У сучасному цифровому світі підприємці дедалі частіше користуються електронними формами бухгалтерської документації. Електронні рахунки-фактури (e-faktura) — ключовий елемент цієї трансформації, що дає багато переваг з погляду ефективності, економії та автоматизації бізнес-процесів. Запровадження KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) суттєво змінило спосіб виставлення та зберігання електронних рахунків-фактур у Польщі.
Електронне виставлення рахунків-фактур еволюціонувало від простих PDF-файлів, що надсилаються електронною поштою, до сучасних структурованих систем, інтегрованих із національною податковою інфраструктурою. Розуміння відмінностей між традиційними електронними рахунками-фактурами та рахунками-фактурами, виставленими в KSeF, має ключове значення для правильного ведення господарської діяльності. Фірма, що співпрацює з бюро, має також надати йому доступ — як працюють уповноваження в KSeF для бухгалтерських бюро, пишемо окремо.
KSeF обов’язкова з 1 лютого 2026 року для великих платників (продаж брутто у 2024 році понад 200 000 000 zł) і з 1 квітня 2026 року для решти підприємців (стаття 106ga частина 1, стаття 145l). З 1 лютого 2026 року всі платники отримують структуровані рахунки-фактури через KSeF
Основні відомості про електронні рахунки-фактури та KSeF
Відповідно до Закону про VAT, електронний рахунок-фактура — це рахунок-фактура в електронній формі, виставлений і отриманий у будь-якому електронному форматі (стаття 2 пункт 32), а структурований рахунок-фактура — рахунок-фактура, виставлений за допомогою KSeF разом із присвоєним у цій системі номером (стаття 2 пункт 32a). Популярність електронного виставлення рахунків-фактур зросла з екологічних міркувань і завдяки можливості автоматизувати бухгалтерські процеси. Електронні рахунки-фактури легко інтегрувати з бухгалтерськими системами та програмами для управління компанією, що суттєво підвищує ефективність роботи й зменшує ризик помилок.
Запровадження KSeF означає, що виставлення рахунків-фактур у KSeF є обов’язковим для платників (стаття 106ga частина 1). Лише в окремих ситуаціях можна використовувати паперові або традиційні електронні рахунки-фактури — зокрема в разі продажу споживачам, платниками без місцезнаходження та постійного місця діяльності в Польщі, для операцій, що розраховуються в позасоюзній процедурі та процедурі імпорту (IOSS), а також платниками, які користуються звільненням SME за статтею 113a (стаття 106ga частини 2–3). До 31 грудня 2026 року діють також перехідні винятки: продаж брутто до 10 000 zł на місяць, задокументований рахунками-фактурами поза KSeF (стаття 145m), а також рахунки-фактури з касових апаратів (стаття 145n).
Електронні рахунки-фактури в будь-якому форматі (наприклад, PDF) і надалі можна виставляти лише у випадках, виключених з обов’язку KSeF (стаття 106ga частина 2), а також у перехідні періоди (статті 145l–145n). В інших випадках рахунок-фактуру виставляють як структурований у KSeF
Строки набрання чинності обов’язком користуватися KSeF визначено чітко. Великі платники мають застосовувати систему з 1 лютого 2026 року, а решта підприємців отримала додаткові два місяці й підпадає під обов’язок з 1 квітня 2026 року (стаття 145l). Важливо, що з лютого 2026 року всі платники отримують структуровані рахунки-фактури через KSeF (стаття 106gb частина 1), незалежно від того, коли вони самі почали виставляти рахунки-фактури в системі.
Обов’язкові реквізити електронного рахунку-фактури, сумісного з KSeF
Відповідно до статті 2 пункту 31 Закону про VAT, рахунок-фактура — це документ у паперовій або електронній формі, що містить дані, які вимагає закон і видані на його підставі акти. Електронний рахунок-фактура, як і паперовий, має містити всі реквізити, передбачені законодавством.
Основні реквізити кожного електронного рахунку-фактури охоплюють низку ключових відомостей. Кожен рахунок-фактура має містити дату виставлення і порядковий номер у межах однієї або кількох серій, що однозначно ідентифікує документ. Потрібні також повні ідентифікаційні дані — імена та прізвища або найменування платника податку і покупця товарів чи послуг разом з їхніми адресами.
Кожен електронний рахунок-фактура має містити податкові ідентифікаційні номери платника податку і покупця. Для покупця потрібен номер VAT, під яким він отримав товари чи послуги, якщо він відрізняється від номера в рахунку-фактурі
Детальна інформація про операцію — ще один важливий елемент рахунку-фактури. Документ має містити дату здійснення або завершення поставки товарів чи надання послуги або дату отримання оплати, якщо її визначено і вона відрізняється від дати виставлення рахунку-фактури. Також потрібно зазначити назву (вид) товару чи послуги, одиницю виміру та кількість поставлених товарів або обсяг наданих послуг.
Фінансові реквізити рахунку-фактури слід визначити точно. Документ має містити ціну одиниці товару чи послуги без податку (ціну одиниці нетто), а також суми будь-яких знижок, зокрема за дострокову оплату, якщо їх не враховано в ціні одиниці нетто. Потрібна також вартість поставлених товарів чи наданих послуг без податку (вартість продажу нетто).
Податкові реквізити рахунку-фактури охоплюють ставку податку, суму вартості продажу нетто з розподілом на продаж за окремими ставками податку та продаж, звільнений від податку, суму податку із загальної вартості продажу нетто з розподілом за окремими ставками податку, а також загальну суму до сплати.
Електронний рахунок-фактуру можна виставити й отримати в будь-якому електронному форматі (стаття 2 пункт 32). Структурований рахунок-фактура має відповідати шаблону, наданому Міністром фінансів (стаття 106gb частина 1), і стає ним лише з номером, що ідентифікує його в KSeF і присвоюється системою (стаття 2 пункт 32a)
Специфічні вимоги KSeF стосуються нумерації рахунків-фактур. Структурований рахунок-фактура містить, крім даних рахунку-фактури, номер, що ідентифікує його в системі. Цей номер присвоюється рахунку-фактурі після його надсилання до KSeF, а рахунок-фактура вважається виставленим у день надсилання (стаття 106na частина 1). Рахунок-фактуру можна підготувати в іншій бухгалтерській системі, а потім надіслати до KSeF для присвоєння номера — безпосередньо користуватися застосунком KSeF не обов’язково.
Формати електронних рахунків-фактур — PDF, XML чи скан
Паперові рахунки-фактури продажу потрібно виставляти щонайменше у двох примірниках — один отримує покупець, а другий залишається в бухгалтерській документації продавця (стаття 106gc частина 5 Закону про VAT). Відповідно до статті 106gc частин 1–3, до електронних рахунків-фактур, що надсилаються в електронній формі, застосовуються спеціальні правила розповсюдження.
Правила надсилання електронних рахунків-фактур залежать від того, хто їх виставляє. Платник, який здійснює продаж, або уповноважена ним третя особа надсилає рахунки-фактури або надає до них доступ покупцеві у спосіб, погоджений із ним. Покупець, який виставляє рахунки-фактури від імені та на користь платника, надсилає їх або надає до них доступ платникові, що уповноважив його виставляти рахунки-фактури, з урахуванням правил процедури затвердження рахунків-фактур платником, який здійснює продаж.
Під час надсилання електронних рахунків-фактур не вимагається застосовувати захищений електронний підпис. Платник, який виставляє електронні рахунки-фактури поза KSeF, сам визначає спосіб забезпечення автентичності походження, цілісності змісту та читабельності рахунку-фактури (стаття 106m частина 1a), а для структурованих рахунків-фактур це забезпечує KSeF (стаття 106m частина 1)
Додаткова ситуація стосується суб’єктів, зазначених у статті 106c (органи примусового виконання та судові виконавці), які надсилають рахунки-фактури або надають до них доступ покупцеві й боржникові, водночас зберігаючи їх у своїй документації (стаття 106gc частина 3). Коригувальної ноти, яку виставляв покупець, з 1 лютого 2026 року вже немає (статтю 106k скасовано).
Технічні вимоги до електронних рахунків-фактур, що виставляються поза KSeF (у випадках, коли це дозволено), досить гнучкі. Правила не нав’язують платникові конкретного формату рахунку-фактури — вибір формату залежить від платника. Це може бути електронний рахунок-фактура у форматі PDF, надісланий електронною поштою як вкладення, або факс, отриманий в електронному форматі. Трапляються також рахунки-фактури, створені в програмах пакета Office (наприклад, Excel або Word), а також у формі повідомлення XML.
Сучасні технологічні рішення також приймаються. Електронним рахунком-фактурою можна вважати рахунок-фактуру, надісланий у форматі PDF через мобільні застосунки. Цю позицію підтверджує індивідуальне податкове роз’яснення (KIS), видане Директором Національної податкової інформації 19 червня 2018 року, номер 0115-KDIT1-3.4012.227.2018.2.APR (видане до запровадження обов’язкової KSeF — сьогодні воно має значення для рахунків-фактур, які дозволено виставляти поза KSeF).
На практиці паливна компанія запровадила систему надсилання електронних рахунків-фактур через мобільний застосунок. Приймаючи правила застосунку, покупець погоджується отримувати рахунки-фактури у вигляді PDF-файлу на адресу електронної пошти, вказану під час реєстрації. Система автоматично генерує рахунок-фактуру і надсилає його на вказану адресу після покупки на АЗС.
Хоча традиційний електронний рахунок-фактура не має конкретного формату, рахунок-фактура, виставлений у KSeF (структурований рахунок-фактура), має відповідати шаблону, узгодженому зі структурою електронного рахунку-фактури, яку публікує Міністр фінансів (стаття 106gb частина 8). З 1 лютого 2026 року діє структура FA (3)
Відмінності між традиційними електронними рахунками-фактурами та рахунками-фактурами KSeF суттєві. Тоді як традиційні електронні рахунки-фактури можна виставляти в будь-якому електронному форматі, структуровані рахунки-фактури в KSeF мають відповідати визначеній структурі. Чинна структура FA (3) визначає точний формат даних, якого мають дотримуватися всі системи, інтегровані з KSeF.
Згода покупця на отримання електронних рахунків-фактур
Електронні рахунки-фактури, виставлені поза KSeF, надсилають покупцеві або надають до них доступ у спосіб, погоджений із ним (стаття 106gc частина 1; до 31 січня 2026 року стаття 106n частина 1 вимагала згоди одержувача). Відповідно до статті 106gc частини 4 Закону про VAT, якщо тому самому одержувачеві одночасно надсилають або надають доступ до більш ніж одного електронного рахунку-фактури, спільні для окремих рахунків-фактур дані можна зазначити лише один раз, за умови що для кожного рахунку-фактури доступні всі ці дані.
Закон не визначає, у якій формі має бути погодження з одержувачем. Тому воно може бути висловлене в письмовій або електронній формі. Воно також може випливати з практики сторін — за колишніми правилами визнавали мовчазну згоду, наприклад коли покупець без заперечень приймає електронні рахунки-фактури та оплачує їх.
Погодження з одержувачем способу передачі електронного рахунку-фактури поза KSeF може мати різні форми — письмову, електронну або випливати з практики сторін, наприклад коли покупець без заперечень приймає й оплачує такі рахунки-фактури
Інакше виглядає ситуація з KSeF. До 31 січня 2026 року, коли KSeF була добровільною, отримання рахунків-фактур через систему вимагало згоди покупця. З 1 лютого 2026 року, коли KSeF стала обов’язковою, згода не потрібна — структурований рахунок-фактура отримується за допомогою KSeF (стаття 106gb частина 1) у день присвоєння йому номера (стаття 106na частина 3).
Важливо, що деяким покупцям — зокрема споживачам, іноземним суб’єктам без постійного місця діяльності в Польщі та суб’єктам без NIP (податковий номер) — рахунок-фактуру, виставлений у KSeF, надають у спосіб, погоджений із ними (стаття 106gb частина 4). У такому разі покупцеві передають рахунок-фактуру в інший спосіб — у паперовій або електронній формі, з позначкою у вигляді коду, що дає доступ до нього в KSeF (стаття 106gb частина 5). Тут також, як уже описано, потрібно погодити з одержувачем форму доставки документа.
Правила зберігання електронних рахунків-фактур і KSeF
Платники зобов’язані зберігати всі бухгалтерські документи, зокрема рахунки-фактури та електронні рахунки-фактури, до закінчення встановленого законом строку давності податкового зобов’язання (стаття 112 Закону про VAT). Як правило, цей строк спливає через 5 років, рахуючи від кінця календарного року, у якому минув строк сплати податку (стаття 70 § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)).
Обсяг обов’язку зберігання широкий і охоплює різні види документів. Зберігати потрібно як виставлені, так і отримані рахунки-фактури, коригувальні рахунки-фактури та їхні дублікати. Потрібно також дотримуватися розподілу за розрахунковими періодами, що полегшує впорядкування документації та контроль.
Підприємець, місцезнаходження якого в Польщі, має зберігати рахунки-фактури в Польщі. Виняток становлять рахунки-фактури в електронній формі, які можна зберігати за кордоном за умови забезпечення легкого онлайн-доступу
Вимоги до зберігання електронних рахунків-фактур визначено детально. Платник має забезпечити легкий пошук документів, автентичність їхнього походження, цілісність змісту, читабельність і доступність від моменту виставлення або отримання електронних рахунків-фактур до спливу строку податкового зобов’язання. Ці вимоги мають виконуватися протягом усього строку зберігання.
Способи зберігання електронних рахунків-фактур можуть бути різними. Документи можна зберігати на CD-дисках або жорстких дисках. Потрібно систематично створювати резервні копії, а під час зберігання не можна вносити жодних змін у документи. Цілісність і незмінність документів мають ключове значення для їхньої доказової сили.
Окремі правила стосуються зберігання за кордоном. Підприємець, місцезнаходження якого в Польщі, має зберігати рахунки-фактури в Польщі. Проте є виняток — платник може зберігати рахунки-фактури в електронній формі за кордоном, але має забезпечити податковим і митно-податковим органам онлайн-доступ до рахунків-фактур за допомогою електронних засобів (стаття 112a частина 3).
З 2022 року запроваджено можливість зберігати рахунки-фактури за допомогою KSeF. Структуровані рахунки-фактури зберігаються в KSeF протягом 10 років, рахуючи від кінця року, у якому їх виставлено
KSeF запровадила нові можливості зберігання. З 2022 року, відповідно до статті 112aa частини 1 Закону про VAT, структуровані рахунки-фактури зберігаються в KSeF протягом 10 років, рахуючи від кінця року, у якому їх виставлено, — до цих рахунків-фактур не застосовуються статті 112 і 112a. Після спливу цього строку платник може зберігати структуровані рахунки-фактури поза KSeF. Із системою пов’язане й питання, чи можлива зміна дати виставлення рахунку-фактури в KSeF, — відповідаємо на нього в окремій статті.
Практичні наслідки зберігання в KSeF суттєві. Завдяки KSeF податковий орган має негайний доступ до рахунків-фактур, виставлених через систему, протягом 10 років. Тому вимога, щоб платники надавали ці документи, втрачає сенс. Ця функція дає змогу перевіряти податкові документи і водночас звільняє платників від поточних обов’язків щодо надання рахунків-фактур на вимогу податкових органів.
Підприємець виставив рахунки-фактури продажу через KSeF у травні 2025 року. Рахунки-фактури зберігатимуться в системі 10 років, тобто до кінця 2035 року. Як правило, зобов’язання з VAT за травень 2025 року спливає з кінцем 2030 року, а з податку на доходи за 2025 рік — з кінцем 2031 року (стаття 70 § 1 Податкового кодексу), тож у типовій ситуації строку зберігання в KSeF достатньо і ці рахунки-фактури не потрібно архівувати поза системою.
Якщо встановленого законом строку зберігання рахунків-фактур у KSeF недостатньо, платник зберігає структуровані рахунки-фактури поза KSeF до спливу строку давності податкового зобов’язання (стаття 112aa частина 2). Така гнучкість дає підприємцям змогу пристосувати стратегію зберігання до специфічних потреб їхньої діяльності.
Процес виставлення електронних рахунків-фактур у бухгалтерських системах
Виставлення електронних рахунків-фактур у сучасних бухгалтерських системах — інтуїтивний і автоматизований процес. Щоб скористатися інтеграцією з KSeF, підприємець має спочатку увімкнути відповідну функцію у своїй бухгалтерській системі. Зазвичай для цього потрібно перейти до налаштувань виставлення рахунків-фактур і активувати інтеграцію з KSeF.
Налаштування системи вимагає кількох ключових кроків:
- Перехід до розділу налаштувань виставлення рахунків-фактур у бухгалтерській системі
- Пошук опції інтеграції з електронними рахунками-фактурами та KSeF
- Активація інтеграції шляхом вибору відповідної опції
- Перевірка з’єднання з KSeF
- Налаштування параметрів виставлення структурованих рахунків-фактур
Після правильного налаштування виставлення рахунку-фактури стає стандартною процедурою. Підприємець переходить до розділу продажів, вибирає опцію виставлення рахунку-фактури і заповнює всі обов’язкові дані. Це дані контрагента, реквізити рахунку-фактури, опис товарів чи послуг і суми. Система автоматично перевіряє повноту даних і відповідність вимогам KSeF.
Після заповнення даних рахунку-фактури достатньо вибрати опцію надсилання до KSeF, щоб рахунок-фактуру було автоматично надіслано до KSeF і він отримав ідентифікаційний номер. Для цього програма має бути заздалегідь автентифікована в KSeF (наприклад, сертифікатом KSeF або токеном — токени можна використовувати до 31 грудня 2026 року)
Переваги автоматизації процесу суттєві. Після успішного надсилання рахунку-фактури до KSeF і його обробки система присвоює номер KSeF, а рахунок-фактура вважається виставленим у день його надсилання (стаття 106na частина 1). Крім того, рахунок-фактура стає доступним у KSeF для покупця, який може його завантажити та імпортувати у свою бухгалтерську систему.
Інтеграція бухгалтерських систем із KSeF дає такі переваги:
- Автоматичне генерування рахунків-фактур у структурованому форматі
- Надсилання до KSeF безпосередньо з програми
- Автоматичне присвоєння номерів KSeF
- Синхронізація даних між бухгалтерською системою та KSeF
- Полегшене управління електронною документацією
- Зменшення ризику помилок під час ручного введення даних
Переваги та виклики електронного виставлення рахунків-фактур
Електронне виставлення рахунків-фактур дає підприємцям багато переваг, які означають вищу операційну ефективність і нижчі витрати. Зручність — одна з найважливіших переваг: документи можна виставляти, надсилати й архівувати без друку та фізичного зберігання паперових документів.
Економія часу — ще одна важлива перевага. Автоматизація бухгалтерських процесів завдяки електронним рахункам-фактурам суттєво скорочує час, потрібний для обробки документації. Системи можуть автоматично генерувати рахунки-фактури, надсилати їх контрагентам і оновлювати бухгалтерські книги без ручного введення даних. Клієнтам нашої бухгалтерської фірми у Варшаві проводимо в книгах рахунки-фактури, завантажені з KSeF.
| Аспект | Традиційні електронні рахунки-фактури | Електронні рахунки-фактури в KSeF | Паперові рахунки-фактури |
|---|---|---|---|
| Час виставлення | Миттєвий | Миттєвий + перевірка | Потребує друку |
| Витрати на надсилання | Мінімальні | Немає | Поштові/кур’єрські |
| Архівування | Електронне | Автоматичне в KSeF | Фізичний простір |
| Доступність | Онлайн, залежно від архіву | Онлайн у KSeF (крім збоїв) | Фізичний доступ |
| Бухгалтерська інтеграція | Можлива | Повна автоматизація | Ручне введення |
Автоматизація бухгалтерських процесів завдяки електронним рахункам-фактурам підвищує ефективність роботи й зменшує ризик помилок. Системи можуть автоматично перевіряти правильність даних і генерувати відповідні бухгалтерські записи
Екологічні аспекти електронного виставлення рахунків-фактур стають дедалі важливішими для соціально відповідальних підприємців. Відмова від паперових документів допомагає зменшити споживання паперу та екологічний слід господарської діяльності. Це особливо важливо з огляду на зростання екологічної свідомості та вимог сталого розвитку.
Виклики, пов’язані із запровадженням електронного виставлення рахунків-фактур, охоплюють потребу адаптувати ІТ-системи, навчати працівників і забезпечувати належний рівень безпеки даних. Підприємці мають також враховувати витрати на впровадження та підтримку систем електронного виставлення рахунків-фактур.
Безпека даних — ключовий виклик. Системи електронного виставлення рахунків-фактур мають забезпечувати автентичність походження документів, цілісність змісту та захист від несанкціонованого доступу. Це вимагає відповідних технічних і організаційних заходів захисту.
Підготовка до обов’язкової KSeF
Обов’язкова KSeF діє з 2026 року, але підприємці, які ще користуються перехідними винятками (статті 145m і 145n — до 31 грудня 2026 року), мають підготуватися до повного застосування системи. Процес підготовки слід розпочати заздалегідь, щоб забезпечити плавний перехід на нову систему виставлення рахунків-фактур.
Ключові елементи підготовки охоплюють аналіз поточних процесів виставлення рахунків-фактур, оцінку сумісності бухгалтерських систем із KSeF і планування необхідних змін. Підприємцям варто також розглянути потребу в навчанні працівників, відповідальних за виставлення рахунків-фактур і бухгалтерію.
Графік запровадження KSeF передбачає поетапне введення обов’язків:
- 1 лютого 2026 року — обов’язок для великих платників (продаж брутто у 2024 році понад 200 000 000 zł)
- 1 лютого 2026 року — отримання структурованих рахунків-фактур через KSeF для всіх
- 1 квітня 2026 року — обов’язок для всіх інших платників
- До 31 грудня 2026 року — перехідні винятки: рахунки-фактури поза KSeF у разі продажу брутто до 10 000 zł на місяць (стаття 145m) і рахунки-фактури з касових апаратів (стаття 145n)
- 1 січня 2027 року — закінчення перехідних винятків і грошові штрафи за виставлення рахунків-фактур поза KSeF (стаття 106ni)
Усі платники отримують структуровані рахунки-фактури через KSeF з лютого 2026 року, незалежно від того, коли вони самі почали виставляти рахунки-фактури в системі. Це означає потребу підготувати системи до отримання структурованих рахунків-фактур
Технічна підготовка охоплює перевірку сумісності чинних бухгалтерських систем із вимогами KSeF. Якщо система не підтримує структурованих рахунків-фактур, може знадобитися її оновлення або заміна на рішення, сумісне з KSeF.
Організаційні аспекти підготовки охоплюють розроблення нових процедур виставлення рахунків-фактур, адаптацію процесів документообігу та навчання працівників. Особливу увагу слід звернути на аварійні процедури та порядок дій у разі технічних проблем із KSeF: рахунок-фактуру, виставлений в офлайн-режимі, потрібно надіслати до KSeF не пізніше наступного робочого дня (стаття 106nda частина 2), а рахунок-фактуру, виставлений під час збою, оголошеного Міністром фінансів, — протягом 7 робочих днів після його завершення (стаття 106nf частина 4).
