Zatrudnienie na umowę zlecenia w Polsce stało się jedną z najpopularniejszych form współpracy między pracodawcami a pracownikami. Przedsiębiorcy często wybierają tę formę ze względu na większą elastyczność i pozornie niższe koszty w porównaniu do umowy o pracę. Jednak rzeczywisty koszt zatrudnienia na umowę zlecenia może znacznie się różnić w zależności od sytuacji zleceniobiorcy i jego statusu ubezpieczeniowego.
Wybór odpowiedniej formy zatrudnienia powinien wynikać przede wszystkim z charakteru wykonywanych zadań, a nie tylko z aspektów finansowych. Umowa zlecenia regulowana jest przez Kodeks cywilny i oferuje większą swobodę w kształtowaniu warunków współpracy, ale wiąże się również z określonymi obowiązkami w zakresie składek ZUS i podatków.
W 2026 roku minimalna stawka godzinowa dla umowy zlecenia wynosi 31,40 zł brutto, a od 1 stycznia 2027 r. 32,30 zł brutto. Oznacza to, że zleceniobiorca nie może otrzymać wynagrodzenia niższego niż ta kwota za każdą przepracowaną godzinę. Obowiązek ten dotyczy co do zasady umów zlecenia zawieranych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne – z wyjątkami, np. gdy zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie wykonania zlecenia i przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne (art. 8d ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę)
Koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia składa się z kilku elementów, które muszą być uwzględnione przy planowaniu budżetu na wynagrodzenia. Główne składowe to wynagrodzenie brutto zleceniobiorcy, składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę oraz ewentualne wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Struktura składek ZUS na umowie zlecenia
System składek ZUS na umowie zlecenia różni się od tego obowiązującego przy umowie o pracę, choć w wielu przypadkach podobieństwa są znaczące. Wysokość i rodzaj składek zależy od statusu zleceniobiorcy oraz tego, czy umowa zlecenia stanowi jego jedyne źródło dochodów czy też jest dodatkowym zatrudnieniem.
Składki ZUS dzielą się na te finansowane przez zleceniodawcę i te pokrywane przez zleceniobiorcę. Każda ze stron ponosi określone obciążenia finansowe, które muszą być uwzględnione przy kalkulacji kosztów zatrudnienia.
| Rodzaj ubezpieczenia | Składka zleceniodawcy | Składka zleceniobiorcy | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Emerytalne | 9,76% | 9,76% | Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych |
| Rentowe | 6,50% | 1,50% | Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych |
| Wypadkowe | 1,67% | - | Ustawa o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych |
| Chorobowe | - | 2,45% | Dobrowolne dla zleceniobiorcy |
| Zdrowotne | - | 9,00% | Ustawa o świadczeniach zdrowotnych |
Składka na ubezpieczenie wypadkowe wynosi standardowo 1,67 procent i jest w pełni finansowana przez zleceniodawcę. Stawka ta dotyczy płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 osób (także w roku składkowym od 1 kwietnia 2026 r.); u płatników z co najmniej 10 ubezpieczonymi zależy od grupy działalności i wskaźnika korygującego (art. 28 ustawy wypadkowej)
Dodatkowo zleceniodawca musi opłacać składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy w łącznej wysokości 2,45 procent (w 2026 roku 1,00% na FP i 1,45% na FS) – gdy podstawa wymiaru wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie – oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w wysokości 0,10 procent wynagrodzenia brutto. Te składki nie dotyczą wszystkich kategorii zleceniobiorców i mogą być zwolnione w określonych sytuacjach.
Wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych stanowią dodatkowy element kosztu zatrudnienia. Podstawowa wpłata zleceniodawcy wynosi 1,5 procent wynagrodzenia zleceniobiorcy, ale pracodawca może zdecydować o finansowaniu wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5 procent wynagrodzenia.
Umowa zlecenia jako jedyne źródło zatrudnienia
Gdy umowa zlecenia stanowi jedyne źródło dochodów zleceniobiorcy, obowiązują pełne składki ZUS na zasadach podobnych do umowy o pracę. Zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz wypadkowemu, natomiast ubezpieczenie chorobowe ma charakter dobrowolny. Inaczej wyglądają składki ZUS emeryta na umowie zlecenie.
Koszt całkowity zatrudnienia w takiej sytuacji obejmuje wynagrodzenie brutto oraz wszystkie składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę. Oznacza to, że pracodawca musi dodatkowo przeznaczyć około 20 procent wynagrodzenia brutto na pokrycie swoich zobowiązań składkowych (przy wynagrodzeniu niższym od minimalnego – około 18 procent, bo nie ma składek na FP i FS).
Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia podlegają ubezpieczeniom od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy. Zgłoszenie do ZUS płatnik składa w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych)
Praktyczny przykład obrazuje rzeczywisty koszt zatrudnienia osoby, której jedynym źródłem dochodów jest umowa zlecenia. Załóżmy, że zleceniobiorca zarabia 4300 złotych brutto miesięcznie i jest zgłoszony do wszystkich ubezpieczeń społecznych oraz dobrowolnego chorobowego.
- Oblicz składki finansowane przez zleceniodawcę
- Zsumuj składkę emerytalną (9,76% z 4300 zł = 419,68 zł)
- Dodaj składkę rentową (6,5% z 4300 zł = 279,50 zł)
- Uwzględnij składkę wypadkową (1,67% z 4300 zł = 71,81 zł)
- Dolicz składkę na FGŚP (0,1% z 4300 zł = 4,30 zł)
- Sprawdź składkę na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – 0 zł, bo podstawa 4300 zł jest niższa od minimalnego wynagrodzenia (4806 zł w 2026 r.)
Suma składek finansowanych przez zleceniodawcę wynosi 775,29 złotych, co oznacza, że koszt całkowity zatrudnienia to 5075,29 złotych miesięcznie przy wynagrodzeniu brutto 4300 złotych.
Kilka umów zlecenia u różnych pracodawców
Sytuacja komplikuje się, gdy zleceniobiorca wykonuje pracę na podstawie kilku umów zlecenia zawartych z różnymi zleceniodawcami. W takim przypadku obowiązek opłacania składek społecznych zależy od sumy wynagrodzeń ze wszystkich umów w danym miesiącu.
Składki społeczne są obowiązkowe z kolejnych umów (według daty zawarcia) do momentu, gdy łączna podstawa wymiaru składek z ich tytułu osiągnie kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę. Po osiągnięciu tego progu z każdej kolejnej umowy zlecenia obowiązkowa jest tylko składka zdrowotna, a ubezpieczenia społeczne są dobrowolne (art. 9 ust. 2 i 2c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 roku wynosi 4806 złotych brutto, a od 1 stycznia 2027 r. 4950 złotych brutto. Gdy łączna podstawa z wcześniej zawartych umów zlecenia osiągnie tę kwotę, z kolejnych umów odprowadzana jest obowiązkowo tylko składka zdrowotna finansowana przez zleceniobiorcę
Określenie kolejności umów dla celów składkowych następuje na podstawie chronologii ich zawierania. Pierwsza zawarta umowa podlega obowiązkowym składkom społecznym, druga również, jeśli podstawa z pierwszej jest niższa od minimalnego wynagrodzenia – i tak dalej, aż łączna podstawa osiągnie tę kwotę.
Praktyczny przykład: zleceniobiorca ma już dwie umowy zlecenia, z których łączny przychód przekracza minimalne wynagrodzenie. Trzecia umowa na kwotę 4700 złotych brutto będzie podlegała obowiązkowo tylko składce zdrowotnej. W takim przypadku koszt całkowity dla trzeciego zleceniodawcy to wyłącznie wynagrodzenie brutto 4700 złotych (o ile zleceniobiorca nie przystąpi dobrowolnie do ubezpieczeń społecznych).
- Pierwsza umowa podlega pełnym składkom ZUS
- Druga umowa podlega składkom do osiągnięcia limitu
- Trzecia i kolejne umowy podlegają tylko składce zdrowotnej
- Składka zdrowotna jest finansowana przez zleceniobiorcę
- Zleceniodawca ponosi koszt równy wynagrodzeniu brutto
Umowa zlecenia z własnym pracownikiem
Szczególna sytuacja występuje, gdy zleceniodawca zawiera umowę zlecenia z własnym pracownikiem. W takim przypadku zleceniobiorca jest traktowany jak pracownik i podlega wszystkim ubezpieczeniom na takich samych zasadach jak w umowie o pracę (art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest suma przychodów z umowy o pracę i umowy zlecenia. Pracodawca nie musi ponownie zgłaszać pracownika do ubezpieczeń, ale musi uwzględnić przychód z umowy zlecenia przy obliczaniu składek.
Przy umowie zlecenia z własnym pracodawcą (albo wykonywanej na jego rzecz) ubezpieczenie chorobowe jest obowiązkowe, tak jak z umowy o pracę, a przychód ze zlecenia dolicza się do podstawy wymiaru składek pracownika (art. 8 ust. 2a i art. 18 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych)
Koszt zatrudnienia w tej sytuacji obejmuje wynagrodzenie brutto z umowy zlecenia oraz wszystkie składki ZUS finansowane przez pracodawcę. Przykład: pracownica zarabiająca 4900 złotych na umowie o pracę otrzymuje dodatkowe zlecenie na 450 złotych brutto. Rachunki do umów zlecenia i zgłoszenia do ZUS przygotowujemy klientom w ramach obsługi kadrowo-płacowej.
Firma handlowa zatrudniała pracownicę na umowę o pracę za 4900 złotych miesięcznie. W okresie świątecznym zaproponowała jej dodatkową umowę zlecenia na przygotowanie dekoracji sklepu za 450 złotych brutto. Składki ZUS były naliczane od łącznej kwoty 5350 złotych, ale koszt dodatkowej umowy zlecenia wyniósł 542,17 złotych, uwzględniając składki finansowane przez pracodawcę.
Umowa zlecenia z emerytem lub rencistą
Zatrudnienie emerytów lub rencistów na umowę zlecenia może się wiązać z pewnymi ulgami składkowymi, ale nie znosi obowiązku opłacania składek ZUS. Jeśli umowa zlecenia stanowi jedyny tytuł do ubezpieczenia (emeryt lub rencista nie pozostaje równocześnie w stosunku pracy), zleceniodawca musi opłacać składki emerytalne i rentowe (art. 9 ust. 4a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Istotną ulgą jest zwolnienie z opłacania składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych dla osób, które ukończyły 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni) – zależy ono od wieku, a nie od pobierania emerytury czy renty (art. 261 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, art. 9b ust. 2 ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy). Składka zdrowotna pozostaje obowiązkowa.
Emeryt lub rencista zatrudniony na umowę zlecenia podlega obowiązkowo składkom emerytalnemu i rentowym. Składka chorobowa ma charakter dobrowolny i może być wykupiona na wniosek zleceniobiorcy
Praktyczny przykład: 65-letni emeryt zatrudniony na umowę zlecenia za 3600 złotych brutto miesięcznie, który nie zdecydował się na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Składki finansowane przez zleceniodawcę to:
- Składka emerytalna: 351,36 złotych
- Składka rentowa: 234,00 złotych
- Składka wypadkowa: 60,12 złotych
- Brak składki na FGŚP ze względu na wiek (składek na FP i FS nie ma też dlatego, że 3600 zł to mniej niż minimalne wynagrodzenie)
Koszt całkowity zatrudnienia wynosi 4245,48 złotych przy wynagrodzeniu brutto 3600 złotych.
Zatrudnienie uczniów i studentów
Najbardziej korzystną finansowo formą zatrudnienia na umowę zlecenia jest współpraca z uczniami i studentami do ukończenia 26 roku życia. Ta grupa zleceniobiorców nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenia (art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), a w konsekwencji także ubezpieczeniu zdrowotnemu z tej umowy.
Zleceniodawcy nie opłacają więc składek ZUS za uczniów i studentów. Niezależnie od statusu ucznia czy studenta przychody osób do ukończenia 26 lat z umowy zlecenia są zwolnione z PIT do 85 528 złotych rocznie (ulga dla młodych, art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT), więc płatnik co do zasady nie pobiera od nich zaliczki na podatek. Oznacza to, że koszt całkowity zatrudnienia równa się wynagrodzeniu brutto.
Uczniowie i studenci do ukończenia 26 roku życia nie podlegają ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenia. Osoby do 26 lat korzystają też ze zwolnienia z PIT do 85 528 złotych rocznie (ulga dla młodych), co czyni tę formę zatrudnienia najbardziej ekonomiczną dla pracodawców
Praktyczny przykład: studentka pracuje jako kelnerka w restauracji, zarabiając minimalną stawkę godzinową 31,40 złotych (2026 r.). W lipcu przepracowała 107 godzin, co dało wynagrodzenie brutto 3359,80 złotych. Koszt całkowity zatrudnienia dla pracodawcy to dokładnie ta sama kwota.
- Brak składek ZUS dla zleceniodawcy
- Brak zaliczki na PIT (ulga dla młodych do 26 lat)
- Koszt równy wynagrodzeniu brutto
- Najprostsze rozliczenie administracyjne
- Największa oszczędność dla pracodawcy
Umowa zlecenia a prowadzenie działalności gospodarczej
Skomplikowana sytuacja powstaje, gdy zleceniobiorca jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą. Jeśli umowa zlecenia jest wykonywana w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, nie stanowi ona odrębnego tytułu do ubezpieczeń społecznych.
W przypadku gdy umowa zlecenia i działalność gospodarcza są wykonywane rozdzielnie, następuje zbieg tytułów do ubezpieczeń. Obowiązek opłacania składek zależy od podstawy opłacania składek z działalności gospodarczej oraz wysokości wynagrodzenia z umowy zlecenia.
Przedsiębiorca opłacający składki z działalności od podstawy preferencyjnej (art. 18a) albo w ramach małego ZUS plus (art. 18c), który wykonuje umowę zlecenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obu tytułów (art. 9 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Przy pełnych składkach z działalności znaczenie ma to, czy podstawa ze zlecenia jest niższa od najniższej podstawy dla przedsiębiorców (w 2026 r. 5652 zł) – wtedy obowiązkowe są składki z działalności
Przykład: przedsiębiorca opłacający preferencyjne składki ZUS z działalności gospodarczej podejmuje dodatkową pracę na umowie zlecenia za 1200 złotych miesięcznie. Ponieważ z działalności stosuje preferencyjną podstawę, a łączna podstawa z obu tytułów nie osiąga minimalnego wynagrodzenia, składki są obowiązkowe z obu źródeł. Ile co najmniej trzeba zapłacić za godzinę, wyjaśniamy przy okazji wzoru umowy zlecenia i stawki minimalnej.
Właściciel małej firmy konsultingowej opłacał preferencyjne składki ZUS (w 2026 roku 456,18 złotych miesięcznie na ubezpieczenia społeczne z chorobowym). Dodatkowo podjął współpracę z inną firmą na umowę zlecenia za 1200 złotych miesięcznie. Ze względu na preferencyjną podstawę z działalności i nieosiągnięcie minimalnego wynagrodzenia łącznie z obu tytułów, musiał opłacać składki emerytalne i rentowe z obu źródeł dochodów.
Umowy na kwotę netto a koszt zatrudnienia
Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na zawieranie umów zlecenia na kwotę netto, czyli "na rękę". Takie rozwiązanie może prowadzić do nieprzewidzianych wzrostów kosztów zatrudnienia w trakcie trwania umowy.
Na ostateczną wypłatę netto wpływają różne czynniki, które mogą się zmieniać w ciągu roku. Przekroczenie progu podatkowego, utrata zwolnień podatkowych dla młodych czy zmiana kosztów uzyskania przychodu mogą wpłynąć na wysokość podatku.
Od stycznia 2023 roku zleceniobiorcy mogą składać zleceniodawcy formularz PIT-2 w celu pomniejszenia zaliczek na podatek dochodowy o część kwoty zmniejszającej podatek (art. 31b ust. 1 ustawy o PIT; oświadczenie można złożyć najwyżej trzem płatnikom). Wcześniej taka możliwość nie istniała
Jeśli zleceniobiorca umówił się na konkretną kwotę netto, zmiany w opodatkowaniu nie mogą wpłynąć na zmniejszenie jego wypłaty. Pracodawca musi w takim przypadku zwiększyć wynagrodzenie brutto, aby utrzymać ustaloną kwotę netto.
Wzrost wynagrodzenia brutto automatycznie zwiększa koszt całkowity zatrudnienia poprzez wyższe składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę. Dlatego umowy na kwotę netto niosą ryzyko nieprzewidzianych kosztów dla pracodawcy.
Porównanie kosztów różnych form zatrudnienia
Analiza kosztów zatrudnienia na umowę zlecenia w porównaniu z innymi formami współpracy pokazuje znaczne różnice w zależności od statusu zleceniobiorcy. Najbardziej ekonomiczną opcją jest zatrudnienie studentów, najdroższą zaś osób bez innych tytułów ubezpieczeniowych.
| Kategoria zleceniobiorcy | Składki ZUS zleceniodawcy | Dodatkowe koszty | Koszt względem brutto |
|---|---|---|---|
| Student do 26 lat | Brak | Brak | 100% |
| Osoba z drugim zatrudnieniem | Brak (po przekroczeniu limitu) | Brak | 100% |
| Jedyne zatrudnienie | Pełne składki | FP i FS (od minimalnego wynagrodzenia), FGŚP | Około 120% |
| Emeryt/rencista (kobieta od 55 lat, mężczyzna od 60 lat) | Składki społeczne | Brak FP, FS, FGŚP | Około 118% |
Koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia może się różnić nawet o 20 procent w zależności od statusu zleceniobiorcy. Najdroższą opcją jest zatrudnienie osoby bez innych tytułów ubezpieczeniowych, najtańszą zaś współpraca ze studentami
Przy planowaniu budżetu na wynagrodzenia pracodawcy muszą uwzględniać nie tylko stawki godzinowe, ale także wszystkie dodatkowe koszty wynikające ze statusu zleceniobiorców. Właściwa strategia rekrutacji powinna uwzględniać te różnice kosztów.
Praktyczne wskazówki dla pracodawców
Efektywne zarządzanie kosztami zatrudnienia na umowę zlecenia wymaga przemyślanej strategii uwzględniającej specyfikę różnych kategorii zleceniobiorców. Pracodawcy powinni analizować nie tylko bieżące koszty, ale także potencjalne zmiany w trakcie trwania umowy.
Kluczowe znaczenie ma właściwe określenie statusu ubezpieczeniowego zleceniobiorcy przed zawarciem umowy. Błędna klasyfikacja może prowadzić do dodatkowych kosztów lub problemów z ZUS w przyszłości.
- Sprawdź status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy przed zawarciem umowy
- Uwzględnij wszystkie składki ZUS w kalkulacji kosztów
- Rozważ wpływ sezonowości na koszty zatrudnienia studentów
- Monitoruj zmiany w przepisach dotyczących składek ZUS
- Dokumentuj wszystkie ustalenia dotyczące form wynagrodzenia
Szczególną uwagę należy zwrócić na umowy zawierane na kwotę netto, które mogą generować nieprzewidziane koszty. Zaleca się zawieranie umów na kwotę brutto z jasnym określeniem wszystkich składników wynagrodzenia.
