Запровадження KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) дало підприємцям нові можливості, але й породило низку практичних питань. Одне з найчастіших – як змінюється дата виставлення рахунку-фактури (faktura) у зв’язку з надсиланням до KSeF. Це питання особливо важливе, коли рахунок-фактуру сформовано в обліковій програмі одного дня, а надіслано до KSeF наступного.
Розуміння правил щодо дати виставлення електронних рахунків-фактур має ключове значення для правильних розрахунків VAT (ПДВ) і ведення бухгалтерського обліку. З 1 лютого 2026 року відповідь прямо випливає із Закону про VAT, який після запровадження обов’язкового KSeF інакше трактує рахунок-фактуру, надісланий до системи пізніше, ніж у день, зазначений на ньому як дата виставлення.
Основна інформація про Національну систему електронних рахунків-фактур
Національну систему електронних рахунків-фактур запущено 1 січня 2022 року як факультативне рішення для підприємців. З 1 лютого 2026 року вона обов’язкова для платників, у яких вартість продажів разом із податком у 2024 році перевищила 200 000 000 zł, а з 1 квітня 2026 року – для решти (стаття 145l Закону про VAT). Система є сучасним інформаційно-комунікаційним інструментом, що дає змогу виставляти, отримувати та зберігати рахунки-фактури в структурованій формі. Адміністратором усієї системи є Голова KAS (Національна податкова адміністрація).
До 31 січня 2026 року система KSeF мала факультативний характер. З 2026 року вона обов’язкова, а до 31 грудня 2026 року рахунки-фактури поза KSeF ще можуть виставляти платники, у яких вартість продажів разом із податком, задокументована рахунками-фактурами за певний місяць, не перевищує 10 000 zł (стаття 145m Закону про VAT). Рахунки-фактури, виставлені через KSeF, отримують унікальний ідентифікаційний номер, який система присвоює автоматично. Завдяки цьому кожен електронний рахунок-фактура має власний неповторний ідентифікатор у системі
Функції системи не обмежуються виставленням рахунків-фактур. KSeF насамперед забезпечує повне обслуговування процесу електронного виставлення рахунків – виставлення, отримання та довгострокове зберігання документів. Крім того, система дає Голові KAS змогу аналізувати та перевіряти правильність даних у структурованих рахунках-фактурах.
Виставник електронного рахунку-фактури, користуючись KSeF, отримує детальну інформацію про перебіг процесу. Вона охоплює дату й час виставлення структурованого рахунку-фактури разом з ідентифікаційним номером, присвоєним системою, а також точну дату й час його присвоєння. У разі проблем система повідомляє також про дату й час відхилення рахунку-фактури, якщо він не відповідає чинному зразку, та про неможливість виставлення рахунку-фактури, коли KSeF недоступна.
Суб’єктний обсяг системи KSeF охоплює платників, суб’єктів, яких вони вказали, суб’єктів у режимі примусового стягнення та фізичних осіб, указаних цими суб’єктами. Система обслуговує також фізичних осіб, зазначених у повідомленні про надання прав на користування KSeF. Усі вони мають пройти автентифікацію в спосіб, визначений підзаконними актами
Правові норми щодо дати виставлення рахунку-фактури
Основні правила щодо строків виставлення рахунків-фактур визначає стаття 106i частина 1 Закону про VAT. Відповідно до неї рахунок-фактуру потрібно виставити не пізніше 15-го числа місяця, що настає за місяцем, у якому поставлено товар або надано послугу. Це загальне правило, з якого закон передбачає винятки (стаття 106i частини 2–8 Закону про VAT).
Серед обов’язкових реквізитів рахунку-фактури, перелічених у статті 106e частина 1 пункт 1 Закону про VAT, є дата його виставлення. Цей реквізит має фундаментальне значення для правильних розрахунків VAT і ведення бухгалтерського обліку підприємцями.
Спеціальне правило встановлює стаття 106na Закону про VAT, яка стосується безпосередньо структурованих рахунків-фактур, тобто електронних рахунків-фактур, виставлених через KSeF. Згідно з нею структурований рахунок-фактура вважається виставленим у день його надсилання до KSeF. З 1 лютого 2026 року це правило має виняток: якщо дата надсилання до KSeF пізніша за дату виставлення, зазначену на рахунку-фактурі (поле P_1), рахунок-фактура розглядається як виставлений у режимі офлайн (стаття 106nda частина 16 Закону про VAT), а датою його виставлення вважається дата з поля P_1 (стаття 106nda частина 10).
Структурований рахунок-фактура вважається отриманим через KSeF у день присвоєння йому в системі ідентифікаційного номера. Це означає, що момент отримання рахунку-фактури покупцем однозначно визначає система KSeF. Цей процес повністю автоматизований і не потребує додаткових дій від сторін угоди
Виставлення та отримання структурованих рахунків-фактур відбувається за допомогою спеціального інтерфейсного програмного забезпечення, що регулює стаття 106gb частини 1 і 2 Закону про VAT. Це програмне забезпечення є містком між внутрішніми обліковими системами підприємців і центральною системою KSeF. Коли рахунками-фактурами займається бухгалтерське бюро, потрібні відповідні повноваження в KSeF для бухгалтерських бюро.
Проблема зміни дати виставлення рахунку-фактури в KSeF
Найчастіша проблема зі зміною дати виставлення виникає тоді, коли підприємець формує рахунок-фактуру у своїй внутрішній обліковій системі одного дня, а надсилає до KSeF лише наступного. Наприклад, рахунок-фактуру можна сформувати 31 січня, а надіслати до KSeF 1 лютого.
Така ситуація викликає суттєві сумніви, яку дату вважати датою виставлення рахунку-фактури для цілей розрахунків VAT. Це особливо важливо, коли виставлення і надсилання рахунку-фактури до KSeF припадають на різні розрахункові періоди, наприклад на різні місяці чи квартали.
До 31 січня 2026 року дату виставлення електронного рахунку-фактури визначала виключно стаття 106na частина 1 Закону про VAT – це був день надсилання до KSeF, навіть якщо в полі P_1 вписано ранішу дату. З 1 лютого 2026 року закон вирішує цю ситуацію інакше (стаття 106nda частини 10 і 16)
Зазначення в полі P_1 дати, ранішої за дату надсилання рахунку-фактури до KSeF, не є підставою для його відхилення системою. З 1 лютого 2026 року такий рахунок-фактура розглядається як виставлений у режимі офлайн (стаття 106nda частина 16 Закону про VAT): датою виставлення є дата з поля P_1, а платник має надіслати рахунок-фактуру до KSeF невідкладно, не пізніше наступного робочого дня після дня його виставлення (стаття 106nda частина 2).
Позиція Міністерства фінансів
Міністерство фінансів на порталі ksef.podatki.gov.pl пояснює, що для рахунку-фактури, виставленого в режимі offline24 (стаття 106nda Закону про VAT), датою виставлення є дата, зазначена в полі P_1, а рахунок-фактуру потрібно дослати до KSeF не пізніше наступного робочого дня. Таким рахунком-фактурою вважається також структурований рахунок-фактура, надісланий до KSeF пізніше, ніж у день, зазначений у полі P_1.
Ці правила слід урахувати в облікових системах, особливо коли дата виставлення рахунку-фактури впливає на дату відображення операції в бухгалтерському обліку. Підприємцям варто пристосувати свої внутрішні процедури та ІТ-системи до цих норм
Отже, з 1 лютого 2026 року датою виставлення електронного рахунку-фактури є день його надсилання до KSeF, а коли рахунок-фактура з ранішою датою в полі P_1 надходить до KSeF пізніше – дата з поля P_1, за умови що його дослано в строк зі статті 106nda частина 2. Надсилання після цього строку порушує цю норму, а з 1 січня 2027 року начальник податкової (urząd skarbowy) може накласти за це грошовий штраф до 100% суми податку, зазначеного в рахунку-фактурі (стаття 106ni частина 1 пункт 3 Закону про VAT).
Ця проблема менш важлива, коли виставлення і надсилання рахунку-фактури до KSeF відбуваються в тому самому розрахунковому періоді, наприклад у тому самому місяці чи кварталі. Більші складнощі виникають, коли ці дві події припадають на різні розрахункові періоди.
Наслідки для ведення бухгалтерії
Правила визначення дати виставлення електронного рахунку-фактури (день надсилання до KSeF або, при пізнішому надсиланні, дата з поля P_1) мають суттєві наслідки для ведення бухгалтерії. Насамперед це означає потребу пристосувати внутрішні облікові системи до цих норм.
Пам’ятайте, що рахунок-фактуру, надісланий до KSeF, не можна редагувати чи видалити – помилки, зокрема в даті, виправляють лише коригувальним рахунком-фактурою. Тому дату в полі P_1 і момент надсилання до KSeF потрібно визначити до відправлення документа.
Пристосування внутрішніх облікових програм до вимог KSeF має охоплювати синхронізацію дат виставлення рахунків-фактур із моментом їх надсилання до системи. Це допоможе уникнути розбіжностей між даними у внутрішній системі та офіційною датою виставлення рахунку-фактури в KSeF
Для розрахунків VAT ключове значення має правильне віднесення рахунку-фактури до відповідного розрахункового періоду. Якщо рахунок-фактуру з датою останнього дня місяця в полі P_1 надіслано до KSeF наступного робочого дня, що вже припадає на новий місяць, його датою виставлення залишається останній день попереднього місяця. Проте покупець отримує його лише в день присвоєння номера KSeF, тобто в новому місяці (стаття 106nda частини 10 і 11 Закону про VAT).
Практичні аспекти виставлення електронних рахунків-фактур
Виставлення рахунків-фактур у KSeF вимагає від підприємців розуміння особливостей цього процесу. Першим кроком є ввімкнення інтеграції з KSeF в обліковій програмі, якою ви користуєтеся. Зазвичай для цього потрібні відповідні права та автентифікація в системі.
Після ввімкнення інтеграції можна починати виставляти електронні рахунки-фактури. Процес охоплює такі кроки:
- Підготовка даних рахунку-фактури в обліковій системі
- Перевірка правильності всіх обов’язкових реквізитів
- Формування рахунку-фактури в структурованому форматі
- Надсилання рахунку-фактури до KSeF
- Очікування підтвердження прийняття та присвоєння ідентифікаційного номера
У багатьох облікових системах, інтегрованих із KSeF, не потрібно вручну вводити дату виставлення – програма заповнює поле P_1 датою надсилання рахунку-фактури до KSeF. Якщо рахунок-фактуру надіслано того самого дня, дата виставлення на роздруківці, у полі P_1 і в KSeF однакова
Після успішного надсилання рахунку-фактури до KSeF, тобто після його обробки системою, він вважається виставленим і отримує системний ідентифікаційний номер. Крім того, документ стає доступним у KSeF на боці покупця, який може його завантажити й імпортувати до своєї облікової системи.
Вплив на розрахунки VAT
Правила щодо дати виставлення електронних рахунків-фактур у KSeF безпосередньо впливають на розрахунки VAT. Правильне віднесення рахунку-фактури до відповідного розрахункового періоду є ключовим для правильного обчислення податкових зобов’язань.
У продавця податкове зобов’язання виникає, як правило, у момент поставки товарів або надання послуги (стаття 19a частина 1 Закону про VAT), а не в момент виставлення рахунку-фактури – сама затримка надсилання до KSeF зазвичай не переносить вихідний податок. Дата виставлення рахунку-фактури визначає податкове зобов’язання, зокрема, при постачанні енергії та газу, телекомунікаційних послугах, оренді, найманні, лізингу та постійному юридичному й офісному обслуговуванні (стаття 19a частина 5 пункт 4). У покупця право на відрахування виникає не раніше, ніж у періоді, в якому він отримав рахунок-фактуру (стаття 86 частина 10b пункт 1), тобто в день присвоєння номера KSeF – пізніше надсилання може перенести відрахування на наступний місяць, що важливо для фінансової ліквідності.
| Сценарій | Дата в полі P_1 | Дата надсилання до KSeF | Дата виставлення | Наслідки |
|---|---|---|---|---|
| Сценарій 1 | 31 січня | 31 січня | 31 січня | Без проблем |
| Сценарій 2 | 31 січня | 1 лютого | 31 січня (режим офлайн) | Покупець отримує рахунок-фактуру в лютому |
| Сценарій 3 | 30 вересня | 1 жовтня | 30 вересня (режим офлайн) | Покупець отримує рахунок-фактуру в IV кварталі |
| Сценарій 4 | 31 грудня | 2 січня | 31 грудня (режим офлайн) | Покупець отримує рахунок-фактуру в січні наступного року |
Будьте особливо уважні, коли рахунок-фактура має дату останнього дня розрахункового періоду, а надсилається до KSeF у наступному періоді. Такий рахунок-фактура має надійти до KSeF не пізніше наступного робочого дня (стаття 106nda частина 2), а покупець відрахує з нього VAT не раніше, ніж у періоді отримання рахунку-фактури
Для підприємців, які розраховують VAT щокварталу, ця проблема може бути ще важливішою, особливо для рахунків-фактур, виставлених на зламі кварталів. Отримання рахунку-фактури в наступному кварталі переносить у покупця відрахування податку, а для послуг, за якими податкове зобов’язання виникає в момент виставлення рахунку-фактури, період розрахунку в продавця визначає дата виставлення.
Рекомендації для підприємців
Щоб уникнути проблем зі зміною дати виставлення рахунку-фактури в KSeF, підприємцям слід запровадити відповідні процедури та пристосувати облікові системи. Ключове – розуміти, що дату виставлення визначає день надсилання рахунку-фактури до KSeF або – при пізнішому надсиланні – дата з поля P_1, за умови що рахунок-фактуру дослано в строк.
Основні рекомендації:
- Синхронізація процесів формування і надсилання рахунків-фактур до KSeF
- Пристосування внутрішніх облікових систем до вимог KSeF
- Регулярний моніторинг статусу надісланих рахунків-фактур
- Запровадження контрольних процедур, що запобігають затримкам надсилання
- Навчання персоналу, який обслуговує виставлення рахунків
Особливу увагу приділяйте рахункам-фактурам, виставленим в останні дні розрахункових періодів. У таких випадках варто надсилати рахунок-фактуру до KSeF того самого дня, коли його сформовано у внутрішній системі. Це допоможе уникнути перенесення відрахування VAT у покупця та ризику пропустити строк надсилання
Підприємцям варто також регулярно оновлювати облікові системи, щоб забезпечити повну сумісність із KSeF. Виробники облікового програмного забезпечення постійно впроваджують удосконалення для оптимізації процесу виставлення електронних рахунків-фактур.
Моніторинг і контроль процесів
Ефективне користування KSeF потребує відповідних механізмів моніторингу та контролю. Підприємцям варто регулярно перевіряти статус надісланих рахунків-фактур і реагувати на можливі проблеми.
KSeF надає підприємцям доступ до детальної інформації про статус кожного надісланого рахунку-фактури. Це підтвердження прийняття, інформація про відхилення та дані про присвоєні ідентифікаційні номери.
Практичний приклад: Торговельна фірма виставила рахунок-фактуру з датою 31 березня (поле P_1) за товар, поставлений у березні, але через технічні проблеми надіслала його до KSeF лише 1 квітня, наступного робочого дня. Датою виставлення залишається 31 березня, а податкове зобов’язання продавця виникло в момент поставки в березні. Покупець отримав рахунок-фактуру 1 квітня (присвоєння номера KSeF), тож вхідний VAT може відрахувати не раніше, ніж у розрахунку за квітень, а при квартальних розрахунках – за другий квартал.
Налаштування сповіщень і нагадувань може допомогти виявляти ситуації, коли рахунки-фактури не надіслано до KSeF у запланований строк. Це дає змогу швидко реагувати й мінімізувати вплив на податкові розрахунки
Регулярні перегляди процесів виставлення рахунків допомагають виявити сфери, що потребують покращення, та оптимізувати всю систему. Особливу увагу варто приділяти рахункам-фактурам, виставленим у періоди підвищеного навантаження, наприклад наприкінці місяця чи кварталу.
