Prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej stało się realną możliwością dla polskich przedsiębiorców od początku 2019 roku. Zmiany wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją rewolucjonizują sposób zarządzania dokumentacją kadrową. Pracodawcy mogą teraz wybierać między tradycyjną formą papierową a nowoczesną wersją cyfrową, co znacząco ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi w dobie cyfryzacji. Akta osobowe, umowy i listy płac możemy prowadzić za firmę w ramach usługi kadry i płace.
Wprowadzenie możliwości prowadzenia akt w formie elektronicznej odpowiada na potrzeby współczesnych przedsiębiorstw, które coraz częściej funkcjonują w środowisku cyfrowym. Równocześnie z tymi zmianami obowiązują nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku, znanego jako RODO. Te regulacje nakładają dodatkowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych pracowniczych.
Akta pracownicze w formie elektronicznej są równoważne z dokumentacją prowadzoną w tradycyjnej, papierowej formie zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca może swobodnie wybierać sposób prowadzenia dokumentacji lub łączyć obie formy w zależności od potrzeb organizacyjnych
Prawne podstawy prowadzenia akt elektronicznych
Podstawą prawną dla prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej jest art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Ten przepis daje pracodawcom pełną swobodę wyboru formy dokumentacji, co stanowi znaczące ułatwienie w zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Równoległe obowiązywanie przepisów RODO nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki związane z zabezpieczeniem danych osobowych zawartych w aktach pracowniczych. Dokumentacja elektroniczna musi być odpowiednio chroniona przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą czy zniszczeniem. Te wymagania dotyczą zarówno technicznych aspektów przechowywania, jak i organizacyjnych procedur dostępu do dokumentów.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi z dnia 8 sierpnia 2018 roku na zapytanie poselskie nr 7753 potwierdziło, że nie ma przeszkód, aby pracodawca prowadził dokumenty częściowo w formie elektronicznej i częściowo w formie papierowej. Ta elastyczność pozwala na stopniowe przechodzenie na cyfrową dokumentację bez konieczności jednoczesnej zmiany całego systemu.
Prowadzenie akt w formie mieszanej jest w pełni dozwolone przez przepisy prawa. Pracodawca może zdecydować, które dokumenty będzie przechowywać elektronicznie, a które w formie papierowej, dostosowując rozwiązanie do specyfiki swojej organizacji
Struktura akt osobowych pracowników
Akta osobowe pracowników składają się z pięciu wyodrębnionych części, z których każda ma określone przeznaczenie i zawiera konkretne rodzaje dokumentów. Ta systematyzacja ułatwia zarządzanie dokumentacją i zapewnia przejrzystość w organizacji akt niezależnie od wybranej formy prowadzenia.
Część A zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie przez osobę, która została zatrudniona. Obejmuje ona oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych (§ 3 pkt 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). W tej sekcji znajdą się na przykład kwestionariusz osobowy, życiorys czy dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje.
Część B gromadzi dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika. To najobszerniejsza sekcja akt, która zawiera umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty związane z awansami, zmianami stanowisk, szkoleniami oraz wszystkie inne materiały powstające w trakcie trwania stosunku pracy.
Część C akt osobowych zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika. Obejmuje wypowiedzenia, porozumienia rozwiązujące stosunek pracy, dokumenty związane z rozliczeniem oraz inne materiały dotyczące zakończenia współpracy
Część D stanowi miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach. W tej sekcji gromadzone są dokumenty dotyczące kar porządkowych, postępowań dyscyplinarnych oraz innych form odpowiedzialności pracowniczej.
Część E przeznaczona jest na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Ta sekcja zawiera protokoły z przeprowadzonych kontroli, wyniki badań oraz inne dokumenty związane z tym obszarem.
Wymagania techniczne dla akt elektronicznych
Skuteczne prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej wymaga spełnienia określonych wymagań technicznych, które zapewniają autentyczność, integralność i prawną ważność dokumentów (§ 9–12 rozporządzenia). Kluczowym elementem jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – są one wymagane przy zmianie postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną oraz przy włączaniu do akt elektronicznych odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych (art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy, § 11 rozporządzenia). Potwierdzają one tożsamość osoby podpisującej dokument i zapewniają jego niezmienność.
Kwalifikowany podpis elektroniczny musi być wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania wpisanego do rejestru i na zaufaną listę, za które odpowiada minister właściwy do spraw informatyzacji (art. 2 ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej). Podpis ten ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny i jest niezbędny do nadania dokumentom elektronicznym pełnej wiarygodności prawnej. Alternatywnie można wykorzystać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, która pełni podobną funkcję w kontekście organizacyjnym.
System przechowywania dokumentów elektronicznych musi zapewniać zachowanie poufności dokumentów zgodnie z wymogami RODO. Oznacza to konieczność implementacji odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, które uniemożliwią nieuprawnionym osobom dostęp do danych osobowych pracowników.
Sposób przechowywania dokumentów musi zapewniać zachowanie ich kompletności i integralności przez cały wymagany okres. System musi również zapewniać dostępność dokumentów dla uprawnionych osób oraz ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem
Dokumenty muszą być przechowywane w sposób kompletny, zapewniający integralność akt przez cały okres ich przechowywania. System nie może umożliwiać nieautoryzowanych zmian w dokumentach, a wszelkie modyfikacje muszą być rejestrowane i identyfikowalne. Dodatkowo musi być zapewniona dostępność dokumentów dla uprawnionych osób w każdym momencie, gdy jest to niezbędne.
Proces digitalizacji akt papierowych
Zmiana sposobu prowadzenia akt z formy papierowej na elektroniczną wymaga przeprowadzenia określonej procedury digitalizacji, która jest szczegółowo uregulowana w przepisach Kodeksu pracy. Proces ten składa się z kilku etapów, które muszą być wykonane zgodnie z wymogami prawnymi, aby zapewnić pełną ważność prawną dokumentów elektronicznych.
Pierwszy etap obejmuje sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentów papierowych, najczęściej w formie skanu o odpowiedniej jakości. Skanowanie musi być przeprowadzone z zachowaniem wszystkich szczegółów dokumentu, tak aby odwzorowanie cyfrowe było czytelne i kompletne. Jakość skanu powinna umożliwiać identyfikację wszystkich elementów oryginalnego dokumentu, w tym podpisów, pieczątek i innych oznaczeń.
Kluczowym elementem procesu digitalizacji jest opatrzenie wersji cyfrowej akt kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Podpis ten potwierdza zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym i nadaje mu pełną moc prawną. Podpis może złożyć pracodawca lub osoba przez niego upoważniona do tego celu.
- Przygotowanie dokumentów papierowych do procesu skanowania
- Przeprowadzenie skanowania z zachowaniem wysokiej jakości odwzorowania
- Sprawdzenie kompletności i czytelności powstałych plików cyfrowych
- Opatrzenie dokumentów elektronicznych kwalifikowanym podpisem
- Utworzenie kopii zapasowych zdigitalizowanych dokumentów
- Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi
Samo zeskanowanie dokumentów nie wystarcza do przeprowadzenia prawidłowej digitalizacji akt. Konieczne jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, które potwierdzają zgodność wersji cyfrowej z oryginałem papierowym
Pracodawca musi poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia ich dokumentacji oraz o możliwości odbioru poprzedniej, papierowej postaci w terminie 30 dni od przekazania tej informacji; byłych pracowników zawiadamia o tym w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94⁹ Kodeksu pracy). Nieodebraną poprzednią postać dokumentacji pracodawca może zniszczyć (art. 94¹⁰).
Zmiana z formy elektronicznej na papierową
Przepisy prawne przewidują również możliwość zmiany sposobu prowadzenia akt z formy elektronicznej na papierową, co może być konieczne w określonych sytuacjach organizacyjnych lub technicznych. Ten proces jest znacznie prostszy niż digitalizacja i wymaga mniej skomplikowanych procedur technicznych.
Zmiana z formy elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku dokumentów przechowywanych w formie cyfrowej. Wydruk musi być kompletny i czytelny, zawierający wszystkie elementy dokumentu elektronicznego. Jakość wydruku powinna umożliwiać identyfikację wszystkich szczegółów oryginalnego dokumentu cyfrowego.
Kluczowym elementem tego procesu jest opatrzenie wydruku podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. Podpis ten potwierdza zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym i nadaje mu pełną moc prawną w formie papierowej. W przeciwieństwie do digitalizacji, w tym przypadku nie jest wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny.
Zmiana formy prowadzenia akt z elektronicznej na papierową wymaga jedynie wydrukowania dokumentów i opatrzenia ich podpisem pracodawcy lub upoważnionej osoby. Ten proces jest znacznie prostszy niż digitalizacja akt papierowych
Podobnie jak w przypadku digitalizacji, pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji i o możliwości odbioru jej poprzedniej, elektronicznej postaci w terminie 30 dni (art. 94⁹ Kodeksu pracy). Informacja powinna zostać przekazana w sposób umożliwiający dotarcie do wszystkich zatrudnionych osób.
Okres przechowywania akt pracowniczych
Jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych ustawą z 2018 roku było skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z dotychczasowych 50 lat do 10 lat. Dotyczy to stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku; dla zatrudnionych w latach 1999–2018 okres skraca się do 10 lat dopiero po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA, a dla zatrudnionych przed 1999 rokiem nadal wynosi 50 lat (art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 roku). Ta modyfikacja znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją kadrową i redukuje koszty związane z długoterminowym przechowywaniem dokumentów.
Okres 10 lat jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że jeśli stosunek pracy nawiązany po 31 grudnia 2018 roku zakończył się w 2024 roku, akta pracownicze muszą być przechowywane do końca 2034 roku (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Ta zmiana stanowi znaczące ułatwienie dla pracodawców, którzy wcześniej musieli przechowywać dokumentację przez pół wieku. Co zrobić z aktami, gdy ta sama osoba wraca do firmy, opisujemy we wpisie o kontynuacji dokumentacji przy ponownym zatrudnieniu.
| Typ dokumentacji | Poprzedni okres | Obecny okres | Podstawa liczenia |
|---|---|---|---|
| Akta osobowe pracowników | 50 lat | 10 lat (zatrudnieni od 2019 r.) | Od końca roku rozwiązania stosunku |
| Grafiki i harmonogramy | Nieokreślony w KP | 10 lat (zatrudnieni od 2019 r.) | Ujednolicenie z aktami |
| Karty urlopowe | Nieokreślony w KP | 10 lat (zatrudnieni od 2019 r.) | Ujednolicenie z aktami |
| Dokumentacja płacowa | 50 lat | 10 lat (zgłoszeni od 2019 r. lub po ZUS RIA) | Art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS |
Nowe przepisy przewidują również szczególne sytuacje, w których okres przechowywania może ulec wydłużeniu. Jeśli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania, dokumenty muszą być przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia sprawy, jednak nie krócej niż standardowe 10 lat (art. 94⁴ pkt 1 Kodeksu pracy).
Gdy pracodawca nie jest stroną postępowania, ale powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, w którym dokumentacja może stanowić dowód, podstawowy okres jej przechowywania przedłuża się o 12 miesięcy (art. 94⁴ pkt 2 Kodeksu pracy)
W przypadku gdy pracodawca nie jest bezpośrednią stroną postępowania, ale otrzymał informację o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania dokumentów wydłuża się o 12 miesięcy. Po upływie tego dodatkowego terminu pracodawca ma obowiązek zawiadomić byłego pracownika o możliwości odbioru akt w terminie 30 dni od otrzymania zawiadomienia oraz o ich zniszczeniu w razie nieodebrania.
Procedura zniszczenia akt pracowniczych
Po upływie wymaganego okresu przechowywania akt pracowniczych pracodawca ma określone obowiązki związane z ich ostatecznym zniszczeniem. Procedura ta jest szczegółowo uregulowana w przepisach i wymaga przestrzegania konkretnych terminów oraz sposobów informowania pracowników.
Zgodnie ze znowelizowanym przepisem art. 94(6) Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania stosunku pracy lub jego wygaśnięcia pracodawca ma obowiązek wydania wraz ze świadectwem pracy dokumentu zawierającego szczegółowe informacje o dalszym postępowaniu z aktami pracowniczymi. Ile lat trzeba je trzymać, zależy od daty zatrudnienia — szczegóły w tekście o okresach przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Dokument ten musi zawierać informacje o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez uprawnioną osobę.
- Informację o okresie przechowywania i terminie odbioru pracodawca wydaje wraz ze świadectwem pracy (art. 94⁶ Kodeksu pracy)
- Informacje i zawiadomienia doręcza się za pokwitowaniem – osobiście, przez operatora pocztowego, osobę upoważnioną albo elektronicznie z potwierdzeniem doręczenia (§ 15 rozporządzenia)
- Zawiadomienie z 30-dniowym terminem odbioru dotyczy przedłużenia okresu z powodu postępowania (art. 94⁴ pkt 2) i zmiany postaci dokumentacji (art. 94⁹)
- Dokumentację papierową odbiera się osobiście i za pokwitowaniem, a elektroniczną – na nośniku albo elektronicznie po jednoznacznej identyfikacji odbiorcy (§ 16 rozporządzenia)
Po upływie terminu na odbiór akt (do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania) pracodawca ma do 12 miesięcy na zniszczenie dokumentów, a do tego czasu może jeszcze wydać je byłemu pracownikowi (art. 94⁷ Kodeksu pracy). Zniszczenie musi być przeprowadzone w sposób uniemożliwiający ponowne odtworzenie zawartych w aktach danych osobowych, co jest szczególnie ważne w kontekście ochrony prywatności byłych pracowników.
Zniszczenie akt pracowniczych musi być przeprowadzone w sposób uniemożliwiający ich ponowne odtworzenie. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, które należy zniszczyć fizycznie, jak i elektronicznych, które muszą być bezpowrotnie usunięte z systemów informatycznych
W przypadku śmierci pracownika prawo do odbioru dokumentów przechodzi na określonych w przepisach członków rodziny. Uprawnionymi osobami są dzieci własne pracownika, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem dzieci w rodzinie zastępczej lub rodzinnym domu dziecka), małżonek zmarłego pracownika oraz rodzice, w tym ojczym, macocha i osoby przysposabiające (art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy).
Bezpieczeństwo i ochrona danych w aktach elektronicznych
Prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej wymaga szczególnej uwagi w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami RODO. Pracodawcy muszą wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które zapewnią bezpieczeństwo przetwarzanych danych przez cały okres ich przechowywania.
System zarządzania aktami elektronicznymi musi być wyposażony w mechanizmy kontroli dostępu, które umożliwiają dostęp do dokumentów jedynie osobom uprawnionym. Każde logowanie do systemu powinno być rejestrowane, a logi dostępu przechowywane przez odpowiedni okres. Dodatkowo system musi umożliwiać nadawanie różnych poziomów uprawnień w zależności od roli użytkownika w organizacji.
Firma produkcyjna zatrudniająca 200 pracowników zdecydowała się na przejście na elektroniczną formę akt pracowniczych. Wdrożyła system z dwuetapowym uwierzytelnianiem, szyfrowaniem danych oraz automatycznym tworzeniem kopii zapasowych. Dzięki temu rozwiązaniu czas dostępu do dokumentów skrócił się z kilku godzin do kilku minut, a koszty przechowywania wyraźnie spadły.
Kluczowym elementem bezpieczeństwa jest szyfrowanie danych zarówno podczas ich przechowywania, jak i transmisji. Dokumenty elektroniczne powinny być przechowywane w zaszyfrowanej formie, a dostęp do nich powinien być możliwy jedynie po wprowadzeniu odpowiednich kluczy szyfrujących. Transmisja danych między różnymi elementami systemu musi również odbywać się z wykorzystaniem bezpiecznych protokołów komunikacyjnych.
Niezbędne jest również regularne tworzenie kopii zapasowych akt elektronicznych i przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu, oddzielnie od głównego systemu. Kopie zapasowe powinny być testowane pod kątem możliwości odtworzenia danych, a procedury przywracania dokumentów muszą być regularnie weryfikowane i aktualizowane.
System zarządzania aktami elektronicznymi musi zapewniać możliwość śledzenia wszystkich operacji wykonywanych na dokumentach. Każda zmiana, dostęp czy próba modyfikacji dokumentu powinna być rejestrowana wraz z informacją o użytkowniku i czasie operacji
Korzyści z elektronicznej formy akt pracowniczych
Przejście na elektroniczną formę prowadzenia akt pracowniczych przynosi przedsiębiorstwom liczne korzyści operacyjne, finansowe i organizacyjne. Najważniejszą zaletą jest znaczące przyspieszenie procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją kadrową oraz redukcja kosztów związanych z fizycznym przechowywaniem dokumentów papierowych.
Elektroniczna forma akt umożliwia błyskawiczne wyszukiwanie konkretnych dokumentów lub informacji bez konieczności fizycznego przeszukiwania archiwów papierowych. Systemy elektroniczne pozwalają na wyszukiwanie według różnych kryteriów, takich jak nazwisko pracownika, okres zatrudnienia, rodzaj dokumentu czy słowa kluczowe zawarte w treści.
Znaczące oszczędności wynikają z eliminacji kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych, drukowaniem dokumentów, ich fizycznym przechowywaniem oraz transportem. Przedsiębiorstwa mogą zrezygnować z wynajmowania dodatkowych powierzchni magazynowych przeznaczonych na archiwizację akt lub znacznie zmniejszyć ich rozmiar.
- Natychmiastowy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i czasu
- Możliwość jednoczesnego przeglądania akt przez kilka osób
- Automatyczne tworzenie kopii zapasowych zabezpieczających przed utratą
- Łatwiejsze zarządzanie uprawnieniami dostępu do konkretnych dokumentów
- Redukcja ryzyka zniszczenia dokumentów przez czynniki zewnętrzne
- Ułatwiona kontrola terminów przechowywania i automatyczne przypomnienia
Elektroniczna forma akt znacznie ułatwia również przestrzeganie wymogów RODO, szczególnie w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą. Systemy elektroniczne mogą automatycznie generować raporty o przetwarzanych danych, ułatwiać realizację prawa do przenoszenia danych czy automatycznie usuwać dokumenty po upływie wymaganego okresu przechowywania.
Wdrożenie elektronicznej formy akt pracowniczych może istotnie obniżyć koszty związane z zarządzaniem dokumentacją kadrową. Największe oszczędności dotyczą eliminacji kosztów druku, przechowywania fizycznego oraz czasu pracy pracowników HR
