінімальної, витрати замовника обмежуються лише винагородою брутто. Відсутність обов’язку сплачувати соціальні внески суттєво знижує повну вартість працевлаштування – проте з винагороди виконавця утримують внесок на медичне страхування. Виняток: якщо договір доручення укладено з власним роботодавцем або виконують на його користь, внески розраховують так, як від зарплати за трудовими відносинами.
Студенти до 26 років, які працюють за договором доручення, не підлягають внескам ZUS, тож вартість працевлаштування обмежується лише винагородою брутто. Таке рішення особливо вигідне для роботодавців, які наймають молодих працівників
Договір підряду
Договір підряду (umowa o dzieło) має найнижчі витрати на працевлаштування, бо не передбачає обов’язку сплачувати внески ZUS. Вартість обмежується лише винагородою виконавця брутто.
Виняток – ситуація, коли договір підряду укладають із власним роботодавцем: тоді виникає обов’язок соціального страхування. В інших випадках договір підряду не генерує додаткових витрат, окрім винагороди.
Порівняння витрат за різних форм працевлаштування
Вибір відповідної форми працевлаштування суттєво впливає на загальні витрати роботодавця. Різниця у витратах між окремими формами може бути значною, і її слід враховувати, ухвалюючи рішення про найм.
| Форма працевлаштування | Внески ZUS | Цільові фонди | PPK | Додаткові витрати |
|---|---|---|---|---|
| Трудовий договір | Так | Так | Так | Відпустки, лікарняні |
| Доручення – єдине джерело | Так | Так | Так | Немає |
| Доручення – додаткове | Ні | Ні | Ні | Немає |
| Студент до 26 років | Ні | Ні | Ні | Немає |
| Договір підряду | Ні | Ні | Ні | Немає |
Трудовий договір генерує найвищі витрати на працевлаштування, але забезпечує працівникові найбільшу стабільність і правовий захист. Крім того, роботодавець несе витрати, пов’язані з відпустками, лікарняними виплатами та іншими виплатами працівникам.
Цивільно-правові договори дають змогу знизити витрати на працевлаштування, але не забезпечують такого правового захисту, як трудовий договір. Вибір форми працевлаштування має враховувати як витрати, так і специфіку роботи та потреби фірми.
Різниця у витратах між трудовим договором і договором доручення для студента становить близько 20,5–22% винагороди брутто (без PPK або з базовим внеском роботодавця до PPK). За винагороди 5000 злотих це означає економію близько 1024–1099 злотих на місяць
Планування кадрового бюджету
Ефективне планування кадрового бюджету вимагає докладного знання всіх складників витрат на працевлаштування. Роботодавці мають враховувати не лише поточні витрати на зарплати і внески, а й майбутні зміни законодавства та додаткові витрати, пов’язані з працевлаштуванням.
Плануючи бюджет, слід врахувати:
- Очікувані зміни мінімальної зарплати
- Можливі зміни ставок внесків ZUS
- Витрати, пов’язані з плинністю кадрів
- Сезонні коливання зайнятості
- Витрати на навчання і розвиток працівників
Середнє підприємство, яке наймає 20 працівників із зарплатою 6000 злотих брутто, щомісяця несе витрати на працевлаштування близько 146000 злотих (з базовим внеском роботодавця до PPK). За рік це означає видатки понад 1,7 мільйона злотих – значну статтю бюджету фірми, яка потребує ретельного планування і моніторингу.
Моніторинг витрат на працевлаштування має охоплювати:
- Регулярний аналіз структури кадрових витрат
- Порівняння витрат за різних форм працевлаштування
- Оцінку ефективності інвестицій у працівників
- Планування довгострокових кадрових потреб
- Оптимізацію HR-процесів з погляду витрат
Роботодавцям варто регулярно аналізувати структуру витрат на працевлаштування і шукати можливості для оптимізації. Це може охоплювати використання звільнень від внесків ZUS, правильний вибір форм працевлаштування та ефективне управління робочим часом
