Ponowne zatrudnienie - zasada kontynuacji dokumentacji

Dokumentowanie przez pracodawcę wszystkich zdarzeń związanych z nawiązaniem, przebiegiem i ustaniem stosunku pracy stanowi fundamentalny obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej nie tylko wykazuje, że pracodawca dochowuje nałożonych na niego obowiązków, ale również zapewnia pracownikowi możliwość korzystania z przysługujących mu praw, szczególnie w kontekście ustalania stażu pracy dla potrzeb emerytalnych. Szczególnie istotną kwestią jest zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika.

Struktura akt osobowych i dokumentacji pracowniczej

Akta osobowe stanowią najważniejszy element dokumentacji pracowniczej, prowadzonej oddzielnie dla każdego zatrudnionego pracownika. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe składają się z pięciu odrębnych części, z których każda pełni określoną funkcję w procesie dokumentowania stosunku pracy.

Część A akt osobowych obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Znajdziemy tutaj również skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Ta część dokumentacji ma charakter podstawowy i zawiera informacje niezbędne do nawiązania stosunku pracy.

Część B koncentruje się na dokumentach związanych z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia pracownika. Obejmuje między innymi umowę o pracę, zakres czynności pracownika, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Dodatkowo zawiera dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, dokumenty związane z przyjęciem przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, oraz dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Część D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Ta część dokumentacji ma szczególne znaczenie dla oceny zachowania pracownika w trakcie zatrudnienia.

Część E przeznaczona jest dla dokumentów związanych z kontrolą trzeźwoci lub kontrolą na obecność innych substancji. Pracodawcy są zobowiązani umieszczać tutaj wszystkie dokumenty związane z tego typu kontrolami przeprowadzanymi w miejscu pracy.

Dodatkowa dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Poza aktami osobowymi, pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dodatkowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, również oddzielnie dla każdego pracownika. Zakres tej dokumentacji został określony w § 6 wspomnianego rozporządzenia i obejmuje cztery główne kategorie dokumentów.

1. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
2. Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
3. Kartę lub listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą
4. Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

Ta dodatkowa dokumentacja ma charakter operacyjny i służy bieżącemu zarządzaniu stosunkiem pracy. Jej prawidłowe prowadzenie jest niezbędne dla wykazania, że pracodawca przestrzega wszystkich obowiązków wynikających z prawa pracy, szczególnie w zakresie czasu pracy, wynagrodzeń i bezpieczeństwa pracy.

Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników stanowi podstawowy obowiązek pracodawcy wynikający z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy. Dokumentacja może być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej, przy czym wybór formy pozostaje w gestii pracodawcy.

Pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji, które nie będą groziły jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku dokumentacji elektronicznej szczególnie istotne jest zapewnienie regularnych kopii zapasowych i zabezpieczenie przed utratą danych.

Okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Przepisy przewidują jednak możliwość dłuższego okresu przechowywania, jeśli wynikają z tego odrębne regulacje prawne.

Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej - podstawowe założenia

Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej została wprowadzona w art. 94 Kodeksu pracy i ma zastosowanie w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem. Kluczowym elementem tej zasady jest określony ramy czasowy, w którym może ona znajdować zastosowanie.

Zastosowanie zasady kontynuacji oznacza, że pracodawca nie zakłada nowych akt osobowych dla ponownie zatrudnionego pracownika, lecz kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Ma to istotne konsekwencje praktyczne, zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

W przypadku zastosowania zasady kontynuacji, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Oznacza to, że jeśli pracownik był zatrudniony wielokrotnie, okres przechowywania dokumentacji rozpoczyna się dopiero po zakończeniu ostatniego z tych stosunków pracy.

Praktyczne aspekty kontynuacji dokumentacji

Obowiązek kontynuacji dokumentacji pracowniczej wiąże się z szeregiem praktycznych działań, które musi podjąć pracodawca. Nie jest to jedynie formalne przedłużenie prowadzenia akt, lecz kompleksowy proces zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Firma produkcyjna zatrudniła pracownika w latach 2020-2022, a następnie ponownie w 2024 roku. Ponieważ przerwa w zatrudnieniu nie przekroczyła 10 lat, pracodawca musi kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, włączając nowe dokumenty do już istniejących akt osobowych i zachowując ciągłość numeracji.

Kontynuacja dokumentacji polega przede wszystkim na korzystaniu przez pracodawcę z dokumentacji zebranej w związku z poprzednim stosunkiem lub stosunkami pracy pracownika. Pracodawca nie może wymagać od pracownika ponownego dostarczenia dokumentów, które już znajdują się w aktach osobowych, o ile zachowują one swoją aktualność.

Kolejnym istotnym elementem kontynuacji jest włączanie nowych dokumentów do akt w miarę potrzeb, bez konieczności pozyskiwania dokumentów już wcześniej zgromadzonych. Dotyczy to szczególnie dokumentów części A akt osobowych, które w większości przypadków zachowują swoją aktualność przez długi okres.

Zachowanie ciągłości numeracji w dokumentacji pracowniczej stanowi kluczowy element prawidłowej kontynuacji. Oznacza to, że dokumenty związane z nowym stosunkiem pracy otrzymują kolejne numery, kontynuując numerację z poprzedniego okresu zatrudnienia. Taki sposób postępowania zapewnia spójność dokumentacji i ułatwia jej późniejsze wykorzystanie.

Kiedy nie stosuje się zasady kontynuacji

Istnieją określone sytuacje, w których zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej nie znajduje zastosowania, co oznacza konieczność założenia nowej dokumentacji dla ponownie zatrudnionego pracownika. Najważniejszą z tych sytuacji jest upływ 10-letniego okresu od zakończenia poprzedniego stosunku pracy.

Zatrudnienie pracownika po przerwie dłuższej niż 10 lat oznacza automatyczną konieczność założenia nowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku pracodawca traktuje pracownika jak nowo zatrudnionego i zakłada dla niego kompletnie nowe akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Szczególnie istotnym ograniczeniem w stosowaniu zasady kontynuacji jest data 1 stycznia 2019 roku. Jeśli przynajmniej jeden ze stosunków pracy został nawiązany przed tym dniem, zasada kontynuacji nie ma zastosowania, nawet jeśli przerwa w zatrudnieniu nie przekroczyła 10 lat.

Konieczność założenia nowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika po 1 stycznia 2019 roku, gdy poprzedni stosunek pracy został nawiązany przed tym dniem, wynika z różnych okresów przechowywania dokumentacji. Okres przechowywania akt osobowych dotyczących pierwszego ze stosunków pracy wynosi 50 lat, podczas gdy drugiego - 10 lat.

Przykłady praktycznego stosowania zasad

Zrozumienie zasad kontynuacji dokumentacji pracowniczej wymaga analizy konkretnych przykładów, które pokazują różne scenariusze ponownego zatrudnienia i ich konsekwencje dla prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

• Pracownik zatrudniony od stycznia 2020 do grudnia 2021 roku
• Ponowne zatrudnienie w marcu 2024 roku u tego samego pracodawcy
• Przerwa w zatrudnieniu wynosi około 2 lat i 3 miesiące
• Zasada kontynuacji ma zastosowanie - pracodawca kontynuuje dotychczasową dokumentację
• Okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego zakończenia drugiego stosunku pracy

Pracownik rozwiązał umowę o pracę 30 czerwca 2018 roku, a kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą zawarł 1 lutego 2025 roku. Chociaż między ustaniem poprzedniego stosunku pracy a nawiązaniem następnego nie upłynęło więcej niż 10 lat, zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej nie ma zastosowania, gdyż tylko drugi z omawianych stosunków pracy nawiązano po 1 stycznia 2019 roku.

Innym istotnym przypadkiem jest sytuacja, gdy stosunki pracy nawiązane zostały między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, za które został złożony raport informacyjny zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W takich przypadkach zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej może mieć zastosowanie, ale podlega szczególnym regulacjom.

Wyzwania związane z różnymi okresami przechowywania

Wprowadzenie z 1 stycznia 2019 roku nowych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej znacząco skomplikowało zasady dokumentowania stosunku pracy w przypadkach ponownego zatrudnienia pracownika przez tego samego pracodawcę. Pracodawcy muszą obecnie uwzględniać różne okresy przechowywania dokumentacji w zależności od dat nawiązania poszczególnych stosunków pracy.

Podstawową regułą jest to, że kontynuacja dokumentacji pracowniczej jest możliwa wyłącznie w przypadkach, gdy mamy do czynienia z tym samym okresem przechowywania dokumentacji dotyczącej zarówno wcześniejszego, jak i kolejnego stosunku pracy. Różne okresy przechowywania wykluczają możliwość stosowania zasady kontynuacji.

Praktyczne zarządzanie dokumentacją pracowniczą w przypadku różnych okresów przechowywania wymaga od pracodawców prowadzenia szczegółowej ewidencji dat nawiązania i zakończenia poszczególnych stosunków pracy. Tylko w ten sposób można prawidłowo określić, czy w konkretnym przypadku ma zastosowanie zasada kontynuacji dokumentacji.

Postępowanie przy zakładaniu nowej dokumentacji

W przypadku gdy nie znajduje zastosowania zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej, pracodawca musi założyć nową dokumentację dla ponownie zatrudnionego pracownika. Proces ten wiąże się z praktycznym problemem dotyczącym skompletowania dokumentów w części A akt osobowych.

Dokumenty zgromadzone w części A akt osobowych założonych przy nawiązywaniu wcześniejszego stosunku pracy w większości przypadków zachowują swoją aktualność. Dotyczy to szczególnie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje zawodowe czy inne stałe cechy pracownika. Z tego względu wzywanie pracownika do ponownego przekazania tych dokumentów pracodawcy nie wydaje się konieczne ani uzasadnione.

Kopiowanie dokumentów z poprzednich akt osobowych do nowo zakładanych akt stanowi rozwiązanie praktyczne, które nie narusza przepisów prawa i jednocześnie nie obciąża pracownika niepotrzebną biurokracją. Pracodawca powinien jednak upewnić się, że kopiowane dokumenty nadal zachowują swoją aktualność i nie wymagają aktualizacji.

Przy zakładaniu nowej dokumentacji pracowniczej pracodawca musi również pamiętać o prawidłowym oznaczeniu i numeracji dokumentów. Nowa dokumentacja rozpoczyna się od numeru pierwszego, niezależnie od numeracji stosowanej w poprzednich aktach osobowych tego samego pracownika.

Najczęstsze pytania