E-faktura a KSeF - zasady wystawiania i przechowywania

E-faktura a KSeF - zasady wystawiania i przechowywania

W dzisiejszym cyfrowym świecie przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z elektronicznych form dokumentacji księgowej. E-faktury stanowią kluczowy element tej transformacji, oferując liczne korzyści w zakresie efektywności, oszczędności i automatyzacji procesów biznesowych. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) znacząco wpłynęło na sposób wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych w Polsce.

Elektroniczne fakturowanie ewoluowało od prostych plików PDF przesyłanych e-mailem do zaawansowanych systemów ustrukturyzowanych, które integrują się z krajową infrastrukturą podatkową. Zrozumienie różnic między tradycyjnymi e-fakturami a fakturami wystawianymi w KSeF jest kluczowe dla prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej.

Podstawowe informacje o e-fakturach i KSeF

Pojęcie e-faktury w Polsce funkcjonuje od około 2018 roku, gdy wprowadzono elektroniczne rejestry VAT. Popularność elektronicznego fakturowania wzrosła ze względów ekologicznych oraz możliwości automatyzacji procesów księgowych. E-faktury można łatwo zintegrować z systemami księgowymi i programami do zarządzania firmą, co znacząco zwiększa efektywność pracy i ogranicza ryzyko błędów.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza, że e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla podatników. Tylko w określonych sytuacjach będzie można skorzystać z fakturowania papierowego lub tradycyjnych faktur elektronicznych. Kluczowa różnica polega na tym, że faktury elektroniczne będą mogły być używane wyłącznie wtedy, gdy będą zawierać dodatkowe informacje wymagane przez KSeF i spełnią definicję faktury ustrukturyzowanej.

Terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF zostały precyzyjnie określone. Duzi podatnicy będą musieli stosować system od 1 lutego 2026 roku, podczas gdy wszyscy pozostali przedsiębiorcy otrzymają dodatkowe dwa miesiące na przygotowanie i będą objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku. Istotne jest, że od lutego 2026 roku wszyscy podatnicy będą zobowiązani do pobierania faktur z KSeF, niezależnie od tego, kiedy sami zaczną wystawiać faktury w systemie.

Wymagane elementy e-faktury zgodnej z KSeF

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. E-faktura, podobnie jak faktura papierowa, musi zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami prawa.

Podstawowe elementy każdej e-faktury obejmują szereg kluczowych informacji. Każda faktura musi zawierać datę wystawienia oraz kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje dokument. Wymagane są również pełne dane identyfikacyjne - imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami.

Szczegółowe informacje o transakcji stanowią kolejny istotny element faktury. Dokument musi zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, o ile jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Konieczne jest również podanie nazwy (rodzaju) towaru lub usługi oraz miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług.

Aspekty finansowe faktury wymagają precyzyjnego określenia. Dokument musi zawierać cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto) oraz kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, jeśli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto. Wymagana jest również wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto).

Elementy podatkowe faktury obejmują stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku oraz kwotę należności ogółem.

Specyficzne wymagania KSeF dotyczą numeracji faktur. Aby e-faktura została uznana za fakturę przyjmowaną przez KSeF, powinna dodatkowo zawierać numer identyfikujący taką fakturę w systemie. Numer ten jest nakładany na fakturę w momencie jej wystawiania w KSeF. Faktura może być wystawiona w innym systemie księgowym, a następnie przesłana do KSeF w celu nadania numeru - nie jest konieczne bezpośrednie korzystanie z aplikacji KSeF.

Formaty e-faktur - PDF, XML czy skan

Faktury sprzedaży muszą być wystawiane przynajmniej w dwóch egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, a drugi zostaje w dokumentacji księgowej sprzedawcy. Zgodnie z art. 106g ust. 3 ustawy o VAT, w przypadku e-faktur przesyłanych w formie elektronicznej obowiązują szczegółowe zasady dystrybucji.

Zasady przesyania e-faktur różnią się w zależności od podmiotu wystawiającego. Podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego osoba trzecia przesyła faktury lub udostępnia je nabywcy. Nabywca wystawiający faktury w imieniu i na rzecz podatnika przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży.

Dodatkowe sytuacje obejmują nabywcę wystawiającego notę korygującą, który przesyła ją lub udostępnia wystawcy faktury, oraz podmioty wymienione w art. 106c (organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi), które przesyłają faktury lub udostępniają je nabywcy i dłużnikowi, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Wymagania techniczne dla e-faktur są stosunkowo elastyczne. Przepisy nie narzucają podatnikowi konkretnego formatu wystawianej faktury - wybór formatu zależy od podatnika. Może to być e-faktura w formacie PDF wysłana w wiadomości e-mail jako załącznik lub faks otrzymany w formacie elektronicznym. Spotyka si także faktury wystawione w programach pakietu Office (np. Excel lub Word) oraz w formie komunikatu XML.

Nowoczesne rozwiązania technologiczne również są akceptowane. Za e-fakturę można uznać fakturę przesłaną w formie PDF za pomocą aplikacji mobilnych. Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 czerwca 2018 roku o sygn. 0115-KDIT1-3.4012.227.2018.2.APR.

W praktyce firma paliwowa wdrożyła system wysyłania faktur elektronicznych przez aplikację mobilną. Nabywca, akceptując regulamin aplikacji, wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie pliku PDF przesyłanego na podany przy rejestracji adres e-mail. System automatycznie generuje i wysyła fakturę na wskazany adres po dokonaniu zakupu na stacji paliw.

Różnice między tradycyjnymi e-fakturami a fakturami KSeF są znaczące. Podczas gdy tradycyjne e-faktury mogą być wystawiane w dowolnym formacie elektronicznym, faktury ustrukturyzowane w KSeF muszą odpowiadać określonej strukturze. Aktualna struktura FA (2) definiuje precyzyjny format danych, który musi być przestrzegany przez wszystkie systemy integrujące się z KSeF.

Zgoda nabywcy na otrzymywanie e-faktur

Posługiwanie się e-fakturami wymaga zgody odbiorcy faktury na tę formę przekazania dokumentu. Zgodnie z art. 106n ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej, dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Przepisy ustawy nie wskazują, w jakiej formie ma być dokonana akceptacja e-faktury przez odbiorcę. W związku z tym akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Można również domniemać, że kontrahent wyraził zgodę, dopóki nie wyrazi sprzeciwu na otrzymywanie e-faktur. Jeśli nabywca opłaci należność wynikającą z e-faktury, jest to równoznaczne z jej akceptacją.

Sytuacja zmienia się w kontekście KSeF. W przypadku e-faktury wystawianej w KSeF również aktualnie potrzebna jest zgoda nabywcy na przekazanie mu faktury przez system. Jednak od 1 lutego 2026 roku, gdy KSeF stanie się obowiązkowy, nie będzie konieczności otrzymywania zgody na otrzymywanie e-faktur w KSeF.

Istotne jest, że nawet jeśli nie zostanie uzyskana zgoda na przesłanie faktury przez KSeF, można ją nadal wystawić w systemie. W takim przypadku nabywcy należy przekazać fakturę w inny sposób - w formie papierowej lub elektronicznej, jeśli wyrazi na to zgodę. Tutaj również, jak już zostało opisane, konieczna jest zgoda odbiorcy na alternatywną formę dostarczenia dokumentu.

Zasady przechowywania e-faktur i KSeF

Podatnicy są obowiązani do przechowywania wszystkich dokumentów księgowych, w szczególności faktur oraz e-faktur, do chwili zakończenia ustawowego czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten upływa po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zakres obowiązku przechowywania jest szeroki i obejmuje różne rodzaje dokumentów. Przechowywać należy zarówno wystawione, jak i otrzymane faktury, faktury korygujące oraz ich duplikaty. Konieczne jest zachowanie podziału na okresy rozliczeniowe, co ułatwia organizację dokumentacji i kontrolę.

Wymagania dotyczące przechowywania e-faktur są szczegółowo określone. Podatnik musi zapewnić łatwe odszukanie dokumentów, autentyczność ich pochodzenia, integralność treści, czytelność oraz dostępność od momentu wystawienia lub otrzymania e-faktur do czasu upływu zobowiązania podatkowego. Te wymagania muszą być spełnione przez cały okres przechowywania.

Sposoby przechowywania e-faktur mogą być różnorodne. Dokumenty można przechowywać na płytach CD lub dyskach twardych. Konieczne jest systematyczne tworzenie kopii zapasowych, a w czasie przechowywania nie można dokonywać żadnych zmian w dokumentach. Integralność i niezmienność dokumentów są kluczowe dla ich wartości dowodowej.

Szczególne regulacje dotyczą przechowywania za granicą. Przedsiębiorca posiadający siedzibę firmy na terytorium kraju musi przechowywać faktury w Polsce. Jest jednak wyjątek - podatnik może przechowywać faktury w formie elektronicznej poza granicami kraju, ale musi w razie kontroli skarbowej umożliwić łatwy dostęp online do faktur za pomocą środków elektronicznych.

Krajowy System e-Faktur wprowadził nowe możliwości przechowywania. Od 2022 roku zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT, faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie tego okresu podatnik ma możliwość przechowywania faktur ustrukturyzowanych poza KSeF.

Praktyczne implikacje przechowywania w KSeF są znaczące. Korzystając z KSeF, organ podatkowy zapewnia natychmiastowy dostęp do faktur wystawionych za jego pośrednictwem w ciągu 10 lat. Dlatego wymóg dostarczania tych dokumentów przez podatników staje się nieuzasadniony. Funkcja ta umożliwia kontrolę dokumentów podatkowych i jednocześnie odciąża podatników z bieżących obowiązków dotyczących faktur na żądanie organów podatkowych.

Przedsiębiorca wystawił faktury sprzedażowe za pomocą KSeF w maju 2025 roku. Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat, czyli do 2035 roku. Jednak w 2030 roku nastąpi przedawnienie zobowiązania podatkowego, co oznacza, że mimo przechowywania dokumentacji do 2035 roku, faktury stracą "ważność dowodową" w 2031 roku.

Jeśli ustawowy okres przechowywania faktur w KSeF jest niewystarczający, podatnik może przechowywać faktury ustrukturyzowane poza KSeF do momentu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego. Ta elastyczność pozwala przedsiębiorcom na dostosowanie strategii przechowywania do specyficznych potrzeb ich działalności.

Proces wystawiania e-faktur w systemach księgowych

Wystawianie e-faktur w nowoczesnych systemach księgowych jest procesem intuicyjnym i zautomatyzowanym. Aby skorzystać z integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, przedsiębiorca musi najpierw włączyć odpowiednią funkcjonalność w swoim systemie księgowym. Proces ten zazwyczaj obejmuje przejście do ustawień fakturowania i aktywację integracji z KSeF.

Konfiguracja systemu wymaga kilku kluczowych kroków:

1. Przejście do sekcji ustawień fakturowania w systemie księgowym
2. Lokalizacja opcji integracji z e-fakturami i KSeF
3. Aktywacja integracji poprzez wybranie odpowiedniej opcji
4. Weryfikacja połączenia z systemem KSeF
5. Konfiguracja parametrów wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Po prawidłowej konfiguracji proces wystawiania faktury staje się standardową procedurą. Przedsiębiorca przechodzi do sekcji sprzedaży, wybiera opcję wystawienia faktury i uzupełnia wszystkie wymagane dane. Obejmuje to dane kontrahenta, szczegóły faktury, opis towarów lub usług oraz kwoty. System automatycznie weryfikuje kompletność danych i zgodność z wymaganiami KSeF.

Zalety automatyzacji procesu są znaczące. Po pomyślnym wysłaniu faktury do KSeF i jej przetworzeniu, faktura zostaje uznana za wystawioną, a w systemie nadawany jest numer KSeF. Dodatkowo faktura staje się dostępna w KSeF po stronie nabywcy, który może ją pobrać i zaimportować do swojego systemu księgowego.

Integracja systemów księgowych z KSeF przynosi następujące korzyści:

• Automatyczne generowanie faktur w formacie ustrukturyzowanym
• Natychmiastowe przesyłanie do KSeF bez dodatkowych działań
• Automatyczne nadawanie numerów KSeF
• Synchronizacja danych między systemem księgowym a KSeF
• Ułatwione zarządzanie dokumentacją elektroniczną
• Redukcja ryzyka błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych

Korzyści i wyzwania e-fakturowania

Elektroniczne fakturowanie przynosi przedsiębiorcom liczne korzyści, które przekładają się na zwiększenie efektywności operacyjnej i redukcję kosztów. Wygoda korzystania z e-faktur jest jedną z najważniejszych zalet - dokumenty można wystawiać, przesyłać i archiwizować bez konieczności drukowania i fizycznego przechowywania papierowych dokumentów.

Oszczędność czasu stanowi kolejną istotną korzyść. Automatyzacja procesów księgowych dzięki e-fakturom pozwala na znaczne skrócenie czasu potrzebnego na obsługę dokumentacji. Systemy mogą automatycznie generować faktury, przesyłać je do kontrahentów i aktualizować księgi rachunkowe bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

Aspekty ekologiczne e-fakturowania są coraz bardziej istotne dla przedsiębiorców świadomych społecznie. Rezygnacja z papierowych dokumentów przyczynia się do redukcji zużycia papieru i zmniejszenia śladu ekologicznego działalności gospodarczej. To szczególnie ważne w kontekście rosnącej świadomości ekologicznej i wymagań dotyczących zrównoważonego rozwoju.

Wyzwania związane z wdrożeniem e-fakturowania obejmują konieczność dostosowania systemów informatycznych, szkolenia pracowników oraz zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych. Przedsiębiorcy muszą również uwzględnić koszty implementacji i utrzymania systemów elektronicznego fakturowania.

Bezpieczeństwo danych stanowi kluczowe wyzwanie. Systemy e-fakturowania muszą zapewniać autentyczność pochodzenia dokumentów, integralność treści oraz ochronę przed nieuprawnionym dostępem. Wymaga to implementacji odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.

Przygotowanie do obowiązkowego KSeF

Zbliżający się termin obowiązkowego wdrożenia KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania ze strony przedsiębiorców. Proces przygotowawczy powinien rozpocząć się z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zapewnić płynne przejście na nowy system fakturowania.

Kluczowe elementy przygotowania obejmują analizę obecnych procesów fakturowania, ocenę kompatybilności używanych systemów księgowych z KSeF oraz planowanie niezbędnych modyfikacji. Przedsiębiorcy powinni również rozważyć potrzebę szkoleń dla pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość.

Harmonogram wdrożenia KSeF przewiduje etapowe wprowadzanie obowiązków:

1. 1 lutego 2026 roku - obowiązek dla dużych podatników
2. 1 lutego 2026 roku - obowiązek pobierania faktur z KSeF dla wszystkich
3. 1 kwietnia 2026 roku - obowiązek dla wszystkich pozostałych podatników
4. Okres przejściowy - możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF
5. Pełne wdrożenie - zakończenie okresu przejściowego

Przygotowanie techniczne obejmuje weryfikację kompatybilności obecnych systemów księgowych z wymaganiami KSeF. Jeśli system nie obsługuje natywnie faktur ustrukturyzowanych, konieczne może być jego zaktualizowanie lub wymiana na rozwiązanie kompatybilne z KSeF.

Aspekty organizacyjne przygotowania obejmują opracowanie nowych procedur fakturowania, dostosowanie procesów obiegu dokumentów oraz przeszkolenie pracowników. Szczególną uwagę należy zwrócić na procedury awaryjne i sposoby postępowania w przypadku problemów technicznych z systemem KSeF.

Najczęstsze pytania