Сучасні бухгалтерські бюро дедалі частіше будують свою роботу на передових інформаційних технологіях, які дають змогу ефективно керувати даними клієнтів. Цифровізація бухгалтерських процесів приносить безсумнівні переваги, але водночас створює нові виклики у сфері кібербезпеки. Захист чутливої фінансової інформації та персональних даних стає ключовим елементом професійного ведення бухгалтерського бюро.
Кіберзагрози для бухгалтерських бюро особливо серйозні через характер даних, які вони обробляють. Фінансова інформація клієнтів, персональні дані, бухгалтерська документація та конфіденційні бізнес-стратегії є привабливою ціллю для кіберзлочинців. Ефективний захист від цих загроз вимагає комплексного підходу, що охоплює як технічні, так і організаційні аспекти.
Основні дії для підвищення рівня кібербезпеки
Оновлення програмного забезпечення як основа безпеки
Підтримання програмного забезпечення в актуальному стані — базове правило, якого потрібно дотримуватися для належного захисту даних, що обробляє бухгалтерське бюро. Виробники програм регулярно випускають виправлення, які усувають виявлені вразливості, тому своєчасне оновлення всіх систем надзвичайно важливе. Безпека даних — лише один пункт ширшого переліку, який розглядаємо в статті про обов’язки бухгалтерських бюро.
Регулярні оновлення програмного забезпечення — перша лінія оборони від кібератак. Виробники систематично виявляють і виправляють вразливості, які кіберзлочинці могли б використати для отримання несанкціонованого доступу до систем
Процес оновлення має охоплювати не лише основну бухгалтерську програму, а й операційні системи, браузери та всі допоміжні застосунки, що використовуються в щоденній роботі. Особливо важливо встановити й регулярно оновлювати антивірусне програмне забезпечення та брандмауери, які допомагають виявляти й нейтралізувати загрози, перш ніж вони завдадуть шкоди організації.
Автоматичні оновлення можуть значно спростити цей процес, але вимагають правильного налаштування і моніторингу. Для критичних бухгалтерських систем варто розглянути тестування оновлень у тестовому середовищі перед їх впровадженням у робочій системі. Такий підхід допомагає уникнути можливих проблем із сумісністю, які могли б порушити щоденну роботу бюро.
Керування паролями та автентифікація
Використання надійних паролів — базове правило кібербезпеки в кожному бухгалтерському бюро. Паролі мають бути достатньо складними і містити комбінацію літер, цифр і спеціальних символів. Довжина пароля має становити щонайменше 12 символів, а краще більше, щоб забезпечити належний рівень захисту.
Надійний пароль містить щонайменше 12 символів, зокрема великі й малі літери, цифри та спеціальні символи. Слід уникати слів зі словника, дат народження, імен чи іншої легко вгадуваної особистої інформації
Впровадження двофакторної автентифікації (2FA) значно підвищує рівень захисту, вимагаючи додаткового кроку під час входу, наприклад коду із мобільного застосунку або SMS. Цей додатковий рівень захисту означає, що навіть у разі перехоплення пароля сторонній особі значно складніше отримати доступ до системи без другого фактора автентифікації.
Менеджери паролів — незамінний інструмент керування безпекою доступу. Вони дають змогу генерувати і зберігати унікальні надійні паролі для кожного облікового запису, усуваючи спокусу використовувати однакові паролі в різних системах. Працівники бухгалтерського бюро мають бути навчені користуватися такими інструментами і знати про загрози, пов’язані з неправильним керуванням паролями.
Шифрування даних під час передавання і зберігання
Шифрування збережених і переданих даних є ключовим для їх належного захисту в бухгалтерському бюро. Чутливі дані слід шифрувати як на жорстких дисках, так і в електронній пошті. Завдяки цьому навіть у разі перехоплення даних сторонніми особами прочитати їх без відповідного ключа шифрування буде на практиці дуже складно.
Шифрування — це процес перетворення даних у форму, яку неможливо прочитати без відповідного ключа дешифрування. У бухгалтерських бюро особливо важливо шифрувати бази даних з інформацією про клієнтів і електронну пошту, що містить фінансові документи
Використання VPN (Virtual Private Network) — додатковий рівень захисту, який шифрує дані, що передаються через інтернет, і значно ускладнює їх перехоплення сторонніми особами. Персонал бухгалтерського бюро має обов’язково користуватися VPN, особливо під час віддаленої роботи або в публічних мережах Wi-Fi. Це додатковий рівень захисту даних, що обробляються в бухгалтерському бюро.
Моніторинг мережевого трафіку може бути корисним інструментом раннього виявлення порушень і можливих атак. Інструменти аналізу мережевого трафіку можуть автоматично виявляти підозрілі дії та повідомляти про них відповідальних осіб. Такі системи раннього попередження дають змогу швидко реагувати на загрози, мінімізуючи можливу шкоду.
Організаційні аспекти безпеки
Принцип чистого столу і контроль фізичного доступу
Принцип чистого столу вимагає від працівників після закінчення роботи прибирати зі столів усі документи та обладнання. Це допомагає запобігти випадковому розкриттю чутливої інформації, особливо коли бюро відкрите для клієнтів. Документи слід зберігати в замкнених шафах, а електронні пристрої — захищати паролем або блокуванням екрана.
Принцип чистого столу особливо важливий у бухгалтерських бюро, які відвідують клієнти. Залишені на столі документи інших клієнтів можуть випадково побачити сторонні особи, що є порушенням конфіденційності і може мати правові наслідки
Контроль фізичного доступу до приміщень бухгалтерського бюро має охоплювати системи замків, сигналізації та відеоспостереження. Особливо чутливі зони, такі як серверні чи приміщення з архівом документів, потребують додаткових засобів захисту. Журнал осіб, які входять до бюро і виходять із нього, може допомогти виявити можливі порушення безпеки.
Мобільні пристрої працівників, такі як смартфони і планшети, що мають доступ до даних фірми, мають бути належно захищені. Обов’язкове блокування екрана, шифрування даних і можливість віддаленого видалення інформації в разі крадіжки чи втрати пристрою — мінімальні вимоги безпеки.
Керування правами доступу і резервні копії
У бухгалтерському бюро слід запровадити принцип мінімальних прав, який полягає в наданні працівникам лише тих прав, що необхідні для виконання їхніх обов’язків. Обмеження доступу до чутливих даних мінімізує ризик їх випадкового розкриття або крадіжки. Систему прав доступу слід регулярно переглядати й оновлювати відповідно до змін в організаційній структурі.
- Проведіть аудит поточних прав доступу всіх працівників
- Визначте ролі та відповідні їм рівні доступу до даних
- Впровадьте систему автоматичного надання прав на основі ролей
- Запровадьте процедури періодичного перегляду й оновлення прав
- Впровадьте механізми журналювання і моніторингу доступу до чутливих даних
Регулярне створення резервних копій даних — необхідна практика, що підвищує рівень безпеки даних, які обробляє бухгалтерське бюро. Резервні копії слід зберігати в безпечному місці, найкраще офлайн, щоб уникнути їх знищення або шифрування шкідливим програмним забезпеченням типу ransomware
Стратегія резервного копіювання має ґрунтуватися на правилі 3-2-1: три копії даних, на двох різних носіях, одна з яких зберігається поза офісом фірми. Регулярне тестування процедур відновлення даних із резервних копій так само важливе, як і їх створення. Без перевірки, чи копії працездатні й повні, вони можуть виявитися марними в критичній ситуації.
Навчання персоналу і підвищення обізнаності
Регулярне навчання персоналу бухгалтерського бюро з кібербезпеки допомагає підвищити обізнаність і вміння розпізнавати загрози, такі як фішинг чи соціальна інженерія. Працівники часто є найслабшою ланкою в ланцюгу безпеки, тому їхнє навчання є ключовим для ефективного захисту від кібератак.
Працівник бухгалтерського бюро отримав електронний лист нібито від відомого клієнта з проханням терміново надіслати податкові документи. Лист містив мовні помилки і незвичну адресу відправника, але через тиск часу працівник мало не надіслав конфіденційні документи. Завдяки попередньому навчанню він усе ж розпізнав спробу фішингу і перевірив особу відправника телефоном.
Програма навчання має охоплювати різні форми кіберзагроз — від класичних фішингових атак до складних технік соціальної інженерії. Симульовані фішингові атаки допомагають на практиці перевірити рівень обізнаності працівників і визначити сфери, що потребують додаткового навчання. Регулярні нагадування про правила безпеки та актуальна інформація про нові загрози мають бути постійним елементом внутрішньої комунікації.
Політики безпеки та управління ризиками
Розроблення комплексної політики інформаційної безпеки
Щоб належно керувати безпекою в бухгалтерському бюро, варто запровадити внутрішні політики, що описують процедури організації у сфері кібербезпеки. Однією з ключових є політика інформаційної безпеки — документ, який визначає правила і процедури захисту даних та інформаційних систем від загроз.
Політика інформаційної безпеки має бути пристосована до специфіки організації та враховувати її потреби і ризики, пов’язані з обробкою інформації. Документ має містити загальні принципи, що становлять основу інформаційної безпеки в організації та охоплюють базові елементи безпеки.
| Елемент політики | Опис | Сфера відповідальності | Частота перегляду |
|---|---|---|---|
| Конфіденційність | Доступ лише для уповноважених осіб | Усі працівники | Щокварталу |
| Цілісність | Захист від несанкціонованих змін | ІТ-адміністратори | Щомісяця |
| Доступність | Доступ у потрібний час | Технічна команда | Щотижня |
| Управління ризиками | Виявлення і мінімізація загроз | Керівництво | Раз на пів року |
Політика інформаційної безпеки має визначати ролі та відповідальність усіх працівників і організаційних підрозділів у сфері інформаційної безпеки. Важливо чітко визначити відповідальність за управління інформаційною безпекою на всіх рівнях організації
Процес управління ризиками є невід’ємною частиною політики безпеки і має охоплювати системний підхід до виявлення, оцінювання та управління можливими загрозами. Виявлення ризиків полягає в розпізнаванні можливих загроз інформаційній безпеці, а оцінювання ризиків зосереджується на аналізі ймовірності загроз та їхнього можливого впливу на організацію.
Процедури реагування на інциденти безпеки
Кожне бухгалтерське бюро повинно мати план реагування на інциденти безпеки. Відсутність такого плану може призвести до хаотичної реакції на атаку, що підвищує ризик втрати даних та іншої шкоди. План має містити чіткі процедури дій для різних типів інцидентів — від дрібних порушень до серйозних кібератак. Втрата документації може також закінчитися спором із клієнтом — які наслідки невидачі документів бухгалтерським бюро, пояснюємо окремо.
Процедура реагування на інциденти має охоплювати такі етапи:
- Виявлення інциденту і повідомлення про нього працівниками або системами моніторингу
- Попереднє оцінювання масштабу і характеру загрози ІТ-командою
- Повідомлення відповідних осіб в організації згідно з ієрархією
- Ізоляція уражених систем для обмеження поширення атаки
- Детальний аналіз інциденту і документування всіх дій
- Усунення загрози і відновлення нормальної роботи систем
- Аналіз причин інциденту і впровадження запобіжних заходів
План реагування на інциденти безпеки слід регулярно тестувати й оновлювати. Симуляційні навчання допомагають перевірити ефективність процедур і підготувати команду до реальних кризових ситуацій
Документування інцидентів безпеки важливе не лише для внутрішніх цілей — його можуть вимагати і регуляторні органи. У разі порушення захисту персональних даних адміністратор даних повинен повідомити про порушення Голову Управління із захисту персональних даних (UODO) без зайвої затримки, за можливості не пізніше ніж за 72 години після його виявлення, — хіба що порушення навряд чи створить ризик для прав і свобод осіб (стаття 33 частина 1 RODO (GDPR)). Коли бухгалтерське бюро обробляє дані, доручені клієнтами (наприклад, дані їхніх працівників), як обробник, воно повинно без зайвої затримки повідомити адміністратора (стаття 33 частина 2 RODO), а кожне порушення потрібно задокументувати (стаття 33 частина 5 RODO). Інші завдання бюро, пов’язані із закриттям року, описуємо в матеріалі про обов’язки бюро щодо фінансової звітності.
Регулярні аудити та оцінювання безпеки
Регулярні аудити безпеки допомагають виявити слабкі місця в інформаційній системі бухгалтерського бюро. Аудит має охоплювати перегляд мережевого захисту, політик безпеки і процедур управління даними. Завдяки цьому можна постійно виявляти й усувати можливі прогалини в безпеці.
Аудит безпеки може провести власний кваліфікований ІТ-персонал або зовнішній незалежний суб’єкт. Зовнішні аудити часто дають об’єктивнішу оцінку стану безпеки, бо аудитори не пов’язані з щоденною роботою організації і можуть помітити проблеми, які внутрішній персонал міг би пропустити.
Обсяг аудиту безпеки має охоплювати різні аспекти роботи бухгалтерського бюро:
- Безпеку інформаційної мережі та ІТ-інфраструктури
- Системи контролю доступу та управління ідентифікацією
- Процедури створення і зберігання резервних копій
- Відповідність правилам захисту персональних даних
- Ефективність навчання персоналу з кібербезпеки
- Фізичний захист приміщень і обладнання
Найпоширеніші помилки та загрози, яких слід уникати
Помилки в керуванні паролями і доступом
Слід категорично уникати простих паролів, таких як 123456, password, або тих, що пов’язані з ім’ям, прізвищем чи датою народження. Такі паролі — перша ціль атак, у яких хакери намагаються вгадати пароль за допомогою автоматизованих інструментів. Словникові атаки здатні за короткий час перевірити мільйони комбінацій популярних паролів і фраз.
Використання одного пароля для багатьох облікових записів — так само серйозна помилка. Якщо один обліковий запис буде зламано, можна легко отримати доступ до інших систем. Кожен обліковий запис повинен мати унікальний надійний пароль, який не використовується в жодному іншому сервісі чи застосунку.
Зберігання паролів на записках на столі, у текстових файлах на комп’ютері чи в електронних листах становить серйозну загрозу безпеці. Натомість слід користуватися професійними менеджерами паролів, які безпечно зберігають паролі та керують ними з використанням надійного шифрування
Мобільні пристрої працівників потребують особливої уваги з погляду безпеки. Смартфони і планшети, що мають доступ до даних фірми, мають бути належно захищені блокуванням екрана, шифруванням і можливістю віддаленого видалення даних у разі крадіжки чи втрати.
Загрози в електронній комунікації
Надсилання чутливих даних незахищеними каналами, такими як звичайна пошта без шифрування, наражає інформацію на перехоплення сторонніми особами. Варто використовувати безпечні методи передавання даних, такі як зашифровані платформи обміну файлами або захищені клієнтські портали.
Ігнорування системних сповіщень може призвести до того, що важливі попереджувальні сигнали залишаться непоміченими. Системні сповіщення можуть надавати цінну інформацію про можливі загрози, спроби несанкціонованого доступу чи порушення в роботі систем. Кожне сповіщення слід належно проаналізувати і задокументувати.
Працівник бухгалтерського бюро поїхав у відрядження, під час якого в нього вкрали рюкзак зі службовим телефоном. Телефон не мав блокування чи пароля, а давав доступ до персональних даних клієнтів бюро. Рюкзак і телефон знайшли того самого дня викинутими в смітник неподалік місця крадіжки. Відсутність належних засобів захисту, таких як блокування екрана чи шифрування, наразила дані на розкриття, що було порушенням захисту персональних даних і — з огляду на ризик для осіб, яких стосувалися дані, — вимагало повідомлення Голови Управління із захисту персональних даних (стаття 33 RODO).
Недбалість у сфері фізичного і зовнішнього захисту
Кібербезпека — це не лише захист віртуальних даних, а й впровадження відповідних фізичних засобів захисту. Не можна ігнорувати потребу в фізичному захисті, такому як замки, системи сигналізації чи відеоспостереження. Інакше можна наразитися на крадіжку обладнання і даних.
Зовнішні загрози, такі як DDoS-атаки чи спроби зламу, не слід ігнорувати, навіть якщо внутрішні системи здаються добре захищеними. Атаки ззовні можуть паралізувати роботу бухгалтерського бюро, унеможлививши доступ до ключових бухгалтерських систем. Інвестиції в інструменти захисту від таких загроз виправдані.
Важливо, щоб бухгалтерське бюро було захищене як у цифровому, так і у фізичному вимірі. Комплексний підхід до безпеки охоплює всі аспекти роботи організації — від захисту серверів до контролю доступу до офісних приміщень. Якщо шукаєте надійного партнера, познайомтеся з нашою бухгалтерською фірмою у Варшаві.
