KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) створює нові виклики для безпеки господарських операцій. З цифровізацією виставлення рахунків з’являються нові можливості для зловживань і податкового шахрайства. Платники податків мають усвідомлювати ризики отримання рахунків-фактур (faktura) від недобросовісних контрагентів і знати, як діяти в таких ситуаціях.
Система електронних рахунків-фактур обов’язкова з 1 лютого 2026 року для платників, у яких вартість продажів разом із податком у 2024 році перевищила 200 000 000 zł, а з 1 квітня 2026 року – для решти (стаття 145l Закону про VAT), тож питання розрахунків за рахунками-фактурами від шахраїв у KSeF стосується практично кожного підприємця. До 31 січня 2026 року система працювала на добровільних засадах, а у 2026 році ще діють перехідні норми (стаття 145m), тому тим більше варто подбати про перевірку контрагентів і дотримання належної обачності.
Структурований рахунок-фактура в KSeF вважається виставленим у день його надсилання до системи, тобто документ потрапляє в правовий обіг з датою надсилання. Цим правилом можуть зловживати недобросовісні підприємці, тому особливо важливо дотримуватися належної обачності під час перевірки контрагентів
Як працює система KSeF
KSeF – це електронна платформа, яку веде Голова KAS (Національна податкова адміністрація), що є адміністратором даних у системі. Структурований рахунок-фактура, який зазвичай називають електронним рахунком-фактурою, є документом, що підтверджує здійснення операції, яка оподатковується VAT (ПДВ), і виставляється через електронний інтерфейс у межах KSeF.
Системою KSeF можуть користуватися різні категорії суб’єктів (стаття 106nb Закону про VAT), а з 2026 року виставлення структурованих рахунків-фактур є для платників обов’язком. До кола уповноважених користувачів належать платники, суб’єкти, яких вони вказали, суб’єкти, визначені у статті 106c Закону про VAT, фізичні особи, указані цими суб’єктами, фізичні особи з наданими правами на користування системою, а також інші суб’єкти, указані фізичними особами, які користуються KSeF.
До кінця січня 2026 року отримання структурованих рахунків-фактур через KSeF вимагало згоди одержувача. З 1 лютого 2026 року платники отримують структуровані рахунки-фактури в KSeF без згоди, а в погоджений спосіб, наприклад електронною поштою, їх надають лише покупцям, переліченим у статті 106gb частина 4 Закону про VAT, зокрема споживачам та іноземним суб’єктам без постійного місця діяльності в Польщі
Важливим питанням є момент, коли рахунок-фактура вважається виставленим. Відповідно до статті 106na частина 1 Закону про VAT структурований рахунок-фактура вважається виставленим у день його надсилання до KSeF (для рахунків-фактур, виставлених у режимі офлайн, датою виставлення є дата, зазначена на рахунку-фактурі, – стаття 106nda частина 10). Це означає, що документ потрапляє в правовий обіг у момент внесення до системи незалежно від того, чи одержувач його вже завантажив.
Виставлення структурованого рахунку-фактури не потребує згоди покупця. З 2026 року це обов’язок продавця, а покупець отримує рахунок-фактуру в KSeF незалежно від того, чи замовляв він товар або послугу. Це правило спрощує документообіг, але водночас ним можуть скористатися недобросовісні підприємці.
Ризик шахрайства в системі KSeF
Автоматичне визнання рахунку-фактури виставленим у момент його надсилання до KSeF створює нові можливості для зловживань. Шахраї можуть використати це правило, щоб виставляти фіктивні рахунки-фактури, які формально матимуть статус документів у правовому обігу. Особливо вразливі до таких практик фірми, що налагоджують торговельні контакти через інтернет, де перевірити контрагента складніше.
Норми про KSeF не містять детальних процедур дій у разі отримання рахунку-фактури від шахрая. Платникам доводиться спиратися на усталену ділову практику щодо належної обачності та добросовісності. Відсутність чітких настанов може призводити до правової невизначеності та проблем із розрахунками VAT.
І після запровадження обов’язкової системи електронних рахунків-фактур закон не передбачає спеціальної процедури захисту добросовісних підприємців від рахунків-фактур шахраїв. Платникам доводиться покладатися на усталену ділову практику щодо добросовісності та належної обачності в торговельних відносинах
Шахрайство в KSeF може мати різні сценарії. Наприклад, це може бути виставлення рахунків-фактур за неіснуючі товари чи послуги, видавання себе за наявні фірми, створення фіктивних суб’єктів господарювання лише для виставлення фальшивих рахунків-фактур або використання викрадених даних доступу до KSeF.
Особливо проблемними можуть бути ситуації, коли шахраї використовують дані реально існуючих фірм для виставлення фіктивних рахунків-фактур. У таких випадках перевірити контрагента може бути важко, бо формальні дані суб’єкта будуть правильними, а проблема виявиться лише на етапі виконання угоди або податкової перевірки.
Принципи належної обачності у VAT
Концепцію належної обачності у VAT сформувала практика Суду Європейського Союзу (TSUE) та польських адміністративних судів. Відповідно до статті 86 частина 1 Закону про VAT платник має право на відрахування вхідного податку з витрат на придбання товарів чи послуг, використаних для оподатковуваних операцій.
Проте правом на відрахування вхідного податку не можна зловживати й використовувати його для незаконного отримання податку. TSUE неодноразово вказував, що це право не належить платнику, якщо на підставі об’єктивних обставин встановлено, що він знав або мав знати, що операція пов’язана з шахрайством у сфері VAT (рішення від 6 липня 2006 року в об’єднаних справах C-439/04 і C-440/04 Kittel і Recolta Recycling).
Саме податковий орган має довести на підставі об’єктивних доказів, що платник знав або мав знати про шахрайство (рішення TSUE від 21 червня 2012 року в об’єднаних справах C-80/11 і C-142/11 Mahagében і Dávid). На практиці ж платнику варто мати змогу задокументувати дотримання належної обачності у відносинах із контрагентом. Якщо податковий орган доведе відсутність належної обачності, він має право оскаржити відрахування вхідного податку через здійснення операції з недобросовісним контрагентом
Водночас податкові органи не можуть вимагати від платників надмірних дій для дотримання належної обачності. Не можна перекладати на платників тягар перевірки контрагента щодо правильності його податкових розрахунків. Це випливає з принципу, що саме податкові органи відповідають за проведення необхідних перевірок платників для виявлення порушень.
NSA (Вищий адміністративний суд) у рішенні від 21 лютого 2017 року (I FSK 1679/16) зазначив, що податкові органи не можуть загалом вимагати, щоб платник, який хоче скористатися правом на відрахування VAT, досліджував низку питань щодо виставника рахунку-фактури. Не можна вимагати перевірки, чи є виставник платником податку, чи має він товари, що є предметом угоди, чи здатен їх поставити і чи виконує обов’язок подавати декларації та сплачувати VAT. Облік вхідних рахунків-фактур і декларації VAT — щоденна робота нашої бухгалтерської фірми у Варшаві.
Практичні аспекти перевірки контрагентів
Коли торговельні контакти налагоджуються через інтернет, особливо важливим є питання про обсяг необхідної обачності. NSA у рішенні від 23 грудня 2016 року (I FSK 522/15) зазначив, що контакти електронною поштою з потенційним контрагентом самі по собі не свідчать про необачність платника, бо такий спосіб комунікації поширений у господарському обігу.
Суд наголосив, що відсутність письмового договору між сторонами угоди, відсутність особистих контактів, опора лише на некритично прийняті електронною поштою документи, які мали підтвердити формальне існування фірми, не обов’язково свідчать про недотримання обачності. Ця позиція особливо важлива в часи цифровізації ділових контактів.
Контакти електронною поштою з контрагентом самі по собі не свідчать про необачність платника – обачність оцінюють з урахуванням усіх обставин угоди. Відсутність письмового договору, відсутність особистих контактів чи опора на документи, отримані електронною поштою, автоматично не означають недотримання належної обачності
Основні дії, яких платник має вжити в межах належної обачності:
- Перевірка даних контрагента в загальнодоступних реєстрах
- Перевірка статусу платника VAT у переліку платників VAT, так званому «білому списку» платників VAT (стаття 96b Закону про VAT), а для контрагентів з ЄС – у системі VIES
- Підтвердження особи контрагента телефоном або електронною поштою
- Перевірка обґрунтованості умов угоди, зокрема ціни та строків оплати
- Документування здійснених перевірок
Проте перевірка контрагента не повинна надмірно обтяжувати платника контрольними обов’язками. Платник не зобов’язаний детально досліджувати фінансовий стан контрагента чи перевіряти його ділову надійність понад звичайну ділову практику.
Розрахунки за рахунком-фактурою від шахрая в KSeF
Коли продавець надсилає рахунок-фактуру до KSeF, документ потрапляє в господарський обіг, бо вважається виставленим. Проте сам факт наявності рахунку-фактури в KSeF не визначає ні права на відрахування, ні добросовісності покупця. Рахунок-фактура, що засвідчує операції, яких не було здійснено, не дає права на відрахування (стаття 88 частина 3a пункт 4 літера a Закону про VAT) – у разі таких «порожніх рахунків-фактур» добросовісність узагалі не досліджують (рішення NSA від 23 грудня 2016 року, I FSK 522/15), а якщо порушення було наслідком умисних дій платника або його контрагента, про які платник знав, додаткове податкове зобов’язання становить 100% (стаття 112c). Належна обачність має значення тоді, коли товар чи послугу справді поставлено, але виставник рахунку-фактури виявився недобросовісним.
Ключове питання, коли електронний рахунок-фактуру виставив шахрай, – чи дотримався одержувач рахунку-фактури належної обачності. Платника, який діяв із належною обачністю і за таких умов не міг знати, що операція пов’язана зі злочином чи зловживанням у сфері VAT, не можна позбавити права на відрахування податку з електронного рахунку-фактури.
Щоб позбавити платника права на відрахування вхідного податку зі спірних рахунків-фактур, потрібно об’єктивно довести, що платник знав або за належної обачності міг знати, що бере участь в операціях, які є податковим шахрайством
На практиці це означає, що платник, який отримує рахунок-фактуру в KSeF, має:
- Перевірити основні дані контрагента до здійснення угоди
- Перевірити відповідність даних у рахунку-фактурі даним контрагента
- Підтвердити виконання угоди відповідними документами
- Зберігати документацію, що підтверджує здійснені перевірки
- У разі сумнівів зв’язатися з контрагентом, щоб підтвердити справжність рахунку-фактури
Особливу увагу слід приділяти ситуаціям, коли рахунок-фактура надходить без попередніх ділових контактів або стосується угоди на нетипових умовах. У таких випадках рекомендується особливо ретельно перевірити контрагента та обставини угоди.
Дії в разі підозри на шахрайство
Якщо платник отримав рахунок-фактуру в KSeF і має обґрунтовані сумніви щодо його справжності, йому слід вжити певних перевірочних заходів. Перший крок – перевірити дані контрагента в загальнодоступних реєстрах і його статус платника VAT.
Якщо підозри щодо недобросовісності контрагента підтвердилися, платнику слід:
- Зв’язатися з контрагентом, щоб з’ясувати сумніви
- Вимагати додаткових документів, що підтверджують виконання угоди
- Перевірити, чи рахунок-фактуру справді виставив зазначений суб’єкт
- Проконсультуватися з податковим консультантом у разі серйозних сумнівів
- Розглянути можливість повідомити податкові органи про підозру на шахрайство
Документація здійснених перевірок має ключове значення в разі можливої податкової перевірки. Платнику варто зберігати всі докази того, що він діяв добросовісно й дотримався належної обачності.
Документація перевірочних дій має ключове значення в разі податкової перевірки. Платнику варто зберігати докази добросовісності та дотримання належної обачності, зокрема листування з контрагентом і результати перевірок у публічних реєстрах
В особливо підозрілих ситуаціях платник може розглянути можливість утриматися від відрахування VAT до з’ясування сумнівів. Хоча такого правового обов’язку немає, це може бути виправдано в разі очевидних спроб шахрайства.
Відповідальність податкових органів
Згідно з практикою TSUE (зокрема рішенням у справах C-80/11 і C-142/11 Mahagében і Dávid) та адміністративних судів, саме податкові органи мають здійснювати необхідні перевірки платників для виявлення порушень і правопорушень у сфері VAT. Ці органи також відповідають за покарання платників, винних у порушеннях.
Це означає, що тягар виявлення податкового шахрайства лежить насамперед на податковій адміністрації, а не на платниках. Платники зобов’язані дотримуватися належної обачності, але їх не можна обтяжувати надмірними контрольними обов’язками щодо контрагентів.
У контексті KSeF особливо важливо, щоб податкові органи розробили ефективні механізми виявлення шахрайства та протидії йому. Електронна система створює нові можливості моніторингу операцій, але потребує також відповідних аналітичних інструментів і контрольних процедур.
Порівняння різних сценаріїв шахрайства
| Вид шахрайства | Характеристика | Методи виявлення | Дії платника |
|---|---|---|---|
| Фіктивний рахунок-фактура | Документ за неіснуючі товари/послуги | Перевірка виконання угоди | Підтвердження поставки/виконання |
| Видавання себе за іншого | Використання даних наявної фірми | Контакт зі справжнім суб’єктом | Перевірка особи контрагента |
| Фіктивний суб’єкт | Створення суб’єкта лише для шахрайства | Перевірка в реєстрах | Перевірка господарської діяльності |
| Викрадені дані | Використання чужих даних доступу | Моніторинг KSeF | Повідомлення KAS про підозри |
Практичні поради для платників
Щоб мінімізувати ризик шахрайства в KSeF, платникам варто запровадити відповідні внутрішні процедури. Основні правила безпеки – регулярна перевірка рахунків-фактур, що надходять до системи, перевірка нових контрагентів і документування здійснених перевірок.
Особливу увагу слід приділяти рахункам-фактурам із нетиповими ознаками, такими як:
- Дуже вигідні ціни порівняно з ринком
- Короткі строки оплати або вимога передоплати
- Неможливість зв’язатися з контрагентом
- Невідповідності в даних контрагента
- Рахунки-фактури за послуги, які не замовляли
Практичний приклад: Фірма отримала в KSeF рахунок-фактуру за ІТ-послуги від невідомого контрагента. Перед відрахуванням VAT вона перевірила дані контрагента в реєстрі REGON (статистичний номер), його статус платника VAT і зателефонувала виставнику рахунку-фактури. Оскільки номер телефону був неактивний, а адреса фірми виявилася фіктивною, фірма не відрахувала податок і повідомила податкову (urząd skarbowy) про підозру на шахрайство.
Варто також запровадити двоступеневу перевірку рахунків-фактур, за якої кожен документ перевіряють дві незалежні особи. Така система допомагає виявити можливі порушення і зменшує ризик помилок.
Підготовка до обов’язкового KSeF
У зв’язку із запровадженням обов’язкової системи електронних рахунків-фактур з 1 лютого 2026 року (для решти платників з 1 квітня 2026 року) підприємцям варто постійно вдосконалювати свої процедури. Це стосується не лише технічних, а й процедурних та організаційних аспектів.
Ключові сфери:
- Впровадження відповідного програмного забезпечення для KSeF
- Навчання працівників новим процедурам
- Розроблення внутрішніх правил перевірки контрагентів
- Підготовка документації процесів і процедур
- Налагодження співпраці з податковими консультантами
Користування обов’язковою системою KSeF має охоплювати не лише технічні аспекти, а й впровадження процедур перевірки контрагентів і навчання працівників. Особливо важливо розробити внутрішні правила щодо дотримання належної обачності
Варто також стежити за змінами законодавства – норми про KSeF і далі доповнюються, а з 1 січня 2027 року почнуть діяти грошові штрафи за виставлення рахунку-фактури поза KSeF усупереч обов’язку (стаття 106ni Закону про VAT).
