Фінансова звітність – один із найважливіших документів у господарській діяльності. Вона відображає фінансовий стан суб’єкта за певний звітний період. Для багатьох підприємців співпраця з бухгалтерським бюро є ключовою під час її складання. Тому виникає питання про обсяг відповідальності бухгалтерського бюро та процедури, пов’язані з підготовкою і підписанням цього документа.
Сучасні бухгалтерські бюро відіграють дедалі більшу роль у веденні бухгалтерії польських підприємств. Їхні завдання значно ширші за звичайне проведення господарських операцій і охоплюють комплексне фінансово-бухгалтерське обслуговування, зокрема підготовку фінансової звітності. Кожному підприємцю, який планує скористатися такими послугами, варто розуміти, як працюють бухгалтерські бюро і які в них обов’язки у сфері фінансової звітності.
Що таке бухгалтерське бюро
Бухгалтерське бюро – це спеціалізований вид господарської діяльності, зосереджений на наданні професійних бухгалтерських послуг. Відповідно до законодавства ця діяльність охоплює широкий спектр дій, пов’язаних із веденням бухгалтерського обліку для інших суб’єктів господарювання.
Бухгалтерське бюро може надавати послуги з періодичного встановлення або перевірки шляхом інвентаризації фактичного стану активів і пасивів. Сюди також належить ведення бухгалтерських книг на підставі бухгалтерських документів із записом подій у хронологічному та систематичному порядку (стаття 76a частина 1 у зв’язку зі статтею 4 частина 3 пункти 2–6 Закону про бухгалтерський облік)
Основні завдання бухгалтерського бюро охоплюють збирання і зберігання бухгалтерських документів та іншої документації, передбаченої Законом про бухгалтерський облік. Обсяг послуг може включати також складання фінансової звітності, оцінку активів і пасивів, а також визначення фінансового результату для клієнтів.
Бухгалтерські бюро можуть працювати в різних правових формах, зокрема як JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП) – несільськогосподарська, як товариства осіб, комерційні товариства або кооперативи. Багато бюро працюють у формі одноосібної несільськогосподарської господарської діяльності
З 2014 року надання послуг із ведення бухгалтерських книг не вимагає сертифіката чи певної освіти. Ці дії мають виконувати особи, які мають повну дієздатність і не були остаточно засуджені за злочини, перелічені в законі, зокрема проти достовірності документів, майна та господарського обороту, а також за фіскальні злочини (стаття 76a частина 3 Закону про бухгалтерський облік). Водночас бюро зобов’язане укласти договір страхування цивільної відповідальності (стаття 76h) – мінімальна страхова сума становить еквівалент 10 000 євро за одну подію. На практиці якість послуг визначають знання та досвід бухгалтерів. Обов’язки бюро не закінчуються з розірванням договору, про що свідчать наслідки невидачі документів бухгалтерським бюро.
Професійне бухгалтерське бюро пропонує комплексні послуги, які можуть охоплювати:
- Ведення повної бухгалтерії відповідно до Закону про бухгалтерський облік
- Підготовку і подання податкових декларацій
- Кадрово-зарплатне обслуговування та розрахунки із ZUS (Управління соціального страхування)
- Поточні пояснення щодо податкових розрахунків (професійне податкове консультування застережене, зокрема, за податковими радниками, адвокатами, юрисконсультами та аудиторами)
- Фінансовий аналіз і контролінг
- Підтримку під час податкових перевірок та аудиту звітності аудитором
Суб’єкти, зобов’язані складати фінансову звітність
Фінансова звітність – це документ із комплексними фінансовими даними за конкретний звітний період, який найчастіше збігається з календарним роком. Обов’язок її складання випливає безпосередньо із Закону про бухгалтерський облік.
Відповідно до статті 45 Закону про бухгалтерський облік фінансову звітність складають на день закриття бухгалтерських книг, а також на інший день балансу. Під час складання застосовують правила оцінки активів і пасивів та визначення фінансового результату, встановлені в розділі 4 цього закону
Перелік суб’єктів, зобов’язаних складати фінансову звітність, чітко визначений законодавством. Цей обов’язок стосується різних організаційних форм, що ведуть господарську діяльність.
До суб’єктів, зобов’язаних незалежно від розміру доходів, належать, зокрема (стаття 2 частина 1 пункт 1 Закону про бухгалтерський облік):
- Sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю, аналог ТОВ) – одна з найпопулярніших форм ведення діяльності
- Акціонерні товариства і прості акціонерні товариства як капітальні форми
- Командитно-акціонерні товариства, що поєднують риси товариств осіб і капітальних товариств
- Європейські компанії, що діють на підставі європейського права
Командитні товариства як комерційні товариства завжди ведуть бухгалтерські книги і складають фінансову звітність. Повні товариства фізичних осіб, партнерські товариства, цивільні товариства фізичних осіб і фізичні особи, що ведуть діяльність, мають такий обов’язок, якщо їхній чистий дохід від продажу товарів і продукції за попередній фінансовий рік становив щонайменше еквівалент 2 500 000 євро (стаття 2 частина 1 пункт 2 Закону про бухгалтерський облік), або якщо вони добровільно обрали бухгалтерські книги (стаття 2 частина 2)
Фізична особа, яка веде бухгалтерське бюро, не має через це особливих звітних обов’язків. Вона підлягає тим самим правилам, що й інші підприємці: складає фінансову звітність лише тоді, коли сама веде бухгалтерські книги. Повне товариство фізичних осіб або партнерське товариство нижче порогу, яке не веде бухгалтерських книг, подає до KRS (Національний судовий реєстр) протягом 6 місяців після закінчення фінансового року заяву про відсутність обов’язку складати фінансову звітність (стаття 70a). Повний перелік зобов’язаних суб’єктів наведено в статті хто складає фінансову звітність і в які терміни.
| Вид суб’єкта | Правова форма | Обов’язок звітності | Строк подання |
|---|---|---|---|
| Sp. z o.o. | Капітальне товариство | Так | До KRS протягом 15 днів після затвердження (затвердження – до 6 місяців від дня балансу) |
| Акціонерне товариство | Капітальне товариство | Так | До KRS протягом 15 днів після затвердження (затвердження – до 6 місяців від дня балансу) |
| Повне товариство фізичних осіб | Товариство осіб | Так, якщо веде бухгалтерські книги (поріг 2 500 000 євро або вибір) | До KRS протягом 15 днів після затвердження |
| Фізична особа (напр. власник бухгалтерського бюро) | Одноосібна діяльність | Лише за ведення бухгалтерських книг (поріг 2 500 000 євро або вибір) | Голові KAS (Національна податкова адміністрація) до спливу строку подання декларації PIT |
Укладення договору з бухгалтерським бюро
Професійна співпраця з бухгалтерським бюро потребує укладення належного договору, який точно визначить обсяг послуг і взаємні обов’язки сторін. Хоча письмова форма договору не є вимогою під загрозою недійсності, це найкраща ділова практика. Натомість прийняття бюро відповідальності за доручені йому обов’язки потрібно підтвердити письмово (стаття 4 частина 5 Закону про бухгалтерський облік).
Договір із бухгалтерським бюро варто укладати письмово, бо це дає найбільшу правову певність. У документі слід точно зазначити, які дії зобов’язане виконувати бухгалтерське бюро і чого від нього можна вимагати
Обсяг послуг бухгалтерського бюро може бути дуже широким і пристосованим до індивідуальних потреб клієнта. Основні напрями співпраці – ведення бухгалтерських книг відповідно до вимог Закону про бухгалтерський облік, а також ведення KPiR (книга доходів і витрат) для суб’єктів, які використовують спрощені форми обліку.
Комплексне бухгалтерське обслуговування може охоплювати також:
- Розрахунки з усіх видів податків, зокрема VAT (ПДВ), CIT (податок на прибуток) і PIT (податок на доходи фізичних осіб)
- Повне кадрово-зарплатне обслуговування працівників
- Підготовку і подання звітів до ZUS
- Ведення обліку основних засобів і нематеріальних активів
- Аналіз фінансового стану підприємства
- Підготовку повної фінансової звітності
Обсяг обов’язків бухгалтерського бюро щоразу залежить від положень договору і визначених у ньому правил співпраці. Проте керівник одиниці завжди відповідає за бухгалтерський облік, зокрема за нагляд, – навіть тоді, коли доручив обов’язки бюро. Бюро може прийняти відповідальність за доручені обов’язки (за винятком інвентаризації у формі фізичного підрахунку), що підтверджують письмово (стаття 4 частина 5 Закону про бухгалтерський облік)
Добре складений договір має містити детальні положення щодо:
- Точного обсягу бухгалтерських послуг
- Строків виконання окремих завдань
- Розміру винагороди та способу її оплати
- Відповідальності сторін за можливі помилки чи затримки
- Процедур комунікації та передавання документів
- Умов розірвання договору
Щоб завдання виконувалися якомога професійніше, доцільно укладати з бухгалтерськими бюро комплексні договори, які чітко визначають обсяг доручених фінансово-бухгалтерських завдань і відповідальність бюро. Доручення завдань не знімає відповідальності з керівника одиниці.
Структура і зміст фінансової звітності
Фінансова звітність – це комплексний документ, що представляє фінансовий стан суб’єкта на кінець звітного періоду. Відповідно до польського законодавства цей документ складають польською мовою і в польській валюті (стаття 45 частина 5 Закону про бухгалтерський облік). Звітність складають в електронній формі та підписують кваліфікованим електронним підписом, довіреним підписом (podpis zaufany) або особистим підписом (podpis osobisty) (стаття 45 частина 1f), а суб’єкти, внесені до KRS, – у логічній структурі, оприлюдненій у BIP Міністерства фінансів (стаття 45 частина 1g).
Фінансова звітність складається з трьох основних елементів: балансу, що показує стан активів і пасивів на останній день поточного і попереднього фінансового року, звіту про прибутки і збитки та додаткової інформації з описом прийнятої облікової політики (стаття 45 частина 2). Суб’єкти, інші ніж мікро- і малі, складають також звіт про зміни у власному капіталі та звіт про рух грошових коштів (стаття 45 частина 3)
Баланс – найважливіша частина фінансової звітності, що представляє майно підприємства і джерела його фінансування. Він показує стан активів і пасивів на останній день фінансового року, а для порівняння – на кінець попереднього фінансового року.
Звіт про прибутки і збитки показує результат операційної діяльності та результат фінансових операцій суб’єкта за фінансовий рік (стаття 42 частина 1; надзвичайні прибутки і збитки показують лише банки, страхові та перестрахові компанії і кредитні спілки SKOK). Він дає змогу оцінити рентабельність діяльності та ефективність використання ресурсів підприємства. Порядок роботи над усім документом, зокрема над звітом про прибутки і збитки, описано в посібнику складання фінансової звітності крок за кроком.
Додаткова інформація містить детальний опис прийнятої облікової політики, методів оцінки та змін порівняно з попереднім роком. Цей елемент є ключовим для правильного тлумачення числових даних балансу і звіту про прибутки і збитки
Разом із фінансовою звітністю до KRS подають документи, які доповнюють картину фінансового стану суб’єкта (стаття 69 частина 1):
- Копію ухвали про затвердження фінансової звітності
- Звіт про діяльність, якщо його вимагають приписи
- Копію ухвали про розподіл прибутку або покриття збитку
- Аудиторський звіт, якщо звітність підлягала обов’язковому аудиту
Особливу увагу варто звернути на якість і повноту додаткової інформації, яка часто визначає, наскільки корисною буде вся фінансова звітність для її користувачів.
Процедура підписання фінансової звітності
Питання підписання фінансової звітності під час співпраці з бухгалтерським бюро особливо важливе з погляду правової відповідальності та формальних вимог. Закон про бухгалтерський облік точно визначає, хто підписує цей документ.
Відповідно до статті 52 частини 2 Закону про бухгалтерський облік фінансову звітність підписують – із зазначенням дати підпису – особа, якій доручено ведення бухгалтерських книг, і керівник одиниці
В одиницях із власним бухгалтерським відділом особою, якій доручено ведення бухгалтерських книг, зазвичай є головний бухгалтер, працевлаштований у суб’єкті. Проте суб’єкт господарювання може доручити ведення бухгалтерії та підготовку фінансової звітності зовнішньому бухгалтерському бюро.
Якщо суб’єктом керує колегіальний орган, фінансову звітність підписують усі члени цього органу або щонайменше один із них – після того, як інші подали заяви, що звітність відповідає вимогам закону, або відмовилися від таких заяв (стаття 52 частини 2 і 2b). Це означає, що в sp. z o.o. з правлінням із кількох осіб підписують усі члени правління або один із них разом із заявами інших.
Якщо бухгалтерію доручено бухгалтерському бюро, фінансову звітність підписує фізична особа, якій бюро доручило ведення книг цієї одиниці (напр. власник одноосібного бюро або визначений працівник), разом із керівником одиниці. Кваліфікований, довірений або особистий підпис може поставити лише фізична особа. Наприклад, якщо sp. z o.o. з правлінням з однієї особи (голови) співпрацює з одноосібним бухгалтерським бюро, звітність підписують голова правління і власник бюро
Процедура підписання звітності має важливе юридичне значення:
- Підпис підтверджує, що звітність відповідає вимогам закону (стаття 52 частина 2a)
- Він означає прийняття застосованої облікової політики і методів оцінки
- Підтверджує правильність представлених фінансових даних
- Є підставою юридичної відповідальності підписантів
Комерційне товариство 5 років співпрацювало з бухгалтерським бюро і доручило йому повне бухгалтерське обслуговування. Власник бюро, який водночас був головним бухгалтером, готував усю фінансову звітність. Товариство мало правління з однієї особи, тож кожну звітність підписували власник бюро і голова правління товариства, що відповідало вимогам статті 52 частини 2 Закону про бухгалтерський облік.
Варто наголосити, що відмова підписати фінансову звітність вимагає письмового обґрунтування, яке додають до звітності. Адже підпис підтверджує, що фінансова звітність відповідає вимогам закону (стаття 52 частина 2a).
Юридична відповідальність і наслідки
Фінансова звітність як документ публічного характеру тягне за собою певні правові наслідки для осіб, відповідальних за її складання і підписання. Порушення в цій сфері можуть призвести до серйозних фінансових і правових санкцій.
Неподання фінансової звітності до компетентного судового реєстру є злочином, за який передбачено штраф або обмеження волі (стаття 79 пункт 4 Закону про бухгалтерський облік); обов’язок подання покладено на керівника одиниці (стаття 69 частина 1). За нескладання звітності, складання її з порушенням закону або внесення до неї недостовірних даних загрожує штраф, позбавлення волі до 2 років або обидва покарання разом (стаття 77 пункт 2) – відповідати може кожен, хто до цього допускає, зокрема особа, що веде бухгалтерські книги
Відповідальність за фінансову звітність під час співпраці з бухгалтерським бюро ґрунтується на кількох підставах. Керівник одиниці завжди відповідає за виконання обов’язків у сфері бухгалтерського обліку (стаття 4 частина 5), а бухгалтерське бюро відповідає перед клієнтом на підставі договору, зокрема в обсязі відповідальності, прийнятої письмово.
Основні сфери відповідальності охоплюють:
- Відповідність звітності Закону про бухгалтерський облік
- Правильність застосованої облікової політики і методів оцінки
- Повноту і достовірність представлених фінансових даних
- Вчасне подання звітності до компетентних органів
- Дотримання формальних вимог щодо підписання документа
Якщо хтось не згоден зі складеною фінансовою звітністю, він зобов’язаний обґрунтувати відмову її підписати. Це обґрунтування складають письмово і додають до фінансової звітності
Беручи замовлення на складання фінансової звітності, бухгалтерське бюро зобов’язується:
- Застосувати належну облікову політику
- Правильно оцінити активи і пасиви
- Скласти повну і достовірну звітність
- Дотримати строків, що випливають із законодавства
- Забезпечити відповідність формальним вимогам
У разі виявлення помилок чи порушень у фінансовій звітності відповідальність може бути покладена як на керівника одиниці, так і на бухгалтерське бюро. Тому таким важливим є страхування цивільної відповідальності бюро (обов’язкове – стаття 76h Закону про бухгалтерський облік) і точне визначення обсягу відповідальності в договорі про надання бухгалтерських послуг.
Подання фінансової звітності
Після складання і підписання фінансової звітності зобов’язаний суб’єкт має подати її до відповідних органів згідно з вимогами законодавства. Процедура подання залежить від правової форми суб’єкта і характеру його діяльності.
Фінансова звітність, складена бухгалтерським бюро, надходить до Національного судового реєстру (суб’єкти, внесені до реєстру підприємців, – стаття 69 Закону про бухгалтерський облік) або до Голови KAS (інші платники податків, що ведуть бухгалтерські книги, напр. фізичні особи і цивільні товариства, – стаття 45 частина 5 Закону про PIT, стаття 27 частина 2 Закону про CIT)
Комерційні товариства подають фінансову звітність до реєстру підприємців, який ведуть реєстраційні суди. Звітність потрібно скласти протягом 3 місяців від дня балансу (стаття 52 частина 1), затвердити не пізніше ніж через 6 місяців від дня балансу (стаття 53 частина 1), а подати до KRS протягом 15 днів від дня затвердження (стаття 69 частина 1). Якщо фінансовий рік збігається з календарним, це означає складання до 31 березня, затвердження до 30 червня і подання не пізніше 15 липня. Якщо звітність не затверджено вчасно, її подають протягом 15 днів після цього строку (стаття 69 частина 2).
Процес подання звітності складається з таких етапів:
- Складання фінансової звітності бухгалтерським бюро (до 3 місяців від дня балансу)
- Перевірка і схвалення керівництвом суб’єкта
- Підписання уповноваженими особами згідно з приписами
- Затвердження звітності компетентним органом суб’єкта (до 6 місяців від дня балансу)
- Подання до відповідного реєстру у встановлений строк (15 днів від затвердження)
Співпраця з бухгалтерським бюро може полегшити подання фінансової звітності, якщо договір охоплює також підготовку документів до подання. Проте подання звітності до реєстру залишається юридичним обов’язком керівника одиниці (стаття 69 частина 1)
Бухгалтерське бюро може також підтримувати клієнта в:
- Підготовці документів, що супроводжують звітність
- Координації процесу затвердження органами суб’єкта
- Поданні звітності до відповідного реєстру
- Моніторингу строків і формальних вимог
- Комунікації з реєстраційними органами в разі потреби
Добре організоване бухгалтерське бюро повинно мати системи нагадувань про строки подання звітності та процедури, що забезпечують вчасне виконання всіх звітних обов’язків клієнтів.
