Procedura zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów - wdrażanie

Wejście w życie regulacji dotyczących sygnalistów przyniosło istotne zmiany dla wielu polskich przedsiębiorstw. Określone podmioty mają obecnie prawny obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, podczas gdy inne mogą zdecydować się na dobrowolne jej wprowadzenie. Proces ten wymaga przeprowadzenia konsultacji z przedstawicielami pracowników, co stanowi kluczowy element całej procedury.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to kompleksowy system umożliwiający pracownikom i współpracownikom zgłaszanie naruszeń prawa w bezpieczny i uporządkowany sposób. Jej właściwe wdrożenie wymaga nie tylko znajomości przepisów prawnych, ale także umiejętności prowadzenia konsultacji społecznych oraz zapewnienia odpowiednich mechanizmów ochrony sygnalistów.

Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych

Ustawa o ochronie sygnalistów precyzyjnie określa, które podmioty mają obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Kryterium decydującym jest liczba osób wykonujących pracę zarobkową, która musi wynosić co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Stan zatrudnienia ocenia się według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.

Ważne jest, aby przy obliczaniu progu zatrudnienia uwzględnić wszystkie osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem, niezależnie od podstawy prawnej tej współpracy. Oznacza to, że w rachubę wchodzą nie tylko pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale także osoby współpracujące na podstawie umw cywilnoprawnych, kontraktów B2B czy innych form prawnych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać sposób dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych. Jest to dokument strategiczny, który musi być opracowany z zachowaniem wszystkich wymogów prawnych i po przeprowadzeniu odpowiednich konsultacji społecznych.

Konsultacje w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych

Proces konsultacji stanowi obligatoryjny element wdrażania procedury zgłoszeń wewnętrznych. Konsultacje muszą być przeprowadzone z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w danym podmiocie.

Jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, konsultacje należy przeprowadzić ze wszystkimi funkcjonującymi organizacjami. W przypadku braku zakładowej organizacji związkowej, konsultacje prowadzi się z przedstawicielami osób świadczących pracę, którzy zostali wyłonieni w trybie przyjętym w danym podmiocie.

Czasowe ramy konsultacji zostały precyzyjnie określone w przepisach. Minimum 5 dni i maksimum 10 dni to okres, w którym strona społeczna może zapoznać się z projektem procedury, przeanalizować jej zapisy i zgłosić ewentualne uwagi czy propozycje zmian. Chociaż uwagi te nie mają charakteru wiążącego, ich rozpatrzenie może przyczynić się do wypracowania lepszego rozwiązania.

Zakładowa organizacja związkowa - definicja i zadania

Zakładowa organizacja związkowa to struktura, która zrzesza co najmniej 10 członków będących pracownikami u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji lub innymi niż pracownicy osobami wykonującymi pracę zarobkową. Kluczowe jest, aby te osoby świadczyły pracę przez co najmniej 6 miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem organizacji.

Zakres działania zakładowej organizacji związkowej jest szeroki i obejmuje różnorodne aspekty życia zawodowego pracowników. Organizacja zajmuje się zajmowaniem stanowiska w indywidualnych sprawach pracowniczych w zakresie unormowanym w przepisach prawa pracy oraz w indywidualnych sprawach osób wykonujących pracę zarobkową w zakresie związanym z wykonywaniem tej pracy.

Do kluczowych zadań zakładowej organizacji związkowej należy również:

• Zajmowanie stanowiska wobec pracodawcy lub organu samorządu załogi w sprawach dotyczących zbiorowych interesów i praw osób wykonujących pracę zarobkową
• Sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem w zakładzie pracy przepisów prawa pracy, a w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy
• Kierowanie działalnością społecznej inspekcji pracy i współdziałanie z państwową inspekcją pracy
• Zajmowanie się warunkami życia emerytów i rencistów

Wyłonienie przedstawicieli pracowników

W sytuacji, gdy w firmie nie działają związki zawodowe, konieczne staje się wyłonienie przedstawicieli pracowników do udziału w konsultacjach procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jeśli dotychczas funkcjonowali przedstawiciele pracowników, mogą oni brać udział w procedurze konsultacji, pod warunkiem że ich mandat obejmuje wszystkie osoby świadczące pracę w danym podmiocie.

Szczególna sytuacja powstaje, gdy w firmie funkcjonuje stała reprezentacja pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale jednocześnie pracują także osoby na podstawie innych form zatrudnienia. W takim przypadku konieczne jest wyłonienie nowych reprezentantów, którzy będą reprezentować wszystkich pracujących, niezależnie od podstawy prawnej ich zatrudnienia.

Odstąpienie od nowych wyborów będzie możliwe wyłącznie wtedy, gdy osoby pracujące na podstawie innych form zatrudnienia wyrażą zgodę na reprezentowanie ich przez wcześniej wyłonionych przedstawicieli pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. Taka zgoda powinna być wyrażona w sposób jednoznaczny i udokumentowany.

Wybór przedstawicieli do konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych może nastąpić w różnych formach, w tym poprzez głosowanie tradycyjne lub elektroniczne. Ważne jest, aby procedura wyboru była transparentna i umożliwiała wszystkim uprawnionym osobom udział w procesie wyborczym.

Przykłady praktyczne wyłaniania przedstawicieli

Pierwsza sytuacja dotyczy podmiotu, w którym wszyscy pracownicy zatrudnieni są na podstawie umowy o pracę, a w firmie wyłoniona jest stała reprezentacja pracowników do ich reprezentowania zgodnie z przepisami prawa pracy. W takim przypadku nie ma żadnych przeciwwskazań, aby w konsultacjach procedury zgłoszeń wewnętrznych uczestniczyli wybrani wcześniej stali przedstawiciele pracowników.

Druga sytuacja jest bardziej złożona i dotyczy podmiotu, w którym pracownicy zatrudnieni są na różnych podstawach prawnych - umowy o pracę, umowy zlecenia oraz kontrakty B2B. W firmie funkcjonuje stała reprezentacja pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. W tym przypadku przedstawiciele mogliby reprezentować wszystkich zatrudnionych w danym podmiocie, ale tylko pod warunkiem wyrażenia przez osoby zatrudnione w innej formie niż umowa o pracę zgody na takie reprezentowanie.

W przypadku braku takiej zgody, konieczne staje się wyłonienie nowej reprezentacji specjalnie na potrzeby procedury konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych. Nowa reprezentacja musi uwzględniać wszystkie formy zatrudnienia występujące w danym podmiocie i zapewnić proporcjonalne reprezentowanie interesów wszystkich grup pracowniczych.

Zawartość procedury zgłoszeń wewnętrznych

Ustawa o ochronie sygnalistów nie precyzuje szczegółowo, jak powinny wyglądać konsultacje dotyczące procedury zgłoszeń wewnętrznych. O kształcie procesu konsultacji decyduje podmiot prawny wspólnie ze stroną społeczną, czyli przedstawicielami pracowników. Ta elastyczność pozwala na dostosowanie procesu do specyfiki danej organizacji.

Określona procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Ten okres vacatio legis ma na celu umożliwienie wszystkim zainteresowanym osobom zapoznania się z nową procedurą.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać szereg obligatoryjnych elementów określonych w przepisach prawa. Pierwszy z nich dotyczy wskazania wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiotu zewnętrznego, upoważnionych przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Kolejne wymagane elementy procedury obejmują:

1. Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo
2. Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania
3. Obowiązek podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności
4. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej
5. Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich

Dodatkowe regulacje w procedurze

Poza obligatoryjnymi elementami, procedura zgłoszeń wewnętrznych może zostać poszerzona o dodatkowe regulacje dostosowane do specyfiki danego podmiotu. Te fakultatywne elementy mogą znacząco zwiększyć skuteczność systemu ochrony sygnalistów i zarządzania ryzykiem prawnym w organizacji.

Jednym z możliwych rozszerzeń jest wskazanie naruszeń wewnętrznych, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń. Pozwala to na objęcie systemem nie tylko naruszeń prawa powszechnie obowiązującego, ale także regulacji wewnętrznych organizacji.

Inne możliwe rozszerzenia procedury obejmują:

• Wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych
• Określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w przypadkach, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego
• Dodatkowe gwarancje ochrony sygnalisty przed działaniami odwetowymi
• Szczegółowe procedury weryfikacji zgłoszeń i prowadzenia dochodzeń wewnętrznych

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych wiąże się z obowiązkiem prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Podmiot, który wdrożył procedurę, automatycznie staje się administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze, co oznacza konieczność przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać ściśle określone kategorie danych. Pierwszym elementem jest numer zgłoszenia, który pozwala na jednoznaczną identyfikację każdej sprawy. Kolejnym obowiązkowym elementem jest przedmiot naruszenia prawa, który powinien być opisany w sposób umożliwiający zrozumienie istoty problemu.

Rejestr musi również zawierać informację o podjętych działaniach następczych oraz datę zakończenia sprawy. Te elementy są kluczowe dla monitorowania skuteczności systemu i zapewnienia właściwej realizacji obowiązków wynikających z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Zawarte w rejestrze dane osobowe oraz pozostałe informacje są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Ten okres retencji zapewnia możliwość ewentualnej weryfikacji działań podejmowanych w ramach procedury.

Ochrona poufności i bezpieczeństwo danych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z nią przetwarzanie danych osobowych musi uniemożliwić nieupoważnionym dostęp do informacji objętych zgłoszeniem. Szczególnie ważne jest zapewnienie ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa, przyjmować czy weryfikować zgłoszenia wewnętrzne, podejmować działania następcze oraz przetwarzać dane osobowe mogą wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez dany podmiot. To ograniczenie dostępu ma fundamentalne znaczenie dla ochrony interesów wszystkich stron procesu.

System musi być zaprojektowany w taki sposób, aby minimalizować ryzyko przypadkowego lub celowego naruszenia poufności. Oznacza to konieczność zastosowania odpowiednich rozwiązań technicznych, takich jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu, monitoring aktywności użytkowników oraz regularne audyty bezpieczeństwa.

Formy dokonywania zgłoszeń

W ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych sygnalista może dokonać zgłoszenia w różnych formach dostosowanych do jego potrzeb i okoliczności. Podstawowy podział obejmuje zgłoszenia ustne oraz pisemne, przy czym każda z tych form może być realizowana za pomocą różnych środków komunikacji.

Zgłoszenie ustne może nastąpić telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. W przypadku wykorzystania nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, zgłoszenie jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie nagrania rozmowy.

Sygnalista pracujący w firmie logistycznej zauważył systematyczne naruszenia przepisów bezpieczeństwa podczas załadunku towarów niebezpiecznych. Zdecydował się na zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania z osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Spotkanie zostało zorganizowane w terminie 10 dni od złożenia wniosku, a jego przebieg został udokumentowany w formie protokołu, który sygnalista mógł sprawdzić i zatwierdzić podpisem.

Zgłoszenie ustne może być również dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku sygnalisty o zastosowanie tej formy. Spotkanie takie za zgodą sygnalisty jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy lub protokołu spotkania odtwarzającego jego dokładny przebieg.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Forma elektroniczna zyskuje na popularności ze względu na łatwość przekazywania i możliwość zapewnienia dodatkowych zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie czy potwierdzenia doręczenia.

Najczęstsze pytania