KSeF i faktury od oszustów - rozliczenie i należyta staranność

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza nowe wyzwania w zakresie bezpieczeństwa transakcji gospodarczych. Wraz z digitalizacją procesów fakturowania pojawiają się nowe możliwości nadużyć i oszustw podatkowych. Podatnicy muszą być świadomi ryzyka związanego z otrzymywaniem faktur od nierzetelnych kontrahentów i wiedzieć, jak postępować w takich sytuacjach.

System e-faktur ma stać się obowiązkowy dla wszystkich podatników od 1 kwietnia 2026 roku, co oznacza, że problematyka rozliczania faktur od oszustów w KSeF będzie dotyczyć praktycznie każdego przedsiębiorcy. Obecnie system działa na zasadzie dobrowolności, ale już teraz warto przygotować się na nowe wyzwania związane z weryfikacją kontrahentów i zachowaniem należytej staranności.

Zasady funkcjonowania systemu KSeF

Krajowy System e-Faktur to platforma elektroniczna prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który pełni funkcję administratora danych w systemie. Faktura ustrukturyzowana, potocznie nazywana e-fakturą, stanowi dokument potwierdzający wykonanie czynności opodatkowanej VAT, wystawiony poprzez interfejs elektroniczny w ramach KSeF.

Z systemu KSeF mogą obecnie korzystać różne kategorie podmiotów, przy czym jest to możliwość, a nie obowiązek. Do grona uprawnionych użytkowników należą podatnicy, podmioty przez nich wskazane, podmioty określone w art. 106c ustawy o VAT, osoby fizyczne wskazane przez te podmioty, osoby fizyczne z nadanymi uprawnieniami do korzystania z systemu oraz inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF.

Istotną kwestią jest moment uznania faktury za wystawioną. Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że dokument wchodzi do obrotu prawnego z chwilą wprowadzenia go do systemu, niezależnie od tego, czy odbiorca już go pobrał czy nie.

Sprzedawca może zdecydować się na wystawienie faktury ustrukturyzowanej bez konieczności uzyskania zgody nabywcy. Przepisy dotyczące akceptacji odnoszą się wyłącznie do kwestii odbierania e-faktur poprzez KSeF, a nie do ich wystawiania. Taka regulacja daje sprzedawcom elastyczność w wyborze formy dokumentu, ale jednocześnie może być wykorzystywana przez nieuczciwych przedsiębiorców.

Ryzyko oszustw w systemie KSeF

Automatyczne uznawanie faktury za wystawioną z momentem przesłania jej do systemu KSeF stwarza nowe możliwości nadużyć. Oszuści mogą wykorzystać tę regulację do wystawiania fikcyjnych faktur, które formalnie będą miały status dokumentów wprowadzonych do obrotu prawnego. Szczególnie narażone na takie praktyki są firmy nawiązujące kontakty handlowe przez Internet, gdzie weryfikacja kontrahenta jest utrudniona.

Obecnie obowiązujące regulacje nie zawierają szczegółowych procedur postępowania w przypadku otrzymania faktury od oszusta. Podatnicy muszą opierać się na wypracowanej praktyce gospodarczej w zakresie zachowania należytej staranności i działania w dobrej wierze. Brak precyzyjnych wytycznych może prowadzić do niepewności prawnej i problemów z rozliczeniem podatku VAT.

Problem oszustw w KSeF może dotyczyć różnych scenariuszy. Najczęstsze to wystawianie faktur za nieistniejące towary lub usługi, podszywanie się pod istniejące firmy, tworzenie fikcyjnych podmiotów gospodarczych wyłącznie w celu wystawiania fałszywych faktur, czy też wykorzystywanie skradzionych danych dostępowych do systemu KSeF.

Szczególnie problematyczne mogą być sytuacje, w których oszuści wykorzystują dane rzeczywiście istniejących firm do wystawiania fikcyjnych faktur. W takich przypadkach weryfikacja kontrahenta może być utrudniona, ponieważ formalne dane podmiotu będą poprawne, a problem ujawni się dopiero na etapie realizacji transakcji lub kontroli podatkowej.

Zasady należytej staranności w podatku VAT

Koncepcja należytej staranności w podatku VAT została wypracowana przez orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz polskich sądów administracyjnych. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu poniesionego wydatku na nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie może być jednak nadużywane i wykorzystywane do wyłudzania kwoty podatku. TSUE wielokrotnie wskazywał, że prawo to nie przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy wiedział lub na podstawie obiektywnych okoliczności powinien był wiedzieć, że określona czynność wiąże się z nieprawidłowościami w zakresie VAT.

Organy podatkowe nie mogą jednak wymagać od podatników nadmiernych działań w zakresie zachowania należytej staranności. Nie można przenosić na podatników ciężaru weryfikacji kontrahenta pod kątem jego prawidłowego rozliczenia podatkowego. Wynika to z zasady, że to organy podatkowe są odpowiedzialne za dokonywanie niezbędnych kontroli podatników w celu wykrycia nieprawidłowości.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 21 lutego 2017 roku (I FSK 1679/16) wskazał, że organy podatkowe nie mogą w sposób generalny wymagać, by podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT badał szereg kwestii dotyczących wystawcy faktury. Nie można wymagać weryfikacji, czy wystawca faktury jest podatnikiem, czy dysponuje towarami będącymi przedmiotem transakcji, czy jest w stanie je dostarczyć oraz czy wywiązuje się z obowiązku złożenia deklaracji i zapłaty podatku VAT.

Praktyczne aspekty weryfikacji kontrahentów

W kontekście nawiązywania kontaktów handlowych przez Internet, szczególnie istotne jest pytanie o zakres wymaganej staranności. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 grudnia 2016 roku (I FSK 522/15) wskazał, że kontakty mailowe z potencjalnym kontrahentem nie mogą stanowić o niestaranności podatnika.

Sąd podkreślił, że brak pisemnej umowy między stronami transakcji, brak kontaktów osobistych, opieranie się jedynie na przyjętych bezkrytycznie drogą mailową dokumentach mających potwierdzić formalne istnienie firmy, nie muszą świadczyć o niedochowaniu staranności. Takie stanowisko jest szczególnie istotne w dobie digitalizacji kontaktów handlowych.

Podstawowe działania, które podatnik powinien podjąć w ramach zachowania należytej staranności, obejmują:

1. Weryfikację danych kontrahenta w publicznie dostępnych rejestrach
2. Sprawdzenie statusu podatnika VAT w systemie VIES lub na stronie Ministerstwa Finansów
3. Potwierdzenie tożsamości kontrahenta przez kontakt telefoniczny lub mailowy
4. Sprawdzenie racjonalności warunków transakcji, w tym ceny i terminów płatności
5. Dokumentowanie podjętych działań weryfikacyjnych

Weryfikacja kontrahenta nie może jednak prowadzić do nadmiernego obciążenia podatnika obowiązkami kontrolnymi. Podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia szczegółowych badań sytuacji finansowej kontrahenta ani do weryfikacji jego wiarygodności gospodarczej wykraczającej poza standardowe praktyki handlowe.

Rozliczenie faktury od oszusta w KSeF

W momencie przesłania przez sprzedawcę faktury do systemu KSeF dokument wchodzi do obrotu gospodarczego, ponieważ uznaje się go za wystawiony. Oznacza to, że taki dokument nabiera mocy prawnej i teoretycznie daje nabywcy prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem zachowania należytej staranności.

Kluczową kwestią w przypadku wystawienia e-faktury przez oszusta jest wykazanie przez odbiorcę faktury zachowania należytej staranności. Podatnik działający w warunkach należytej staranności, przy których zachowaniu nie mógł wiedzieć, że transakcja wiązała się z przestępstwem lub nadużyciem w zakresie podatku VAT, nie może być pozbawiony prawa odliczenia podatku wynikającego z e-faktury.

W praktyce oznacza to, że podatnik otrzymujący fakturę w systemie KSeF powinien:

• Zweryfikować podstawowe dane kontrahenta przed realizacją transakcji
• Sprawdzić zgodność danych na fakturze z danymi kontrahenta
• Potwierdzić realizację transakcji odpowiednimi dokumentami
• Zachować dokumentację potwierdzającą podjęte działania weryfikacyjne
• W przypadku wątpliwości skontaktować się z kontrahentem w celu potwierdzenia autentyczności faktury

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których faktura wpływa bez wcześniejszych kontaktów handlowych lub dotyczy transakcji o nietypowych warunkach. W takich przypadkach zalecane jest szczególnie dokładne sprawdzenie kontrahenta i okoliczności transakcji.

Procedury postępowania w przypadku podejrzenia oszustwa

Jeżeli podatnik otrzyma fakturę w systemie KSeF i ma uzasadnione podejrzenia co do jej autentyczności, powinien podjąć określone działania weryfikacyjne. Pierwszym krokiem jest sprawdzenie danych kontrahenta w publicznie dostępnych rejestrach oraz weryfikacja jego statusu jako podatnika VAT.

W przypadku potwierdzenia podejrzeń co do nierzetelności kontrahenta, podatnik powinien:

1. Skontaktować się z kontrahentem w celu wyjaśnienia wątpliwości
2. Zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających realizację transakcji
3. Sprawdzić, czy faktura została rzeczywiście wystawiona przez wskazany podmiot
4. Skonsultować się z doradcą podatkowym w przypadku poważnych wątpliwoci
5. Rozważyć zawiadomienie organów podatkowych o podejrzeniu oszustwa

Dokumentacja podjętych działań weryfikacyjnych ma kluczowe znaczenie w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej. Podatnik powinien zachować wszelkie dowody potwierdzające, że działał w dobrej wierze i dochował należytej staranności.

W sytuacjach szczególnie podejrzanych podatnik może rozważyć wstrzymanie się z odliczeniem podatku VAT do czasu wyjaśnienia wątpliwości. Choć nie ma takiego obowiązku prawnego, może to być uzasadnione w przypadku oczywistych prób oszustwa.

Odpowiedzialność organów podatkowych

Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych, to do organów podatkowych należy dokonywanie niezbędnych kontroli podatników w celu wykrycia nieprawidłowości i naruszeń przepisów prawa w zakresie podatku VAT. Organy te są również odpowiedzialne za karanie podatników winnych nieprawidłowości lub naruszeń.

Oznacza to, że ciężar wykrywania oszustw podatkowych spoczywa przede wszystkim na administracji skarbowej, a nie na podatnikach. Podatnicy mają obowiązek zachowania należytej staranności, ale nie mogą być obciążani nadmiernymi obowiązkami kontrolnymi wobec swoich kontrahentów.

W kontekście systemu KSeF szczególnie istotne jest, aby organy podatkowe opracowały skuteczne mechanizmy wykrywania i przeciwdziałania oszustwom. System elektroniczny stwarza nowe możliwości monitorowania transakcji, ale wymaga również odpowiednich narzędzi analitycznych i procedur kontrolnych.

Porównanie różnych scenariuszy oszustw

Praktyczne wskazówki dla podatników

Aby minimalizować ryzyko związane z oszustwami w systemie KSeF, podatnicy powinni wdrożyć odpowiednie procedury wewnętrzne. Podstawowe zasady bezpieczeństwa obejmują regularne sprawdzanie faktur wpływających do systemu, weryfikację nowych kontrahentów oraz dokumentowanie podjętych działań kontrolnych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na faktury o nietypowych charakterystykach, takich jak:

• Bardzo korzystne warunki cenowe w porównaniu do rynku
• Krótkie terminy płatności lub wymaganie płatności z góry
• Brak możliwości kontaktu z kontrahentem
• Niespójności w danych kontrahenta
• Faktury za usługi, które nie zostały zamówione

Przykład praktyczny: Firma otrzymała w systemie KSeF fakturę za usługi informatyczne od nieznanego kontrahenta. Przed odliczeniem podatku VAT sprawdziła dane kontrahenta w rejestrze REGON, zweryfikowała status podatnika VAT oraz skontaktowała się telefonicznie z wystawcą faktury. Ponieważ numer telefonu był nieaktywny, a adres firmy okazał się fikcyjny, firma nie odliczyła podatku i zawiadomiła urząd skarbowy o podejrzeniu oszustwa.

Warto również wdrożyć system dwustopniowej weryfikacji faktur, w którym każdy dokument jest sprawdzany przez dwie niezależne osoby. Taki system pozwala na wykrycie potencjalnych nieprawidłowości i zmniejsza ryzyko pomyłek.

Przygotowanie do obowiązkowego KSeF

W związku z planowanym wprowadzeniem obowiązkowego systemu e-faktur od 1 kwietnia 2026 roku, przedsiębiorcy powinni już teraz przygotowywać się do nowych wyzwań. Obejmuje to nie tylko aspekty techniczne, ale również proceduralne i organizacyjne.

Kluczowe obszary przygotowań obejmują:

• Wdrożenie odpowiedniego oprogramowania do obsługi KSeF
• Szkolenie pracowników w zakresie nowych procedur
• Opracowanie wewnętrznych regulacji dotyczących weryfikacji kontrahentów
• Przygotowanie dokumentacji procesów i procedur
• Nawiązanie współpracy z doradcami podatkowymi

Warto również monitorować zmiany legislacyjne, ponieważ do czasu wprowadzenia obowiązkowego systemu mogą zostać uchwalone dodatkowe przepisy regulujące kwestie bezpieczeństwa i przeciwdziałania oszustwom w KSeF.

Najczęstsze pytania