Akta pracownicze w formie elektronicznej - jak prowadzić

Prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej stało się realną możliwością dla polskich przedsiębiorców od początku 2019 roku. Zmiany wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją rewolucjonizują sposób zarządzania dokumentacją kadrową. Pracodawcy mogą teraz wybierać między tradycyjną formą papierową a nowoczesną wersją cyfrową, co znacząco ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi w dobie cyfryzacji.

Wprowadzenie możliwości prowadzenia akt w formie elektronicznej odpowiada na potrzeby współczesnych przedsiębiorstw, które coraz częściej funkcjonują w środowisku cyfrowym. Równocześnie z tymi zmianami obowiązują nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku, znanego jako RODO. Te regulacje nakładają dodatkowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych pracowniczych.

Prawne podstawy prowadzenia akt elektronicznych

Podstawą prawną dla prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej jest art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Ten przepis daje pracodawcom pełną swobodę wyboru formy dokumentacji, co stanowi znaczące ułatwienie w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Równoległe obowiązywanie przepisów RODO nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki związane z zabezpieczeniem danych osobowych zawartych w aktach pracowniczych. Dokumentacja elektroniczna musi być odpowiednio chroniona przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą czy zniszczeniem. Te wymagania dotyczą zarówno technicznych aspektów przechowywania, jak i organizacyjnych procedur dostępu do dokumentów.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi z dnia 8 sierpnia 2018 roku na zapytanie poselskie nr 7753 potwierdziło, że nie ma przeszkód, aby pracodawca prowadził dokumenty częściowo w formie elektronicznej i częściowo w formie papierowej. Ta elastyczność pozwala na stopniowe przechodzenie na cyfrową dokumentację bez konieczności jednoczesnej zmiany całego systemu.

Struktura akt osobowych pracowników

Akta osobowe pracowników składają się z pięciu wyodrębnionych części, z których każda ma określone przeznaczenie i zawiera konkretne rodzaje dokumentów. Ta systematyzacja ułatwia zarządzanie dokumentacją i zapewnia przejrzystość w organizacji akt niezależnie od wybranej formy prowadzenia.

Część A zawiera dokumenty związane z procesem rekrutacji pracownika. Obejmuje ona wszystkie materiały zgromadzone w trakcie poszukiwania i wyboru kandydata na dane stanowisko. W tej sekcji znajdą się podania o pracę, życiorysy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, wyniki testów rekrutacyjnych oraz inne materiały wykorzystane w procesie selekcji.

Część B gromadzi dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika. To najobszerniejsza sekcja akt, która zawiera umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty związane z awansami, zmianami stanowisk, szkoleniami oraz wszystkie inne materiały powstające w trakcie trwania stosunku pracy.

Część D stanowi miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach. W tej sekcji gromadzone są dokumenty dotyczące kar porządkowych, postępowań dyscyplinarnych oraz innych form odpowiedzialności pracowniczej.

Część E przeznaczona jest na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Ta sekcja zawiera protokoły z przeprowadzonych kontroli, wyniki badań oraz inne dokumenty związane z tym obszarem.

Wymagania techniczne dla akt elektronicznych

Skuteczne prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej wymaga spełnienia określonych wymagań technicznych, które gwarantują autentyczność, integralność i prawną ważność dokumentów. Kluczowym elementem jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, które potwierdzają tożsamość osoby podpisującej dokument i zapewniają jego niezmienność.

Kwalifikowany podpis elektroniczny musi być wydany przez dostawcę usług zaufania wpisanego na listę prowadzoną przez Urząd Komunikacji Elektronicznej. Podpis ten ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny i jest niezbędny do nadania dokumentom elektronicznym pełnej wiarygodności prawnej. Alternatywnie można wykorzystać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, która pełni podobną funkcję w kontekście organizacyjnym.

System przechowywania dokumentów elektronicznych musi zapewniać zachowanie poufności dokumentów zgodnie z wymogami RODO. Oznacza to konieczność implementacji odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, które uniemożliwią nieuprawnionym osobom dostęp do danych osobowych pracowników.

Dokumenty muszą być przechowywane w sposób kompletny, zapewniający integralność akt przez cały okres ich przechowywania. System nie może umożliwiać nieautoryzowanych zmian w dokumentach, a wszelkie modyfikacje muszą być rejestrowane i identyfikowalne. Dodatkowo musi być zagwarantowana dostępność dokumentów dla uprawnionych osób w każdym momencie, gdy jest to niezbędne.

Proces digitalizacji akt papierowych

Zmiana sposobu prowadzenia akt z formy papierowej na elektroniczną wymaga przeprowadzenia określonej procedury digitalizacji, która jest szczegółowo uregulowana w przepisach Kodeksu pracy. Proces ten składa się z kilku etapów, które muszą być wykonane zgodnie z wymogami prawnymi, aby zapewnić pełną ważność prawną dokumentów elektronicznych.

Pierwszy etap obejmuje sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentów papierowych, najczęściej w formie skanu o odpowiedniej jakości. Skanowanie musi być przeprowadzone z zachowaniem wszystkich szczegółów dokumentu, tak aby odwzorowanie cyfrowe było czytelne i kompletne. Jakość skanu powinna umożliwiać identyfikację wszystkich elementów oryginalnego dokumentu, w tym podpisów, pieczątek i innych oznaczeń.

Kluczowym elementem procesu digitalizacji jest opatrzenie wersji cyfrowej akt kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Podpis ten potwierdza zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym i nadaje mu pełną moc prawną. Podpis może złożyć pracodawca lub osoba przez niego upoważniona do tego celu.

1. Przygotowanie dokumentów papierowych do procesu skanowania
2. Przeprowadzenie skanowania z zachowaniem wysokiej jakości odwzorowania
3. Sprawdzenie kompletności i czytelności powstałych plików cyfrowych
4. Opatrzenie dokumentów elektronicznych kwalifikowanym podpisem
5. Utworzenie kopii zapasowych zdigitalizowanych dokumentów
6. Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi

Po zakończeniu procesu digitalizacji pracodawca musi poinformować pracowników o zmianie sposobu prowadzenia ich akt osobowych. Informacja ta powinna zawierać szczegóły dotyczące nowego systemu oraz sposobu dostępu do dokumentów w formie elektronicznej.

Zmiana z formy elektronicznej na papierową

Przepisy prawne przewidują również możliwość zmiany sposobu prowadzenia akt z formy elektronicznej na papierową, co może być konieczne w określonych sytuacjach organizacyjnych lub technicznych. Ten proces jest znacznie prostszy niż digitalizacja i wymaga mniej skomplikowanych procedur technicznych.

Zmiana z formy elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku dokumentów przechowywanych w formie cyfrowej. Wydruk musi być kompletny i czytelny, zawierający wszystkie elementy dokumentu elektronicznego. Jakość wydruku powinna umożliwiać identyfikację wszystkich szczegółów oryginalnego dokumentu cyfrowego.

Kluczowym elementem tego procesu jest opatrzenie wydruku podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. Podpis ten potwierdza zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym i nadaje mu pełną moc prawną w formie papierowej. W przeciwieństwie do digitalizacji, w tym przypadku nie jest wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny.

Podobnie jak w przypadku digitalizacji, pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o zmianie sposobu prowadzenia akt. Informacja powinna zostać przekazana w sposób umożliwiający dotarcie do wszystkich zatrudnionych osób i zawierać szczegóły dotyczące nowego systemu zarządzania dokumentacją.

Okres przechowywania akt pracowniczych

Jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych ustawą z 2018 roku było skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z dotychczasowych 50 lat do 10 lat. Ta modyfikacja znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją kadrową i redukuje koszty związane z długoterminowym przechowywaniem dokumentów.

Okres 10 lat jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że jeśli stosunek pracy zakończył się w 2024 roku, akta pracownicze muszą być przechowywane do końca 2034 roku. Ta zmiana stanowi znaczące ułatwienie dla pracodawców, którzy wcześniej musieli przechowywać dokumentację przez pół wieku.

Nowe przepisy przewidują również szczególne sytuacje, w których okres przechowywania może ulec wydłużeniu. Jeśli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w postępowaniu sądowym, a pracodawca jest stroną tego postępowania, dokumenty muszą być przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia sprawy sądowej, jednak nie krócej niż standardowe 10 lat.

W przypadku gdy pracodawca nie jest bezpośrednią stroną postępowania sądowego, ale otrzymał informację o toczącym się procesie, okres przechowywania dokumentów automatycznie wydłuża się o 12 miesięcy. Po upływie tego dodatkowego terminu pracodawca ma obowiązek zawiadomić pracownika o możliwości odbioru akt w terminie 30 dni.

Procedura zniszczenia akt pracowniczych

Po upływie wymaganego okresu przechowywania akt pracowniczych pracodawca ma określone obowiązki związane z ich ostatecznym zniszczeniem. Procedura ta jest szczegółowo uregulowana w przepisach i wymaga przestrzegania konkretnych terminów oraz sposobów informowania pracowników.

Zgodnie ze znowelizowanym przepisem art. 94(6) Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania stosunku pracy lub jego wygaśnięcia pracodawca ma obowiązek wydania wraz ze świadectwem pracy dokumentu zawierającego szczegółowe informacje o dalszym postępowaniu z aktami pracowniczymi.

Dokument ten musi zawierać informacje o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez uprawnioną osobę.

• Pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odbioru akt w terminie 30 dni
• Zawiadomienie musi być wysłane na ostatni znany adres pracownika
• Informacja powinna zawierać szczegółowe dane o dokumentach do odbioru
• Pracownik ma prawo do bezpłatnego otrzymania swoich akt osobowych

Po upływie 30-dniowego terminu na odbiór akt, pracodawca ma dodatkowe 12 miesięcy na przeprowadzenie procedury zniszczenia dokumentów. Zniszczenie musi być przeprowadzone w sposób uniemożliwiający ponowne odtworzenie zawartych w aktach danych osobowych, co jest szczególnie ważne w kontekście ochrony prywatności byłych pracowników.

W przypadku śmierci pracownika prawo do odbioru dokumentów przechodzi na określonych w przepisach członków rodziny. Uprawnionymi osobami są dzieci pracownika, dzieci jego małżonka, dzieci przysposobione, wnuki, rodzeństwo, dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem 18 roku życia, małżonek zmarłego pracownika oraz rodzice, w tym ojczym, macocha i rodzice przysposabiający.

Bezpieczeństwo i ochrona danych w aktach elektronicznych

Prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej wymaga szczególnej uwagi w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami RODO. Pracodawcy muszą wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które zapewnią bezpieczeństwo przetwarzanych danych przez cały okres ich przechowywania.

System zarządzania aktami elektronicznymi musi być wyposażony w mechanizmy kontroli dostępu, które umożliwiają dostęp do dokumentów jedynie osobom uprawnionym. Każde logowanie do systemu powinno być rejestrowane, a logi dostępu przechowywane przez odpowiedni okres. Dodatkowo system musi umożliwiać nadawanie różnych poziomów uprawnień w zależności od roli użytkownika w organizacji.

Firma produkcyjna zatrudniająca 200 pracowników zdecydowała się na przejście na elektroniczną formę akt pracowniczych. Wdrożyła system z dwuetapowym uwierzytelnianiem, szyfrowaniem danych oraz automatycznym tworzeniem kopii zapasowych. Dzięki temu rozwiązaniu czas dostępu do dokumentów skrócił się z kilku godzin do kilku minut, a koszty przechowywania zmniejszyły się o 60 procent.

Kluczowym elementem bezpieczeństwa jest szyfrowanie danych zarówno podczas ich przechowywania, jak i transmisji. Dokumenty elektroniczne powinny być przechowywane w zaszyfrowanej formie, a dostęp do nich powinien być możliwy jedynie po wprowadzeniu odpowiednich kluczy szyfrujących. Transmisja danych między różnymi elementami systemu musi również odbywać się z wykorzystaniem bezpiecznych protokołów komunikacyjnych.

Niezbędne jest również regularne tworzenie kopii zapasowych akt elektronicznych i przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu, oddzielnie od głównego systemu. Kopie zapasowe powinny być testowane pod kątem możliwości odtworzenia danych, a procedury przywracania dokumentów muszą być regularnie weryfikowane i aktualizowane.

Korzyści z elektronicznej formy akt pracowniczych

Przejście na elektroniczną formę prowadzenia akt pracowniczych przynosi przedsiębiorstwom liczne korzyści operacyjne, finansowe i organizacyjne. Najważniejszą zaletą jest znaczące przyspieszenie procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją kadrową oraz redukcja kosztów związanych z fizycznym przechowywaniem dokumentów papierowych.

Elektroniczna forma akt umożliwia błyskawiczne wyszukiwanie konkretnych dokumentów lub informacji bez konieczności fizycznego przeszukiwania archiwów papierowych. Systemy elektroniczne pozwalają na wyszukiwanie według różnych kryteriów, takich jak nazwisko pracownika, okres zatrudnienia, rodzaj dokumentu czy słowa kluczowe zawarte w treści.

Znaczące oszczędności wynikają z eliminacji kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych, drukowaniem dokumentów, ich fizycznym przechowywaniem oraz transportem. Przedsiębiorstwa mogą zrezygnować z wynajmowania dodatkowych powierzchni magazynowych przeznaczonych na archiwizację akt lub znacznie zmniejszyć ich rozmiar.

• Natychmiastowy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i czasu
• Możliwość jednoczesnego przeglądania akt przez kilka osób
• Automatyczne tworzenie kopii zapasowych zabezpieczających przed utratą
• Łatwiejsze zarządzanie uprawnieniami dostępu do konkretnych dokumentów
• Redukcja ryzyka zniszczenia dokumentów przez czynniki zewnętrzne
• Ułatwiona kontrola terminów przechowywania i automatyczne przypomnienia

Elektroniczna forma akt znacznie ułatwia również przestrzeganie wymogów RODO, szczególnie w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą. Systemy elektroniczne mogą automatycznie generować raporty o przetwarzanych danych, ułatwiać realizację prawa do przenoszenia danych czy automatycznie usuwać dokumenty po upływie wymaganego okresu przechowywania.

Najczęstsze pytania