Правильне ведення бухгалтерського обліку — основа діяльності кожного підприємства. Одне з найважливіших питань, яке часто викликає сумніви в підприємців, — чи можна обліковувати витрати, якщо немає традиційного рахунку-фактури (faktura). Варто наголосити, що рахунок-фактура — не єдиний документ, на підставі якого можна обліковувати витрати в бухгалтерських книгах чи в KPiR (книга доходів і витрат).
Підставою для бухгалтерських записів можуть бути різні бухгалтерські документи (dowody księgowe), однак їх використання не є цілком довільним. Законодавство чітко визначає, які документи можуть бути підставою для обліку господарських операцій. Знання цих правил дає підприємцям змогу правильно документувати всі операції, що має ключове значення для дотримання податкового та бухгалтерського законодавства.
Бухгалтерські документи є правовою підставою для всіх записів у бухгалтерських книгах і в KPiR. Правильно складати та зберігати їх — обов’язок кожного підприємця. Використання неналежних документів може спричинити проблеми під час податкової перевірки
Види бухгалтерських документів відповідно до законодавства
Перелік документів, які можуть бути підставою для записів у KPiR, чітко визначено в розпорядженні про ведення книги доходів і витрат (з 1 січня 2026 року — розпорядження Міністра фінансів і економіки від 6 вересня 2025 року, Dz.U. (Вісник законів) 2025 поз. 1299). Відповідно до § 6 частини 3 цього розпорядження, підставою для записів у книзі є бухгалтерські документи, які можна поділити на кілька основних категорій. У бухгалтерських книгах (повна бухгалтерія) підставою для записів є первинні документи — зовнішні, отримані від контрагентів, зовнішні власні та внутрішні (стаття 20 частина 2 Закону про бухгалтерський облік), а також зведені, коригувальні, замінні та розрахункові документи (стаття 20 частина 3).
Перша й найчастіше використовувана категорія — рахунки-фактури, рахунки-фактури VAT RR, рахунки та митні документи, які разом називають рахунками-фактурами. Ці документи мають бути виставлені відповідно до окремих правил, тобто відповідати всім формальним вимогам Закону про VAT та інших нормативних актів, що регулюють виставлення рахунків-фактур.
Рахунки-фактури — найпоширеніший вид бухгалтерських документів у господарській діяльності. Вони мають відповідати всім формальним вимогам податкового законодавства, зокрема містити обов’язкові реквізити, як-от ідентифікаційні дані сторін операції, предмет продажу та суми VAT (ПДВ)
Друга категорія — документи, що визначають зменшення витрат, які враховуються в оподаткуванні (KUP), або збільшення доходів на підставі статті 22p Закону про PIT. Ці спеціальні документи мають містити чітко визначені реквізити, що забезпечують їхню достовірність і можливість перевірки податковими органами.
Третя, дуже широка категорія — інші документи, зазначені в § 7 і § 8 розпорядження. Ці документи мають підтверджувати факт здійснення господарської операції відповідно до її фактичного перебігу та містити всі реквізити, потрібні для належного документування операції.
Формальні вимоги до бухгалтерських документів
Кожен бухгалтерський документ, незалежно від виду, має відповідати певним формальним вимогам, які забезпечують його достовірність і придатність для бухгалтерських і податкових цілей. Ці вимоги детально визначено в законодавстві (§ 6 частина 3 пункт 3 розпорядження про KPiR, стаття 21 частина 1 Закону про бухгалтерський облік), і їх недотримання може спричинити проблеми під час податкової перевірки. Коли документів багато, облік можна передати нам — у межах наших бухгалтерських послуг ми відображаємо документи в KPiR або в бухгалтерських книгах.
Основна вимога — достовірне визначення видавця або зазначення сторін господарської операції. Це означає, що потрібно вказати повні найменування та адреси всіх суб’єктів, задіяних в операції, що дає змогу однозначно ідентифікувати учасників господарської операції.
Бухгалтерський документ має достовірно визначати видавця або сторони операції, тобто найменування фірм чи імена та прізвища фізичних осіб, а також їхні адреси (§ 6 частина 3 пункт 3 літера a розпорядження про KPiR, стаття 21 частина 1 пункт 2 Закону про бухгалтерський облік). Відсутність цих відомостей може призвести до того, що податкові органи під час перевірки поставлять документ під сумнів
Ще один ключовий елемент — правильне датування документа. Документ має містити дату виставлення, а також дату або період здійснення господарської операції, якої він стосується. Якщо дата здійснення операції збігається з датою виставлення документа, достатньо вказати одну дату, що спрощує документування.
Потрібно також детально описати предмет господарської операції та зазначити його вартість. Якщо предмет операції можна виміряти в натуральних одиницях, слід також указати його кількість, що дає змогу повністю перевірити операцію.
Документи мають бути також підписані особами, уповноваженими належно документувати господарські операції. Крім того, кожен документ має бути позначений номером або в інший спосіб, що дає змогу пов’язати його з бухгалтерськими записами, зробленими на його підставі. У бухгалтерських книгах документ містить також визначення виду документа та його номер, а також рознесення (dekretacja) — зазначення місяця та способу відображення в книгах із підписом відповідальної особи (стаття 21 частина 1 пункти 1 і 6), а підписи в деяких випадках можна не ставити або замінити позначками (стаття 21 частини 1a і 4). Як документ проходить через фірму від надходження до архіву, показуємо в статті про обіг і зберігання бухгалтерських документів.
Детальний перелік бухгалтерських документів
Розпорядження про KPiR у § 7 чітко перелічує конкретні види документів, які можуть бути бухгалтерськими документами. Знання цього переліку має ключове значення для правильного ведення обліку та уникнення проблем під час податкової перевірки.
Розпорядження, чинне до 2025 року, включало до цього переліку також щоденні зведення документів (рахунків-фактур з продажу), які складали, щоб відобразити їх одним зведеним записом; розпорядження 2025 року їх не згадує. У бухгалтерських книгах зведені записи роблять на підставі зведених документів (стаття 20 частина 3 пункт 1 Закону про бухгалтерський облік), що особливо зручно для підприємств, які здійснюють велику кількість подібних операцій.
Зведений документ дає змогу відобразити велику кількість подібних операцій одним сукупним записом. Первинні документи мають бути перелічені в ньому окремо (стаття 20 частина 3 пункт 1 Закону про бухгалтерський облік)
Перший вид, зазначений у § 7, — бухгалтерські ноти, які складають для коригування запису щодо господарської операції, що випливає з чужого або власного документа. Ці ноти можна отримувати від контрагентів або передавати контрагентам; вони слугують для внесення виправлень у вже зроблені записи.
Колишній перелік охоплював також документи про переміщення, що фіксують внутрішнє переміщення коштів або активів у межах підприємства; розпорядження 2025 року не згадує їх окремо, а в бухгалтерських книгах такі операції документують внутрішніми документами (стаття 20 частина 2 пункт 3 Закону про бухгалтерський облік). Хоча такі операції не залучають зовнішніх суб’єктів, їх також потрібно належно документувати для цілей обліку.
Важлива категорія — документи про поштові та банківські збори (§ 7 пункт 2), які підтверджують витрати, пов’язані з веденням господарської діяльності. Сьогодні, коли більшість операцій здійснюється через банки, такі документи становлять значну частину бухгалтерської документації підприємств.
Чеки як бухгалтерські документи — обмеження та можливості
Використання чеків (paragon) як бухгалтерських документів — одна з тем, які підприємці порушують найчастіше. Хоча правила дозволяють обліковувати витрати на підставі чеків, така можливість обмежена чітко визначеними законом ситуаціями.
До кінця 2025 року фіскальним чеком можна було підтвердити витрати на придбання в роздрібній торгівлі матеріалів, засобів для прибирання та засобів охорони праці (BHP), а також канцелярських товарів (§ 13 частина 4 розпорядження 2019 року). Ця категорія витрат охоплювала базові потреби кожного підприємства, як-от папір, ручки чи засоби для прибирання. Розпорядження, чинне з 1 січня 2026 року, такого винятку не передбачає.
З 1 січня 2026 року придбання канцелярських товарів, засобів для прибирання та засобів охорони праці не підтверджують у KPiR лише чеком без NIP (податковий номер) — потрібен рахунок-фактура. Чек із NIP покупця на суму до 450 zł є спрощеним рахунком-фактурою (стаття 106e частина 5 пункт 3 Закону про VAT); у продавців, які підпадають під KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур), — до 31 грудня 2026 року (стаття 145n)
Категорія витрат, яку й надалі можна підтверджувати чеками, — витрати на придбання пального або мастил за кордоном (§ 8 частина 4 розпорядження про KPiR). Це рішення особливо зручне для підприємців, які займаються транспортною діяльністю або часто їздять у відрядження за кордон.
Фіскальний чек або касовий документ за пальне, придбане за кордоном, має містити дату, позначення видавця, кількість, ціну одиниці та вартість покупки, а на його звороті вписують ім’я та прізвище власника підприємства (назву фірми), адресу та вид покупки (§ 8 частина 4). Повну вартість чека відображають у книзі доходів і витрат, однак важливе обмеження полягає в тому, що іноземний податок із таких витрат не можна відрахувати в польській декларації VAT.
Виняток становлять чеки за проїзд автомагістраллю, які можна вважати рахунками-фактурами, якщо вони містять певні реквізити. Відповідно до § 3 пункту 4 розпорядження Міністра фінансів щодо виставлення рахунків-фактур (Dz.U. 2021 поз. 1979 зі змінами), чек за автомагістраль (разовий квиток за проїзд платною автомагістраллю) можна визнати бухгалтерським документом за умови дотримання детальних формальних вимог.
Вимоги до чеків за проїзд автомагістраллю
Чеки за проїзд автомагістраллю — особлива категорія бухгалтерських документів, яку можна прирівняти до рахунків-фактур за умови дотримання певних формальних вимог. Це правило запроваджено з огляду на потреби підприємців, які часто користуються автомагістралями у своїй діяльності.
Щоб чек за автомагістраль визнали повноцінним бухгалтерським документом, він має містити номер і дату виставлення, що дає змогу однозначно ідентифікувати документ і пов’язати його з конкретною господарською операцією. Крім того, потрібно зазначити ім’я та прізвище або найменування платника податку, який продає послугу, тобто оператора автомагістралі.
Чеки за проїзд автомагістраллю можна вважати рахунками-фактурами за умови дотримання детальних формальних вимог, визначених правилами. Вони мають містити всі реквізити, потрібні для ідентифікації операції, і давати покупцеві послуги змогу відрахувати VAT
Важливим елементом є також номер, під яким продавець ідентифікований для цілей податку, зазвичай це NIP або інший податковий ідентифікатор. Чек має також містити інформацію, що дає змогу визначити вид послуги, зокрема назву автомагістралі, за проїзд якою стягується плата.
Ключове значення мають і фінансові реквізити чека, а саме сума VAT і загальна сума до сплати. Ця інформація потрібна, щоб підприємець, який користується автомагістраллю, правильно розрахував VAT.
Дотримання всіх цих вимог означає, що чеки за автомагістраль визнаються рахунками-фактурами, що додатково дає платникам змогу відрахувати VAT із понесених витрат. Це суттєва перевага для підприємців, які можуть повністю врахувати витрати на проїзд автомагістралями.
Спрощені рахунки-фактури як бухгалтерські документи
Спрощені рахунки-фактури — особлива категорія бухгалтерських документів, які можна виставляти в певних ситуаціях, коли вартість операції не перевищує визначених порогів. Відповідно до статті 106e частини 5 Закону про VAT, спрощений рахунок-фактуру можна виставити, коли загальна сума до сплати за операцією не перевищує 450 zł або 100 євро, якщо сума виражена в євро.
Головна перевага спрощеного рахунку-фактури — можливість не зазначати деяких реквізитів, обов’язкових для стандартних рахунків-фактур. Підприємці не мусять зазначати в таких рахунках-фактурах ім’я та прізвище або найменування покупця товарів чи послуг та його адресу, що значно спрощує оформлення документів для дрібних операцій.
Спрощені рахунки-фактури можна виставляти для операцій вартістю не більше 450 zł або 100 євро. Вони не потребують даних покупця, крім його NIP, що значно спрощує документування дрібних продажів, особливо в роздрібній торгівлі
Крім того, у спрощених рахунках-фактурах не потрібно зазначати одиницю виміру та кількість поставлених товарів або обсяг наданих послуг, що також пришвидшує їх складання. Можна також не вказувати ціну одиниці товару чи послуги без податку, тобто ціну нетто, і вартість поставлених товарів або наданих послуг без податку.
Спрощені рахунки-фактури також не мусять містити інформації про ставки VAT і суми вартості продажу нетто з розподілом на продаж за окремими ставками податку та продаж, звільнений від податку. Можна також не зазначати суми податку від загальної вартості продажу нетто з розподілом за окремими ставками.
Найважливішим елементом спрощеного рахунку-фактури є, однак, податковий ідентифікаційний номер, тобто NIP покупця (стаття 106e частина 6), разом із даними, що дають змогу визначити суму податку для окремих ставок (стаття 106e частина 5 пункт 3). Ці елементи потрібні для правильного розрахунку VAT і мають бути в кожному спрощеному рахунку-фактурі.
Порядок правильного відображення документів в обліку
Відображення бухгалтерських документів в обліку вимагає певного порядку, який допомагає забезпечити правильність і повноту бухгалтерського обліку. Перший крок — завжди формальна перевірка документа, тобто перевірка, чи містить він усі реквізити, передбачені законодавством.
Перевірка має охоплювати ідентифікаційні дані сторін, правильність датування, повноту опису предмета господарської операції та наявність потрібних підписів. Особливу увагу слід звернути на відповідність даних фактичному перебігу господарської операції.
- Перевірка повноти та формальної правильності документа
- Перевірка відповідності даних фактичному перебігу операції
- Класифікація господарської операції та вибір відповідних рахунків
- Складання бухгалтерського запису з відповідним описом
- Внесення запису до відповідних облікових реєстрів
- Архівування документа відповідно до вимог законодавства
Після позитивної формальної перевірки господарську операцію класифікують і вибирають відповідні рахунки. Цей етап вимагає доброго знання плану рахунків і правил класифікації господарських операцій відповідно до чинних стандартів бухгалтерського обліку.
Правильна класифікація господарських операцій і вибір відповідних рахунків мають ключове значення для достовірності фінансової звітності. Помилки тут можуть призвести до неправильного відображення фінансового стану підприємства
Наступний крок — складання правильного бухгалтерського запису, який має містити всю інформацію, потрібну для ідентифікації операції та її зв’язку з первинним документом. Запис має супроводжуватися описом, який чітко визначає характер господарської операції.
Записи до відповідних облікових реєстрів слід вносити в хронологічному порядку, зберігаючи безперервність нумерації та дотримуючись строків, визначених законодавством. Останній етап — архівування документа відповідно до вимог законодавства, що забезпечує його доступність протягом усього строку зберігання.
Строки зберігання бухгалтерських документів
Обов’язок зберігати бухгалтерські документи — одна з фундаментальних вимог податкового та бухгалтерського законодавства. Відповідно до податкових правил, бухгалтерські документи потрібно зберігати до спливу строку давності податкового зобов’язання, як правило 5 років, рахуючи від кінця календарного року, у якому минув строк сплати податку (стаття 86 § 1 і стаття 70 § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)). Закон про бухгалтерський облік вимагає зберігати бухгалтерські документи щонайменше 5 років від початку року, що настає за фінансовим роком, якого вони стосуються (стаття 74 частина 2 пункт 8 і частина 3), — для податкових цілей їх зазвичай треба зберігати довше. Рахунки-фактури, що зберігаються в KSeF, підприємство не мусить архівувати саме протягом строку їх зберігання в системі (стаття 73a Закону про бухгалтерський облік).
На практиці це правило означає, що рахунки-фактури, відображені в KPiR у 2025 році, потрібно зберігати до кінця 2031 року, тобто 5 років від кінця 2026 року — року, у якому минув строк сплати податку на доходи за 2025 рік. Такий підхід спрощує управління документацією, адже зазвичай не потрібно обчислювати кінець строку зберігання для кожного документа окремо.
Строк зберігання бухгалтерських документів для податкових цілей становить, як правило, 5 років від кінця календарного року, у якому минув строк сплати податку. Документи за певний податковий рік зазвичай мають однаковий строк зберігання, що спрощує управління архівом; однак перебіг строку давності може бути зупинено або перервано (стаття 70 § 2–6 Податкового кодексу)
Строк зберігання в податку на доходи рахують від строку сплати податку, який визначає кінцевий строк подання річної декларації PIT. Це рішення зменшує потребу окремо обчислювати строки для кожного документа й декларації, що значно спрощує управління бухгалтерською документацією.
Архів документів слід упорядковувати в хронологічному порядку за датами. Рекомендується розкладати документи від найстарішого, який лежить у самому низу, до найновішого, що лежить зверху всієї документації. Такий спосіб упорядкування полегшує пошук конкретних документів і проведення перевірок.
Варто наголосити, що недотримання обов’язку зберігати бухгалтерські документи може мати серйозні правові та фінансові наслідки. Податкові органи мають право перевіряти бухгалтерську документацію протягом усього строку її обов’язкового зберігання.
Наслідки неправильного документування операцій
Неправильне документування господарських операцій може призвести до низки негативних наслідків, що зачіпають різні аспекти діяльності підприємства. Найважливіші з них — податкові наслідки, які можуть охоплювати невизнання витрат, що враховуються в оподаткуванні, визначення вищого податку до сплати, пеню за прострочення та кримінально-податкову відповідальність.
Під час перевірки податкові органи детально аналізують бухгалтерські документи на відповідність вимогам законодавства. Документи, що не відповідають формальним вимогам, можуть бути поставлені під сумнів, і тоді відповідні витрати виключають із витрат, що враховуються в оподаткуванні. Це збільшує базу оподаткування і означає потребу доплатити податок.
Якщо податкові органи поставлять під сумнів бухгалтерські документи, витрати можуть бути виключені з витрат, що враховуються в оподаткуванні, а база оподаткування — збільшена. Крім того, нараховується пеня за прострочення, а за недостовірне ведення книги загрожує штраф до 240 денних ставок, у менш тяжких випадках — штраф за податкове правопорушення (стаття 61 Кримінально-податкового кодексу)
Наслідки можуть охоплювати також проблеми з відрахуванням вхідного VAT. Рахунки-фактури, що не відповідають формальним вимогам, не дають права на відрахування VAT, що збільшує фактичну вартість придбання товарів чи послуг. У разі значних сум це може суттєво вплинути на ліквідність підприємства.
Неправильне документування може також спричинити проблеми під час перевірок інших органів, як-от ZUS (Управління соціального страхування) чи PIP (Державна інспекція праці). Відсутність належної документації може ускладнити доведення правильності розрахунків соціальних внесків або дотримання трудового законодавства.
| Вид наслідків | Сфера впливу | Можливі фінансові наслідки | Як уникнути |
|---|---|---|---|
| Податкові | Витрати, що враховуються в оподаткуванні | Доплата податку, пеня | Правильне документування |
| VAT | Відрахування вхідного податку | Відсутність права на відрахування | Рахунки-фактури відповідно до правил |
| Внескові | Розрахунки із ZUS | Доплата внесків | Повна документація |
| Правові | Зовнішні перевірки | Адміністративні санкції | Дотримання правил |
Найчастіші помилки в документуванні господарських операцій
Аналіз господарської практики вказує на кілька найчастіших помилок у документуванні господарських операцій. Знання цих помилок допомагає їх уникнути та забезпечити правильність бухгалтерського обліку.
Перша з найчастіших помилок — неповне або неправильне заповнення ідентифікаційних даних сторін операції. Буває, що підприємці пропускають окремі елементи адреси, зазначають неповні найменування фірм або хибні податкові номери. Такі помилки можуть призвести до того, що податкові органи поставлять документ під сумнів.
Ще одна поширена проблема — неправильне датування документів. Особливо проблемні ситуації, коли дата виставлення документа не збігається з датою здійснення господарської операції, а підприємець не зазначає обох дат, як того вимагають правила. Це може спричинити проблеми з правильним визначенням моменту виникнення податкового зобов’язання.
Найчастіші помилки в документуванні господарських операцій — неповні ідентифікаційні дані сторін, неправильне датування та недостатній опис предмета операції. Кожна з цих помилок може призвести до того, що контролюючі органи поставлять документ під сумнів
Суттєвою проблемою є також недостатній опис предмета господарської операції. Надто загальні формулювання на зразок "послуги" чи "товари" не відповідають вимогам правил, які передбачають точне визначення предмета операції. Опис має бути достатньо детальним, щоб однозначно визначити, що було предметом операції.
Помилки стосуються й процедурних аспектів, як-от відсутність підписів осіб, уповноважених документувати господарські операції, або неправильна нумерація документів. Ці на перший погляд дрібні недоліки можуть мати суттєві наслідки під час податкової перевірки.
- Неповні або хибні ідентифікаційні дані контрагентів
- Неправильне датування бухгалтерських документів
- Недостатній опис предмета господарської операції
- Відсутність потрібних підписів уповноважених осіб
- Неправильна нумерація та архівування документів
- Використання неналежних видів бухгалтерських документів
Цифровізація бухгалтерських документів
Сучасні технології дають підприємцям змогу цифровізувати бухгалтерські процеси, зокрема зберігати бухгалтерські документи в електронній формі. Законодавство дозволяє вести бухгалтерську документацію в електронній формі за умови дотримання певних технічних та організаційних вимог.
Цифровізація бухгалтерських документів може дати суттєві переваги, як-от економія місця для архіву, полегшення пошуку документів чи вища безпека зберігання. Однак запровадження електронної системи вимагає забезпечення цілісності та автентичності документів протягом усього строку їх обов’язкового зберігання.
Бухгалтерські документи можна зберігати в електронній формі за умови забезпечення їхньої цілісності, автентичності та читабельності протягом усього строку обов’язкового зберігання. Система має давати змогу відтворити документи у формі, читабельній для контролюючих органів
Ключова вимога — забезпечити, щоб електронні бухгалтерські документи залишалися читабельними й доступними протягом усього строку зберігання. Це означає потребу регулярно створювати резервні копії, оновлювати ІТ-системи та забезпечувати сумісність форматів файлів із майбутніми технологіями.
Електронна система має також давати змогу встановити джерело походження записів і особу, відповідальну за їх внесення (стаття 20 частина 5 пункт 2 Закону про бухгалтерський облік); у самих документах стирання та переробки неприпустимі (стаття 22 частина 1). Ці функції потрібні для збереження достовірності бухгалтерської документації та виконання вимог контролюючих органів.
Середнє виробниче підприємство, яке вирішило повністю цифровізувати бухгалтерську документацію, скоротило час на пошук документів і знизило витрати на архівування. Електронна система дала також змогу краще контролювати документообіг і швидше закривати обліковий місяць.
