Ведення бухгалтерських книг (повна бухгалтерія) – обов’язок комерційних товариств та інших юридичних осіб, а також, зокрема, фізичних осіб і товариств осіб фізичних, чистий дохід яких за попередній фінансовий рік становив щонайменше еквівалент 2 500 000 євро (стаття 2 частина 1 Закону про бухгалтерський облік (ustawa o rachunkowości)), але також вибір деяких компаній, що прагнуть професійного управління фінансами (стаття 2 частина 2). Підставою кожного бухгалтерського запису є відповідний бухгалтерський документ (dowód księgowy), що підтверджує здійснену господарську операцію. Без належної документації неможливо достовірно вести бухгалтерський облік відповідно до чинного законодавства.
Бухгалтерські документи відіграють ключову роль у системі бухгалтерського обліку кожного підприємства. Вони є не лише правовою підставою для записів, а й інструментом контролю та перевірки здійснених господарських операцій. Правильне розуміння їхніх функцій і правових вимог необхідне кожному підприємцю, що веде господарську діяльність.
Суть і функції бухгалтерських документів
Бухгалтерські документи є необхідною підставою для записів у бухгалтерських книгах кожного підприємства. Їхня основна функція – документування господарських подій, які можна виразити в грошовому вимірі та які спричиняють зміни в балансі підприємства. Кожна господарська операція потребує належного документування, щоб її можна було правильно відобразити в системі бухгалтерського обліку.
Бухгалтерські документи мають бути достовірними, повними та без арифметичних помилок, а стирання й переробки в них неприпустимі (стаття 22 частина 1 Закону про бухгалтерський облік). Кожен бухгалтерський документ слід перевірити з формально-арифметичного та змістового погляду за правилами, прийнятими в одиниці
Господарські операції охоплюють широкий спектр дій підприємства – від основних торговельних операцій, через фінансові операції, до внутрішніх дій організації. Купівля товарів чи послуг – одна з найпоширеніших господарських операцій, яка потребує належного документування рахунками-фактурами (faktura), рахунками чи іншими документами, що підтверджують операцію.
Оплата отриманих від постачальників рахунків-фактур за витрати – ще один приклад господарської операції, яку треба належно задокументувати. Такі операції підтверджують банківські виписки, платіжні доручення чи інші банківські документи, що підтверджують здійснення платежу.
Передання готової продукції з виробництва на склад і продаж продукції, товарів чи послуг – операції, які потребують особливої уваги під час документування. Складські документи, рахунки-фактури на продаж та інші документи товарообігу є підставою для правильного відображення цих операцій у бухгалтерських книгах.
Господарські операції – це всі події в межах діяльності компанії, які можна виразити в грошовому вимірі та які спричиняють зміни в балансі. Кожна така операція потребує відповідного бухгалтерського документа як підстави запису в бухгалтерських книгах
Списання основного засобу, отримання оплати від покупця, отримання коштів за взятою позикою чи надання позики – приклади господарських операцій, які потребують особливої уваги під час документування. Кожна з цих операцій має свої специфічні вимоги до документації та мусить бути належно задокументована згідно з чинними правилами.
Контрольна функція бухгалтерських документів так само важлива, як і документаційна. Бухгалтерські документи дають змогу перевірити правильність здійснених господарських операцій, відповідність чинним правилам і повноту бухгалтерської документації. Завдяки належній документації можна також провести перевірку фінансової звітності незалежним аудитором (biegły rewident) чи контроль податковими органами.
Класифікація бухгалтерських документів за походженням
Бухгалтерські документи можна поділити на три основні категорії за походженням і характером. Перший вид – зовнішні сторонні документи, які підприємство отримує від контрагентів під час ведення господарської діяльності. Це документи, видані зовнішніми суб’єктами, з якими співпрацює компанія.
До зовнішніх сторонніх документів належать рахунки-фактури, отримані від постачальників, рахунки за послуги, митні документи під час імпорту товарів, а також дебетові ноти, виставлені контрагентами. Ці документи є підставою для обліку витрат діяльності, нарахування вхідного VAT (ПДВ) і розрахунків із постачальниками.
Зовнішні сторонні документи – це документи, отримані від контрагентів, які є підставою для обліку операцій із зовнішніми суб’єктами. Вони мусять відповідати всім формальним вимогам, визначеним законодавством про бухгалтерський облік
Друга категорія – зовнішні власні документи, які підприємство виставляє самостійно та передає своїм контрагентам. Це документи, що підтверджують продаж товарів чи послуг, надання позик чи інші операції, у яких компанія виступає видавцем документа.
Рахунки-фактури на продаж, коригувальні рахунки-фактури, рахунки, виставлені клієнтам, документи щодо договорів доручення (umowa zlecenia) і договорів підряду (umowa o dzieło) – приклади зовнішніх власних документів. Ці документи є підставою для обліку доходу від продажу, нарахування вихідного VAT і розрахунків із покупцями.
Третя категорія – внутрішні документи, які є підставою для внутрішніх операцій підприємства. Це документи, які складає саме підприємство для документування операцій, що не потребують участі зовнішніх суб’єктів.
Внутрішні документи підтверджують внутрішні операції підприємства, як-от складські переміщення, розподіл витрат чи бухгалтерські коригування. Їх треба складати відповідно до внутрішніх процедур компанії та вимог Закону про бухгалтерський облік
Документи складського обігу, касові виписки, позарахунковий облік і різноманітні внутрішні розрахунки – приклади внутрішніх документів. Ці документи особливо важливі для належного функціонування системи внутрішнього контролю підприємства.
Згідно із Законом про бухгалтерський облік (стаття 20 частина 3), записи в бухгалтерських книгах можна також робити на підставі складених одиницею зведених, коригувальних, замінних і розрахункових бухгалтерських документів. Ці особливі види документів дають змогу ефективно управляти бухгалтерською документацією у разі масових операцій чи специфічних облікових ситуацій.
Детальна характеристика видів бухгалтерських документів
Рахунки-фактури – основний вид бухгалтерських документів у господарській діяльності. Це документи, що підтверджують продаж товарів чи послуг і мусять відповідати визначеним формальним вимогам. Платники VAT, як правило, зобов’язані виставляти структуровані рахунки-фактури в KSeF (Національній системі електронних рахунків-фактур) (стаття 106ga частина 1 Закону про VAT) – тоді бухгалтерським документом є рахунок-фактура з номером, присвоєним у цій системі. Коригувальні рахунки-фактури слугують для виправлення помилок у первинних рахунках-фактурах або коригування вартості продажу в разі повернень чи знижок.
Рахунки (rachunki) – документи, подібні до рахунків-фактур, але часто використовувані для дрібніших операцій чи послуг. Митні документи відіграють ключову роль в імпортних та експортних операціях, будучи підставою для розрахунку мита, податків та інших зборів, пов’язаних із зовнішньою торгівлею.
Місячний фіскальний звіт касового апарата є бухгалтерським документом, що підтверджує продаж, зареєстрований у касі, незалежно від форми оплати. Його треба регулярно складати, і він є підставою для обліку доходу від роздрібного продажу
Місячний фіскальний звіт – документ, особливо важливий для підприємців, що ведуть роздрібний продаж. Він є зведеним бухгалтерським документом, що підтверджує продаж, зареєстрований на касовому апараті (kasa fiskalna) у певному місяці (готівковий і безготівковий).
Позарахунковий облік – форма документування операцій, які не потребують детального готівкового розрахунку. Дебетові ноти слугують для документування додаткових витрат чи зборів, не врахованих у первинних документах.
Документи, що підтверджують сплату поштових чи гербових зборів, – бухгалтерські документи, необхідні для правильного обліку витрат діяльності. Банківські виписки є підставою для обліку фінансових операцій, що здійснюються через банківські рахунки.
Касові виписки документують готівкові операції підприємства та є підставою для контролю залишку в касі й обліку готівкових операцій. Документи складського обігу необхідні для належного управління запасами та обліку змін складських залишків.
Рахунки щодо договорів доручення та договорів підряду потребують особливої уваги через специфічні правила розрахунку податків і соціальних внесків. Вони мусять містити всі елементи, обов’язкові для бухгалтерських документів
Рахунки щодо договорів доручення та договорів підряду – специфічна категорія бухгалтерських документів, яка потребує особливої уваги через відмінні правила розрахунку податків і соціальних внесків порівняно зі стандартними рахунками-фактурами за послуги.
Правові вимоги до змісту бухгалтерських документів
Не кожен документ можна визнати бухгалтерським документом у розумінні законодавства про бухгалтерський облік. Щоб документ міг бути підставою запису в бухгалтерських книгах, він мусить відповідати визначеним формальним і змістовим вимогам Закону про бухгалтерський облік.
Згідно із законодавством, бухгалтерський документ мусить містити визначення виду документа та його ідентифікаційний номер. Цей елемент дає змогу однозначно ідентифікувати документ в обліковій системі та полегшує його архівування й пошук.
Бухгалтерський документ мусить визначати сторони господарської операції, зокрема назви та адреси контрагентів. Ця інформація необхідна для правильної ідентифікації суб’єктів, що беруть участь в операції
Визначення сторін господарської операції, зокрема назв і адрес контрагентів, – ще один обов’язковий елемент бухгалтерського документа. Ця інформація дає змогу однозначно ідентифікувати суб’єктів операції та необхідна для правильного розрахунку податків.
Опис операції та її вартість, визначена також у натуральних одиницях, якщо це можливо, – ключовий елемент бухгалтерського документа. Опис має бути настільки детальним, щоб дати змогу правильно віднести операцію до відповідної облікової категорії.
Дата здійснення операції – обов’язковий елемент, що визначає момент виникнення господарської події. Якщо документ складено іншою датою, ніж дата здійснення операції, треба також зазначити дату складання документа.
Підпис особи, що видала документ, та особи, якій видано або від якої прийнято активи, як правило, є обов’язковим елементом, що підтверджує автентичність документа (стаття 21 частина 1 пункт 5). Його можна не ставити, якщо це випливає з інших нормативних актів (наприклад, рахунки-фактури не потребують підпису), а якщо документ не підтверджує передання чи прийняття активу, – замінити позначками, що дають змогу встановити цих осіб (стаття 21 частини 1a і 4)
Підпис особи, що видала документ, та особи, якій видано або від якої прийнято активи, є елементом, що підтверджує автентичність і чинність документа. Ці підписи особливо важливі під час контролю чи перевірки фінансової звітності.
Підтвердження перевірки та віднесення документа до відображення в бухгалтерських книгах, зване декретацією (dekretacja), – елемент, який вносить бухгалтер або особа, відповідальна за ведення книг. Декретація охоплює зазначення місяця та способу відображення документа в бухгалтерських книгах і підпис особи, відповідальної за ці вказівки (стаття 21 частина 1 пункт 6); її можна не розміщувати на документі, якщо це випливає з техніки документування бухгалтерських записів (стаття 21 частина 1a пункт 2). Декретація — лише один з етапів, які проходить документ; весь обіг бухгалтерської документації описуємо в окремому посібнику.
Процедура перевірки та прийняття бухгалтерських документів
Процес перевірки бухгалтерських документів є ключовим для правильного ведення бухгалтерських книг. Кожен бухгалтерський документ мусить пройти процедуру перевірки перед внесенням до облікової системи. Ця процедура охоплює формально-арифметичну та змістову перевірку документа.
Формально-арифметична перевірка полягає у з’ясуванні, чи містить бухгалтерський документ усі елементи, визначені Законом про бухгалтерський облік. Ця перевірка охоплює повноту даних, арифметичну правильність і читабельність документа.
- Перевірте наявність усіх обов’язкових елементів бухгалтерського документа
- Перевірте дані контрагентів та їх відповідність обліковим даним
- Проконтролюйте правильність математичних розрахунків у документі
- Перевірте відповідність дат обліковому періоду
- Перевірте правильність підписів і повноваження осіб, що підписують
- Здійсніть декретацію із зазначенням способу відображення в бухгалтерських книгах
Змістова перевірка бухгалтерського документа полягає в оцінці обґрунтованості та господарської доцільності задокументованої операції. Особа, відповідальна за цю перевірку, мусить оцінити, чи операція належить до сфери діяльності підприємства та чи є вона господарсько обґрунтованою.
Декретацію бухгалтерського документа мусить здійснити особа, відповідальна за ці вказівки, яка підтверджує її своїм підписом (стаття 21 частина 1 пункт 6). Декретація охоплює зазначення бухгалтерських рахунків, на яких буде відображено операцію, та місяця відображення
Декретація – технічний процес визначення способу відображення операції в бухгалтерських книгах. Вона охоплює зазначення відповідних бухгалтерських рахунків, сум для проведення та місяця, у якому операцію слід відобразити.
Процедуру затвердження бухгалтерських документів треба визначити у внутрішніх правилах підприємства. Вона має точно визначати, хто уповноважений затверджувати окремі види документів і які межі їхніх повноважень.
| Вид документа | Хто перевіряє | Хто затверджує | Обов’язкові елементи |
|---|---|---|---|
| Рахунки-фактури за витрати | Бухгалтер | Головний бухгалтер | Формальна та змістова перевірка |
| Рахунки-фактури на продаж | Відділ продажу | Бухгалтер | Відповідність договору та цінам |
| Банківські документи | Бухгалтер | Головний бухгалтер | Відповідність виписці |
| Касові документи | Касир | Бухгалтер | Перевірка залишку в касі |
Система внутрішнього контролю має забезпечувати, щоб жоден бухгалтерський документ не потрапив до бухгалтерських книг без належної перевірки та затвердження. Цей контроль особливо важливий у більших підприємствах, де за різні аспекти діяльності відповідають різні особи.
Правила ведення бухгалтерських книг польською мовою та в польській валюті
Закон про бухгалтерський облік однозначно визначає, що бухгалтерські книги треба вести польською мовою та в польській валюті. Ця вимога має фундаментальне значення для забезпечення прозорості бухгалтерського обліку та можливості його перевірки польськими контролюючими органами.
Вимога вести книги польською мовою (стаття 9 Закону про бухгалтерський облік) означає, що бухгалтерські записи та описи господарських операцій у книгах мають бути складені польською мовою. Самі бухгалтерські документи можуть бути складені іноземною мовою – у такому разі підприємство мусить забезпечити їх достовірний переклад на вимогу контролюючих органів або незалежного аудитора (стаття 21 частина 5).
Бухгалтерські документи в іноземних валютах мусять містити перерахунок їхньої вартості в польську валюту за курсом, що діяв у день здійснення господарської операції. Результат перерахунку слід зазначити безпосередньо на документі
Перерахунок іноземних валют у польську валюту обов’язковий для всіх бухгалтерських документів в іноземних валютах. Курс, який треба застосувати, – це курс, що діяв у день здійснення господарської операції, а не в день складання документа чи в день проведення. Згідно зі статтею 30 частиною 2 Закону про бухгалтерський облік це курс, фактично застосований у цей день (під час купівлі чи продажу валют і оплати дебіторської чи кредиторської заборгованості), а в інших випадках – середній курс NBP (Національного банку Польщі) з дня, що передує дню операції.
Результат перерахунку іноземних валют у польську валюту мусить бути зазначений безпосередньо на бухгалтерському документі. Виняток становлять ситуації, коли система обробки даних забезпечує автоматичний перерахунок іноземних валют у польську валюту, а виконання цього перерахунку підтверджує відповідна роздруківка.
Автоматичний перерахунок валют інформаційною системою допускається за умови, що система формує відповідну роздруківку, яка підтверджує здійснення перерахунку. Така роздруківка мусить містити інформацію про застосований курс і результат перерахунку.
На вимогу контролюючих органів або незалежного аудитора підприємство зобов’язане забезпечити достовірний переклад польською мовою змісту вказаних ними документів, складених іноземною мовою. Закон вимагає, щоб переклад був достовірним, але не встановлює, що його має виконати присяжний перекладач.
Переклад бухгалтерських документів польською мовою має бути достовірним (стаття 21 частина 5 Закону про бухгалтерський облік); положення не вимагає присяжного перекладача. Витрати на переклад несе підприємство, зобов’язане вести бухгалтерські книги
Вимога вести книги в польській валюті має на меті забезпечити порівнянність фінансових даних і полегшити контроль податковими органами. Усі суми мають бути виражені в польських злотих, що дає змогу однозначно оцінити фінансовий стан підприємства.
Підприємство, що імпортує товари з Німеччини, отримує рахунки-фактури в євро. Кожен такий рахунок-фактуру треба перерахувати в польські злоті – під час визнання зобов’язання за середнім курсом NBP з дня, що передує дню господарської операції (стаття 30 частина 2 пункт 2 Закону про бухгалтерський облік). Результат перерахунку бухгалтер зазначає безпосередньо на рахунку-фактурі, вказуючи застосований курс і суму в злотих, яку буде відображено в бухгалтерських книгах.
Архівування та зберігання бухгалтерських документів
Належне зберігання бухгалтерських документів – обов’язок кожного підприємця, що веде бухгалтерські книги. Законодавство визначає точні вимоги щодо строку зберігання, способу архівування та умов зберігання бухгалтерської документації. Документи декретуємо й проводимо в книгах для клієнтів, яким надаємо бухгалтерські послуги.
Бухгалтерські документи треба зберігати так, щоб забезпечити їхню довговічність і читабельність протягом усього строку, визначеного законодавством. Паперові документи потребують відповідних умов зберігання, які захистять їх від знищення, втрати чи несанкціонованого доступу.
- Бухгалтерські документи мають бути впорядковані хронологічно за датами операцій
- Кожен документ потребує відповідного опису та нумерації, що полегшують пошук
- Архів документів має бути захищений від доступу сторонніх осіб
- Система архівування має давати змогу швидко знайти конкретний документ
- Електронні документи потребують регулярного створення резервних копій
Зберігання документів в електронній формі допускається за умови забезпечення їхньої цілісності та автентичності. Електронні системи мають бути захищені від несанкціонованого доступу та випадкової втрати даних.
Електронні системи зберігання бухгалтерських документів мусять забезпечувати можливість відтворення документів у читабельній формі протягом усього строку зберігання. Також потрібне регулярне створення резервних копій
Контроль доступу до архіву бухгалтерських документів є ключовим для безпеки документації. Доступ до бухгалтерських документів мають лише уповноважені особи, а кожен доступ слід належно фіксувати.
Процедури архівування слід визначити у внутрішніх правилах підприємства. Ці процедури мають точно визначати спосіб передання документів до архіву, правила їх сортування та спосіб ведення обліку архівованих документів.
Знищення бухгалтерських документів після спливу строку зберігання має відбуватися згідно з чинними правилами. Процес знищення слід належно задокументувати, а документи з персональними даними треба знищувати так, щоб унеможливити їх відтворення.
Контроль і перевірка бухгалтерських документів
Система контролю бухгалтерських документів – основа правильного ведення бухгалтерського обліку. Цей контроль охоплює як формальні, так і змістові аспекти й забезпечує, що всі господарські операції належно задокументовані та відображені в обліку.
Формальний контроль бухгалтерських документів полягає в перевірці, чи містять документи всі елементи, визначені Законом про бухгалтерський облік. Цей контроль треба провести до внесення документа до облікової системи.
Змістова перевірка бухгалтерських документів вимагає оцінки господарської обґрунтованості задокументованих операцій. Особа, що проводить такий контроль, мусить мати відповідні знання про діяльність підприємства та про принципи бухгалтерського обліку.
Контроль бухгалтерських документів мають проводити особи з відповідною кваліфікацією та повноваженнями. Кожну перевірку слід задокументувати відповідними позначками на бухгалтерському документі
Система внутрішнього контролю має забезпечувати, щоб усі бухгалтерські документи проходили визначені процедури перевірки. Ці процедури слід адаптувати до специфіки діяльності підприємства та до виду бухгалтерських документів.
Документування проведеної перевірки слід визначити в правилах, прийнятих одиницею (обов’язковою є декретація з підписом – стаття 21 частина 1 пункт 6), і воно має охоплювати підписи осіб, що проводили перевірку, та дату її проведення. Ці позначки є доказом того, що документ було належно перевірено перед внесенням до бухгалтерських книг.
Контроль безперервності нумерації бухгалтерських документів особливо важливий для власних документів підприємства. Система нумерації має забезпечувати, щоб кожен документ отримував унікальний ідентифікаційний номер, а відсутність будь-якого номера легко виявлялася.
