Документування оподатковуваних операцій рахунками-фактурами (faktura) — ключовий елемент правильного розрахунку VAT (ПДВ). Рахунки-фактури можуть виставляти не лише активні платники VAT, а й підприємці, які користуються податковими звільненнями. Як правило, рахунок-фактуру виставляє сам платник податку; від його імені та на його користь його може виставити покупець (самовиставлення — після попереднього укладення договору, що визначає процедуру затвердження рахунків-фактур, стаття 106d частина 1 Закону про VAT) або уповноважена третя особа, зокрема податковий представник (стаття 106d частина 2). З 2026 року до цього додається обов’язок виставляти рахунки-фактури в KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур), що потребує детального розгляду й пояснення практичних наслідків.
Сучасний підхід до документування господарських операцій відображає потреби ринку й очікування контрагентів, які дедалі частіше вимагають професійної документації незалежно від податкового статусу продавця. Положення Закону про VAT пристосовано до цієї реальності, і вони утворюють гнучку систему обов’язків і прав щодо виставлення рахунків-фактур.
Обов’язок активних платників VAT виставляти рахунки-фактури
Основні правила виставлення рахунків-фактур активними платниками VAT визначає стаття 106b частина 1 Закону про VAT. Це положення вимагає рахунку-фактури в широкому колі господарських ситуацій, що виходять далеко за межі традиційних внутрішніх операцій.
Платник VAT зобов’язаний виставити рахунок-фактуру, що документує продаж, а також постачання товарів і послуг іншому платнику VAT чи подібного податку. Цей обов’язок стосується також операцій з юридичними особами, які не є платниками податку, що значно розширює сферу його застосування
Особливу увагу варто звернути на внутрішньоспільнотовий дистанційний продаж товарів, який також треба документувати рахунком-фактурою. Виняток — ситуації, коли платник користується спеціальною процедурою VAT OSS (стаття 106b частина 1 пункт 2), яка спрощує розрахунки за дистанційним продажем і послугами для споживачів у Європейському Союзі.
Внутрішньоспільнотове постачання товарів суб’єктам, інших ніж зазначені в основних правилах, також породжує обов’язок виставити рахунок-фактуру. Це означає, що підприємці, які торгують з контрагентами з інших країн ЄС, мають бути особливо уважними, документуючи свої операції.
Отримання всієї оплати чи її частини до здійснення операції також породжує обов’язок виставити рахунок-фактуру. Згідно зі статтею 19a частина 8 Закону про VAT, якщо всю оплату чи її частину отримано до постачання товарів або надання послуг, податкове зобов’язання виникає в момент її отримання щодо отриманої суми, що вимагає відповідної документації (стаття 106b частина 1 пункт 4)
Проте є важливі винятки з обов’язку документувати передоплати. Стаття 106b частина 1a Закону про VAT звільняє платника від обов’язку виставляти окремий рахунок-фактуру на передоплату, якщо всю оплату чи її частину отримано в тому самому місяці, в якому здійснено операцію, якої стосується ця оплата.
Практичне застосування цього правила можна проілюструвати таким прикладом:
Підприємець, який продає меблі, у квітні отримав передоплату в розмірі повної вартості замовлення на офісні меблі. У тому самому місяці він доставив замовлені меблі до офісу клієнта. У такій ситуації він виставляє лише один рахунок-фактуру на постачання меблів, без потреби виставляти окремий рахунок-фактуру на отриману передоплату.
Момент виставлення структурованого рахунку-фактури прямо визначає Закон про VAT. Такий рахунок-фактура вважається виставленим у день його надсилання до Національної системи електронних рахунків-фактур (стаття 106na частина 1), а отриманим покупцем — у день присвоєння йому в цій системі ідентифікаційного номера (стаття 106na частина 3).
Права підприємців, звільнених від VAT
Положення щодо підприємців, звільнених від VAT, проводять важливе розмежування між обов’язком і правом виставляти рахунки-фактури. Стаття 106b частина 2 Закону про VAT прямо встановлює, що платник не зобов’язаний виставляти рахунок-фактуру на продаж, звільнений від податку на підставі визначених положень. Якщо ж рахунок-фактуру виставлено, у ньому треба зазначити правову підставу звільнення від VAT.
Платники, звільнені від VAT за звільненням для малого бізнесу чи предметним звільненням, не зобов’язані виставляти рахунок-фактуру на продаж. Проте відсутність обов’язку не означає заборони — вони можуть добровільно виставляти рахунки-фактури відповідно до чинних правил, а на вимогу покупця мусять це зробити (стаття 106b частина 3)
До податкових звільнень, які знімають обов’язок виставляти рахунок-фактуру, належать:
- Звільнення на підставі статті 43 частина 1 Закону про VAT
- Звільнення на підставі статті 113 частини 1 і 9 Закону про VAT
- Звільнення на підставі статті 113a частина 1 Закону про VAT
- Звільнення, визначені в актах, виданих на підставі статті 82 частина 3 Закону про VAT
Підприємці, які користуються цими звільненнями, самі вирішують, чи виставляти рахунки-фактури, за винятком рахунків-фактур на вимогу покупця. Це рішення може залежати від різних бізнесових міркувань, як-от очікувань контрагентів, бухгалтерських потреб чи маркетингової стратегії. Облік рахунків-фактур, зокрема виставлених добровільно, веде для клієнтів наша бухгалтерська фірма у Варшаві.
Обов’язкові елементи рахунків-фактур, які виставляють звільнені платники
Звільнені від VAT платники, які вирішують добровільно виставляти рахунки-фактури, мусять дотримуватися детальних вимог до змісту, визначених у розпорядженні Міністра фінансів від 29 жовтня 2021 року про виставлення рахунків-фактур (Dz.U. (Вісник законів) 2021 poz. 1979, змінене, зокрема, з 1 лютого 2026 року — Dz.U. 2025 poz. 1742). Це розпорядження є спеціальною нормою щодо загальних правил статті 106e Закону про VAT.
Рахунки-фактури на постачання й послуги за основними звільненнями
Рахунки-фактури на постачання товарів чи надання послуг, звільнених від податку на підставі статті 43 частина 1 пункти 2-6, 8-36 або актів, виданих на підставі статті 82 частина 3 Закону, мають містити такі елементи:
- Дату виставлення документа
- Порядковий номер рахунку-фактури в прийнятій нумерації
- Імена та прізвища або назви платника й покупця товарів чи послуг
- Адреси платника й покупця, а також — з 1 лютого 2026 року — номер, за яким покупець ідентифікований для цілей податку (або його NIP (податковий номер), якщо покупець не зареєстрований), а для рахунків-фактур у KSeF також номер платника (§ 3 пункт 1 літери ca–cc розпорядження)
- Назву чи вид товару або послуги
- Одиницю виміру й кількість поставлених товарів або обсяг наданих послуг
- Ціну одиниці товару чи послуги
- Загальну суму до сплати
Рахунки-фактури на продаж, звільнений на підставі статті 43 частина 1 пункти 2–6, 8–36 або актів, виданих на підставі статті 82 частина 3, мають також містити посилання на конкретне положення закону, акта, виданого на підставі закону, Директиви 2006/112/ЄС або іншу правову підставу, згідно з якою платник застосовує звільнення від податку (§ 3 пункт 1 літера h розпорядження). Це ключовий елемент, який відрізняє такі рахунки-фактури від стандартних документів VAT
Рахунки-фактури за фінансові й страхові послуги
Окремі правила стосуються рахунків-фактур на послуги, звільнені від податку на підставі статті 43 частина 1 пункти 7, 37-41 Закону про VAT. Ці документи мають містити:
- Дату виставлення й порядковий номер
- Імена та прізвища або назви платника й покупця послуг
- Назву наданої послуги
- Суму, якої стосується документ
Рахунки-фактури за операції, звільнені на підставі статті 113
Рахунки-фактури на постачання товарів чи надання послуг, звільнених від податку на підставі статті 113 частини 1 і 9 Закону про VAT, мають містити елементи, передбачені для основних звільнень, за винятком посилання на правову підставу звільнення — розпорядження вимагає тут даних із § 3 пункт 1 літери a–g (§ 3 пункт 3). Це стосується рахунків-фактур, виставлених поза KSeF; у структурованому рахунку-фактурі (структура FA(3)) при позначенні звільнення (P_19) зазначають його підставу (поле P_19A, P_19B або P_19C).
Добровільне виставлення рахунку-фактури платником, звільненим від VAT, не є порушенням Закону про VAT. Воно може бути зумовлене бізнесовими потребами чи очікуваннями контрагентів, особливо в операціях B2B
Вимога покупця виставити рахунок-фактуру
Особливо важливе положення щодо права отримати рахунок-фактуру — стаття 106b частина 3 Закону про VAT. Воно зобов’язує платників виставляти рахунок-фактуру на вимогу покупця незалежно від того, чи випливає це з основних податкових обов’язків.
Обсяг вимоги виставити рахунок-фактуру
На вимогу покупця товару чи послуги платник зобов’язаний виставити рахунок-фактуру, що документує:
- Операції, охоплені основним обов’язком виставлення рахунків-фактур, якщо цей обов’язок не випливає із загальних правил
- Отримання всієї оплати чи її частини до здійснення операції
- Продаж, звільнений від податку, з урахуванням особливих правил для фермерів на ryczałt (паушальному режимі)
Вимогу виставити рахунок-фактуру треба заявити протягом 3 місяців, рахуючи від кінця місяця, в якому поставлено товар, надано послугу або отримано всю оплату чи її частину. Після цього строку платник не зобов’язаний виставляти рахунок-фактуру на вимогу
Винятки з обов’язку виставити рахунок-фактуру на вимогу
Правила передбачають певні винятки з обов’язку виставити рахунок-фактуру на вимогу покупця:
- Операції, податкове зобов’язання щодо яких виникає згідно зі статтею 19a частина 5 пункт 4 (зокрема постачання енергії, телекомунікаційні послуги, оренда, лізинг)
- Операції, охоплені статтею 106a пункти 3 і 4, які розраховуються в процедурах VAT OSS і VAT IOSS, коли Польща є державою ідентифікації
- Випадки, коли оплата стосується операцій, зазначених у статті 19a частини 1b і 5 пункт 4 та статті 106a пункти 3 і 4
- Оплата, отримана до внутрішньоспільнотового постачання товарів (стаття 106b частина 3 пункт 1a літера b)
Практичні наслідки вимоги виставити рахунок-фактуру
Можливість вимагати рахунок-фактуру особливо важлива для споживачів і підприємців, яким потрібна професійна документація покупок. Часто буває, що споживач купує в підприємця, звільненого від VAT, а потім потребує рахунку-фактури для обліку витрат у своїй господарській діяльності.
Архітектор, який веде JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП), купує будівельні матеріали в місцевого постачальника, звільненого від VAT. Оскільки йому потрібен рахунок-фактура для обліку витрат у своїй діяльності, він може вимагати його виставлення протягом 3 місяців, рахуючи від кінця місяця, в якому здійснив покупку. Постачальник тоді зобов’язаний виставити відповідний рахунок-фактуру.
Порівняння обов’язків різних категорій платників
Чинні правові норми утворюють різноманітну систему обов’язків і прав щодо виставлення рахунків-фактур, яку можна подати у вигляді наочного порівняння:
| Категорія платника | Обов’язок виставити рахунок-фактуру | Право виставити | Обов’язок на вимогу покупця |
|---|---|---|---|
| Активний платник VAT | Так, у визначених випадках | Так, завжди | Так, протягом 3 місяців |
| Звільнений як малий бізнес | Ні | Так, добровільно | Так, протягом 3 місяців |
| Звільнений предметно | Ні | Так, добровільно | Так, протягом 3 місяців |
| Фермер на ryczałt | Обмежений | Так, з обмеженнями | Частково |
Процедури, пов’язані з виставленням рахунків-фактур
Виставлення рахунків-фактур різними категоріями платників вимагає дотримання певних процедур і строків. Особливо важливо зберігати хронологію й належно документувати всі етапи операції.
Процедура виставлення рахунку-фактури активним платником VAT
- Визначення характеру операції
- Перевірка податкового статусу контрагента
- Встановлення моменту виникнення податкового зобов’язання
- Підготовка всіх обов’язкових елементів рахунку-фактури
- Виставлення рахунку-фактури у відповідний строк
- Вручення рахунку-фактури контрагенту
- Внесення рахунку-фактури до обліку VAT
Процедура добровільного виставлення рахунку-фактури звільненим платником
- Рішення про виставлення рахунку-фактури
- Визначення правової підстави звільнення
- Підготовка рахунку-фактури відповідно до вимог розпорядження
- Зазначення положення, що є підставою звільнення (обов’язково при предметному звільненні, а в KSeF – при кожному звільненні)
- Вручення рахунку-фактури покупцю
- Архівування копії документа
Звільнені від VAT платники, які добровільно виставляють рахунки-фактури, мусять дотримуватися всіх формальних вимог до таких документів. Неправильно складений рахунок-фактура може спричинити проблеми в податкових розрахунках покупця
Правові й податкові наслідки
Виставлення рахунку-фактури платником, звільненим від VAT, не означає автоматичного виникнення податкового зобов’язання з VAT, якщо в рахунку-фактурі не зазначено суми податку. Якщо рахунок-фактура містить суму VAT, той, хто його виставив, зобов’язаний її сплатити (стаття 108 частина 1 Закону про VAT). Правильний рахунок-фактура без VAT служить цілям документування й не впливає на податковий статус того, хто його виставив.
Наслідки для того, хто виставляє рахунок-фактуру
Підприємець, звільнений від VAT, який виставляє рахунок-фактуру, не втрачає свого податкового статусу й не набуває обов’язків активних платників VAT. Рахунок-фактура є лише комерційним документом, що підтверджує здійснення операції.
Наслідки для отримувача рахунку-фактури
Покупець, який отримав рахунок-фактуру від платника, звільненого від VAT, може використати його для документування витрат у своїй господарській діяльності. Проте він не має права на відрахування вхідного VAT, бо операція була звільнена від VAT. Чи має значення для відрахування спосіб надсилання документа, пояснює стаття рахунки-фактури PDF електронною поштою і факсом та відрахування VAT.
Рахунки-фактури, виставлені платниками, звільненими від VAT, отримувачі можуть використовувати для обліку витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP), у податку на доходи. Вони є повноцінним бухгалтерським документом, що підтверджує здійснення витрати
Цифровізація й електронне виставлення рахунків-фактур
Запровадження Національної системи електронних рахунків-фактур (KSeF) впливає також на процедури виставлення рахунків-фактур платниками, звільненими від VAT. З 1 лютого 2026 року платники, як правило, зобов’язані виставляти структуровані рахунки-фактури в KSeF (стаття 106ga частина 1); платники, у яких продажі разом із податком у 2024 році не перевищили 200 000 000 zł, могли до 31 березня 2026 року виставляти рахунки-фактури поза KSeF (стаття 145l). Обов’язок не стосується, зокрема, рахунків-фактур для споживачів (фізичних осіб, які не ведуть господарської діяльності) і платників, які користуються звільненням за статтею 113a (стаття 106ga частина 2).
Платники, звільнені від VAT на підставі статті 113, не виключені з цього обов’язку — якщо вони виставляють рахунок-фактуру (добровільно чи на вимогу покупця), з 1 квітня 2026 року роблять це в KSeF. До 31 грудня 2026 року вони можуть виставляти електронні чи паперові рахунки-фактури поза KSeF, доки вартість продажів разом із податком, задокументованих рахунками-фактурами в певному місяці, не перевищить 10 000 zł (стаття 145m). Рахунок-фактуру в KSeF може виставити сам платник або особи, яким він надав повноваження користуватися системою (стаття 106nb).
Переваги використання електронної системи
- Автоматизація процесів документування
- Зменшення витрат на друк і пересилання рахунків-фактур
- Швидша доставка документів контрагентам
- Кращий контроль над обігом документів
- Відповідність сучасним бізнесовим стандартам
Виклики впровадження
- Потреба придбати відповідне програмне забезпечення
- Потреба навчити персонал
- Адаптація внутрішніх процедур
- Забезпечення безпеки даних
Використання електронних систем виставлення рахунків-фактур може полегшити платникам, звільненим від VAT, співпрацю з контрагентами. Упорядкована документація операцій полегшує ведення бізнесу
