Підприємства дедалі частіше використовують електронні способи передавання бухгалтерських документів. Особливо популярним стало надсилання рахунків-фактур (faktura) електронним шляхом — як у вигляді файлів PDF електронною поштою, так і традиційним факсом. Для активних платників VAT (ПДВ) ключове питання — чи відповідають такі способи отримання рахунків-фактур чинним правилам і чи дають змогу ефективно відрахувати вхідний податок. З 2026 року відповідь залежить насамперед від KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур): як правило, рахунки-фактури виставляють у цій системі, а PDF чи факс допускаються лише у винятках.
Ця тема стає особливо важливою з огляду на дедалі більшу цифровізацію бізнес-процесів і прагнення підприємств скоротити витрати та час на обробку документації. Водночас платники податку мають дотримуватися суворих вимог Закону про VAT, які регулюють виставлення, отримання і зберігання рахунків-фактур.
Активний платник VAT, який хоче скористатися правом на відрахування VAT, повинен мати рахунок-фактуру, виставлений продавцем відповідно до вимог Закону про VAT. Спосіб отримання рахунку-фактури має істотне значення для можливості використати його в податкових розрахунках
Види рахунків-фактур згідно із Законом про VAT
Закон про VAT точно визначає поняття рахунку-фактури і різні форми, у яких він може існувати. Відповідно до статті 106b частини 1 Закону про VAT платник податку, який здійснює продаж іншому платнику, зобов’язаний виставити рахунок-фактуру. Цей обов’язок стосується як оплатного постачання товарів, так і оплатного надання послуг.
Ключове значення має легальне визначення рахунку-фактури у статті 2 пункті 31 Закону про VAT. Згідно з цим положенням рахунок-фактура — це документ у паперовій або електронній формі, що містить дані, яких вимагають закон і видані на його підставі акти. Визначення однозначно показує, що законодавець допускає дві основні форми рахунків-фактур: паперову й електронну. Закон також виокремлює структурований рахунок-фактуру — виставлений у KSeF разом із присвоєним у цій системі номером (стаття 2 пункт 32a) — і з 1 лютого 2026 року платники, як правило, зобов’язані виставляти саме такі рахунки-фактури (стаття 106ga частина 1). Що має бути в рахунку-фактурі звільненого продавця, описуємо у статті про підставу звільнення від VAT у рахунку-фактурі.
Стаття 2 пункт 32 Закону про VAT визначає електронний рахунок-фактуру як рахунок-фактуру в електронній формі, виставлений і отриманий у будь-якому електронному форматі. Ключове те, що електронний рахунок-фактура від самого початку не має паперової форми
Зверніть особливу увагу на зміну правил щодо електронних рахунків-фактур. До 31 січня 2026 року стаття 106n Закону про VAT вимагала згоди одержувача електронного рахунку-фактури. З 1 лютого 2026 року це положення скасовано: електронні рахунки-фактури, виставлені поза KSeF, продавець надсилає або надає покупцю погодженим із ним способом (стаття 106gc частина 1 Закону про VAT), а структуровані рахунки-фактури покупець отримує в KSeF без окремої згоди (стаття 106gb частина 1). Оскільки рахунки-фактури надходять у KSeF без згоди покупця, варто знати правила належної обачності щодо рахунків від шахраїв.
Правила також дозволяють надсилати або надавати одному одержувачу одночасно більше ніж один електронний рахунок-фактуру. У такому разі спільні для окремих рахунків-фактур дані можна вказати лише один раз, за умови що для кожного рахунку-фактури доступні всі потрібні дані (стаття 106gc частина 4).
Рахунки-фактури PDF, надіслані електронною поштою
Надсилання рахунків-фактур у форматі PDF на електронну адресу покупця стало дуже популярним серед підприємців. Таке рішення поєднує зручність електронного передавання з читабельною формою документа. Однак з 2026 року воно допустиме лише тоді, коли платник не зобов’язаний виставляти рахунок-фактуру в KSeF — зокрема під час продажу споживачам, у платників без місцезнаходження і постійного місця діяльності в Польщі та в тих, хто користується звільненням за статтею 113a (стаття 106ga частини 2–3), а до 31 грудня 2026 року також під час продажу, задокументованого такими рахунками-фактурами, до 10 000 zł брутто на місяць (стаття 145m) і для рахунків-фактур із касового апарата (kasa fiskalna) (стаття 145n). PDF, надісланий до рахунку-фактури, виставленого в KSeF, — це лише його попередній перегляд: рахунком-фактурою є документ у KSeF. Директор Національної податкової інформації в індивідуальному податковому роз’ясненні (KIS) від 11 вересня 2019 року (№ 0113-KDIPT1-3.4012.432.2019.1.ALN), виданому до запровадження обов’язкового KSeF, підтвердив допустимість такого рішення.
У цьому роз’ясненні зазначено, що покупець, приймаючи правила користування мобільним застосунком, погоджується отримувати рахунки-фактури у вигляді файлу PDF на електронну адресу, вказану під час реєстрації. Отже, надсилання рахунку-фактури у форматі PDF на вказану покупцем електронну адресу, на його вимогу, означає, що документ було надано покупцю.
Рахунок-фактура, виставлений в електронному форматі PDF і надісланий електронною поштою, є електронним рахунком-фактурою в розумінні Закону про VAT. До 31 січня 2026 року він вимагав згоди одержувача (стаття 106n, нині скасована); з 1 лютого 2026 року його можна виставити лише у винятках з обов’язку KSeF, а надсилають його погодженим із покупцем способом (стаття 106gc частина 1)
Рахунки-фактури, надіслані факсом
Інакше слід розглядати рахунки-фактури, надіслані факсом. Рахунок-фактура, надісланий факсом, не є електронним рахунком-фактурою в розумінні Закону про VAT. Наголошується, що електронний рахунок-фактура від самого початку не має паперової форми. Якщо виставлено паперовий рахунок-фактуру, який потім надіслано факсом, то лише через використання факсу він не стає електронним.
Як наслідок, до рахунку-фактури, надісланого факсом, не застосовувалася стаття 106n Закону про VAT, яка до 31 січня 2026 року вимагала згоди одержувача лише для електронних рахунків-фактур. Рахунок-фактура, надісланий факсом, залишається паперовим, хоча його передано електронними засобами, — а з 2026 року паперовий рахунок-фактура, як і PDF, допускається лише у винятках з обов’язку виставляти рахунки-фактури в KSeF (стаття 106ga частини 2–3, статті 145l–145n).
Рахунок-фактура, надісланий факсом, вважається паперовим, тому він не вимагав згоди одержувача, якої до 31 січня 2026 року вимагали електронні рахунки-фактури. Податкові наслідки виставлення обох видів рахунків-фактур однакові
Правові підстави відрахування VAT
Право на відрахування VAT детально врегульоване в Законі про VAT. Відповідно до статті 86 частини 1 Закону про VAT, у тій мірі, в якій товари і послуги використовуються для оподатковуваних операцій, платнику належить право зменшити суму податкового зобов’язання на суму вхідного податку.
Ключове значення має стаття 86 частина 2 пункт 1 літера a Закону про VAT, яка встановлює, що сумою вхідного податку є сума податку, зазначеного в рахунках-фактурах, отриманих платником за придбання товарів і послуг. Це положення однозначно вказує на рахунок-фактуру як основний документ, що дає право на відрахування VAT.
Момент виникнення права на відрахування визначає стаття 86 частина 10 Закону про VAT. Згідно з нею право зменшити податкове зобов’язання виникає в розрахунку за період, у якому щодо придбаних платником товарів і послуг виникло податкове зобов’язання. Розрахунки VAT і файли JPK готуємо для клієнтів нашої бухгалтерської фірми у Варшаві.
Право зменшити податкове зобов’язання на суму вхідного податку виникає не раніше ніж у розрахунку за період, у якому платник отримав рахунок-фактуру або митний документ, відповідно до статті 86 частини 10b пункту 1 Закону про VAT. Структурований рахунок-фактуру вважають отриманим у день присвоєння йому номера в KSeF (стаття 106na частина 3)
Умови ефективного відрахування VAT
Щоб право на відрахування VAT можна було ефективно реалізувати, мають бути виконані певні правові умови. Основна вимога — наявність у платника рахунку-фактури або митного документа. Якщо в момент виникнення податкового зобов’язання платник не має рахунку-фактури, право на відрахування переноситься на момент його отримання.
Важливо, що правила не диференціюють право на відрахування залежно від того, чи має платник електронний або паперовий рахунок-фактуру. Це означає, що форма рахунку-фактури — традиційна паперова, електронна PDF чи надіслана факсом — не впливає на можливість відрахувати VAT. Це стосується також структурованих рахунків-фактур, отриманих у KSeF.
Однак платник має пам’ятати про наявність усіх обов’язкових елементів рахунку-фактури, визначених у статті 106e Закону про VAT, і про дотримання строків виставлення рахунків-фактур відповідно до статті 106i Закону про VAT.
- Перевірка повноти даних у рахунку-фактурі відповідно до статті 106e Закону про VAT
- Перевірка, що рахунок-фактура документує реальну господарську операцію
- Перевірка, чи товари або послуги використовуватимуться для оподатковуваних операцій
- Зберігання рахунку-фактури у формі, що дає змогу пізніше пред’явити його податковим органам
- Внесення рахунку-фактури до обліку VAT у відповідному розрахунковому періоді
Вимоги щодо автентичності й цілісності рахунків-фактур
Закон про VAT вимагає забезпечити автентичність походження, цілісність змісту і читабельність рахунку-фактури. Ці вимоги детально визначає стаття 106m Закону про VAT: для структурованих рахунків-фактур їх забезпечує KSeF (частина 1), а для інших — зокрема PDF і паперових — спосіб їх забезпечення визначає платник (частина 1a). Вони мають ключове значення для ефективного відрахування VAT.
Автентичність походження рахунку-фактури означає впевненість щодо особи постачальника товарів чи послуг або особи, яка виставила рахунок-фактуру. Це базовий елемент перевірки, який має забезпечити, що рахунок-фактура справді походить від суб’єкта, який здійснив продаж.
Цілісність змісту означає, що в рахунку-фактурі не змінено даних, які він має містити згідно із Законом про VAT. Ця вимога має забезпечити, що документ не було змінено після того, як продавець його виставив.
Автентичність походження, цілісність змісту і читабельність рахунку-фактури, іншого ніж структурований, можна забезпечити за допомогою будь-яких бізнес-контролів, які встановлюють надійний аудиторський слід між рахунком-фактурою і постачанням товарів або наданням послуг
Бізнес-контролі та аудиторський слід
Бізнес-контролі мають відповідати розміру, діяльності та типу платника. Вони повинні враховувати кількість і вартість операцій, а також кількість і вид постачальників і покупців. У відповідних випадках слід враховувати й інші чинники, що впливають на специфіку діяльності платника.
Прикладом бізнес-контролю є наявність додаткових документів, як-от:
- Замовлення, що підтверджують намір укласти угоду
- Договори, що визначають умови співпраці
- Транспортні документи, що підтверджують доставку товарів
- Вимоги про оплату і підтвердження платежів
- Ділове листування, пов’язане з операцією
Надійний аудиторський слід означає, що зв’язок між додатковими документами і здійсненими операціями легко простежити завдяки достатнім даним для поєднання документів
Аудиторський слід має відповідати встановленим на підприємстві процедурам і відображати процеси, які фактично відбулися. Для цілей VAT він має забезпечити зв’язок між рахунком-фактурою і постачанням товарів або наданням послуг, який можна перевірити, щоб з’ясувати, чи відображає рахунок-фактура реальну операцію.
Практичні аспекти отримання рахунків-фактур в електронному вигляді
Підприємці, які отримують рахунки-фактури електронно, мають звернути увагу на кілька важливих практичних аспектів. Насамперед до 31 січня 2026 року для електронних рахунків-фактур була потрібна згода на їх отримання; з 1 лютого 2026 року електронні рахунки-фактури, виставлені поза KSeF, надсилають погодженим із покупцем способом (стаття 106gc частина 1). Таке погодження можна оформити по-різному, зокрема через прийняття правил користування, підписання договору або подання заяви.
На практиці часто застосовують рішення, за яких покупець під час реєстрації в системі постачальника або під час укладення договору погоджується отримувати рахунки-фактури в електронній формі. Таке рішення документує погодження способу надсилання рахунків-фактур, якого вимагає стаття 106gc частина 1 Закону про VAT.
У 2025 році фірма, що надає бухгалтерські послуги, уклала договір із постачальником програмного забезпечення, у якому погодилася отримувати рахунки-фактури у вигляді файлів PDF на вказану електронну адресу. Усі рахунки-фактури, отримані в такий спосіб, можна було використати для відрахування VAT за умови, що вони містили всі обов’язкові елементи й документували реальні операції. З 2026 року такий постачальник, як правило, виставляє рахунки-фактури в KSeF і фірма отримує їх там — PDF, надісланий електронною поштою, тоді є лише попереднім переглядом рахунку-фактури.
| Форма рахунку-фактури | Згода одержувача (з 1.02.2026) | Правова підстава | Можливість відрахування VAT |
|---|---|---|---|
| Паперовий рахунок-фактура | Ні | Стаття 2 пункт 31 і стаття 106gc частина 5 Закону про VAT | Так |
| Електронний рахунок-фактура PDF | Ні — спосіб надсилання погоджено з покупцем | Стаття 106gc частина 1 Закону про VAT (до 31.01.2026 стаття 106n) | Так |
| Рахунок-фактура, надісланий факсом | Ні | Стаття 2 пункт 31 Закону про VAT | Так |
| Рахунок-фактура в системі EDI | Ні — умови визначає договір EDI | Стаття 106m частина 5 пункт 2 Закону про VAT | Так |
Архівування і зберігання електронних рахунків-фактур
Платники, які отримують рахунки-фактури в електронній формі, мають забезпечити їх належне зберігання протягом строку, визначеного законом. Електронні рахунки-фактури можна зберігати в електронній формі, але їх треба захистити від втрати, знищення або несанкціонованого доступу.
Ключове — зберегти читабельність рахунків-фактур протягом усього строку зберігання. Це означає, що платник повинен мати відповідне програмне забезпечення і обладнання, щоб прочитати рахунки-фактури в майбутньому, навіть якщо технології зміняться.
Електронні рахунки-фактури треба зберігати так, щоб забезпечити їх читабельність, цілісність і доступність протягом усього строку, передбаченого законом. Платник відповідає за вибір відповідних методів архівування
Процедури перевірки рахунків-фактур, отриманих електронно
Отримання рахунків-фактур електронним шляхом вимагає від платників запровадити відповідні процедури перевірки. Їхня мета — переконатися, що отримані документи справді походять від зазначених осіб, які їх виставили, і не були змінені під час передавання.
Основний елемент перевірки — перевірити, чи містить рахунок-фактура всі обов’язкові елементи. Це стосується зокрема даних, що ідентифікують продавця і покупця, опису предмета операції, сум нетто і брутто та ставок VAT.
Так само важливо перевірити відповідність даних у рахунку-фактурі реальній операції. Платник має порівняти інформацію в рахунку-фактурі з додатковими документами, як-от замовлення, договори чи транспортні документи.
- Перевірка ідентифікаційних даних продавця, зокрема NIP (податковий номер)
- Перевірка відповідності опису товару чи послуги реальній операції
- Контроль правильності сум і ставок VAT
- Порівняння даних у рахунку-фактурі з додатковими документами
- Перевірка, чи продавець є зареєстрованим платником VAT
Що робити в разі сумнівів
Якщо платник має сумніви щодо автентичності отриманого рахунку-фактури, він повинен вжити додаткових заходів перевірки. Це може бути безпосередній контакт із продавцем для підтвердження виставлення рахунку-фактури, перевірка даних продавця в публічних реєстрах або вимога надати додаткові документи, що підтверджують операцію.
Якщо з’ясується, що рахунок-фактура може бути неавтентичним або містити помилкові дані, платник має утриматися від відрахування VAT до з’ясування сумнівів. Відрахування VAT на підставі рахунку-фактури, щодо якого платник має обґрунтовані сумніви, може мати негативні податкові наслідки.
Платник зобов’язаний дотримуватися належної обачності під час перевірки отриманих рахунків-фактур. У разі сумнівів щодо автентичності рахунку-фактури слід вжити додаткових заходів перевірки до відрахування VAT
Правові наслідки неправильного відрахування VAT
Відрахування VAT на підставі неправильних рахунків-фактур може мати серйозні правові та фінансові наслідки. Податкові органи можуть оскаржити право на відрахування, що означає доплату податку разом із відсотками.
Якщо буде встановлено, що платник відрахував VAT на підставі рахунків-фактур, які документують неіснуючі операції, або рахунків-фактур із неправдивими даними, орган може встановити додаткове податкове зобов’язання (так звану санкцію VAT). Як правило, воно становить до 30% суми заниження податкового зобов’язання (стаття 112b Закону про VAT), а якщо відрахування випливає з рахунку-фактури, виставленого неіснуючим суб’єктом або такого, що підтверджує операції, які не були здійснені, і було наслідком умисних дій платника або контрагента, про які платник знав, — 100% (стаття 112c).
Особливо суворі наслідки загрожують за участь у податкових каруселях або інших схемах, спрямованих на незаконне отримання VAT. У таких ситуаціях, крім податкових санкцій, може бути порушено кримінальне провадження.
Підприємець отримав електронні рахунки-фактури від постачальника, який виявився недобросовісним. Хоча рахунки-фактури формально містили всі обов’язкові елементи, вони документували неіснуючі операції. За результатами податкової перевірки підприємець мусив скоригувати відрахування і сплатити податкову заборгованість із пенею, а орган встановив додаткове податкове зобов’язання в розмірі 30% суми заниження (якби було доведено, що він знав про фіктивність операцій, — 100%).
