«Білий список» платників VAT у Польщі: повний посібник 2026

«Білий список» платників VAT (biała lista podatników VAT) — ключовий інструмент у щоденній діяльності підприємців у Польщі. Він дає змогу перевірити надійність контрагентів і захищає від негативних податкових наслідків. З вересня 2019 року підприємці мають доступ до комплексної бази даних з інформацією про всіх зареєстрованих платників VAT (ПДВ) разом з їхніми банківськими рахунками. Кожному, хто веде господарську діяльність, варто знати, як працює ця система.

«Білий список» створено, щоб зробити господарський обіг безпечнішим і обмежити шахрайство з податками. Маючи доступ до актуальної інформації про статус VAT контрагентів і їхні банківські рахунки, ви можете ухвалювати зважені рішення щодо співпраці та обмежувати податковий ризик, пов’язаний із платежами.

Що таке «білий список» платників VAT

«Білий список» платників VAT — це офіційний перелік, який веде податкова адміністрація, з детальною інформацією про суб’єктів, зареєстрованих як платники VAT. Система працює як центральна база даних, до якої підприємці мають постійний доступ для перевірки своїх контрагентів. Перелік оновлюється в робочі дні, раз на добу (стаття 96b частина 8 Закону про VAT), тому зміни статусу платників, їхніх ідентифікаційних даних і банківських рахунків з’являються в ньому з певною затримкою. Інші дати, про які варто пам’ятати, зібрано в матеріалі календар податкових строків.

Головна мета створення «білого списку» — зробити господарський обіг прозорішим і дати підприємцям змогу легко перевіряти надійність потенційних партнерів. Система є важливим елементом боротьби з податковим шахрайством, особливо у VAT, де правильна ідентифікація контрагента має вирішальне значення для права на відрахування вхідного VAT.

Система дає змогу перевірити статус платника не лише на поточний день, а й на вибраний день у минулому, що особливо корисно під час перевірки минулих операцій. Перевірити дані можна за 5 років, що передують року, в якому суб’єкта перевіряють (стаття 96b частина 2 Закону про VAT).

Яку інформацію містить «білий список» платників VAT

«Білий список» містить широкий обсяг інформації, потрібної для всебічної перевірки контрагента. Основні ідентифікаційні дані — це фірмове найменування або назва суб’єкта, а у фізичних осіб — ім’я та прізвище особи, яка веде господарську діяльність. Система містить також NIP (податковий номер), який є основним ідентифікатором платника в податковій системі.

Особливо важлива інформація — статус суб’єкта в реєстрі VAT, який може бути різним залежно від ситуації платника. Система розрізняє активних платників VAT, платників, звільнених від VAT, суб’єктів, виключених із реєстру, і тих, кому відмовили в реєстрації. Статус має ключове значення для того, щоб визначити, чи може суб’єкт виставляти рахунки-фактури VAT і чи не обмежить співпраця з ним право на відрахування вхідного податку.

Основні категорії інформації в «білому списку»:

• Ідентифікаційні дані (фірмове найменування, ім’я та прізвище, NIP, REGON (статистичний номер), номер KRS (Національний судовий реєстр))
• Статус платника VAT (активний, звільнений, виключений)
• Адреси (місцезнаходження, місце ведення діяльності, місце проживання)
• Інформація про осіб, уповноважених на представництво (лише в частини незареєстрованих або виключених суб’єктів)
• Дати реєстрації, виключення або відновлення реєстрації
• Номери розрахункових рахунків, підтверджені в системі STIR

Адресні дані — ще один важливий елемент інформації в переліку. Для суб’єктів, які не є фізичними особами, система показує адресу місцезнаходження, а для фізичних осіб — адресу постійного місця ведення діяльності або, якщо його немає, адресу місця проживання. Ця інформація дає змогу перевірити, чи суб’єкт справді працює за вказаною адресою.

Закон передбачає також дані про осіб, уповноважених на представництво суб’єкта (імена та прізвища членів органу та їхні номери NIP), прокуристів (prokurent) і учасників. Однак згідно зі статтею 96b частина 4 Закону про VAT вони не показуються щодо суб’єктів, зареєстрованих як платники VAT, а з’являються лише в частини суб’єктів, яких не зареєстрували або виключили з реєстру.

Ключовий елемент «білого списку» — номери розрахункових рахунків платників, повідомлені податковій (urząd skarbowy) і підтверджені в системі STIR. Ця інформація має фундаментальне значення для безпеки розрахунків, бо платежі на рахунки, яких немає в «білому списку», можуть мати негативні податкові наслідки.

Види банківських рахунків і «білий список»

Різні види банківських рахунків підпадають під різні правила в контексті «білого списку» платників VAT. Розуміння цих відмінностей — ключ до правильних розрахунків і уникнення податкових проблем. Основний поділ — на розрахункові рахунки, які видно в переліку, і приватні рахунки, які не потрібно повідомляти.

Віртуальні рахунки — особлива категорія, бо самі вони в переліку платників VAT не видні. Однак платежі на ці рахунки не мають негативних наслідків, якщо основний рахунок, до якого створено віртуальний рахунок, є в «білому списку». Це правило значно спрощує розрахунки для фірм, які користуються сучасними системами електронних платежів.

Рахунки в іноземних банках також не видні в польському переліку платників VAT. Якщо ви купуєте товари чи послуги в польського активного платника VAT і платите на закордонний банківський рахунок, можуть виникнути негативні податкові наслідки. Тому перед таким платежем варто проконсультуватися з податковим радником або безпосередньо з контрагентом щодо польського рахунку.

Рахунки власного господарства банків і цесійні рахунки банків та кооперативних ощадно-кредитних кас потребують індивідуального аналізу. Податкові наслідки та обов’язок внести такий рахунок до переліку залежать від того, як його використовують, і від характеру діяльності платника.

Існують також особливі категорії платежів, для яких перевірка «білого списку» не обов’язкова. До них належать перекази арештованої дебіторської заборгованості на рахунок судового виконавця або органу примусового виконання у виконавчому провадженні. Так само платежі страховиків на користь третіх осіб, які ліквідують шкоду, не потребують перевірки в переліку платників VAT.

Для доручень на переказ з відкладеною датою, постійних доручень і прямого дебету статус рахунку перевіряють на день передання доручення банку, незалежно від фактичної дати виконання операції. Мета цього правила — щоб перевірка відбувалася в момент ухвалення рішення про платіж, а не в момент його виконання.

Як оновити дані в «білому списку» платників VAT

Оновлення даних у «білому списку» вимагає від підприємців активних дій і знання відповідних процедур. Платники, чиї розрахункові рахунки ще не внесено до переліку або вони потребують оновлення, мають зробити конкретні кроки залежно від організаційно-правової форми.

Процес оновлення даних складається з таких кроків:

1. Визначте форму діяльності - чи це JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП), компанія, внесена до KRS, цивільне товариство (spółka cywilna) чи інша правова форма
2. Виберіть відповідний формуляр - CEIDG-1, NIP-8, NIP-2 або NIP-7 з додатком NIP-B залежно від форми діяльності
3. Підготуйте документи - зберіть актуальні дані про банківські рахунки та іншу інформацію, потрібну для оновлення
4. Подайте заяву - заповніть і надішліть відповідний формуляр до компетентного органу (CEIDG або податкова)
5. Дочекайтеся оновлення - стежте за «білим списком», щоб переконатися, що дані оновлено
6. Перевірте правильність - переконайтеся в переліку, що всі дані внесено правильно

Підприємці, які ведуть JDG, оновлюють свої дані, подаючи заяву CEIDG-1 у системі CEIDG. Це можна зробити онлайн, що значно пришвидшує оновлення даних у переліку платників VAT.

Суб’єкти, внесені до KRS, повідомляють компетентну податкову про свої банківські рахунки за допомогою формуляра NIP-8. Цей формуляр використовують для повідомлення про всі зміни в ідентифікаційних даних і банківських рахунках суб’єктів, внесених до KRS.

Фізичні особи, діяльність яких не підлягає внесенню до CEIDG, використовують формуляр NIP-7 з додатком NIP-B. Додаток NIP-B призначений саме для повідомлення інформації про банківські рахунки і є невід’ємною частиною заяви про оновлення даних.

Оновлення даних — не одноразова справа: платники зобов’язані постійно повідомляти компетентні органи про всі зміни в діяльності, зокрема про відкриття нових банківських рахунків або закриття наявних. Невиконання цього обов’язку може спричинити проблеми з розрахунками з контрагентами та негативні податкові наслідки.

Пам’ятайте, що відповідальність за актуальність даних у «білому списку» лежить на самому платнику. Податкові органи не зобов’язані нагадувати про потребу оновити дані, тому підприємцям варто самостійно стежити, щоб їхні дані в переліку відповідали фактичному стану.

Відповідальність продавців перед покупцями

«Білий список» покладає обов’язки не лише на покупців, а й на продавців, які приймають платежі понад 15 тисяч злотих. Продавці мають подбати, щоб їхні дані в переліку були актуальні й правильні, інакше вони наражають своїх контрагентів на податкові санкції. Ця відповідальність безпосередньо впливає на довіру до фірми на ринку.

Продавцям варто також інформувати контрагентів про будь-які зміни номерів банківських рахунків і про статус своїх рахунків у переліку. Проактивна комунікація може запобігти проблемам і зміцнити довіру в ділових стосунках.

Правила оприлюднення і видалення даних з переліку

«Білий список» платників VAT працює за чітко визначеними правилами оприлюднення та видалення даних, які пояснюють, як довго інформація про окремих суб’єктів залишається доступною. Ці правила забезпечують актуальність бази даних і водночас зберігають можливість історичної перевірки контрагентів.

Дані суб’єктів, яким начальник податкової відмовив у реєстрації як платника VAT або яких виключено з реєстру, залишаються в переліку 5 років від кінця календарного року, в якому відбулася відмова в реєстрації або виключення. Це правило дає змогу історично перевіряти суб’єктів, які мали проблеми з реєстрацією VAT. Виключення може відбутися й на прохання самого підприємця – пояснюємо, як подати формуляр VAT-Z для заяви про припинення VAT.

Практичний приклад: Якщо платника виключили з реєстру VAT у березні 2024 року, його дані залишатимуться в «білому списку» до кінця 2029 року. Це дає змогу іншим підприємцям перевірити минулі операції з цим суб’єктом і з’ясувати, яким був його статус у конкретні періоди.

Інформацію про зареєстрованих платників VAT, зокрема тих, чию реєстрацію відновлено, видаляють з переліку після спливу 5 років від кінця року, в якому їх виключили з реєстру VAT (стаття 96b частина 7 Закону про VAT). Це означає, що впродовж усієї діяльності та 5 років після її завершення дані платника залишаються доступними в системі.

Особливість системи в тому, що деякі дані показуються за станом на день перевірки, незалежно від того, на який день у минулому ви перевіряєте. Це означає, що якщо платник змінив фірмове найменування, у переліку буде видно чинну назву навіть тоді, коли ви перевіряєте статус за період, коли він працював під іншою назвою.

Система дає змогу перевіряти дані контрагента до 5 років назад, що особливо корисно під час податкових перевірок або спорів щодо минулих операцій. Ця функція дає змогу відтворити фактичний стан на будь-який день у цьому періоді, що має велике значення для документування господарських процесів.

Важлива функція системи — можливість перевірити, який номер банківського рахунку мав платник у певний період, коли був зареєстрований як активний платник VAT. Ця інформація особливо корисна під час перевірки минулих операцій і може допомогти з’ясувати сумніви щодо правильності розрахунків.

Практичні аспекти користування «білим списком»

Ефективне використання «білого списку» в щоденній практиці вимагає розуміння не лише технічного боку системи, а й того, як її застосовують на практиці. Підприємцям варто виробити регулярні процедури перевірки контрагентів, пропорційні масштабу та характеру діяльності.

Основне правило — перевіряти контрагента до початку співпраці, особливо якщо заплановані операції матимуть значну вартість. Перевірка має охоплювати не лише статус VAT, а й відповідність ідентифікаційних даних і банківських рахунків, наданих контрагентом.

Найважливіші елементи практичної перевірки:

• Перевірка поточного статусу VAT контрагента
• Перевірка відповідності ідентифікаційних даних (NIP, назва фірми, адреса)
• Підтвердження, що надані банківські рахунки є в переліку
• Перевірка історії змін статусу платника
• Документування перевірки з датою та часом
• Періодична перевірка статусу постійних контрагентів

У довгострокових відносинах варто періодично перевіряти статус контрагентів, бо їхня податкова ситуація може змінюватися. Особливо важливо стежити за статусом ключових постачальників і покупців, чиї можливі проблеми з реєстрацією VAT могли б вплинути на вашу діяльність.

Особливу увагу звертайте на операції високої вартості, де податковий ризик найбільший. У таких випадках варто розглянути додаткові способи перевірки контрагента, як-от пошук в інших публічних реєстрах або отримання рекомендацій від інших партнерів.

Практичний сценарій: Фірма планує купити машини вартістю 500 000 zł у нового постачальника. Крім стандартної перевірки в «білому списку», варто перевірити історію діяльності постачальника, його фінансову ситуацію в реєстрі боргів, а також зв’язатися з іншими клієнтами, щоб отримати рекомендації. Така всебічна перевірка допоможе уникнути проблем з ненадійним контрагентом.

«Білий список» варто вважати одним з інструментів оцінки надійності контрагента, але не єдиним. Всебічна оцінка має враховувати й інші аспекти, як-от фінансовий стан суб’єкта, історію співпраці чи репутацію в галузі.

Підприємцям, які працюють на міжнародному ринку, варто пам’ятати, що «білий список» стосується лише суб’єктів, зареєстрованих (або незареєстрованих чи виключених) для цілей VAT у Польщі. Для операцій з іноземними суб’єктами потрібні інші методи перевірки, пристосовані до особливостей окремих країн.

Перевірка контрагента в «білому списку» крок за кроком

Ефективна перевірка контрагентів у «білому списку» вимагає системного підходу і дотримання певної процедури. Цей процес слід запровадити як постійну процедуру на кожному підприємстві, яке здійснює операції понад поріг 15 тисяч злотих.

Коли потрібно перевіряти контрагента в «білому списку»

Наслідки оплати на рахунок поза переліком виникають лише тоді, коли одночасно є такі обставини:

• Вартість операції понад 15 тисяч злотих
• Платіж на користь активного платника VAT
• Платіж на рахунок, не внесений до переліку
• Неподання повідомлення ZAW-NR у строк

Обов’язок перевірки стосується лише операцій з активними платниками VAT. Це означає, що платежі на користь суб’єктів, які не є платниками VAT або звільнені від VAT, не підпадають під ці обмеження. Однак на практиці це означає потребу перевіряти статус VAT контрагента перед кожною більшою операцією.

Приклад типової помилки: фірма ABC перевірила статус контрагента під час отримання рахунку-фактури 15 січня, але доручила платіж лише 30 січня. Тим часом статус контрагента змінився, що спричинило податкові проблеми. Правильні дії: перевірку слід було провести 30 січня, у день доручення переказу.

Як перевірити контрагента-платника VAT — процедура

Нижче наведено детальний процес перевірки:

1. Визначення операцій, що підлягають перевірці, за вартістю рахунку-фактури
2. Збір даних контрагента: NIP, назва фірми, номер банківського рахунку
3. Вибір способу перевірки: пошук Міністерства фінансів або зовнішня програма
4. Проведення перевірки в день запланованого платежу
5. Збереження підтвердження перевірки або ідентифікатора запиту
6. Ухвалення рішення про спосіб оплати на підставі результатів перевірки
7. У разі проблем: контакт із контрагентом або застосування механізму розділеного платежу

У разі виявлення проблем із контрагентом підприємець має кілька варіантів: зв’язатися з контрагентом, щоб з’ясувати ситуацію, застосувати механізм розділеного платежу або підготуватися до подання повідомлення ZAW-NR. Кожен із цих варіантів має свої наслідки, і його слід обирати свідомо.

«Білий список» як інструмент перевірки платника VAT

Перевіряти контрагентів у «білому списку» можна двома основними способами, кожен з яких має свої переваги й обмеження. Перший — користуватися зовнішніми бухгалтерськими програмами, які підключаються до програмного інтерфейсу (API), наданого Міністерством фінансів. Такі рішення зазвичай мають ширші можливості та інтегруються з бухгалтерськими системами підприємства.

Доступні способи перевірки:

• Онлайн-пошук Міністерства фінансів (безкоштовний)
• Бухгалтерські програми з інтеграцією API (платні)
• Пряме підключення до API Міністерства фінансів (потрібен програміст)
• Послуги зовнішніх постачальників (абонемент)

Другий спосіб — користуватися пошуковою системою, яку надає безпосередньо Міністерство фінансів. Цей спосіб безкоштовний і доступний усім підприємцям, але має менше можливостей автоматизації. Пошукова система дає змогу перевірити статус контрагента, ввівши NIP, частину назви, REGON або номер банківського рахунку.

Незалежно від обраного способу, перевірку можна провести на поточний день або на минулу дату, але не на майбутню. Це обмеження пов’язане з тим, що статус платника VAT може змінюватися, а система не передбачає майбутніх змін. Тому перевірку слід проводити якомога ближче до дати запланованого платежу.

Перевірка банківського рахунку в «білому списку»

Особливо проблемні ситуації, коли продавець має лише приватний рахунок. Особисті рахунки не вносяться до переліку, тому кожен платіж на такий рахунок вимагає від покупця подання повідомлення до податкової. Така ситуація може відштовхнути потенційних контрагентів від співпраці.

Наслідки неправильного користування системою

Неправильне користування «білим списком» або його ігнорування може призвести до серйозних податкових наслідків, які суттєво вплинуть на фінансовий стан підприємства. Сам платіж на рахунок, якого немає в переліку, не позбавляє права на відрахування вхідного VAT. Наслідки стосуються платежів за операції вартістю понад 15 000 zł (стаття 19 Закону «Право підприємців» (Prawo przedsiębiorców)), задокументовані рахунком-фактурою, виставленим активним платником VAT: витрату не враховують у KUP (витрати, що враховуються в оподаткуванні) (стаття 22p частина 1 пункт 2 Закону про PIT (податок на доходи фізичних осіб), стаття 15d частина 1 пункт 2 Закону про CIT (податок на прибуток)), а покупець несе солідарну відповідальність з постачальником за його заборгованість з VAT, що припадає на цю операцію (стаття 117ba § 1 Податкового кодексу). У 2026 році діють обидва наслідки, проте з 1 січня 2027 року (закон від 18 вересня 2026 року, Dz.U. (Вісник законів) 2026 поз. 1371) стаття 22p частина 1 Закону про PIT і стаття 15d частина 1 Закону про CIT охоплюватимуть лише платіж, здійснений без посередництва платіжного рахунку, – переказ на рахунок поза переліком уже не виключатиме витрату з KUP, а солідарна відповідальність за статтею 117ba Податкового кодексу залишається (до платежів за рахунками-фактурами, виставленими до 1 січня 2027 року, застосовуються попередні норми).

Цих наслідків можна уникнути, подавши повідомлення ZAW-NR протягом 7 днів від дати доручення переказу або сплативши через механізм розділеного платежу (стаття 108a Закону про VAT). Якщо витрату вже враховано в KUP, потрібно зменшити витрати або збільшити доходи в місяці доручення переказу (стаття 22p частина 2 Закону про PIT), а вищий податок означає також пеню. Тому так важливо систематично й правильно користуватися доступними інструментами перевірки. Клієнтам, яким ми надаємо бухгалтерське обслуговування, ми також розраховуємо VAT і готуємо файли JPK.

Основні види наслідків:

• Виключення платежу з KUP у PIT і CIT
• Потреба зменшити витрати або збільшити доходи, якщо витрату вже проведено
• Нарахування пені на заборгованість з податку на доходи
• Солідарна відповідальність за VAT постачальника, що припадає на операцію
• Додаткове адміністративне навантаження, пов’язане з поясненнями
• Ризик детальних податкових перевірок

Підприємцям варто також пам’ятати про обов’язок особливої обережності в операціях із суб’єктами, яких немає в «білому списку» або чий статус викликає сумніви. У таких ситуаціях варто проконсультуватися з податковим радником або безпосередньо з компетентною податковою.

Особливо ризиковані ситуації, коли платник свідомо платить на рахунки поза переліком, розраховуючи, що під час перевірки цього не виявлять. Наслідки за статтею 22p Закону про PIT, статтею 15d Закону про CIT і статтею 117ba Податкового кодексу настають незалежно від того, чи помилка була навмисною.

Приклад наслідків: Фірма на лінійному податку 19% заплатила 123 000 zł брутто (100 000 zł нетто + 23 000 zł VAT) за машину активному платнику VAT на рахунок, якого немає в «білому списку», і не подала повідомлення ZAW-NR. Право на відрахування 23 000 zł VAT зберігається, але фірма не може врахувати витрату в KUP (для основного засобу — амортизаційні відрахування від цієї вартості), що за ставки 19% означає загалом на 19 000 zł більше податку на доходи, а в разі заборгованості — ще й пеню. Якщо постачальник не сплатить VAT з цієї операції, фірма солідарно відповідає за нього в межах 23 000 zł.

Повідомлення ZAW-NR — процедура крок за кроком

Законодавець передбачив можливість уникнути втрати права включити витрату до KUP, подавши відповідне повідомлення до податкової (urząd skarbowy) — начальнику податкової, компетентної для платника, який здійснив оплату (стаття 117ba § 3 пункт 2 Податкового кодексу, стаття 22p частина 4 пункт 1 Закону про PIT). Ця процедура вимагає швидких дій і точного виконання всіх формальностей. Подання повідомлення охоплює такі кроки:

1. Виявлення проблеми з платежем на рахунок поза переліком
2. Завантаження форми ZAW-NR із сайту податкової
3. Заповнення всіх потрібних даних контрагента
4. Подання повідомлення протягом 7 днів від дня доручення переказу, під час першої оплати на цей рахунок
5. Отримання підтвердження прийняття повідомлення
6. Збереження повідомлення і підтвердження в документації операції

Варто наголосити, що повідомлення, подане в строк, з дії закону виключає як наслідки в податку на доходи, так і солідарну відповідальність — жодне рішення податкової не потрібне. Для рахунків-фактур, виставлених з 1 січня 2027 року, повідомлення захищатиме вже лише від солідарної відповідальності за VAT, бо положення про виключення з витрат переказу на рахунок поза переліком перестає діяти. Однак повідомлення не замінює оцінки надійності контрагента. Тому найкраща стратегія — уникати ситуацій, що вимагають подання повідомлень, систематично перевіряючи контрагентів.

Приклади: запізнене і своєчасне повідомлення

Перший приклад стосується підприємця Marek, який купив товари вартістю 16 тисяч злотих брутто у підприємства ABC. Рахунок-фактуру виставлено 2 січня 2026 року з відстроченим строком оплати 30 днів, а витрату внесено до KPiR (книга доходів і витрат) у січні.

Пан Marek доручив переказ 17 лютого 2026 року, але вже після оплати зрозумів, що не перевірив банківський рахунок у переліку. Коли він лише 3 березня 2026 року надолужив перевірку, з’ясувалося, що банківського рахунку в переліку не було, а 7-денний строк для повідомлення (до 24 лютого) вже минув. Як наслідок, пан Marek втратив право включити витрату до KPiR і мусив зменшити витрати в лютому, у місяці доручення переказу, що збільшило його базу оподаткування.

Другий приклад ілюструє ситуацію пані Monika, яка вела JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП) і 3 лютого купила машину для подальшого перепродажу за 20 тисяч злотих брутто. Вона отримала рахунок-фактуру з відстроченим строком оплати 30 днів, а витрату внесено до KPiR у лютому. Пані Monika доручила переказ 27 лютого 2026 року, але швидко зрозуміла, що не перевірила банківський рахунок у переліку. Того ж дня вона встановила, що рахунку в переліку немає, але мала ще 7 днів від доручення переказу, щоб подати повідомлення до податкової, компетентної для неї (як платника), що дало змогу уникнути виключення витрати з обліку.

Ці приклади показують, наскільки важливо систематично перевіряти «білий список» перед кожним платежем понад поріг 15 тисяч злотих. Різниця в швидкості реакції пана Marek і пані Monika вирішила, чи вдалося уникнути негативних податкових наслідків.

Солідарна відповідальність за VAT

Крім наслідків у податку на доходи, недотримання правил «білого списку» може призвести до солідарної відповідальності за VAT. Ця санкція особливо відчутна, бо означає, що покупця можуть притягнути до відповідальності за VAT, який не розрахував продавець. Солідарна відповідальність виникає, коли покупець здійснить платіж на рахунок, не вказаний у переліку, а продавець не сплатить VAT з цієї операції.

Основні засади солідарної відповідальності:

• Обмеження податковим зобов’язанням з конкретної операції
• Можливість уникнути її, подавши повідомлення ZAW-NR
• Захист завдяки застосуванню механізму розділеного платежу
• Виключення для певних видів банківських рахунків

Механізм розділеного платежу є ефективним захистом від солідарної відповідальності, бо закон прямо виключає її за такої оплати (стаття 117ba § 3 пункт 4 Податкового кодексу). Сума VAT тоді надходить на рахунок VAT продавця, кошти з якого призначені насамперед для податкових розрахунків. Це рішення особливо рекомендоване для операцій з новими контрагентами або коли перевірка «білого списку» викликає сумніви.

Винятки із солідарної відповідальності охоплюють також платежі на спеціальні банківські рахунки для розрахунків, рахунки, які використовують для стягнення належної суми та її передання постачальнику, і рахунки, які банк веде в межах власної діяльності. Однак для застосування цих винятків потрібно отримати відповідну інформацію від банку або від особи, яка виставила рахунок-фактуру.

Сумніви і практичні проблеми

Запровадження «білого списку» виявило низку практичних проблем, яких законодавець спочатку не передбачив. Міністерство фінансів мусило видати додаткові роз’яснення, щоб розв’язати найпоширеніші сумніви підприємців. Основні практичні проблеми:

• Неможливість ідентифікувати рахунок під час оплати карткою
• Проблеми з платежами через посередників (платформи, факторинг)
• Сумніви щодо міжнародних операцій
• Труднощі з перевіркою рахунків в іноземній валюті
• Проблеми з тлумаченням винятків з обов’язку перевірки

Ще одна проблема — оплата через посередника, наприклад через платіжні платформи або факторингові компанії. У таких випадках покупець переказує кошти не безпосередньо на рахунок продавця, а на рахунок посередника, який потім передає їх далі. Міністерство фінансів визнало, що такі платежі також не вважаються класичними банківськими переказами в розумінні правил «білого списку».

Ці роз’яснення показують, що система «білого списку» має свої обмеження й охоплює не всі форми платежів. Підприємцям варто знати про ці винятки, але водночас бути обережними з нетиповими формами розрахунків, які можуть викликати сумніви податкових органів.

Майбутнє «білого списку» платників VAT

«Білий список» платників VAT постійно змінюють і вдосконалюють, щоб зробити його функціональнішим і кориснішим для підприємців. Останні зміни зробили перелік доступним у системах CEIDG і Пункту інформації для підприємця (з 27 листопада 2025 року), а з 1 січня 2027 року статус платника показуватиметься за станом на вибраний день.

Один з напрямів розвитку — більша автоматизація перевірок, що полегшує щоденне користування системою. Закон прямо передбачає автоматичну перевірку переліку (стаття 96b частина 2 Закону про VAT), що дає змогу масово перевіряти контрагентів у бухгалтерських програмах.

Напрями розвитку користування переліком:

1. Інтеграція з бухгалтерськими системами - автоматична перевірка контрагентів під час внесення рахунків-фактур
2. Сповіщення про зміни - автоматичні сповіщення про зміну статусу вибраних контрагентів (функція сторонніх програм)
3. Автоматична перевірка - можливість інтегрувати перелік з власними ІТ-системами
4. Розширені функції пошуку - досконаліші фільтри та параметри пошуку
5. Історія змін - перевірка статусу й рахунків на вибрані дні в минулому
6. Експорт даних - можливість завантажувати дані в різних форматах

Розвиток технології блокчейн та інших інноваційних рішень може в майбутньому вплинути на роботу системи, підвищивши її безпеку та надійність. Можливе також розширення міжнародної співпраці у перевірці суб’єктів господарювання.

Інтеграція з бухгалтерськими та ERP-системами стає дедалі поширенішою, що дає змогу автоматизувати перевірку контрагентів безпосередньо під час внесення бухгалтерських документів. Ця тенденція, імовірно, посилюватиметься, і користування «білим списком» стане ще інтуїтивнішим та ефективнішим.

Найчастіші запитання