Zatrudnienie pierwszego pracownika to moment, w którym firma staje się pracodawcą i płatnikiem – z obowiązkami wobec ZUS, urzędu skarbowego i Państwowej Inspekcji Pracy. Część z nich trzeba wykonać jeszcze przed pierwszym dniem pracy, część w ciągu 7 dni, a część dopiero po trzech miesiącach. Poniżej znajdziesz obowiązki pracodawcy w 2026 roku krok po kroku, w kolejności, w jakiej się pojawiają.
Od 8 lipca 2026 r. grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika z art. 281–282 Kodeksu pracy wynoszą od 2 000 do 60 000 zł (Dz.U. 2026 poz. 473). Dotyczy to m.in. niepotwierdzenia na piśmie warunków umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy
Zanim zatrudnisz: forma umowy i wynagrodzenie
Najpierw zdecyduj, czy zatrudniasz na umowę o pracę, czy na umowę cywilnoprawną (zlecenie). Ten wpis dotyczy umowy o pracę – wtedy obowiązuje Kodeks pracy ze wszystkimi obowiązkami opisanymi niżej. O tym, czy dana praca może być wykonywana na zleceniu, decyduje jej charakter, a nie nazwa umowy (art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy).
Wynagrodzenie za pełny etat nie może być niższe od minimalnego. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa przy zleceniu 31,40 zł (Dz.U. 2025 poz. 1242). Od 1 stycznia 2027 r. będzie to 4 950 zł i 32,30 zł (Dz.U. 2026 poz. 1213). Do wynagrodzenia brutto dochodzą składki płacone przez pracodawcę – policzysz je we wpisie o całkowitym koszcie zatrudnienia pracownika.
Krok 1: badania wstępne, szkolenie BHP i ocena ryzyka
Przed pierwszym dniem pracy pracodawca musi:
- skierować kandydata na wstępne badania lekarskie – pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań (art. 229 § 1 i § 4 Kodeksu pracy); badania opłaca pracodawca,
- przeszkolić pracownika z BHP przed dopuszczeniem do pracy (art. 237³ § 2) – instruktaż ogólny i stanowiskowy,
- ocenić i udokumentować ryzyko zawodowe na stanowisku i poinformować o nim pracownika (art. 226).
Mały pracodawca nie musi tworzyć służby BHP. Zadania tej służby może powierzyć pracownikowi albo specjaliście z zewnątrz, a jeśli zatrudnia do 10 pracowników i ma ukończone odpowiednie szkolenie – wykonywać je sam (art. 237¹¹ § 1). Szczegóły badań opisujemy we wpisie o badaniach profilaktycznych pracowników.
Krok 2: umowa o pracę i informacja o warunkach zatrudnienia
Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została zawarta w tej formie, pracodawca – przed dopuszczeniem do pracy – potwierdza pracownikowi na piśmie strony, rodzaj i warunki umowy (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Umowa określa m.in. rodzaj pracy, miejsce, wynagrodzenie ze składnikami, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy (art. 29 § 1).
W ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy pracodawca przekazuje pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia – w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 29 § 3). Obejmuje ona m.in. normy i wymiar czasu pracy, przerwy, odpoczynek, zasady pracy w nadgodzinach, wymiar urlopu i zasady rozwiązania umowy. Pracodawca udostępnia też przepisy o równym traktowaniu w zatrudnieniu (art. 94¹). Regulamin pracy jest obowiązkowy dopiero od 50 pracowników (art. 104 § 1¹).
Krok 3: zgłoszenie do ZUS – ZUS ZUA w 7 dni
Pracownika zgłasza do ubezpieczeń płatnik składek, czyli pracodawca (art. 36 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (art. 36 ust. 4), czyli od dnia nawiązania stosunku pracy. Członków rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego zgłasza się osobno (ZUS ZCNA). Jak wypełnić formularz, pokazujemy w przewodniku ZUS ZUA krok po kroku.
Firma, która dotąd nie była płatnikiem składek, w tym samym terminie 7 dni od zatrudnienia pierwszego pracownika musi zgłosić się jako płatnik (art. 43 ust. 1 pkt 1). Spółka wpisana do KRS przekazuje dane uzupełniające płatnika do urzędu skarbowego (art. 43 ust. 5c – w praktyce formularzem NIP-8), a dla innych płatników służy formularz ZUS ZPA. Właściciel JDG, który opłaca składki za siebie, zwykle jest już zarejestrowanym płatnikiem.
| Termin | Obowiązek | Podstawa |
|---|---|---|
| przed dopuszczeniem do pracy | badania wstępne, szkolenie BHP, ocena ryzyka | art. 229, 237³, 226 KP |
| przed dopuszczeniem do pracy | umowa na piśmie albo pisemne potwierdzenie warunków | art. 29 § 2 KP |
| 7 dni od dopuszczenia do pracy | informacja o warunkach zatrudnienia | art. 29 § 3 KP |
| 7 dni od zatrudnienia | zgłoszenie pracownika (ZUS ZUA) i – w razie potrzeby – płatnika | art. 36 ust. 4, art. 43 u.s.u.s. |
| do 10. dnia następnego miesiąca | wypłata wynagrodzenia | art. 85 § 2 KP |
| do 15./20. dnia następnego miesiąca | składki ZUS (spółka / JDG) | art. 47 ust. 1 u.s.u.s. |
| do 20. dnia następnego miesiąca | zaliczka na podatek od wynagrodzenia | art. 38 ust. 1 ustawy o PIT |
| po 3 miesiącach zatrudnienia | umowa o prowadzenie PPK (do 10. dnia następnego miesiąca) | art. 16 ust. 1 ustawy o PPK |
Krok 4: akta osobowe i ewidencja czasu pracy
Pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą i akta osobowe w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Akta mają części A–E: od dokumentów z rekrutacji, przez dokumenty z okresu zatrudnienia, po dokumenty z jego ustania i kontroli trzeźwości. Dokumentację przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b). Zasady opisujemy we wpisie o aktach osobowych pracowników.
Od pierwszego dnia trzeba też prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika – do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń (art. 149 § 1). Pracownik ma prawo wglądu do tej ewidencji.
Krok 5: wynagrodzenie, podatek i składki co miesiąc
Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca (art. 85 § 2 Kodeksu pracy), co do zasady na rachunek płatniczy wskazany przez pracownika (art. 86 § 3). Przed pierwszą wypłatą zbierz od pracownika oświadczenie PIT-2, jeśli chce, by pracodawca stosował kwotę zmniejszającą podatek.
Co miesiąc pracodawca:
- sporządza listę płac i potrąca zaliczkę na podatek oraz składki pracownika,
- wpłaca podatek do 20. dnia następnego miesiąca (art. 38 ust. 1 ustawy o PIT),
- przesyła deklarację ZUS DRA z raportami imiennymi i opłaca składki – do 15. dnia (spółki) albo 20. dnia (JDG) następnego miesiąca (art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Po roku pracodawca wysyła do urzędu skarbowego deklarację PIT-4R (do końca stycznia), a pracownikowi i urzędowi – informację PIT-11 (do końca lutego).
Krok 6: PPK po trzech miesiącach zatrudnienia
Pracowniczy plan kapitałowy dotyczy także małych firm. Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu pracownika nie wcześniej niż po 14 dniach i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia (art. 16 ust. 1 ustawy o PPK, t.j. Dz.U. 2026 poz. 192). Wcześniej, co najmniej 10 dni roboczych przed tym terminem, firma musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową (art. 8 ust. 1).
Mikroprzedsiębiorca nie stosuje przepisów o PPK, jeśli wszyscy zatrudnieni złożą deklarację rezygnacji z wpłat (art. 13 ust. 1 pkt 1). Pracownik, który ukończył 55 lat, przystępuje do PPK tylko na swój wniosek, a osoby po 70. roku życia nie są zapisywane (art. 15).
Przykład: pani Nowak zatrudnia w swojej JDG pierwszą pracownicę od 3 marca 2026 r. Przed 3 marca kieruje ją na badania, przeprowadza szkolenie BHP i podpisuje umowę. Do 10 marca zgłasza ją do ZUS na ZUS ZUA i przekazuje informację o warunkach zatrudnienia. Wynagrodzenie za marzec wypłaca do 10 kwietnia, podatek wpłaca do 20 kwietnia, a składki – do 20 kwietnia (JDG). Trzy miesiące zatrudnienia mijają 2 czerwca, więc umowę o prowadzenie PPK trzeba zawrzeć do 10 lipca, chyba że pracownica wcześniej złoży deklarację rezygnacji.
Kadry i płace w VKSIĘGOWOŚCI
Nie musisz robić tego wszystkiego sam. W VKSIĘGOWOŚCI kadry i płace kosztują 70 zł netto miesięcznie za pracownika. Przygotowujemy umowy i świadectwa pracy, listy płac, zgłoszenia i deklaracje ZUS oraz rozliczenia podatku od wynagrodzeń, a zgłoszenie płatnika (ZUS ZPA) jest w cenie księgowości. Reprezentację przy kontrolach rozliczamy osobno, od 200 zł netto za godzinę. Kadry łączymy z księgowością dla firm, JDG i spółek, a usługę zamówisz w formularzu – w drugim kroku podajesz liczbę pracowników.
