Після завершення співпраці з бухгалтерським бюро підприємець має право отримати всю свою бухгалтерську та облікову документацію. Проте на практиці трапляється, що бюро затримують видачу документів, посилаючись на різні причини – найчастіше на неоплачену винагороду. Така поведінка може мати серйозні правові наслідки для бухгалтерського бюро й призводити до різних видів відповідальності.
Питання невидачі документів бухгалтерським бюро особливо важливе з огляду на обов’язки, що випливають із податкового законодавства. Бухгалтерські документи є основою для правильного розрахунку податків і виконання звітних обов’язків. Їхня відсутність може спричинити проблеми підприємця у відносинах із податковими органами, а це, своєю чергою, може призвести до штрафів і санкцій.
Після завершення бухгалтерського обслуговування підприємця бюро втрачає правову підставу для подальшого зберігання бухгалтерської документації клієнта. Затримання документів через неоплачені платежі є неправомірною поведінкою, яка може мати серйозні правові наслідки
Наслідки невидачі документів на вимогу податкового органу
Одні з найсерйозніших наслідків невидачі документів бухгалтерським бюро – санкції, передбачені Податковим кодексом (Ordynacja podatkowa). Згідно з цими положеннями, податковий орган має право вимагати пред’явлення бухгалтерських документів, а відмова їх видати може призвести до накладення дисциплінарного штрафу (kara porządkowa). Якщо шукаєте надійного партнера, перегляньте нашу бухгалтерську фірму у Варшаві.
Дисциплінарний штраф можуть накласти на різних осіб, зокрема на бухгалтерське бюро, яке відмовляється видати документи. У 2026 році розмір цього штрафу становить до 3800 zł, а з 1 січня 2027 року — до 3900 zł (стаття 262 § 1 Податкового кодексу; суму щороку оголошують у Monitor Polski), і його можуть накласти в разі безпідставної відмови пред’явити або неподання у встановлений строк документів, обов’язок мати які випливає із законодавства.
Дисциплінарний штраф у розмірі до 3800 zł (сума на 2026 рік; на 2027 рік — 3900 zł) можуть накласти на бухгалтерське бюро, яке безпідставно відмовляється пред’явити або не подає у встановлений строк бухгалтерські книги чи документи, що є підставою для записів у цих книгах. Строк сплати штрафу – 7 днів від дня вручення постанови
Положення Податкового кодексу передбачають можливість накласти дисциплінарний штраф на особу, якій платник податків доручив ведення або зберігання податкових книг чи документів, що є підставою для записів у цих книгах (стаття 262 § 3 пункт 3). Це означає, що бухгалтерське бюро можуть покарати навіть тоді, коли воно не є безпосередньо стороною податкового провадження.
Податковий орган може визнати невиконання обов’язків виправданим і скасувати постанову про накладення штрафу, але лише за заявою покараного, поданою протягом 7 днів від дня вручення постанови. Для цього, однак, потрібно навести обґрунтовані причини, а сама відмова видати документи через неоплачені платежі такою причиною не є.
Сума дисциплінарного штрафу щороку збільшується відповідно до індексу зростання цін на споживчі товари та послуги, а її розмір на відповідний рік оголошує міністр фінансів у «Monitor Polski» (стаття 262a Податкового кодексу). Це означає, що реальний фінансовий тягар штрафу з часом може зростати, що додатково підвищує ризик, пов’язаний із невидачею документів.
Позиція судової практики щодо права застави
Практика адміністративних судів вказує, що бухгалтерське бюро не може посилатися на своєрідне право застави, щоб затримати бухгалтерські документи. NSA (Вищий адміністративний суд) у рішенні від 1 серпня 2019 року (справа № II FSK 2746/17) чітко зазначив, що бухгалтерське бюро не може відмовити податковому органу у видачі бухгалтерської документації клієнта, посилаючись на заборгованість клієнта перед бюро.
Суд наголосив, що інститути цивільного права не можуть змінювати обов’язків, що випливають із податкового законодавства. Можливі фінансові розрахунки між бухгалтерським бюро та клієнтом не можуть перешкоджати виконанню обов’язків, що випливають із податкового законодавства.
Вищий адміністративний суд однозначно постановив, що бухгалтерське бюро не може застосовувати до наявної в нього документації своєрідне право застави до погашення клієнтом заборгованості. Така поведінка є неправомірною, адже інститути цивільного права не можуть змінювати обов’язків, що випливають із податкового законодавства
Раніше в тій самій справі подібну позицію зайняв WSA (воєводський адміністративний суд) у Глівіце в рішенні від 30 травня 2017 року (справа № I SA/Gl 1577/16), касаційну скаргу на яке NSA відхилив. Суд зазначив, що коли бухгалтерське бюро не виконує вимоги податкового органу, цей орган має право вжити дозволених законом заходів для виконання покладених на нього обов’язків шляхом накладення відповідного дисциплінарного штрафу.
Суд підкреслив, що коли законодавець надає органу повноваження покласти певний обов’язок на певну особу і настають встановлені законом підстави для покладення цього обов’язку, ця особа повинна його виконати, а не свавільно відмовлятися від виконання.
Судова практика також вказує, що бухгалтерське бюро зобов’язане співпрацювати з податковими органами незалежно від фінансових суперечок із клієнтом. Бухгалтерські документи не є власністю бюро – їх лише довірено йому для ведення та зберігання. Так само доступ бюро до рахунків-фактур у KSeF випливає з повноважень, які надає йому клієнт, – ми описуємо повноваження в KSeF для бухгалтерських бюро.
Кримінальна відповідальність за невидачу документів
Питання кримінальної відповідальності за невидачу документів бухгалтерським бюро особливо складне й викликає суперечки в судовій практиці. Підставою для притягнення до кримінальної відповідальності може бути стаття 276 Кримінального кодексу (Kodeks karny), яка карає за знищення, пошкодження, приведення в непридатність, приховування або вилучення документа, яким винний не має виключного права розпоряджатися.
Ця норма передбачає штраф, обмеження волі або позбавлення волі на строк до 2 років. Однак її застосування до бухгалтерських бюро вимагає виконання певних умов і суворого тлумачення з огляду на її кримінальний характер.
Стаття 276 Кримінального кодексу передбачає штраф, обмеження волі або позбавлення волі на строк до 2 років для особи, яка знищує, пошкоджує, приводить у непридатність, приховує або вилучає документ, яким не має виключного права розпоряджатися. Відповідальність настає лише тоді, коли бухгалтерське бюро справді не має права розпоряджатися документацією
Відповідальність за цією нормою можуть нести лише особи, що діють у межах бухгалтерського бюро, які бухгалтерську документацію знищили, пошкодили, привели в непридатність, приховали чи вилучили. Ключове значення має й те, що відповідальність настає лише тоді, коли бюро справді не має права розпоряджатися документацією.
Судова практика не є одностайною щодо того, чи сама невидача документів бухгалтерським бюро становить склад діяння за статтею 276 Кримінального кодексу. Частина судів вважає, що доки бюро лише відмовляється видати документи, але не приховує, не знищує й не пошкоджує їх, воно не вчиняє злочину за цією статтею.
Окружний суд у Свідниці в рішенні від 22 березня 2017 року (справа № IV Ka 837/16) зазначив, що злочин приховування документа полягає в такій поведінці, унаслідок якої документ опиняється в місці, відомому винному, але невідомому особам, які мають право ним розпоряджатися. У розглянутій справі місце зберігання документів було відоме особі, яка вимагала їх видати, що виключало ознаки приховування, і суд виправдав обвинувачену.
З іншого боку, Районний суд у Валбжиху в рішенні від 15 вересня 2016 року (справа № II K 1004/14) визнав, що сама невидача документів, якими обвинувачена не мала права розпоряджатися, є їх приховуванням. Суд наголосив, що обвинувачена повністю усвідомлювала свій обов’язок повернути документацію. Це було рішення першої інстанції в тій самій справі – його змінив в апеляції описаний вище Окружний суд у Свідниці, що показує, наскільки по-різному суди оцінюють такі ситуації.
Порядок повернення документів у цивільному порядку
Якщо бухгалтерське бюро відмовляється видати документи, підприємець може звернутися до суду, щоб вимагати їх повернення. Правовою підставою такої вимоги є положення Цивільного кодексу (Kodeks cywilny) (стаття 222 § 1), згідно з якими власник документів може вимагати від особи, яка фактично володіє його документацією, щоб річ була йому видана.
Вимога не підлягає задоволенню лише тоді, коли бухгалтерське бюро має чинне щодо власника право володіти документами. На практиці це означає, що після закінчення договору про ведення бухгалтерських книг бюро вже не має правової підстави затримувати документи.
Власник документів може вимагати від бухгалтерського бюро видати документацію на підставі положень Цивільного кодексу. Бухгалтерське бюро повинне довести, що має чинне щодо власника право володіти документами, а після закінчення договору це практично неможливо
Процедура повернення документів починається з подання позову до компетентного суду. Позовна заява має відповідати певним формальним і змістовим вимогам, щоб суд прийняв її до розгляду.
Важливо також визначити ціну позову, яка може впливати на предметну підсудність, розмір судового збору та можливість оскарження. Її слід зазначати в злотих з округленням угору до повного злотого.
Судовий процес може бути тривалим і витратним, тому варто спершу спробувати вирішити спір мирно. Можна надіслати бухгалтерському бюро офіційну вимогу видати документи, встановивши відповідний строк і вказавши правові наслідки невидачі.
Формальні вимоги до позову про видачу документів
Позов про видачу документів має містити низку обов’язкових елементів; у разі відсутності будь-якого з них суд зобов’яже усунути недоліки протягом тижня, а після безрезультатного спливу цього строку – поверне позовну заяву (стаття 130 Цивільного процесуального кодексу). Правильне складання позову є ключовим для успішного захисту вимоги.
Основні елементи позову охоплюють назву суду, до якого його подано, дані сторін провадження та назву виду документа. Позов має також містити суть клопотання, тобто точне визначення того, чого підприємець вимагає від суду.
Особливо важливо зазначити факти, на яких підприємець ґрунтує свою вимогу, і докази на підтвердження кожного з цих фактів. Підприємець повинен довести, що бухгалтерське бюро володіє його документами без правової підстави.
- Підготовка повної документації, що підтверджує співпрацю з бухгалтерським бюро
- Складання письмової вимоги видати документи з визначенням строку
- Збір доказів того, що бухгалтерське бюро володіє документами
- Визначення ціни позову для розрахунку судового збору
- Складання позову з усіма необхідними формальними елементами
- Подання позову до суду за територіальною та предметною підсудністю
- Сплата судового збору або подання клопотання про звільнення від витрат
- Участь у судовому провадженні та подання доказів
| Елемент позову | Вимоги | Наслідки відсутності | Практичні примітки |
|---|---|---|---|
| Назва суду | Повна назва та адреса | Вимога усунути недоліки, потім повернення позову | Перевірте територіальну підсудність |
| Дані сторін | Ім’я, прізвище, адреса | Вимога усунути недоліки | Додайте PESEL/NIP |
| Суть клопотання | Точна вимога | Вимога усунути недоліки, потім повернення позову | Визначте конкретні документи |
| Докази | Зазначення для кожного факту | Програш справи | Зберіть до подання позову |
Позов про видачу документів має містити точне визначення вимоги, зазначення фактів, що є підставою вимоги, і докази на підтвердження цих фактів. Підприємець повинен довести, що бухгалтерське бюро володіє документами без правової підстави для їх затримання
Інформаційні вимоги до позову
Позов має також містити низку додаткових відомостей, яких вимагають норми цивільного процесу. Це, зокрема, місце проживання чи місцезнаходження сторін, а для підприємців, внесених до CEIDG (Центральний реєстр та інформація про господарську діяльність), – адреса для кореспонденції, внесена до CEIDG.
Потрібно також зазначити PESEL (ідентифікаційний номер) або NIP (податковий номер) позивача – фізичної особи, якщо він зобов’язаний його мати. Для суб’єктів, які не є фізичними особами, потрібно вказати номер у KRS (Національний судовий реєстр), а якщо його немає – номер в іншому відповідному реєстрі або NIP.
Якщо позов подає представник, до документа потрібно додати довіреність або її засвідчену копію. У разі використання електронної системи суду засвідчену копію довіреності можна подати через цю систему.
- Зазначення місця проживання чи місцезнаходження всіх сторін провадження
- Зазначення адрес для кореспонденції відповідно до записів у відповідних реєстрах
- Зазначення PESEL або NIP для фізичних осіб відповідно до обов’язку їх мати
- Зазначення номера KRS або іншого відповідного реєстру для суб’єктів господарювання
- Додавання довіреності в разі представництва
- Зазначення ціни позову, якщо вона впливає на підсудність чи судові збори
Практичні аспекти повернення документів
Повернення документів від бухгалтерського бюро може бути складним процесом, що потребує належної підготовки. Ключове значення має збір документації, що підтверджує співпрацю з бюро та факт володіння ним документами, які належать підприємцю.
Перед поданням позову варто спробувати вирішити спір мирно, надіславши бухгалтерському бюро офіційну вимогу видати документи. Вимога має точно визначати потрібні документи, встановлювати відповідний строк для їх видачі та вказувати правові наслідки невидачі.
Якщо мирне вирішення спору неможливе, слід готуватися до судового провадження. Для цього потрібно зібрати відповідні докази, скласти позов і сплатити судовий збір.
Перед поданням позову варто надіслати бухгалтерському бюро офіційну вимогу видати документи з визначенням строку та зазначенням правових наслідків. Така вимога може призвести до мирного вирішення спору й допомогти уникнути витрат на судове провадження
Судове провадження може тривати кілька місяців залежно від завантаженості суду та складності справи. Під час провадження суд з’ясовуватиме, чи має підприємець право на потрібні документи і чи має бухгалтерське бюро правову підставу їх затримувати.
Важливо також підготуватися до можливих заперечень з боку бухгалтерського бюро, яке може посилатися на неоплачену винагороду чи інші обставини. Як свідчить судова практика, такі заперечення не виправдовують невидачі документів.
Підприємець, який веде торговельну діяльність, завершив співпрацю з бухгалтерським бюро через незадовільну якість послуг. Бюро відмовилося видати бухгалтерські документи, посилаючись на неоплачену винагороду в розмірі 3000 zł. Підприємець звернувся до суду, який зобов’язав бюро видати документи, визнавши, що фінансові суперечки не можуть бути підставою для їх затримання. Суд наголосив, що бухгалтерські документи не є власністю бухгалтерського бюро і мають бути видані незалежно від фінансових розрахунків.
Засоби правового захисту підприємця
Підприємець, якому бухгалтерське бюро відмовляється видати документи, має у своєму розпорядженні різні засоби правового захисту. Вибір відповідного засобу залежить від конкретних обставин справи та того, наскільки терміново потрібні документи. Захист документів – це також питання технічних запобіжників: ми пишемо, як виглядає кібербезпека в бухгалтерському бюро.
Найшвидшим рішенням може бути повідомлення податкового органу про відмову бюро видати документи. Податковий орган може викликати бюро для пред’явлення документів, а в разі відмови – накласти дисциплінарний штраф.
Як альтернатива, підприємець може скористатися цивільним порядком, подавши позов про видачу документів. Однак цей шлях може бути тривалим і витратним, особливо якщо бухгалтерське бюро оскаржуватиме несприятливі рішення.
У крайніх випадках, коли дії бухгалтерського бюро мають ознаки злочину, підприємець може подати до прокуратури повідомлення про вчинення злочину. Це стосується ситуацій, коли бюро знищує, пошкоджує або приховує документи.
- Повідомлення податкового органу про відмову видати документи
- Надсилання бухгалтерському бюро офіційної вимоги з визначенням строку
- Подання цивільного позову про видачу документів до відповідного суду
- Повідомлення прокуратури в разі підозри у вчиненні злочину
- Використання медіації чи інших форм мирного вирішення спорів
- Звернення до професійної організації, до якої бюро належить добровільно (у Польщі немає обов’язкового самоврядування бухгалтерських бюро – стаття 76a Закону про бухгалтерський облік)
