KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) – це проривне рішення в польській податковій системі, яке докорінно змінило спосіб виставлення та обігу рахунків-фактур (faktura) у Польщі. Це загальнодержавна інформаційна система, яку веде Голова KAS (Національна податкова адміністрація) (стаття 106nd Закону про VAT) і яка слугує для виставлення, отримання та зберігання структурованих рахунків-фактур. З 1 лютого 2026 року користування нею обов’язкове – поетапно, з перехідними винятками до 31 грудня 2026 року.
Запровадження KSeF має на меті не лише спростити обіг документів між підприємцями, а й удосконалити податковий контроль та автоматизувати розрахунки. Для підприємців це означає потребу адаптувати бухгалтерські системи до нових вимог, а також можливість скористатися перевагами цифровізації процесів виставлення рахунків-фактур.
Національна система електронних рахунків-фактур обов’язкова для платників VAT (ПДВ) – як активних, так і звільнених – із місцезнаходженням або постійним місцем діяльності в Польщі, з винятками, передбаченими статтею 106ga частина 2 Закону про VAT. Система дає змогу виставляти, надсилати, отримувати та зберігати структуровані рахунки-фактури в єдиному електронному форматі
Запровадження KSeF має особливе значення для бухгалтерських бюро, які мають обслуговувати нові процеси, пов’язані з електронним обігом документів. Вибір правильних ІТ-інструментів є ключовим для безперебійного надання бухгалтерських послуг.
Графік впровадження KSeF - ключові строки
Обов’язок користуватися Національною системою електронних рахунків-фактур запроваджували поетапно, щоб підприємці могли поступово адаптуватися до нових вимог. Графік ураховує різний масштаб господарської діяльності (статті 145l і 145m Закону про VAT).
Перший етап розпочався 1 лютого 2026 року і стосувався найбільших підприємств. Обов’язок виставляти рахунки-фактури в KSeF тоді поширився на платників, у яких загальна вартість продажів разом із податком у 2024 році перевищила 200 мільйонів злотих. З того самого дня всі платники отримують структуровані рахунки-фактури через KSeF – також ті, хто ще міг виставляти власні рахунки-фактури поза системою.
Перший етап обов’язку виставляти рахунки-фактури в KSeF з 1 лютого 2026 року стосувався платників із продажами (разом із VAT) понад 200 мільйонів злотих у 2024 році. Ці фірми першими користувалися системою в повному виробничому масштабі
Другий, значно ширший етап розпочався 1 квітня 2026 року і охопив решту платників, зобов’язаних виставляти структуровані рахунки-фактури. До 31 грудня 2026 року найменші ще можуть виставляти електронні або паперові рахунки-фактури поза KSeF, якщо вартість продажів (із податком), задокументованих такими рахунками-фактурами в певному місяці, не перевищує 10 000 zł, – це право втрачається з рахунку-фактури, яким перевищено ліміт (стаття 145m). До кінця 2026 року поза KSeF можна також виставляти рахунки-фактури з використанням касових апаратів (kasa fiskalna) (стаття 145n).
До 31 січня 2026 року система працювала як добровільне рішення, що давало підприємцям змогу заздалегідь ознайомитися з її функціями. Фірми, які користуються перехідними винятками, сьогодні так само можуть раніше почати виставляти рахунки-фактури в KSeF – поступово впроваджувати процеси, тестувати інтеграцію з бухгалтерськими системами та навчати працівників до 1 січня 2027 року.
- Аналіз наявних процесів виставлення рахунків-фактур у фірмі
- Вибір відповідного програмного забезпечення, інтегрованого з KSeF
- Тестування інтеграції із системою
- Навчання працівників роботі з новими інструментами
- Впровадження процедур безпеки даних
- Підготовка резервних копій і планів дій на випадок збоїв
- Пілотний тестовий період
Штрафи за рахунки-фактури поза KSeF – з 1 січня 2027 року
Важливим елементом перехідного періоду є відсутність грошових штрафів протягом усього 2026 року: штрафи за статтею 106ni Закону про VAT (до 100% податку з рахунку-фактури, виставленого поза KSeF, або до 18,7% загальної суми до сплати за рахунком-фактурою без VAT) застосовуються з 1 січня 2027 року. Водночас сам обов’язок виставляти рахунки-фактури в KSeF діє вже з 2026 року, а за його невиконання кримінально-фіскальне провадження не порушується (стаття 106ni частина 4).
Сфера дії KSeF - хто зобов’язаний користуватися системою
Національна система електронних рахунків-фактур обов’язкова для широкого кола платників, але закон передбачає й важливі винятки з цього обов’язку (стаття 106ga частина 2 Закону про VAT). Основна група, на яку поширюється обов’язок, – платники VAT, як активні, так і звільнені, які ведуть господарську діяльність на території Республіки Польща.
Водночас законодавець передбачив низку винятків з обов’язку користуватися KSeF, що стосуються специфічних господарських і правових ситуацій. Перший важливий виняток стосується платників, які не мають ні місцезнаходження господарської діяльності, ні постійного місця діяльності на території Польщі. Це правило звільняє від обов’язку суб’єктів, які ведуть діяльність за межами країни.
Від обов’язку виставляти рахунки-фактури в KSeF звільнені платники без місцезнаходження і без постійного місця діяльності в Польщі, а також рахунки-фактури в спеціальних процедурах VAT. Звільнення охоплює також рахунки-фактури для фізичних осіб, які не ведуть господарської діяльності, – такі рахунки-фактури, однак, можна добровільно виставляти в KSeF і надавати покупцеві в узгоджений спосіб (стаття 106ga частина 4, стаття 106gb частина 4)
Ще один виняток стосується платників, які не мають місцезнаходження в Польщі, але мають у країні постійне місце діяльності. У цьому разі звільнення застосовується лише тоді, коли це постійне місце не бере участі в поставці товарів або наданні послуг, яких стосується рахунок-фактура.
Звільнення стосується також рахунків-фактур, які виставляють платники, що користуються спеціальними процедурами, передбаченими розділом XII, главами 7, 7a і 9 Закону про VAT, – щодо операцій, які розраховуються в цих процедурах. Це: неєвропейська процедура щодо деяких послуг, процедура для міжнародних нерегулярних автомобільних пасажирських перевезень і процедура імпорту (дистанційний продаж імпортованих товарів).
- Платники без місцезнаходження господарської діяльності в Польщі (і без постійного місця, що бере участь у продажу)
- Суб’єкти, які користуються спеціальними процедурами VAT (глави 7, 7a і 9)
- Рахунки-фактури для фізичних осіб, які не ведуть господарської діяльності
- Платники з інших країн ЄС, які користуються в Польщі звільненням у процедурі SME (стаття 113a)
- Належно задокументовані поставки, визначені в розпорядженні, виданому на підставі статті 106s Закону про VAT
Крім того, від обов’язку звільнені рахунки-фактури, що виставляються покупцям – фізичним особам, які не ведуть господарської діяльності, – рахунки-фактури для фірм той самий платник і далі виставляє в KSeF. Це звільнення має практичне значення для фірм, що ведуть роздрібну торгівлю або надають послуги індивідуальним споживачам.
Переваги раннього впровадження KSeF
Щоб заохотити підприємців добровільно користуватися Національною системою електронних рахунків-фактур до запровадження обов’язку, Міністерство фінансів передбачило пакет заохочень. З 1 лютого 2026 року ці переваги вже не є привілеєм добровільних користувачів – вони випливають із загальних правил і стосуються рахунків-фактур, виставлених у KSeF.
Однією з найважливіших переваг є звільнення від обов’язку самостійно зберігати рахунки-фактури. Рахунки-фактури, надіслані до KSeF, зберігаються в системі 10 років, рахуючи від кінця року їх виставлення (стаття 112aa Закону про VAT), що означає економію на ІТ-інфраструктурі та на фізичному зберіганні документів. Ця перевага особливо важлива для малих і середніх підприємств. Рахунки-фактури, виставлені поза KSeF (наприклад, для споживачів або в межах перехідних винятків), і далі зберігають самостійно (стаття 112a).
До 1 лютого 2026 року ті, хто добровільно користувався KSeF, отримували повернення VAT за 40 днів замість 60 і не мусили самі зберігати рахунки-фактури з KSeF. З 1 лютого 2026 року основний строк повернення VAT становить 40 днів для всіх (стаття 87 частина 2), а рахунки-фактури з KSeF зберігає система
Ще одна перевага – немає обов’язку надавати рахунки-фактури з KSeF у файлі JPK_FA на вимогу податкових органів (стаття 193a § 1a Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)). Оскільки рахунки-фактури доступні в KSeF у структурованій формі, податкові органи мають до них прямий доступ, що зменшує потребу в додаткових діях з боку підприємця.
До 31 січня 2026 року особливо привабливим заохоченням було скорочення строку повернення VAT зі стандартних 60 днів до 40 днів. З 1 лютого 2026 року 40 днів – це основний строк для всіх платників, що безпосередньо впливає на фінансову ліквідність підприємств, особливо тих, які регулярно декларують перевищення вхідного VAT над вихідним.
| Перевага | До KSeF | Після впровадження KSeF | Економія |
|---|---|---|---|
| Строк повернення VAT | 60 днів | 40 днів | 20 днів |
| Архівування рахунків-фактур | Обов’язок фірми | У KSeF протягом 10 років | Менші витрати на зберігання |
| Надання JPK_FA | На вимогу податкової | Не стосується рахунків-фактур з KSeF | Час і ресурси |
| Правова визначеність | Спори про доставку | Єдиний формат, дата отримання з KSeF | Менший ризик спорів |
Система також забезпечує більшу визначеність завдяки єдиному формату електронного рахунку-фактури для всіх платників. Це зменшує ризик ситуації, коли покупець заперечує отримання рахунку-фактури, – рахунок-фактура вважається отриманим у день присвоєння йому номера в KSeF (стаття 106na частина 3 Закону про VAT). Надсилання документів у реальному часі додатково спрощує бізнес-процеси, особливо під час виставлення коригувальних рахунків-фактур (коригувальні ноти скасовано з 1 лютого 2026 року).
Вищий рівень автоматизації виставлення рахунків-фактур і бухгалтерського обліку може скоротити час на розрахунки та зменшити ризик помилок під час оформлення документів. Для бухгалтерських бюро це означає змогу ефективніше обслуговувати клієнтів.
Приклад: торговельна фірма з галузі електроніки, яка рано впровадила KSeF, скоротила час на обробку рахунків-фактур і впорядкувала їх зберігання. Крім того, завдяки коротшому строку повернення VAT покращилася фінансова ліквідність підприємства.
Роль бухгалтерських бюро в екосистемі KSeF
Бухгалтерські бюро відіграють важливу роль у функціонуванні Національної системи електронних рахунків-фактур, хоча формальна відповідальність за правильне виставлення рахунків-фактур і їх відповідність закону лежить на платникові. Бюро допомагають клієнтам організувати обіг рахунків-фактур і виконати нові обов’язки – у тих межах, у яких клієнт надасть їм повноваження.
Ключовим елементом підготовки бухгалтерського бюро до роботи з KSeF є наявність відповідних ІТ-інструментів. Якщо бюро пропонує клієнтам систему для виставлення рахунків-фактур, воно має подбати, щоб цей інструмент був повністю інтегрований з Національною системою електронних рахунків-фактур. Така інтеграція дає змогу не лише надсилати документи відповідно до закону, а й автоматично їх завантажувати та архівувати.
Бухгалтерські бюро можуть співпрацювати з клієнтами в KSeF за чотирма моделями доступу. Кожна модель означає інший спосіб надання повноважень у системі (розпорядження Dz.U. 2025 поз. 1815, § 3) та інший рівень участі бюро у виставленні рахунків-фактур
На практиці застосовують чотири моделі співпраці між бухгалтерським бюро та клієнтом у KSeF, що ґрунтуються на повноваженнях із розпорядження Міністра фінансів і економіки від 12 грудня 2025 року. Це дає змогу пристосувати спосіб роботи до специфіки конкретних ділових відносин і побажань обох сторін.
Перша модель передбачає, що клієнт не надає бухгалтерському бюро жодного доступу до KSeF. У такому разі бюро не бачить рахунків-фактур у системі безпосередньо й отримує їх від клієнта іншими каналами, наприклад як файли XML, завантажені з KSeF, візуалізації рахунків-фактур з QR-кодом або традиційними способами передачі документів. Цю модель можуть обирати клієнти, які хочуть зберегти повний контроль над своїми даними в KSeF. Друга модель передбачає, що клієнт надає повноваження в KSeF безпосередньо бухгалтерському бюро як визначеному суб’єкту (ідентифікованому за NIP (податковий номер), § 3 частина 3 розпорядження). Це рішення особливо практичне для більших бухгалтерських бюро, які обслуговують багато клієнтів і потребують регулярного доступу до документів.
- Модель без доступу - бюро отримує документи поза KSeF
- Модель доступу суб’єкта - повноваження для бюро на підставі NIP
- Модель персонального доступу - повноваження для власника бюро як фізичної особи
- Модель доступу працівника - повноваження для обраного працівника бюро
Третя модель передбачає надання доступу до KSeF власникові бухгалтерського бюро як фізичній особі. Таке рішення може підійти меншим бюро, де власник особисто обслуговує клієнтів і хоче мати прямий доступ до їхніх документів.
Четверта модель передбачає надання доступу обраному працівникові бухгалтерського бюро. Цей варіант може бути оптимальним, коли конкретний працівник відповідає за обслуговування певного клієнта і має мати прямий доступ до його документів у KSeF.
Технічні вимоги до бухгалтерських систем
Ефективне користування Національною системою електронних рахунків-фактур потребує відповідного бухгалтерського програмного забезпечення, здатного забезпечити повну інтеграцію з державною системою. Добре програмне забезпечення має давати змогу безпосередньо виставляти й отримувати структуровані рахунки-фактури без зовнішніх платформ чи додаткових інструментів.
Ключовим елементом такої системи є можливість автоматично надсилати рахунки-фактури продажу до KSeF безпосередньо з бухгалтерської програми. Після ввімкнення інтеграції рахунки-фактури, виставлені в системі, мають автоматично передаватися до KSeF, причому користувач повинен мати змогу працювати з чернеткою рахунку-фактури, яку надсилають до державної системи лише після затвердження.
Сучасні бухгалтерські системи, інтегровані з KSeF, дають змогу автоматично імпортувати рахунки-фактури на закупівлю та завантажувати Офіційні підтвердження отримання. Ці процеси можуть бути повністю автоматизовані й відбуватися без втручання користувача
Не менш важливою є функція автоматичного імпорту рахунків-фактур на закупівлю з KSeF. Бухгалтерська система має давати змогу завантажувати витрати безпосередньо з бази KSeF, найкраще автоматично, наприклад раз на добу вночі, без втручання користувача. Ця функція суттєво спрощує облік документів щодо витрат і зменшує ризик пропустити рахунки-фактури.
Необхідною функцією є також можливість завантажувати Офіційне підтвердження отримання (UPO) безпосередньо з бухгалтерської системи. Після обробки рахунку-фактури в KSeF користувач має мати змогу завантажити UPO, яке є формальним підтвердженням правильної доставки документа до державної системи.
- Пряма інтеграція з API KSeF без додаткових інструментів
- Автоматичне надсилання рахунків-фактур продажу до державної системи
- Функція чернетки рахунку-фактури перед остаточним затвердженням
- Автоматичний імпорт рахунків-фактур на закупівлю з бази KSeF
- Завантаження UPO як підтвердження доставки документа
- Підтримка різних форматів структурованих рахунків-фактур
- Архівування документів відповідно до вимог закону
Для бухгалтерських бюро особливо важлива функція, що дає клієнтам змогу переглядати в клієнтській панелі рахунки-фактури, завантажені з KSeF, і затверджувати їх. Завдяки цьому бухгалтер легко бачить, які документи затверджено для обліку, що суттєво покращує організацію роботи та комунікацію з клієнтами. Які дані містить такий рахунок-фактура, визначає схема, описана в статті про структуру FA(3) у KSeF і зміни для підприємців.
Система також має пропонувати гнучкі тестові рішення, наприклад безоплатний пробний період для підприємців або спеціальні пакети для бухгалтерських бюро, які дають змогу ретельно перевірити всі функції до ухвалення рішення про постійне впровадження.
KSeF 2.0 і структура FA(3) – вимоги до інтеграції
Інтеграція з KSeF вимагає від підприємців адаптувати свої інформаційні системи до нових технічних стандартів. Ключовим є розуміння вимог API та структури даних FA(3). Основні технічні вимоги:
- Сумісність з API KSeF 2.0
- Впровадження логічної структури FA(3)
- Захист передачі даних
- Механізми автентифікації користувачів
- Процедури резервного копіювання та відновлення даних
- Моніторинг і журналювання операцій
Постачальники бухгалтерського програмного забезпечення підготували свої рішення до роботи з KSeF 2.0 і далі їх розвивають. Підприємцям, які ще не виставляють рахунки-фактури в KSeF, варто зв’язатися зі своїми постачальниками програмного забезпечення, щоб дізнатися про оновлення та вартість адаптації систем. Фірми, що користуються власними ІТ-рішеннями, мають самостійно підготувати інтеграцію з KSeF. Це може вимагати найму додаткових ІТ-фахівців або залучення зовнішніх технологічних компаній.
Виставлення рахунку-фактури в інтегрованій системі
Виставлення рахунку-фактури в системі, інтегрованій з KSeF, спроєктовано так, щоб воно було максимально інтуїтивним і не вимагало від користувача складних дій. Процес складається з кількох ключових етапів, які забезпечують як відповідність вимогам закону, так і зручність.
Перший крок – одноразове налаштування інтеграції з KSeF у параметрах бухгалтерської програми. Це потребує автентифікації та авторизації доступу до державної платформи, але відбувається лише один раз під час першого налаштування системи. Після успішної інтеграції всі подальші операції виконуються автоматично.
Виставлення рахунку-фактури в інтегрованій системі потребує одноразового налаштування з’єднання з KSeF. Після цього рахунки-фактури автоматично надсилаються до державної системи після вибору опції надсилання
Саме виставлення рахунку-фактури відбувається стандартно - користувач вводить усі потрібні дані щодо операції, як-от дані покупця, опис товару чи послуги, суми нетто і брутто та ставки VAT. Сучасні системи також пропонують автоматичне заповнення даних на основі раніше введеної інформації про контрагентів.
Ключовий момент процесу – вибір способу завершення рахунку-фактури. Користувач може зберегти рахунок-фактуру як чернетку, що дає змогу пізніше внести виправлення, або одразу надіслати документ до KSeF. Така гнучкість особливо важлива для складних операцій, які можуть потребувати додаткової перевірки перед остаточним затвердженням.
Приклад: невелике бухгалтерське бюро, що обслуговує 50 клієнтів, після впровадження системи, інтегрованої з KSeF, скоротило час на обробку рахунків-фактур. Автоматизація виставлення та отримання рахунків-фактур дала змогу спрямувати ресурси на роботу, ціннішу для клієнтів.
Структурований рахунок-фактура вважається виставленим у день його надсилання до KSeF (стаття 106na частина 1 Закону про VAT). Після прийняття системою рахунок-фактура отримує номер KSeF, який є унікальним ідентифікатором документа в усій системі, а покупець отримує його в день присвоєння цього номера (стаття 106na частина 3). Номер автоматично зберігається в бухгалтерській системі – його зазначають, зокрема, у коригувальному рахунку-фактурі та в JPK_V7 (декларація VAT з реєстром, файл JPK).
Для бухгалтерських бюро особливо важлива функція клієнтської панелі, де клієнти можуть переглядати рахунки-фактури, завантажені з KSeF, і затверджувати їх для обліку. Бухгалтер отримує інформацію про те, які документи затверджено, що дає змогу вести облік систематично й упорядковано з меншим ризиком пропустити якийсь документ.
Режим офлайн – строк надсилання рахунку-фактури до KSeF
Загального строку «24 години» для реєстрації рахунку-фактури в законі немає – структурований рахунок-фактуру виставляють у KSeF. Строк для пізнішого надсилання рахунку-фактури, виставленого поза системою, стосується лише особливих ситуацій. У режимі офлайн рахунок-фактуру потрібно надіслати до KSeF не пізніше наступного робочого дня після дня його виставлення (стаття 106nda частина 2). Рахунок-фактура, виставлений у режимі офлайн (за зразком FA(3)), зберігає дату виставлення, зазначену на ньому (стаття 106nda частина 10), але його потрібно надіслати до системи у встановлений строк. Строки на випадок недоступності та аварії KSeF описано нижче, у розділі про безпеку.
Підприємцям слід пам’ятати про потребу забезпечити безперервну роботу своїх інформаційних систем. Збій власної системи не звільняє від обов’язків: рахунок-фактуру, виставлений у режимі офлайн, потрібно надіслати до KSeF не пізніше наступного робочого дня після дня його виставлення (стаття 106nda частина 2)
Безпека та архівування в KSeF
Національну систему електронних рахунків-фактур спроєктовано з урахуванням високих стандартів інформаційної безпеки та вимог закону щодо зберігання рахунків-фактур. Згідно із законом KSeF забезпечує автентичність походження, цілісність змісту та читабельність структурованого рахунку-фактури (стаття 106m частина 1 Закону про VAT).
Однією з ключових переваг KSeF є те, що система бере на себе зберігання рахунків-фактур: рахунки-фактури, надіслані до KSeF, зберігаються в ній 10 років, рахуючи від кінця року, у якому їх виставлено (стаття 112aa частина 1). Тож підприємцям не потрібно самостійно організовувати інфраструктуру для зберігання цих рахунків-фактур. Якщо 10 років спливуть до настання строку давності податкового зобов’язання, рахунок-фактуру потрібно зберігати поза KSeF до кінця строку давності (стаття 112aa частина 2).
KSeF зберігає рахунки-фактури 10 років від кінця року їх виставлення відповідно до статті 112aa Закону про VAT. Система зменшує ризик втрати документів і забезпечує уповноваженим суб’єктам доступ до рахунків-фактур протягом усього цього періоду
Безпека даних у KSeF ґрунтується на кількох рівнях захисту, зокрема на шифруванні передачі. Доступ до рахунків-фактур мають лише автентифіковані суб’єкти з відповідними повноваженнями (стаття 106nb), а без автентифікації – лише до конкретного рахунку-фактури через QR-код і дані, що дають змогу його ідентифікувати (стаття 106gb частина 3). Повноваження надаються відповідно до розпорядження Dz.U. 2025 поз. 1815, а токени можна використовувати лише до 31 грудня 2026 року.
Особливу увагу приділено цілісності документів: рахунок-фактуру, прийнятий до KSeF, не можна змінити – помилки виправляють лише коригувальним рахунком-фактурою. Кожен рахунок-фактура отримує номер KSeF, а його дані можна перевірити в системі, зокрема за допомогою QR-коду, розміщеного на візуалізації рахунку-фактури (стаття 106gb частина 5).
Система також має механізми резервного копіювання та відновлення даних, які мають забезпечити доступність документів навіть у разі технічного збою. На випадок аварії або недоступності KSeF закон передбачає окремі процедури: рахунки-фактури тоді виставляють за зразком і надсилають до KSeF пізніше – протягом 7 робочих днів після завершення аварії, оголошеної повідомленням, або наступного робочого дня після періоду недоступності (стаття 106nf частина 4, стаття 106nh частина 2).
Для користувачів системи важливо також, що KSeF підпадає під правила GDPR (RODO) щодо захисту персональних даних, а розпорядником даних у системі є Голова KAS (стаття 106nd частина 1).
Нова система електронних рахунків-фактур KSeF порівняно з попереднім виставленням рахунків
Поряд зі спрощенням обігу документів ефективніша боротьба з шахрайством із VAT – ще одна важлива мета реформи. Централізація рахунків-фактур в одній системі дає податковій адміністрації змогу краще відстежувати господарський обіг і швидше виявляти порушення. KSeF також слугує для аналізу та контролю правильності даних із рахунків-фактур (стаття 106nd частина 2 пункт 9), що полегшує зіставлення рахунків-фактур продажу та закупівлі. Перевірка рахунку-фактури на відповідність зразку в KSeF допомагає виявити частину порушень уже під час виставлення.
| Аспект | Попередня система | Нова система KSeF |
|---|---|---|
| Реєстрація рахунків-фактур | Добровільна | Обов’язкова (з винятками за статтею 106ga частина 2) |
| Строк реєстрації | Не визначено | Виставлення в KSeF; офлайн - до наступного робочого дня |
| Повернення VAT | 60 днів | 40 днів |
| Державний контроль | Обмежений | Поточний доступ до даних рахунків-фактур |
| Витрати на впровадження | Мінімальні | Значні на початку |
| Інтеграція систем | Необов’язкова | Обов’язкова |
Правові підстави KSeF - Закон про VAT і розпорядження
Запровадження KSeF вимагало ухвалення відповідних законів Сеймом і їх підписання Президентом. Законодавчий процес завершено: діють положення Закону про VAT (консолідований текст Dz.U. 2026 поз. 1263), запроваджені законами від 16 червня 2023 року (Dz.U. 2023 поз. 1598) та 5 серпня 2025 року (Dz.U. 2025 поз. 1203), а також розпорядження щодо користування KSeF (Dz.U. 2025 поз. 1815).
Ключові правові аспекти нової системи:
- Обов’язок виставляти структуровані рахунки-фактури в KSeF (стаття 106ga)
- Санкції за невиконання обов’язків щодо електронних рахунків-фактур (стаття 106ni, з 1 січня 2027 року)
- Перехідні положення для різних груп підприємців (статті 145l–145n)
- Правила захисту персональних даних
- Правила доступу до інформації в KSeF
- Процедури оскарження в разі спорів
Важливим правовим аспектом є також захист комерційних даних і конфіденційної інформації. KSeF збирає детальну інформацію про господарські операції, що викликає в деяких підприємців побоювання щодо збереження комерційної таємниці. Хто й у якому обсязі має доступ до рахунків-фактур, визначають правила щодо повноважень (стаття 106nb Закону про VAT і розпорядження Dz.U. 2025 поз. 1815).
Підготовка з боку Міністерства фінансів і KSeF 2.0
Міністерство фінансів провело підготовку до повного впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур. План дій охоплював як технічні, так і освітні аспекти, що мали забезпечити плавний перехід на нову систему.
Графік підготовки (за даними ksef.podatki.gov.pl):
- Червень 2025 року - оприлюднення технічної документації API KSeF 2.0 та цільової логічної структури FA(3) (30 червня 2025 року)
- Серпень 2025 року - ухвалення змін до Закону про VAT від 5 серпня 2025 року (Dz.U. 2025 поз. 1203)
- Вересень 2025 року - запуск відкритого тестування API для інтеграторів і фірм (30 вересня 2025 року)
- Листопад 2025 року - запуск Модуля сертифікатів і повноважень (1 листопада) та Застосунку платника KSeF 2.0 у тестовому і передпродуктивному середовищах (3 і 15 листопада)
Технічна документація API KSeF 2.0 і логічна структура FA(3) були ключовими для інтеграторів і постачальників бухгалтерського програмного забезпечення. Оприлюднення цих документів у червні 2025 року дало технологічним фірмам близько семи місяців на підготовку своїх рішень
Міністерство проводило освітні заходи для різних груп, зокрема цикл безоплатних навчань і вебінарів «Środy z KSeF» («Середи з KSeF», з 24 вересня до середини грудня 2025 року). Особливий наголос зробили на підтримці бухгалтерів і бухгалтерських бюро, які відіграють ключову роль, допомагаючи фірмам упроваджувати зміни.
Відкрите тестування API, яке розпочалося 30 вересня 2025 року, дало змогу на практиці перевірити функції системи в умовах, наближених до реальних, а з 15 жовтня 2025 року було доступне передпродуктивне середовище (Demo). Найменші фірми, які до кінця 2026 року користуються перехідним винятком, можуть скористатися безоплатними інструментами Міністерства фінансів (наприклад, Застосунком платника KSeF 2.0) та інформаційними матеріалами на ksef.podatki.gov.pl.
Приклад підготовки в середній торговельній фірмі: підприємство, що займається гуртовим продажем будівельних матеріалів із річним обігом 50 мільйонів злотих, почало готуватися до KSeF ще у 2024 році. Фірма оновила свою систему ERP, навчила бухгалтерську команду та провела тести інтеграції в тестовому середовищі KSeF. Завдяки ранній підготовці впровадження KSeF з 1 квітня 2026 року пройшло без серйозних проблем.
Електронні рахунки-фактури в інших країнах
Польща не перша країна, яка запровадила обов’язкову систему електронних рахунків-фактур. Досвід інших держав може стати цінним уроком для польських підприємців і регуляторів.
Приклади систем електронних рахунків-фактур в інших країнах:
- Італія - система FatturaPA діє з 2019 року для операцій B2B
- Іспанія - обов’язкові електронні рахунки-фактури B2B передбачає закон Crea y Crece 2022 року; строки залежать від підзаконних актів
- Франція - з 1 вересня 2026 року всі фірми мають приймати електронні рахунки-фактури, а обов’язок їх виставляти запроваджується поетапно до 2027 року
- Бразилія - одна з найстаріших систем електронних рахунків-фактур у світі
- Мексика - комплексна система CFDI діє вже багато років
Досвід інших країн показує, що найбільші виклики виникають у перші місяці після запровадження системи. Ключовим є забезпечення належної технічної та освітньої підтримки підприємців у цей період
Аналіз міжнародного досвіду вказує на кілька ключових чинників успіху:
- Достатньо тривалий підготовчий період для підприємців
- Інтенсивні освітні та навчальні заходи
- Гнучкість системи, що дає змогу інтегруватися з різними рішеннями
- Ефективна технічна підтримка в перші місяці роботи
- Поступове запровадження без різких штрафів на початку
