Підприємці, які користуються звільненням від VAT (ПДВ), часто мають сумніви щодо правильного оформлення своїх рахунків-фактур (faktura). Особливо важливе питання — чи потрібно зазначати в документах продажу правову підставу звільнення. Зміни в податковому законодавстві, запроваджені з 2014 року, суттєво вплинули на можливості звільнених від VAT платників, давши їм право виставляти рахунки-фактури замість рахунків (rachunki). З 2026 року до цього додається KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур), структура FA(3) якої має окремі поля для підстави звільнення.
Питання оформлення рахунків-фактур звільненими від VAT платниками потребує детального пояснення, бо правила передбачають різні ситуації та різні обов’язки залежно від виду звільнення. Не всі підприємці, які користуються звільненням, мають однакові обов’язки щодо позначення своїх документів продажу. Формальності, пов’язані з реєстрацією як платник, звільнений від VAT, описуємо окремо.
Види звільнень від VAT та їхні наслідки
Польське податкове законодавство передбачає кілька різних видів звільнень від VAT, які по-різному впливають на оформлення рахунків-фактур. Кожен вид звільнення вимагає індивідуального підходу до зазначення правової підстави в документах продажу.
Згідно зі статтею 106e частина 1 пункт 19 Закону про VAT (ustawa o VAT), підприємці, які користуються певними видами звільнень, зобов’язані зазначати у своїх рахунках-фактурах відповідну правову підставу. Це стосується звільнень з огляду на вид діяльності (стаття 43 частина 1), спеціальні положення (стаття 82 частина 3), неперевищення ліміту продажів (стаття 113 частини 1 і 9) та звільнення SME (стаття 113a частина 1). Положення вимагає зазначити норму закону, норму директиви 2006/112/ЄС або іншу правову підставу звільнення
Перший вид — звільнення з огляду на вид діяльності, передбачене статтею 43 частина 1 Закону про VAT. Воно стосується діяльності, яка через свій характер звільнена від оподаткування VAT. Підприємці, які користуються цим видом звільнення, зобов’язані зазначати в рахунках-фактурах відповідну правову підставу.
Другий вид — звільнення на підставі спеціальних положень, про які йдеться в статті 82 частина 3 Закону про VAT. Ці звільнення стосуються специфічних ситуацій і видів діяльності, які законодавець вирішив вилучити з-під оподаткування VAT. І в цьому разі підприємці зобов’язані позначати рахунки-фактури відповідною правовою підставою.
Третій вид звільнення стосується неперевищення ліміту продажів ні в попередньому, ні в поточному податковому році, передбаченого статтею 113 частини 1 і 9 Закону про VAT. Для цього виду звільнення діють особливі правила оформлення рахунків-фактур, які відрізняються від інших видів звільнень
Звільнення через неперевищення ліміту продажів 240 000 zł (з 1 січня 2026 року; у 2017–2025 роках — 200 000 zł) — це вид звільнення, яким малі підприємці користуються найчастіше. Цей ліміт є суттєвим полегшенням для тих, хто починає господарську діяльність, і для малих фірм.
Особливі правила для звільнення за лімітом обороту
Підприємці, які користуються звільненням від VAT через неперевищення ліміту продажів 240 000 zł, мають особливі права щодо оформлення своїх рахунків-фактур. Ці правила нині випливають із Розпорядження міністра фінансів від 29 жовтня 2021 року про виставлення рахунків-фактур (Dz.U. (Вісник законів) 2021 поз. 1979 зі змінами), яке замінило попередні розпорядження, зокрема від 3 грудня 2013 року. Загальні правила про те, хто може виставити рахунок-фактуру, ми зібрали в окремій статті.
Згідно з § 3 пункт 3 Розпорядження міністра фінансів від 29 жовтня 2021 року про виставлення рахунків-фактур, рахунок-фактура платника, звільненого на підставі статті 113 частини 1 і 9 Закону про VAT, містить вужчий обсяг даних (§ 3 пункт 1 літери a–g), без зазначення правової підстави звільнення, — тож платник може не зазначати її в рахунку-фактурі, виставленому поза KSeF
Можливість не зазначати правову підставу — суттєве полегшення для малих підприємців. Інакше зі структурованими рахунками-фактурами: з 1 квітня 2026 року платники, звільнені для малого бізнесу, виставляють рахунки-фактури в KSeF (стаття 106ga частина 1 Закону про VAT; до 31 грудня 2026 року їх можна виставляти поза KSeF, якщо вартість продажів брутто, задокументованих рахунками-фактурами за місяць, не перевищує 10 000 zł, — стаття 145m). У структурі FA(3) позначення звільненого продажу (поле P_19) вимагає заповнити одне з полів P_19A (норма закону), P_19B (норма директиви) або P_19C (інша підстава), — отже, у KSeF підставу звільнення, наприклад «art. 113 ust. 1 ustawy o VAT» (стаття 113 частина 1 Закону про VAT), потрібно зазначити. Для рахунків-фактур поза KSeF (зокрема рахунків-фактур для споживачів — стаття 106ga частина 2 пункт 4) підприємець може обрати, серед іншого, одне з таких рішень:
- Зазначення в рахунку-фактурі правової підстави звільнення від VAT
- Рахунок-фактура без позначення правової підстави звільнення
- Додавання загальної інформації про звільнення без посилання на конкретну норму
- Використання власного формулювання про звільнення
- Зазначення замість норми закону норми директиви 2006/112/ЄС або іншої правової підстави
Вибір відповідного варіанту залежить від уподобань підприємця та специфіки його діяльності. Деякі підприємці воліють чітко позначати свої рахунки-фактури, щоб уникнути можливих запитань контрагентів чи податкових органів. Інші надають перевагу простішим рішенням без додаткових позначень.
Відмова від зазначення правової підстави в рахунку-фактурі не означає відмови від звільнення від VAT. Підприємець і далі користується звільненням, просто не мусить позначати цього у своїх документах продажу
Практичні аспекти оформлення рахунків-фактур
Підприємці, які вирішили зазначати в рахунках-фактурах правову підставу звільнення, можуть обрати одне з кількох формулювань. Вибір залежить від уподобань підприємця та вимог його контрагентів.
Найпоширеніші формулювання:
- "Zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT" (звільнений від VAT на підставі статті 113 частина 1 Закону про VAT)
- "Sprzedaż zwolniona z VAT - art. 113 ust. 1 ustawy o VAT" (продаж, звільнений від VAT, — стаття 113 частина 1 Закону про VAT)
- "Zwolnienie z VAT zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT" (звільнення від VAT згідно зі статтею 113 частина 1 Закону про VAT)
- "Dostawa zwolniona z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT" (постачання, звільнене від VAT на підставі статті 113 частина 1 Закону про VAT)
| Вид формулювання | Переваги | Недоліки | Рекомендація |
|---|---|---|---|
| Повне правове формулювання | Однозначність, відсутність сумнівів | Довжина, формальність | Для фірм, що співпрацюють із великими контрагентами |
| Скорочене формулювання | Зрозумілість, економія місця | Менша правова точність | Для стандартної діяльності |
| Загальна інформація | Простота, універсальність | Без правових деталей | Для малих фірм |
| Без позначення | Максимальна простота | Можливі запитання контрагентів; недоступно в KSeF | Для фірм із постійними клієнтами (рахунки-фактури поза KSeF) |
Вибір формулювання має враховувати специфіку діяльності підприємця. Фірми, що співпрацюють із великими контрагентами, особливо з державним сектором, часто віддають перевагу повним правовим позначенням. Малі фірми, які обслуговують приватних клієнтів, можуть використовувати простіші рішення.
Незалежно від обраного формулювання пам’ятайте про послідовне застосування обраного рішення. Часті зміни в оформленні рахунків-фактур можуть спричиняти зайву плутанину й запитання з боку контрагентів
Правові наслідки різних рішень
Спосіб оформлення рахунків-фактур звільненими від VAT підприємцями має різні правові та практичні наслідки. Розуміння цих наслідків — ключ до правильного рішення.
Зазначення правової підстави звільнення в рахунку-фактурі забезпечує максимальну прозорість і однозначність документа. Контрагенти одразу знають, чому в рахунку-фактурі немає VAT, що зменшує кількість можливих запитань і сумнівів. Це рішення особливо рекомендоване фірмам, які співпрацюють із професійними контрагентами.
Торговельна фірма з Вроцлава, яка користується звільненням від VAT через неперевищення ліміту 240 000 zł, вирішила зазначати в рахунках-фактурах інформацію "Zwolniony z VAT - art. 113 ust. 1 ustawy o VAT". Завдяки цьому її контрагенти, переважно інші фірми, одразу розуміли податковий статус операцій і не ставили додаткових запитань щодо відсутності VAT у рахунках-фактурах.
Відмова від зазначення правової підстави в рахунку-фактурі, виставленому поза KSeF, дає підприємцеві більше свободи й спрощує виставлення документів. Не потрібно пам’ятати про додаткові позначення, що може бути важливим, коли рахунків-фактур багато.
Відсутність позначення правової підстави в рахунку-фактурі, виставленому поза KSeF, не є порушенням податкового законодавства у разі звільнення через неперевищення ліміту обороту. Підприємець має право вибору й може користуватися цією можливістю; у структурованому рахунку-фактурі (KSeF) підставу звільнення зазначають у полі P_19A, P_19B або P_19C
Рішення про спосіб оформлення рахунків-фактур має враховувати також маркетингові та іміджеві аспекти. Деякі підприємці вважають, що позначення рахунків-фактур як звільнених від VAT може навести контрагентів на думку про малий масштаб діяльності. Інші вважають це проявом професіоналізму й прозорості.
Зміни в правилах з 2014 року
Можливість виставляти рахунки-фактури звільненими від VAT платниками з початку 2014 року стала важливою зміною в польській податковій системі. Раніше звільнені від VAT підприємці могли виставляти лише рахунки (rachunki), що обмежувало їхні можливості співпраці з деякими контрагентами. Облік платників, звільнених від VAT, ми також ведемо — цим займається наша бухгалтерська фірма у Варшаві.
Ці зміни випливали з нової редакції Закону про VAT — закону від 7 грудня 2012 року про внесення змін до Закону про податок на товари та послуги та деяких інших законів (Dz.U. 2013 поз. 35), який з 1 січня 2014 року переніс правила виставлення рахунків-фактур до закону (статті 106a–106q). Головною метою було спростити роботу малих підприємців і дати їм змогу повніше брати участь у господарському обороті. Рахунки-фактури є універсальнішим документом, ніж рахунки.
З 2014 року звільнені від VAT платники виставляють рахунки-фактури так само, як активні платники, — на вимогу покупця, заявлену протягом 3 місяців, обов’язково (стаття 106b частина 3 Закону про VAT). Ця зміна полегшила малим підприємцям співпрацю з контрагентами, яким потрібні рахунки-фактури
Запровадження можливості не зазначати правову підставу в рахунках-фактурах для звільнення за лімітом обороту стало ще одним кроком до спрощення процедур. Розпорядження міністра фінансів від 3 грудня 2013 року дало підприємцям додаткову гнучкість в оформленні документів; таке саме правило нині містить § 3 пункт 3 розпорядження від 29 жовтня 2021 року.
Ці зміни були відповіддю на вимоги бізнес-середовища, яке вказувало на зайві ускладнення в простих господарських ситуаціях. Можливість вибору способу оформлення рахунків-фактур дає змогу пристосувати рішення до специфіки конкретної діяльності.
Практичні рекомендації для підприємців
Вибір способу оформлення рахунків-фактур звільненими від VAT підприємцями має бути зваженим і відповідати специфіці діяльності. Немає одного універсального рішення, яке підійшло б у кожній ситуації.
Тим, хто починає господарську діяльність, варто зважити свої плани розвитку та тип майбутніх контрагентів. Якщо вони передбачають співпрацю переважно з фірмами, зазначення правової підстави в рахунках-фактурах може бути добрим рішенням. Якщо планують обслуговувати переважно приватних клієнтів, можуть розглянути відмову від додаткових позначень.
Фірмам у галузях, де професіоналізм і прозорість особливо важливі, варто розглянути повне позначення своїх рахунків-фактур. Це стосується насамперед бухгалтерських, юридичних, консалтингових чи ІТ-послуг, де контрагенти очікують високого рівня професіоналізму.
Підприємці можуть будь-коли змінити спосіб оформлення своїх рахунків-фактур, виставлених поза KSeF. Немає обов’язку застосовувати одне рішення протягом усього періоду користування звільненням. Позначення можна пристосовувати до змінних потреб бізнесу
Варто також урахувати технічні аспекти бухгалтерських систем і систем виставлення рахунків-фактур. Деякі системи можуть мати обмежені можливості налаштування позначень у рахунках-фактурах. Перш ніж ухвалити рішення, перевірте можливості програмного забезпечення, яким ви користуєтеся.
Підприємцям, які планують швидкий розвиток і перевищення ліміту звільнення, варто підготуватися до можливої зміни оформлення рахунків-фактур. Перехід від звільненого статусу до оподатковуваного вимагає налаштування всіх процесів, зокрема позначення документів.
Податкові перевірки та документація
Спосіб оформлення рахунків-фактур звільненими від VAT підприємцями може мати значення під час податкових перевірок. Контролюючі органи звертають увагу на правильність документування операцій і відповідність чинним правилам.
Підприємцям, які вирішили зазначати правову підставу в рахунках-фактурах, варто дбати про її правильність і актуальність. Помилкове посилання на норму може викликати запитання контролюючих органів і вимагати додаткових пояснень.
Під час податкової перевірки органи можуть перевіряти відповідність позначень у рахунках-фактурах фактичному податковому статусу підприємця. Важливо, щоб позначення були актуальними й відповідали фактичному користуванню звільненням
Підприємцям, які не зазначають правову підставу в рахунках-фактурах, варто бути готовими до можливих запитань перевіряльників щодо відсутності VAT у документах. Добре мати підготовлене пояснення з посиланням на відповідні норми права.
Документацію, пов’язану з користуванням звільненням від VAT, потрібно вести незалежно від способу оформлення рахунків-фактур. Вона охоплює облік продажів, документи, що підтверджують неперевищення ліміту, та інші документи, яких вимагає законодавство.
Міжнародні аспекти та експорт
Звільненим від VAT підприємцям, які планують експорт або співпрацю з іноземними контрагентами, варто особливо ретельно обміркувати оформлення своїх рахунків-фактур. Іноземні контрагенти можуть мати різні вимоги до податкової документації.
У разі експорту товарів і послуг звільнені від VAT підприємці мають пам’ятати про особливі правила документування таких операцій. Експорт товарів не звільнений від VAT: в активного платника він оподатковується за ставкою 0% (стаття 41 частина 4 Закону про VAT), а в платника, звільненого для малого бізнесу, є частиною продажів (стаття 2 пункт 22), охоплених звільненням, і враховується в ліміт. Вивезення потрібно належно задокументувати.
Рахунки-фактури, що документують зарубіжні операції звільнених від VAT підприємців, мають ураховувати також вимоги, властиві конкретній операції, — наприклад, у разі послуг для фірм з ЄС, податок за якими розраховує покупець, слова «odwrotne obciążenie» (зворотне оподаткування) (стаття 106e частина 1 пункт 18). Це може вимагати додаткових правових позначень у документі
Співпраця з контрагентами з Європейського Союзу може вимагати особливої уваги до оформлення рахунків-фактур. Деякі країни можуть мати специфічні вимоги до документування операцій зі звільненими від VAT підприємцями.
Підприємцям, які планують міжнародний розвиток, варто проконсультуватися з податковими радниками, що спеціалізуються на міжнародному праві. Вони можуть допомогти дібрати позначення в рахунках-фактурах, які приймуть іноземні контрагенти.
