Ведення бухгалтерії фірми вимагає точного документування всіх витрат. Одна з найпоширеніших проблем, з якими стикаються підприємці, — облік чеків (paragon), на яких немає NIP (податкового номера) покупця. Чи може такий документ бути підставою для відображення витрати в KPiR (книзі доходів і витрат)? Однозначної відповіді немає: усе залежить від багатьох чинників, які ми докладно розглянемо в цій статті. З 1 січня 2026 року ці правила визначає нове розпорядження про KPiR, яке звузило перелік винятків.
Основні правила обліку чеків
Касовий чек (paragon fiskalny) — це документ, що підтверджує здійснення продажу в закладах роздрібної торгівлі. Як правило, підставою для запису витрати в книзі є рахунок-фактура (faktura). Чек із NIP покупця на суму до 450 zł брутто є спрощеним рахунком-фактурою (стаття 106e частина 5 пункт 3 Закону про VAT), а чек без NIP може бути обліковим документом лише у випадках, визначених законодавством. Законодавство передбачає винятки з цього правила, які дозволяють проводити чеки без NIP у чітко визначених ситуаціях. Незалежно від цього варто пам’ятати, скільки зберігати чеки.
Основним нормативним актом, що регулює облік чеків без NIP, є розпорядження про ведення KPiR. З 1 січня 2026 року діє розпорядження Міністра фінансів і економіки від 6 вересня 2025 року (Dz.U. (Вісник законів) 2025, поз. 1299), яке замінило розпорядження від 23 грудня 2019 року. Відповідно до § 8 нового розпорядження внутрішні документи можуть бути підставою для відображення деяких витрат, якщо вони відповідають певним формальним вимогам
Згідно з правилами, внутрішні документи повинні містити дату та підписи осіб, які безпосередньо здійснили витрати. Їх можна складати лише у випадках, перелічених у розпорядженні, наприклад для плати за паркування, коли квиток із паркомата не містить даних сторін операції (§ 8 частина 2 пункт 8). У разі купівлі товарів документ має зазначати назву товару, кількість, ціну за одиницю і вартість, а в інших випадках — предмет господарської операції та розмір витрати.
Чеки без NIP у закладах роздрібної торгівлі
До кінця 2025 року найчастіше чек без NIP можна було провести тоді, коли в закладі роздрібної торгівлі придбано товари певних категорій (§ 13 частина 4 розпорядження 2019 року). Розпорядження, чинне з 1 січня 2026 року, цього винятку вже не містить.
До 31 грудня 2025 року в KPiR можна було відобразити купівлю допоміжних матеріалів, засобів для прибирання та засобів охорони праці (BHP), а також канцелярського приладдя, якщо покупку підтверджено чеком із датою і печаткою закладу, що видав чек, із зазначенням кількості, ціни за одиницю та вартості покупки. З 1 січня 2026 року § 8 частина 4 нового розпорядження допускає чек лише для купівлі пального та мастил за кордоном
Формальні вимоги, яким до кінця 2025 року повинен був відповідати чек без NIP із закладу роздрібної торгівлі:
- Чек повинен містити дату видачі
- Документ повинен містити печатку або позначення закладу, що видав чек
- Чек повинен зазначати кількість придбаного товару
- Документ повинен містити ціну за одиницю товару
- Чек повинен зазначати загальну вартість покупки
Крім того, платник податків повинен був доповнити чек на звороті, вписавши прізвище або назву підприємства, адресу та вид придбаного товару. З 2026 року під час покупок у Польщі безпечніше назвати NIP на касі (до 450 zł брутто такий чек є спрощеним рахунком-фактурою) або попросити рахунок-фактуру. Продавець не може виставити фірмі рахунок-фактуру до чека без NIP (стаття 106b частина 5 Закону про VAT). Коли чек видають уже при отриманні авансу, пояснюємо в статті аванс і фіскальний чек.
Витрату, підтверджену чеком без NIP, який може бути підставою для запису в книзі, відображають у сумі брутто. Платник податків не може відрахувати VAT (ПДВ) із такого документа, тому невідрахований податок є частиною витрати, що враховується в оподаткуванні (KUP) (стаття 22 частина 1 і стаття 23 частина 1 пункт 43 літера a Закону про PIT)
Купівля пального та мастил за кордоном
Окремий випадок обліку чеків без NIP — купівля пального та мастил за кордоном. Законодавство (§ 8 частина 4 розпорядження, чинного з 2026 року) дозволяє враховувати такі витрати в податкових витратах на підставі чека або касового документа, навіть якщо в ньому немає NIP покупця.
Умови обліку чека за пальне, придбане за кордоном:
- Чек повинен містити дату видачі
- Документ повинен містити печатку або позначення закладу, що видав чек
- Чек повинен зазначати кількість придбаного пального
- Документ повинен містити ціну за одиницю
- Чек повинен зазначати загальну вартість покупки
Як раніше у випадку покупок у закладах роздрібної торгівлі, платник податків повинен вписати на звороті чека своє ім’я та прізвище (назву фірми), адресу та вид покупки. Витрату відображають у фактично сплаченій сумі, перерахованій у злоті (§ 6 частина 4 розпорядження).
Купівля пального за кордоном не є внутрішньоспільнотним придбанням товарів. Проте платник податків може подати заяву на повернення іноземного VAT за процедурою VAT-REF до відповідної держави-члена через польську податкову (urząd skarbowy), якщо має документ, який ця держава визнає підставою для повернення
Для легкових автомобілів, які використовуються і в приватних, і в службових цілях, діють ліміти витрат (стаття 23 частина 1 пункти 46 і 46a Закону про PIT). Якщо автомобіль є майном фірми, витратою є 75 відсотків витрат на пальне. Якщо це приватний автомобіль підприємця, не внесений до майна фірми, ліміт становить 20 відсотків. Витрати, що підлягають ліміту, включають також невідрахований VAT: якщо відраховується лише 50 відсотків VAT, другу половину податку додають до суми нетто і лише від цієї суми рахують ліміт (стаття 23 частина 5a Закону про PIT).
Чеки за платну автомагістраль
Ще один випадок, коли можна провести чек без NIP покупця, — чек за проїзд платною автомагістраллю. Правовою основою для цього є розпорядження Міністра фінансів від 29 жовтня 2021 року про виставлення рахунків-фактур (Dz.U. 2021, поз. 1979, зі змінами), яке в § 3 пункті 4 визначає дані, які повинен містити такий документ, виданий у формі разового квитка.
| Обов’язкові дані | Опис | Значення |
|---|---|---|
| Номер і дата видачі | Ідентифікація документа | Хронологічна основа |
| Ім’я та прізвище або назва платника податків | Дані видавця (оператора автомагістралі) | Ідентифікація продавця |
| Ідентифікаційний номер платника податків | NIP продавця | Ідентифікація для цілей VAT |
| Інформація про вид послуги | Опис операції | Визначення предмета |
| Сума податку | Податок VAT | Підстава для розрахунку |
| Загальна сума до сплати | Вартість брутто | Загальна вартість операції |
Якщо чек за автомагістраль містить усі обов’язкові дані, його можна вважати рахунком-фактурою (faktura) і підставою для обліку. У такому разі можна також відрахувати VAT, якщо покупка пов’язана з оподатковуваною діяльністю.
Чек за платну автомагістраль, що містить усі обов’язкові дані, є рахунком-фактурою зі скороченим переліком даних у розумінні § 3 пункту 4 розпорядження, а не спрощеним рахунком-фактурою до 450 zł за статтею 106e частина 5 пункт 3 Закону про VAT. Тому він не повинен містити NIP покупця. Це означає, що платник податків може не лише відобразити витрату в обліку, а й відрахувати VAT, якщо виконано інші умови для відрахування
Як і у випадку пального, під час обліку витрат на автомагістраль діють ліміти для легкових автомобілів, що використовуються в приватних і службових цілях. Якщо автомобіль, який є майном фірми, використовується також для приватних цілей, витратою є 75 відсотків вартості проїзду автомагістраллю (разом із невідрахованим VAT), а для приватного автомобіля підприємця — 20 відсотків.
Умови відрахування VAT
Право на відрахування VAT із чеків без NIP обмежене і залежить від виконання певних умов. Основним нормативним актом у цьому питанні є Закон про VAT, який у статті 86 визначає умови, що дають право на відрахування.
Основні умови відрахування VAT:
- Відрахування здійснює активний платник VAT
- Товари та послуги використовуються для виконання оподатковуваних операцій
- Відсутні обставини, що виключають відрахування, перелічені в статті 88 Закону про VAT
- Платник податків має документ, що дає право на відрахування VAT
Для чеків без NIP право на відрахування VAT виникає лише тоді, коли документ можна вважати рахунком-фактурою. Це стосується передусім чеків за платну автомагістраль, які містять усі обов’язкові дані
Якщо чек не визнається рахунком-фактурою, відрахувати VAT неможливо. Якщо такий чек може бути підставою для запису в книзі, податковою витратою є вся сплачена сума (брутто), бо невідрахований VAT є частиною витрати (стаття 23 частина 1 пункт 43 літера a Закону про PIT).
Для автомобільних транспортних засобів із дозволеною максимальною масою до 3,5 тонни (на практиці переважно легкових автомобілів) діють спеціальні правила відрахування VAT (стаття 86a Закону про VAT):
- У разі змішаного (приватного та службового) використання можна відрахувати 50 відсотків VAT
- У разі використання виключно для службових цілей можна відрахувати 100 відсотків VAT, якщо платник податків установив правила використання транспортного засобу, веде облік пробігу і подав до податкової повідомлення VAT-26 (стаття 86a частина 4 пункт 1 і частина 12)
Практичні аспекти обліку
Облік чеків без NIP вимагає особливої уваги до практичних і формальних аспектів. Платник податків повинен пам’ятати про правильне доповнення документа та його відображення у відповідних колонках KPiR. Клієнти наших бухгалтерських послуг передають нам чеки, а ми відображаємо їх у відповідних колонках KPiR.
Порядок обліку чека без NIP:
- Перевірте, чи чек відповідає формальним вимогам
- Доповніть зворот чека обов’язковими даними
- Визначте суму брутто для обліку
- Виберіть відповідну колонку в обліку
- Внесіть бухгалтерський запис
Чеки без NIP, які можуть бути підставою для обліку, відображають згідно із зразком книги, чинним з 1 січня 2026 року, у колонці 15 — «інші витрати» (до кінця 2025 року це була колонка 13). Облік здійснюється в сумі брутто, бо VAT із такого чека не відраховується
Особливу увагу зверніть на правильне доповнення звороту чека (з 2026 року це стосується чеків і касових документів за пальне та мастила, придбані за кордоном). Платник податків повинен вписати або перевірити:
- Ім’я та прізвище власника підприємства або назву фірми
- Адресу
- Вид або назву покупки
- Дату покупки (має бути зазначена на самому чеку)
Відсутність будь-якої з цих даних може призвести до того, що податковий орган під час перевірки поставить витрату під сумнів.
Обмеження та винятки
Не кожен чек без NIP може бути підставою для обліку. Законодавство суворо обмежує види покупок, які можна підтвердити таким чином.
До кінця 2025 року чеки без NIP можна було проводити виключно для наведених нижче категорій. З 1 січня 2026 року в цьому переліку залишилися пальне та мастила, придбані за кордоном, і плата за автомагістраль (квиток як рахунок-фактура зі скороченим переліком даних):
- Допоміжних матеріалів, придбаних у закладах роздрібної торгівлі
- Засобів для прибирання та засобів охорони праці
- Канцелярського приладдя
- Пального та мастил, придбаних за кордоном
- Плати за проїзд платною автомагістраллю
Чеки без NIP не можуть бути підставою для обліку більшості покупок фірми. Законодавство обмежує цю можливість чітко визначеними випадками, а з 2026 року їхній перелік ще вужчий, ніж раніше
Крім того, діють обмеження щодо відрахування VAT. Для витрат на послуги проживання або харчування, як правило, право на відрахування VAT не виникає, навіть якщо документ містить усі обов’язкові дані (стаття 88 частина 1 пункт 4 Закону про VAT).
Документація та архівування
Правильне ведення документації щодо чеків без NIP має ключове значення для коректності бухгалтерського та податкового обліку. Платник податків повинен забезпечити належне зберігання документів і їх доступність на випадок перевірки.
Вимоги до документації:
- Збереження оригіналів касових чеків
- Правильне доповнення звороту чека
- Упорядкування документів у хронологічному порядку
- Захист від втрати або пошкодження
- Зберігання протягом строку, визначеного законодавством
Чеки без NIP, які є підставою для обліку, потрібно зберігати до закінчення строку давності податкового зобов’язання (стаття 86 § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)), тобто, як правило, 5 років від кінця календарного року, в якому минув строк сплати податку (стаття 70 § 1). Це стосується як оригіналів чеків, так і внутрішніх документів, складених на їх підставі
Особливу увагу зверніть на розбірливість записів на звороті чека. Інформацію потрібно вписувати стійко і розбірливо, найкраще кульковою або перовою ручкою. Записи олівцем або маркером податковий орган може поставити під сумнів.
Податкова перевірка та ризик
Облік чеків без NIP пов’язаний із підвищеним ризиком під час перевірки. Податкові органи особливо ретельно перевіряють правильність документування таких витрат.
Найпоширеніші помилки, які виявляють податкові органи:
- Неналежно доповнений зворот чека
- Облік чеків усупереч законодавству
- Неправильно визначена сума витрати (наприклад, нетто замість брутто)
- Відсутність зв’язку витрати з господарською діяльністю
- Перевищення лімітів для транспортних засобів змішаного використання
Під час податкової перевірки торговельній фірмі поставили під сумнів облік чеків без NIP за купівлю електронного обладнання. Податковий орган встановив, що електронне обладнання не належить до категорії допоміжних матеріалів, засобів для прибирання та охорони праці чи канцелярського приладдя, тому чеки не могли бути підставою для обліку.
Щоб зменшити ризик під час перевірки, платникові податків варто вести детальну документацію, яка обґрунтовує облік чеків без NIP. Зберігайте докази зв’язку витрати з господарською діяльністю та дотримуйтеся всіх формальних вимог
Якщо податковий орган поставить витрати під сумнів, платник податків повинен довести, що витрата була пов’язана з господарською діяльністю і була належно задокументована відповідно до законодавства.
