Бухгалтерські документи – фундаментальна основа всієї системи бухгалтерського обліку в кожному суб’єкті господарювання. Без правильно складених і оформлених бухгалтерських документів неможливо вести сумлінний облік і складати достовірну фінансову звітність. Кожен документ, який має бути визнаний бухгалтерським, повинен відповідати чітко визначеним правовим вимогам щодо змісту і форми.
Належне функціонування системи бухгалтерських документів вимагає не лише знання законодавства, а й розуміння практичних аспектів його застосування в щоденній господарській діяльності. Сучасні підприємства мають справу з дедалі більшою кількістю документів, які потребують належного опрацювання, контролю й архівування.
Бухгалтерські документи є підставою для облікових записів і мають відповідати певним правовим вимогам. Кожен документ повинен містити елементи, необхідні для детального відображення господарської операції. Неправильно складений бухгалтерський документ може призвести до того, що податкові органи відмовляться визнати витрати
Види бухгалтерських документів
Система бухгалтерських документів охоплює різні категорії документів, які можна поділити на кілька основних груп. Кожна з них виконує окрему функцію в документуванні господарських операцій і потребує відповідного поводження.
Зовнішні отримані документи – це документи, які надходять від зовнішніх контрагентів, як-от рахунки-фактури (faktura) на придбання, рахунки, транспортні документи чи підтвердження платежів. Вони підтверджують укладення операцій із зовнішніми суб’єктами і є підставою для відображення операції в бухгалтерських книгах суб’єкта. Платники VAT (ПДВ), як правило, зобов’язані виставляти структуровані рахунки-фактури в KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) (стаття 106ga частина 1 Закону про VAT) – бухгалтерським документом тоді є рахунок-фактура з номером, присвоєним у цій системі.
Зовнішні власні документи – це документи, які суб’єкт виставляє і передає в оригіналі контрагентові. До них належать рахунки-фактури на продаж, рахунки, виставлені клієнтам, документи відвантаження товарів чи підтвердження надання послуг. Копії цих документів залишаються в суб’єкта як підстава для записів.
Внутрішні документи стосуються операцій усередині суб’єкта і охоплюють інвентаризаційні документи, розрахунки витрат, перенесення між бухгалтерськими рахунками. Ці документи особливо важливі для правильного відображення фактичного фінансового становища суб’єкта
Первинні документи – це початкова документація господарських операцій, а вторинні документи виникають унаслідок опрацювання інформації з первинних документів. До вторинних документів належать зведені, коригувальні, замінні та розрахункові документи. Закон розрізняє первинні документи – зовнішні отримані, зовнішні власні та внутрішні – а також складені суб’єктом зведені, коригувальні, замінні та розрахункові документи (стаття 20 частини 2–3). Замінний документ керівник суб’єкта може дозволити лише за обґрунтованої неможливості отримати зовнішній документ і не для закупівель, що оподатковуються VAT (ПДВ) (стаття 20 частина 4).
Формальні вимоги до бухгалтерських документів
Кожен бухгалтерський документ має містити певні елементи, щоб його можна було визнати правильним. Ці вимоги прямо випливають із Закону про бухгалтерський облік і мають забезпечити повноту й достовірність бухгалтерської документації.
Основні елементи бухгалтерського документа – це визначення виду документа та його ідентифікаційного номера, який дає змогу однозначно ідентифікувати документ в обліку. Цей номер має бути унікальним і присвоюватися відповідно до прийнятої системи нумерації.
- Визначення сторін господарської операції з повними назвами та адресами
- Детальний опис господарської операції із зазначенням вартості в грошових і натуральних одиницях
- Дата здійснення операції та дата складання документа, якщо вони різні
- Підпис особи, яка виставила документ, і особи, що бере участь в операції
- Підтвердження перевірки і рознесення документа відповідальною особою
- Зазначення місяця і способу відображення в бухгалтерських книгах
Бухгалтерські документи в іноземній валюті потребують перерахунку в польську валюту за курсом, чинним у день операції. Результат перерахунку слід зазначити безпосередньо на документі або забезпечити автоматичний перерахунок у бухгалтерській системі
Опис господарської операції має бути повним і зрозумілим, допускається використання загальноприйнятих скорочень. Вартість операції слід визначати в грошових одиницях, а якщо можливо – також у натуральних.
Сторони операції можна зазначати по-різному залежно від виду документа. На зовнішніх документах сторони можуть бути позначені печаткою фірми. Якщо документ внутрішній, потрібно зазначити структурний підрозділ, відповідальний за операцію.
Вид документа має бути чітко позначений відповідними скороченнями або назвами. Наприклад, KW – видатковий касовий ордер (kasa wypłaci) або WZ – видаткова накладна (wydanie zewnętrzne). Кожен документ повинен мати унікальний ідентифікаційний номер, що дозволяє легко знайти його в обліковій системі
Форма бухгалтерського документа – паперова чи електронна – не впливає на вимоги до його змісту. Різниця лише в носії, на якому документ зберігається. Бухгалтерським документом є також структурований рахунок-фактура (faktura), отриманий або виставлений у KSeF. Підприємці, які ведуть KPiR (книга доходів і витрат), застосовують власний перелік документів та їх мінімальний зміст із розпорядження про KPiR (Dz.U. (Вісник законів) 2025 позиція 1299, § 6 частина 3, § 7 і § 8).
Винятки з формальних вимог
Законодавець передбачив певні винятки у статті 21 частині 1a Закону про бухгалтерський облік. Вид і номер документа, сторони, опис і вартість операції та підписи можна не зазначати, якщо це випливає з окремих приписів. Підтвердження перевірки та віднесення документа до обліку можна не зазначати, якщо це випливає з техніки документування облікових записів.
Ситуації, коли застосовуються винятки:
- Окремі приписи звільняють від зазначення певних даних на документі (стаття 21 частина 1a пункт 1)
- Техніка документування записів, напр. книги, що ведуться за допомогою комп’ютера, дозволяє не робити рознесення (стаття 21 частина 1a пункт 2)
- Підписи можна замінити знаками, що дозволяють встановити осіб, якщо документ не підтверджує передачу чи прийняття активу, перехід права власності і не є замінним документом (стаття 21 частина 4)
- Записи, внесені автоматично або створені за алгоритмом, вважаються рівнозначними первинним документам, якщо відповідають умовам статті 20 частини 5 (зокрема стійко читабельна форма, можливість встановити джерело та відповідальну особу)
Функції бухгалтерських документів
Бухгалтерські документи виконують кілька важливих функцій у системі обліку, які доповнюють одна одну і підтримують управління суб’єктом. Розуміння цих функцій є ключем до правильного використання бухгалтерської документації.
Документальна функція полягає у фіксуванні інформації про здійснену господарську операцію в надійний і перевірний спосіб. Бухгалтерський документ є письмовим підтвердженням того, що певна господарська подія відбулася в конкретний час і в конкретному місці.
Доказова функція підтверджує, що зазначені в документі операції справді відбулися в певному місці й часі. Ця функція особливо важлива під час перевірок, які проводять зовнішні органи.
Інформаційна функція бухгалтерських документів полягає в наданні детальних аналітичних даних про господарські операції. Ця інформація необхідна для фінансового аналізу та ухвалення управлінських рішень у суб’єкті
Облікова функція означає, що бухгалтерський документ є підставою для відображення операції в бухгалтерських книгах. Без правильно складеного бухгалтерського документа не можна зробити запис в обліку.
Контрольна функція дає змогу перевірити правильність і законність здійснених операцій. Завдяки їй можна виявити помилки, порушення чи зловживання в управлінні.
Правила складання бухгалтерських документів
Бухгалтерські документи слід виставляти старанно, розбірливо і надійно. Це означає використання відповідних матеріалів та інструментів, які забезпечать збереження запису протягом обов’язкового строку зберігання документів.
Після складання і підписання документа особа, яка його виставила, невідкладно передає його на підпис особі, відповідальній за здійснення господарської операції та її документування. Ця процедура забезпечує належний нагляд за документуванням операцій.
| Елемент документа | Вимоги | Приклад | Примітки |
|---|---|---|---|
| Ідентифікаційний номер | Унікальний у системі | FV/2024/001 | Відповідно до прийнятої нумерації |
| Дані сторін | Повна назва та адреса | ABC Sp. z o.o., ul. Główna 1 | Дані, які можна перевірити |
| Опис операції | Повний і зрозумілий | Продаж товару X | Допускаються скорочення |
| Вартість | У PLN і натуральних одиницях | 1230,00 PLN, 10 шт. | Перерахунок валют |
Бухгалтерські документи мають бути сумлінними, тобто відповідати фактичному перебігу господарської операції. Сумлінність означає не лише правильність числових даних, а й відповідність опису операції її фактичному характеру.
Повнота бухгалтерських документів означає, що вони містять усі елементи, яких вимагає закон. Документи також мають бути вільні від арифметичних помилок, які могли б вплинути на правильність облікових записів
Бухгалтерські документи в іноземній валюті
Глобалізація бізнесу призводить до того, що дедалі більше підприємств здійснюють операції в іноземних валютах. Документи в іноземних валютах потребують особливого підходу відповідно до Закону про бухгалтерський облік.
Правила перерахунку іноземних валют
- Визначення курсу, належного для дня операції, – фактично застосованого при купівлі чи продажу валюти та оплаті дебіторської чи кредиторської заборгованості, а в інших випадках середнього курсу NBP (Національний банк Польщі) з попереднього дня (стаття 30 частина 2 Закону про бухгалтерський облік)
- Перерахунок вартості операції в польську валюту
- Зазначення результату перерахунку на бухгалтерському документі
- Документування курсових різниць, якщо вони виникають
- Архівування інформації про застосований курс
Курс для перерахунку має бути курсом, чинним у день здійснення господарської операції, а не в день складання документа (стаття 21 частина 3 Закону про бухгалтерський облік). Якщо перерахунок автоматично виконує комп’ютерна система, спосіб перерахунку потрібно підтвердити відповідною системною роздруківкою.
| Валюта | Курс NBP | Сума в оригіналі | Сума в злотих |
|---|---|---|---|
| EUR | 4,2850 | 1 000,00 | 4 285,00 |
| USD | 3,9420 | 2 500,00 | 9 855,00 |
| GBP | 4,9630 | 750,00 | 3 722,25 |
Імпортна компанія отримала рахунок-фактуру від німецького постачальника на 5 000 євро. Операцію здійснено 15 березня 2025 року, а середній курс NBP з попереднього дня в цьому прикладі становив 4,2850 zł. На документі потрібно зазначити перерахунок: 5 000 EUR × 4,2850 = 21 425,00 zł. Оплату здійснено 30 березня, коли курс, фактично застосований банком, становив 4,3100 zł, що спричинило від’ємну курсову різницю в розмірі 125,00 zł.
Бухгалтерські документи іноземною мовою
Документи, складені іноземною мовою, – ще один виклик для тих, хто веде облік. Вони трапляються в секторі публічних фінансів, але стосуються також підприємств, що співпрацюють з іноземними контрагентами. На вимогу контролюючих органів або аудитора суб’єкт має забезпечити достовірний переклад польською мовою змісту вказаних ними документів (стаття 21 частина 5 Закону про бухгалтерський облік).
Органи, які мають право вимагати перекладу, зокрема:
- Регіональна рахункова палата (Regionalna Izba Obrachunkowa)
- Найвища контрольна палата (Najwyższa Izba Kontroli)
- Органи KAS (Національна податкова адміністрація) (податкова, митно-податкова служба)
- Європейська рахункова палата
- Аудитор (biegły rewident)
Під час перевірки перекладають зміст документів, вказаних контролерами або аудитором, а не всю документацію. Це дозволяє обмежити витрати на переклад і водночас забезпечити повну перевірку облікової документації
Публічні установи часто перекладають іноземні документи, що підтверджують закордонні операції, на поточній основі, а правила цього зазвичай визначають у внутрішніх процедурах. Це випливає із принципу прозорості публічних фінансів, який вимагає повної зрозумілості фінансової документації.
Виправлення помилок у бухгалтерських документах
Закон чітко визначає порядок дій у разі виявлення помилок у бухгалтерських документах. Не допускається стирання і переробки в документах – це має зберегти цілісність і достовірність документації.
Помилки в зовнішніх отриманих і власних документах можна виправляти лише шляхом надсилання контрагентові відповідного документа з виправленням і належним обґрунтуванням, якщо інші норми не передбачають іншого (стаття 22 частина 2 Закону про бухгалтерський облік) – наприклад, Закон про VAT передбачає коригувальні рахунки-фактури (стаття 106j). Ця процедура забезпечує, що обидві сторони операції мають узгоджену інформацію про неї.
Помилки у внутрішніх документах можна виправляти шляхом закреслення помилкового тексту або суми зі збереженням розбірливості закреслених слів чи чисел. Далі слід вписати правильний текст, дату виправлення і поставити підпис особи, уповноваженої на виправлення. Якщо помилковий документ уже проведено в книгах, сам запис у книгах виправляють відповідно до статті 25 Закону про бухгалтерський облік.
- Закреслення помилкового тексту має зберігати розбірливість первинного запису
- Виправлення має містити дату і підпис уповноваженої особи
- Не можна виправляти окремі літери чи цифри
- Виправлення зовнішнього документа потребує належного обґрунтування
- Виправлення не можуть порушувати цілісність документа
Заборона виправляти окремі літери чи цифри має запобігати підробці документів. Кожне виправлення має бути чітко видимим і таким, щоб його могли ідентифікувати особи, які перевіряють бухгалтерську документацію
Контроль бухгалтерських документів
Всебічний контроль бухгалтерських документів – ключовий елемент системи обліку. Він охоплює перевірку законності, сумлінності та правильності подій і операцій, відображених у документах.
Перевірка по суті полягає в тому, щоб з’ясувати, чи відповідають дані документа дійсності, чи була відображена в документі господарська операція доцільною з економічного погляду і чи відповідає вона чинному законодавству.
Перелік осіб, уповноважених на перевірку по суті, слід пристосувати до потреб суб’єкта і видів його діяльності. Він має бути узгоджений з організаційним регламентом і схемою обігу документів.
Практичний приклад: Торгова фірма отримала рахунок-фактуру за консультаційні послуги на суму 50 000 zł. Під час перевірки по суті з’ясували, чи послугу справді надано, чи відповідає вона укладеному договору і чи сума відповідає погодженим ставкам. Додатково перевірили, чи видаток обґрунтований з погляду діяльності фірми.
Формально-арифметична перевірка має не допустити відображення в книгах документа з формальними й арифметичними вадами. Особи, призначені для цієї перевірки, не можуть допустити відображення документа з формальними чи змістовими вадами
Рекомендується запровадити принцип «чотирьох очей», тобто перевірку документа двома особами, що мінімізує ризик відображення в книгах документа з вадами. Після завершення перевірки особа, яка перевіряє, має – відповідно до правил, прийнятих у суб’єкті, – поставити на документі відповідну відмітку.
Рознесення бухгалтерських документів
Рознесення (dekretacja) бухгалтерських документів полягає в зазначенні місяця, у якому документ слід відобразити в бухгалтерських книгах, і рахунків, на яких операцію слід провести. Цей процес є ключовим для правильного відображення операції в обліковій системі.
Підтвердження класифікації документа вимагає підпису особи, відповідальної за ці вказівки. Особа, яка розносить документ, повинна мати відповідні повноваження і бухгалтерські знання, щоб правильно вказати спосіб відображення операції.
Немає потреби зазначати дані рознесення, якщо бухгалтерський документ готується на комп’ютері, а техніка обробки даних однозначно вказує спосіб проведення документів такого виду. Сучасні бухгалтерські системи часто автоматизують рознесення.
- Аналіз характеру господарської операції
- Визначення відповідного місяця проведення
- Зазначення рахунків для дебетування і кредитування
- Перевірка відповідності плану рахунків
- Підписання рознесення уповноваженою особою
Після рознесення бухгалтерський документ проводять у бухгалтерських книгах. Правильне рознесення забезпечує відображення операції на відповідних рахунках і у відповідному звітному періоді
Рознесення в електронних системах
Традиційно для рознесення вписують місяць і спосіб відображення документа в бухгалтерських книгах, часто за допомогою штампа рознесення. Законодавець дозволив відмовитися від ручного рознесення, якщо це випливає з техніки документування облікових записів (стаття 21 частина 1a пункт 2). Насамперед ідеться про комп’ютерну систему, яка автоматично облікує фінансові операції за запрограмованими алгоритмами.
На практиці система автоматичного рознесення має забезпечувати:
- Можливість друку облікового запису
- Інформацію про спосіб відображення в бухгалтерських книгах
- Дані, що пов’язують роздруківку з документом
- Можливість перевірити правильність рознесення
- Функцію внесення виправлень у разі помилок
Автоматичному рознесенню в електронних системах має передувати належне налаштування системи та визначення правил обліку. Система має забезпечувати можливість перевірити правильність автоматично створених записів і вносити виправлення у разі виявлення помилок
Зберігання бухгалтерських документів
Закон про бухгалтерський облік вимагає зберігати бухгалтерські документи протягом визначених строків – бухгалтерські документи, як правило, щонайменше 5 років (стаття 74 частина 2). Затверджену річну фінансову звітність зберігають щонайменше 5 років, рахуючи від початку року, що настає після фінансового року, у якому її затверджено (стаття 74 частина 1).
Строки зберігання інших документів обчислюють від початку року, що настає після фінансового року, якого стосуються ці документи (стаття 74 частина 3). Документацію слід зберігати належним чином і захищати від недозволених змін, несанкціонованого поширення, пошкодження чи знищення.
Бухгалтерські документи та інвентаризаційні документи зберігають у суб’єкта в оригінальному вигляді, у встановленому порядку, пристосованому до способу ведення бухгалтерських книг. Документи слід поділити за звітними періодами так, щоб їх можна було легко знайти (стаття 73 частина 1). Це не стосується рахунків-фактур, що зберігаються в KSeF (стаття 73a), – система зберігає їх 10 років від кінця року, у якому їх виставлено (стаття 112aa Закону про VAT). Види документів і строки, що до них застосовуються, зводимо в статті про строки зберігання бухгалтерських документів.
Зміст документів можна перенести на електронні носії, які зберігають його в стійкій і незмінній формі, за умови можливості роздруку – за винятком, зокрема, документів про перехід прав на нерухомість, покладення відповідальності за активи та важливих договорів (стаття 73 частина 2). Документи щодо, зокрема, позик, кредитів, комерційних договорів і вимог зберігають 5 років від початку року, що настає після року, в якому операції остаточно завершено, розраховано або щодо них сплила давність (стаття 74 частина 2 пункт 4).
Документи можна передати на зберігання іншому суб’єктові, що надає архівні послуги. У такому разі керівник суб’єкта зобов’язаний повідомити відповідну податкову (urząd skarbowy) про місце зберігання книг протягом 15 днів від їх передачі
Строк зберігання документів безпосередньо пов’язаний із моментом спливу строку давності податкового зобов’язання. Податкове зобов’язання погашається за давністю після спливу 5 років, рахуючи від кінця календарного року, у якому минув строк сплати податку (стаття 70 § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)). До цього часу книги і пов’язані з їх веденням документи слід зберігати для податкових цілей (стаття 86 § 1), навіть якщо строк за Законом про бухгалтерський облік уже минув. Проведення документів і ведення книг для клієнтів — основа роботи нашого бухгалтерського бюро.
Пенсійні та зарплатні документи
Особливі вимоги стосуються зберігання документів, пов’язаних із соціальним страхуванням і пенсіями. Копії розрахункових декларацій, щомісячних персональних звітів і коригувальних документів платник внесків зобов’язаний зберігати 5 років від дня їх подання до ZUS (Управління соціального страхування) (стаття 47 частина 3c Закону про систему соціального страхування).
Платіжні відомості, картки заробітної плати та інші документи, на підставі яких визначається база для розрахунку пенсії, як правило, слід зберігати 50 років від дня, коли застрахована особа завершила роботу в цього платника. Для працівників і виконавців за договором доручення (umowa zlecenia), зареєстрованих у страхуванні після 31 грудня 2018 року, або тих, за кого подано інформаційний звіт ZUS RIA, цей строк становить 10 років від кінця року, у якому вони завершили роботу або подано звіт (стаття 125a частини 4–4b Закону про пенсії з Фонду соціального страхування (FUS)).
- Кадрова документація - 10 років від кінця року припинення трудових відносин (стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу (Kodeks pracy); для давніших трудових відносин діють перехідні строки)
- Зарплатна документація - 50 років від завершення роботи або 10 років (реєстрація після 2018 року чи ZUS RIA)
- Декларації ZUS - 5 років від подання
- Щомісячні звіти - 5 років від подання
- Коригувальні документи - 5 років від подання
Довгі строки зберігання зарплатних документів пов’язані з необхідністю захистити пенсійні права працівників. Ці документи можуть знадобитися для визначення розміру пенсійних виплат навіть через багато років після припинення трудових відносин
Інструкція з обігу і контролю бухгалтерських документів
Кожен суб’єкт повинен мати документацію, що описує прийняті ним принципи бухгалтерського обліку, зокрема інструкцію з обігу і контролю бухгалтерських документів. Ця інструкція має забезпечувати належне виконання інформаційної і контрольної функцій системи обліку.
Інструкція з обігу і контролю бухгалтерських документів впливає на організацію роботи суб’єкта, особливо фінансово-бухгалтерських служб і підрозділів, відповідальних за управління майном. Організація бухгалтерських книг тісно пов’язана з прийнятими правилами обігу і контролю документів.
Обіг документів залежить від організаційної структури суб’єкта і має бути до неї пристосований. Шлях документів і процедури контролю залежать від внутрішньої структури суб’єкта, яка повинна забезпечити правильний обіг документів.
Приклад структури інструкції: Середня виробнича фірма розробила інструкцію з обігу документів, що охоплює 12 видів бухгалтерських документів. Для кожного виду визначено осіб, відповідальних за виставлення, перевірку по суті, формально-арифметичну перевірку і рознесення. Інструкція містила також зразки підписів, печаток і бланків, які використовуються у фірмі.
Інструкцію з обігу і контролю бухгалтерських документів слід запровадити відповідним розпорядженням керівника суб’єкта. Цей документ є основою системи внутрішнього контролю у сфері бухгалтерського обліку
Відповідальність за бухгалтерські документи
За правильне складання, перевірку та зберігання бухгалтерських документів відповідають різні особи залежно від виду документа та організаційної структури суб’єкта. Ця відповідальність має як службовий, так і правовий характер.
Розподіл відповідальності:
- Керівник суб’єкта - остаточна відповідальність за виконання обов’язків у сфері обліку, також коли їх доручено іншій особі чи бухгалтерському бюро (стаття 4 частина 5)
- Головний бухгалтер - змістовний бік облікового процесу
- Особи, які складають документи - достовірність і повнота документів
- Особи, які перевіряють - належна перевірка перед обліком
- Усі працівники - дотримання процедур і повідомлення про порушення
Порушення щодо бухгалтерських документів можуть спричинити санкції, передбачені Законом про бухгалтерський облік. За ведення книг усупереч приписам або внесення до них недостовірних даних загрожує штраф або позбавлення волі на строк до 2 років, або обидва покарання разом (стаття 77). Крім того, у податкових справах загрожує відповідальність за Кримінально-фіскальним кодексом, напр. за недостовірне чи неналежне ведення книги (стаття 61 Кримінально-фіскального кодексу) або незберігання рахунків-фактур і документів про купівлю (стаття 62 § 3)
Електронні системи і захист даних
Ведення бухгалтерських книг у комп’ютерній системі вимагає особливих запобіжників і процедур. Рівнозначними первинним документам вважаються записи, що вносяться автоматично за допомогою засобів зв’язку або інформаційних носіїв даних.
Електронні записи мають отримати стійку розбірливу форму, що відповідає змісту відповідних бухгалтерських документів. Має бути можливо встановити джерело їх походження та особу, відповідальну за їх внесення.
Застосовувана процедура має забезпечувати перевірку правильності обробки даних, а також повноти й ідентичності записів. Первинні дані в місці їх виникнення мають бути належно захищені протягом строку, обов’язкового для зберігання документів.
- Використання стійких до загроз носіїв даних
- Добір відповідних засобів зовнішнього захисту
- Систематичне створення резервних копій масивів даних
- Захист програм і даних від несанкціонованого доступу
- Контроль безперервності записів і перенесення сальдо
Захист облікових даних має бути забезпечений протягом строку, не коротшого за обов’язковий строк зберігання бухгалтерських книг. Якщо система захисту не відповідає вимогам, записи слід роздрукувати не пізніше ніж на кінець фінансового року
