Zadośćuczynienie za wypadek przy pracy jako koszt podatkowy

Zadośćuczynienia wypłacane pracownikom w związku z wypadkami przy pracy przez lata budziły poważne wątpliwości podatkowe wśród przedsiębiorców. Organy podatkowe konsekwentnie odmawiały uznania takich świadczeń za koszt uzyskania przychodu, powołując się na ich osobisty charakter i brak bezpośredniego powiązania z prowadzoną działalnością gospodarczą. Sytuacja ta generowała dodatkowe obciążenia finansowe dla pracodawców, którzy musieli nie tylko wypłacić zadośćuczynienie, ale także ponosić z tego tytułu wyższe podatki.

Przełomowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2025 roku zmienił tę perspektywę, dopuszczając w pewnych określonych okolicznościach możliwość zaliczenia zadośćuczynienia do kosztów podatkowych. To orzeczenie ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców działających w branżach wysokiego ryzyka, gdzie wypadki przy pracy są naturalnym elementem ryzyka operacyjnego, pomimo zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa.

Stanowisko organów podatkowych przed wyrokiem - dlaczego zadośćuczynienie nie było kosztem

Przed wydaniem przełomowego wyroku przez Naczelny Sąd Administracyjny, zadośćuczynienia z tytułu wypadku przy pracy wypłacane pracownikom przez pracodawców były przez organy podatkowe traktowane jako świadczenia o charakterze osobistym, niemające bezpośredniego związku z przychodem. Takie podejście wynikało z założenia, że wypłaty te służą wyłącznie naprawieniu szkody wyrządzonej konkretnej osobie, a nie realizacji celów gospodarczych przedsiębiorstwa.

Organy podatkowe konsekwentnie podkreślały, że zadośćuczynienia są wydatkami wynikającymi z naruszeń przepisów prawa pracy lub regulacji związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Argumentowano, że powstały one w wyniku zawinionego działania lub zaniechania ze strony pracodawcy, co z kolei kategorycznie wykluczało możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu. Takie stanowisko oznaczało, że przedsiębiorcy ponoszący tego typu wydatki nie mogli ich uwzględnić w rozliczeniach podatkowych.

Organy podatkowe konsekwentnie odmawiały zaliczenia tego typu wydatków do kosztów podatkowych, podkreślając ich reparacyjny charakter. Oznaczało to, że służą one wyłącznie naprawieniu szkody, a nie uzyskaniu lub zabezpieczeniu uzyskania przychodu. Dodatkowo wskazywano, że akceptacja takich kosztów w pewien sposób premiowałaby przedsiębiorców, którzy dopuścili się uchybień w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Takie podejście organów podatkowych w praktyce budziło wiele wątpliwości, zwłaszcza w okolicznościach, gdy pracodawca działał prawidłowo, z zachowaniem należytej staranności oraz w sposób zgodny z przepisami, a mimo to do wypadku doszło. Sprawy te nabierały szczególnego znaczenia w branżach wysokiego ryzyka, gdzie zagrożenie wypadkami jest naturalnie wpisane w charakter działalności gospodarczej.

Restrykcyjne stanowisko organów podatkowych oznaczało, że przedsiębiorcy znajdowali się w szczególnie niekorzystnej sytuacji finansowej. Musieli nie tylko ponosić koszty związane z wypłatą zadośćuczynienia, ale także płacić wyższe podatki z powodu niemożności zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Sytuacja ta była szczególnie dotkliwa dla małych i średnich przedsiębiorstw, które często nie dysponowały wystarczającymi rezerwami finansowymi na pokrycie tak znaczących wydatków.

Tezy przełomowego wyroku NSA - zmiana podejścia do kosztów

W wyroku z dnia 18 marca 2025 roku o sygn. akt II FSK 806/22, Naczelny Sąd Administracyjny rozpatrywał sprawę spółki, która wypłaciła pracownikowi zadośćuczynienie w wysokości 330 tysięcy złotych na podstawie ugody zawartej po wypadku, do którego doszło przy pracy. Spółka chciała zaliczyć ten znaczący wydatek do kosztów uzyskania przychodu, argumentując, że wypłata miała na celu uniknięcie dalszych kosztów sądowych oraz reputacyjnych, a także że była ona bezpośrednio powiązana z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Organy podatkowe zgodnie ze swoją dotychczasową praktyką zakwestionowały to stanowisko, uznając, że zadośćuczynienie ma charakter osobisty i nie służyło uzyskaniu przychodu. Jednak Naczelny Sąd Administracyjny podjął odmienne stanowisko, stając tym samym po stronie przedsiębiorców w tej fundamentalnej kwestii podatkowej.

W ocenie NSA wypłata zadośćuczynienia była bezpośrednio związana z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą i stanowiła skutek normalnego ryzyka, jakie towarzyszy pracodawcy w związku z zatrudnianiem pracowników. Sąd podkreślił kluczową tezę, że skoro wypadek miał miejsce podczas wykonywania obowiązków służbowych, a ugoda była wynikiem dążenia do uniknięcia dalszych kosztów sądowych i reputacyjnych, to wydatki poniesione z tego tytułu mają związek z przychodem, choćby pośredni.

NSA zaakcentował, że zadośćuczynienie nie jest karą ani sankcją, lecz działaniem naprawczym wynikającym z odpowiedzialności pracodawcy za bezpieczeństwo zatrudnionych osób. Taki wyrok przełamuje dotychczasową, restrykcyjną linię interpretacyjną organów podatkowych i otwiera drogę do bardziej elastycznego podejścia do kosztów ponoszonych przez przedsiębiorców w związku z prowadzoną działalnością.

Znaczenie tego orzeczenia wykracza poza konkretną sprawę i może mieć wpływ na całą praktykę podatkową w zakresie kosztów związanych z odpowiedzialnością pracodawcy. Wyrok ten stanowi precedens, który może być wykorzystywany w podobnych sprawach przez innych przedsiębiorców znajdujących się w analogicznej sytuacji.

Warunki zaliczenia zadośćuczynienia do kosztów uzyskania przychodu

Aby zadośćuczynienie wypłacone pracownikowi z tytułu wypadku przy pracy mogło zostać uznane za koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione podstawowe warunki określone w przepisach podatkowych. Przede wszystkim wydatek musi pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu oraz nie być wyłączony z kosztów na podstawie obowiązujących przepisów.

Kluczowe znaczenie ma również wykazanie, że wypłata zadośćuczynienia nie wynikała z rażącego naruszenia przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracodawcę, lecz była skutkiem ryzyka wystąpienia wypadku, które występuje pomimo dołożenia należytej staranności. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien wykazać zarówno okoliczności wypadku, jak i podjęte działania prewencyjne.

Warto jednak podkreślić, że korzystny wyrok NSA nie oznacza automatycznej akceptacji wszystkich takich wydatków przez organy podatkowe w każdej sprawie. Przedsiębiorcy powinni działać ostrożnie, szczególnie w przypadku wysokich świadczeń, i rozważyć uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej w celu zabezpieczenia swojego stanowiska przed ewentualnymi sporami z organami podatkowymi.

Procedura zaliczenia zadośćuczynienia do kosztów wymaga starannego przygotowania dokumentacji oraz uzasadnienia, które przekonująco wykaże spełnienie wszystkich wymaganych warunków. Szczególnie istotne jest udokumentowanie okoliczności wypadku oraz działań prewencyjnych podjętych przez pracodawcę.

Znaczenie wyroku w praktyce - kogo dotyczy

Przełomowy wyrok NSA ma istotne znaczenie dla szerokiego grona pracodawców, w szczególności tych działających w sektorach o podwyższonym ryzyku, takich jak przemysł, budownictwo, transport czy produkcja. W tych branżach nawet przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa wypadki przy pracy nie są rzadkością, a związane z nimi roszczenia mogą wiązać się z poważnymi kosztami finansowymi.

Dzięki stanowisku NSA przedsiębiorcy zyskali argument za tym, że wypłata zadośćuczynienia, o ile jest następstwem działań starannych i legalnych, a nie zaniedbań, może być traktowana jako naturalny koszt prowadzenia działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to realne zmniejszenie obciążeń związanych z podatkiem dochodowym, co może znacząco zmniejszyć negatywny wpływ wypłaty zadośćuczynienia na kondycję finansową przedsiębiorstwa.

Należy jednak pamiętać, że możliwość skorzystania z stanowiska zawartego w wyroku dotyczy tylko tych sytuacji, w których do wypadku doszło bezpośrednio w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz w przypadku, gdy nie był on skutkiem rażącego naruszenia przepisów prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Konieczne jest również zawarcie ugody, mającej na celu ograniczenie wydatków związanych z ewentualnym sporem sądowym.

Wyrok nie przesądza jednoznacznie, że od teraz w każdym wypadku wypłata zadośćuczynienia będzie automatycznie zaliczana jako koszt podatkowy, ale otwiera pewne nowe możliwości oraz stanowi solidną podstawę argumentacji w ewentualnym sporze z organami podatkowymi. Przedsiębiorcy powinni jednak nadal zachować ostrożność i starannie przygotować dokumentację uzasadniającą swoje stanowisko.

Praktyczne zastosowanie wyroku będzie zależało od konkretnych okoliczności każdej sprawy oraz od tego, jak organy podatkowe będą interpretować i stosować nowe stanowisko sądowe w przyszłych przypadkach. Można jednak oczekiwać, że wyrok ten będzie miał pozytywny wpływ na pozycję przedsiębiorców w sporach podatkowych dotyczących podobnych kwestii.

Procedura zabezpieczenia stanowiska przed sporem z organami

Pomimo korzystnego wyroku NSA, decyzja o zaliczeniu zadośćuczynienia do kosztów uzyskania przychodu nadal wiąże się z ryzykiem zakwestionowania tego działania przez organy podatkowe. Dlatego też warto rozważyć wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową przed ujęciem takiego wydatku w rozliczeniach podatkowych. Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej zapewni zabezpieczenie podatnika w przypadku, gdy zastosuje się on do zawartego w niej stanowiska.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli stanowisko organów podatkowych zmieni się w przyszłości lub jeśli pojawią się nowe regulacje, przedsiębiorca nie poniesie negatywnych skutków podatkowych, o ile będzie działał zgodnie z otrzymaną interpretacją. Jest to szczególnie istotne w przypadku wysokich kwot zadośćuczynienia, gdzie ewentualne dodatkowe obciążenia podatkowe mogą być bardzo dotkliwe finansowo.

Wniosek o indywidualną interpretację powinien zawierać szczegółowo opisany stan faktyczny oraz wskazanie okoliczności związanych z wypadkiem oraz zawarciem ugody, a także fakty wskazujące na powiązanie wypadku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Warto również przytoczyć argumentację opartą na orzeczeniu Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz wykazać, że przedsiębiorca działał zgodnie z przepisami oraz z zachowaniem zasady należytej staranności.

Proces uzyskiwania interpretacji indywidualnej wymaga starannego przygotowania oraz może trwać kilka miesięcy. Jednak korzyści wynikające z takiego zabezpieczenia prawnego zdecydowanie przewyższają koszty i czas poświęcony na tę procedurę, szczególnie w przypadku znaczących kwot zadośćuczynienia.

1. Przygotowanie szczegółowego opisu stanu faktycznego sprawy
2. Zebranie dokumentacji dotyczącej wypadku i jego okoliczności
3. Udokumentowanie działań prewencyjnych podjętych przez pracodawcę
4. Przygotowanie argumentacji prawnej opartej na wyroku NSA
5. Złożenie wniosku o interpretację indywidualną do KAS
6. Oczekiwanie na wydanie interpretacji (zazwyczaj 3 miesiące)
7. Zastosowanie się do wydanej interpretacji w rozliczeniach podatkowych

Dokumentacja wymagana do uzasadnienia stanowiska

Aby skutecznie uzasadnić zaliczenie zadośćuczynienia do kosztów uzyskania przychodu, przedsiębiorca musi zgromadzić odpowiednią dokumentację, która potwierdzi spełnienie wszystkich wymaganych warunków. Kluczowe znaczenie ma udokumentowanie okoliczności wypadku, działań prewencyjnych podjętych przez pracodawcę oraz procesu zawierania ugody z poszkodowanym pracownikiem.

Podstawowym dokumentem jest protokół powypadkowy sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami, który szczegółowo opisuje okoliczności zdarzenia, jego przyczyny oraz podjęte działania. Dokument ten powinien jednoznacznie wskazywać, że wypadek miał miejsce podczas wykonywania obowiązków służbowych oraz że nie był spowodowany rażącym naruszeniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracodawcę.

Równie istotna jest dokumentacja dotycząca systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy w przedsiębiorstwie. Powinna ona obejmować procedury bezpieczeństwa, harmonogramy szkoleń pracowników, protokoły z kontroli stanowisk pracy oraz wszelkie inne dokumenty potwierdzające, że pracodawca dołożył należytej staranności w zakresie zapewnienia bezpiecznych warunków pracy.

Ugoda zawarta z poszkodowanym pracownikiem powinna zawierać jasne uzasadnienie ekonomiczne wypłaty zadośćuczynienia, wskazujące na cel uniknięcia dalszych kosztów sądowych, reputacyjnych lub organizacyjnych. Dokument ten powinien również precyzyjnie określać wysokość zadośćuczynienia oraz podstawy jego ustalenia.

Dodatkowym elementem dokumentacji może być opinia prawna lub ekspertyza techniczna potwierdzająca, że wypadek nie był spowodowany uchybieniami ze strony pracodawcy, lecz wynikał z naturalnego ryzyka związanego z charakterem wykonywanej pracy. Taka opinia może znacząco wzmocnić pozycję przedsiębiorcy w ewentualnym sporze z organami podatkowymi.

Wpływ na różne branże i sektory gospodarki

Wyrok NSA ma szczególnie istotne znaczenie dla branż charakteryzujących się podwyższonym ryzykiem wystąpienia wypadków przy pracy. Przemysł ciężki, budownictwo, transport, górnictwo czy energetyka to sektory, w których nawet przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa ryzyko wypadków pozostaje na relatywnie wysokim poziomie ze względu na specyfikę wykonywanej pracy.

W branży budowlanej, gdzie pracownicy są narażeni na różnorodne zagrożenia związane z pracą na wysokości, obsługą ciężkiego sprzętu czy kontaktem z niebezpiecznymi substancjami, wypadki przy pracy są niestety częstym zjawiskiem. Możliwość zaliczenia zadośćuczynienia do kosztów podatkowych może znacząco wpłynąć na opłacalność projektów budowlanych oraz konkurencyjność firm z tej branży.

Sektor transportowy, szczególnie transport drogowy i kolejowy, charakteryzuje się wysokim ryzykiem wypadków związanych z ruchem pojazdów oraz obsługą ładunków. Przedsiębiorstwa transportowe często muszą wypłacać znaczące kwoty tytułem zadośćuczynienia, a możliwość zaliczenia ich do kosztów podatkowych może istotnie wpłynąć na wyniki finansowe tych firm.

Przemysł produkcyjny, w którym pracownicy obsługują skomplikowane maszyny i urządzenia, również będzie mógł skorzystać z nowego podejścia do zadośćuczynienia. Szczególnie dotyczy to zakładów produkujących chemikalia, farmaceutyki czy żywność, gdzie ryzyko wypadków jest wpisane w charakter technologii produkcyjnych.

Należy jednak pamiętać, że wyrok NSA nie oznacza automatycznej akceptacji wszystkich wydatków na zadośćuczynienie w każdej branży. Kluczowe pozostaje wykazanie, że wypadek nie był spowodowany rażącymi uchybieniami ze strony pracodawcy oraz że wypłata zadośćuczynienia służyła realizacji celów gospodarczych przedsiębiorstwa.

• Przemysł ciężki i produkcyjny - wysokie ryzyko wypadków przy obsłudze maszyn
• Budownictwo - zagrożenia związane z pracą na wysokości i ciężkim sprzętem
• Transport - ryzyko wypadków drogowych i kolejowych podczas przewozu
• Górnictwo - naturalne zagrożenia geologiczne i technologiczne
• Energetyka - praca z wysokim napięciem i w trudnych warunkach
• Rolnictwo - obsługa maszyn rolniczych i praca z zwierzętami

Praktyczne aspekty wdrożenia nowego podejścia

Wdrożenie nowego podejścia do zadośćuczynienia za wypadki przy pracy wymaga od przedsiębiorców przemyślanej strategii oraz odpowiedniego przygotowania organizacyjnego. Kluczowe jest opracowanie procedur dokumentowania wypadków oraz procesów związanych z wypłatą zadośćuczynienia, które będą uwzględniały wymogi podatkowe wynikające z wyroku NSA.

Przedsiębiorstwa powinny przede wszystkim wzmocnić swoje systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, aby móc wykazać, że dołożyły należytej staranności w zapobieganiu wypadkom. Oznacza to regularne aktualizowanie procedur bezpieczeństwa, prowadzenie systematycznych szkoleń pracowników oraz dokumentowanie wszystkich działań prewencyjnych.

Równie istotne jest nawiązanie współpracy z wykwalifikowanymi doradcami podatkowymi oraz prawnikami specjalizującymi się w prawie pracy, którzy będą mogli właściwie ocenić możliwość zaliczenia konkretnego zadośćuczynienia do kosztów podatkowych. Taka współpraca jest szczególnie ważna w przypadku wysokich kwot zadośćuczynienia, gdzie ryzyko sporu z organami podatkowymi jest największe.

Firmy powinny również rozważyć wprowadzenie wewnętrznych procedur oceny ryzyka podatkowego związanego z wypłatą zadośćuczynienia. Procedury te powinny obejmować analizę okoliczności wypadku, ocenę działań prewencyjnych podjętych przez pracodawcę oraz przygotowanie argumentacji uzasadniającej zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych.

Ważnym elementem praktycznego wdrożenia jest także edukacja kadry zarządzającej oraz działów personalnych w zakresie nowych możliwości podatkowych. Pracownicy odpowiedzialni za rozliczenia podatkowe powinni być świadomi warunków, jakie muszą być spełnione, aby zadośćuczynienie mogło zostać uznane za koszt uzyskania przychodu.

Firma produkcyjna zatrudniająca 200 pracowników wdrożyła kompleksowy system dokumentowania wypadków przy pracy po wyroku NSA. Każdy wypadek jest teraz szczegółowo analizowany pod kątem możliwości zaliczenia ewentualnego zadośćuczynienia do kosztów podatkowych. Dzięki temu firma była w stanie zaliczyć do kosztów zadośćuczynienie w wysokości 150 tysięcy złotych wypłacone pracownikowi po wypadku przy obsłudze prasy hydraulicznej, co przyniosło oszczędności podatkowe rzędu 28 tysięcy złotych.

Najczęstsze pytania