Ведення бухгалтерії – це не лише вміння правильно вносити записи до книг, а й належне зберігання бухгалтерських документів. Кожен підприємець у Польщі зобов’язаний архівувати документацію відповідно до чинного законодавства. Неправильне зберігання може мати серйозні фінансові та правові наслідки.
Належне архівування бухгалтерських документів вимагає знання правил щодо строків зберігання, способів зберігання та видів документів, які можуть бути підставою облікових записів. Сучасні технології дозволяють вести документацію в електронній формі, що значно спрощує архівування, але пов’язане з додатковими вимогами щодо безпеки даних.
Види бухгалтерських документів у KPiR
KPiR (книга доходів і витрат) – основа податкових розрахунків для багатьох підприємців. Приписи чітко визначають, які документи можуть бути підставою записів у цій книзі. З 1 січня 2026 року допустимі бухгалтерські документи визначає розпорядження Міністра фінансів і економіки від 6 вересня 2025 року про ведення книги доходів і витрат (Dz.U. (Вісник законів) 2025 позиція 1299), яке замінило розпорядження Міністра фінансів від 23 грудня 2019 року. Чи достатньо для KPiR самого підтвердження оплати з банку, розбираємо в окремому матеріалі.
Підставою записів у книзі доходів і витрат можуть бути лише документи, визначені в розпорядженні про KPiR (§ 6 частина 3). Використання неправильних бухгалтерських документів може призвести до того, що податкові органи визнають книгу неналежно веденою або недостовірною
Основні категорії бухгалтерських документів – це рахунки-фактури (faktura), рахунки-фактури VAT RR (оформлювані при купівлі в фермерів-платників за паушальною ставкою), рахунки та митні документи, виставлені відповідно до окремих приписів. Усі ці документи мають відповідати певним формальним вимогам, щоб їх визнали належними бухгалтерськими документами. Кожен із них треба ще й правильно позначити — як присвоювати номери, показуємо в посібнику щодо нумерації бухгалтерських документів у KPiR.
Друга категорія – документи про зменшення витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP), або збільшення доходів на підставі статті 22p Закону про PIT (податок на доходи фізичних осіб). Такі документи мають містити дату виставлення та місяць, у якому вносять зміну, зазначення рахунку-фактури або договору, що є підставою витрати, суму коригування та підпис особи, яка склала документ.
Бухгалтерські документи мають містити всі реквізити, яких вимагає закон. Відсутність будь-якого з обов’язкових реквізитів може унеможливити визнання документа бухгалтерським
Третя категорія – інші документи, зазначені в параграфах 7 і 8 розпорядження, які мають підтверджувати факт господарської операції відповідно до її фактичного перебігу. Такі документи вимагають достовірного визначення виставника, дат господарської операції, предмета операції з вартістю та підписів осіб, уповноважених документувати операцію.
Детальні вимоги до бухгалтерських документів
Приписи встановлюють точні вимоги до змісту бухгалтерських документів. Кожен документ має достовірно визначати виставника або сторони господарської операції, включно з назвою та адресами. Дата виставлення документа та дата здійснення операції мають бути чітко зазначені, а якщо вони збігаються, достатньо однієї дати.
Предмет господарської операції має бути точно описаний із вартістю та кількістю, якщо предмет вимірюється в натуральних одиницях. Підписи осіб, уповноважених документувати операцію, також обов’язкові, а сам документ має бути позначений номером або в інший спосіб, що дозволяє пов’язати його з обліковими записами
Розпорядження визнає бухгалтерськими документами також бухгалтерські ноти для коригування записів, документи про поштові та банківські збори й інші документи про оплати, зокрема здійснені на підставі книжок оплат (§ 7). Внутрішні документи можна складати лише у випадках, визначених у § 8, напр. для добових за службові відрядження чи частини оплат за комунальні послуги, що припадає на діяльність. Розпорядження 2026 року вже не передбачає щоденних зведень документів і документів про переміщення.
Практика показує, що не кожен документ можна визнати бухгалтерським. Банківська виписка сама по собі, як правило, не відповідає вимогам бухгалтерського документа щодо купівлі, бо не визначає предмета господарської операції, його вартості чи кількості. Бракує також підписів осіб, уповноважених документувати операцію. Натомість банківські збори та комісії вона підтверджує (§ 7 пункт 2).
Договір купівлі-продажу може бути підставою для відображення витрати в книзі доходів і витрат, але не дає права на відрахування VAT (ПДВ). Товар, придбаний за таким договором, відображають у колонці 12 KPiR, призначеній для закупівлі товарів і матеріалів (від 2026 року; раніше колонка 10)
Правильне розуміння цих приписів має ключове значення для належного ведення обліку. Підприємці мають пам’ятати, що підставою записів у книзі доходів і витрат можуть бути лише документи, які відповідають усім правовим вимогам. Сумніви викликає, наприклад, документ WZ — в окремій статті пояснюємо, як обліковувати документ WZ у KPiR.
Правила ведення книги доходів і витрат
Книгу доходів і витрат відкривають на 1 січня кожного податкового року або на дату початку діяльності протягом року (§ 19 розпорядження). Першим записом у книзі, відкритій протягом року, є інвентаризація в натурі (початковий залишок) товарів, матеріалів, напівфабрикатів, незавершеного виробництва, готової продукції, браку та відходів на дату початку діяльності (§ 20 частина 1).
Книгу можна вести в паперовій або електронній формі, але Закон про PIT запроваджує обов’язок вести її за допомогою комп’ютерної програми та надсилати до податкової (urząd skarbowy) після закінчення року, до строку подання декларації (стаття 24a частина 1e). Цей обов’язок стосується платників, які подають JPK_V7 (декларація VAT з реєстром, файл JPK), від 2026 року, а решти – від 2027 року (стаття 66 частина 1 закону від 29 жовтня 2021 року, Dz.U. 2021 позиція 2105, у редакції Dz.U. 2023 позиція 1059). Паперову книгу потрібно зброшурувати, а її аркуші послідовно пронумерувати (§ 5 розпорядження).
Ведення книги в електронній формі вимагає зберігання даних у спосіб, що захищає їх від знищення чи спотворення. Програма має дозволяти передати книгу в логічній структурі JPK, якої може вимагати податковий орган (стаття 193a Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa))
Достовірність ведення книги має фундаментальне значення для її правової сили. Книгу потрібно вести відповідно до розпорядження, за встановленим зразком і поясненнями до нього (§ 4 частина 2). Особливу увагу слід звернути на правильне відображення супутніх витрат на закупівлю товарів і матеріалів у відповідній колонці.
Правила обліку залежать від виду операції. Супутні витрати на закупівлю товарів відображають у колонці 13 KPiR (від 2026 року; раніше колонка 11), а не в колонці інших витрат. Якщо матеріал або товар надійшов раніше за рахунок-фактуру, складають детальний опис поставки й на його підставі роблять запис, а потім долучають опис до рахунку-фактури або доповнюють його номером рахунку-фактури, зокрема номером у KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) (§ 9 частина 1). Записи в KPiR, зокрема ті, що спираються на опис поставки, ми ведемо для клієнтів у межах наших бухгалтерських послуг.
Підприємець, як правило, не зобов’язаний обліковувати всі рахунки-фактури на витрати, крім тих, що стосуються закупівлі товарів і матеріалів. Такі рахунки-фактури треба облікувати обов’язково, бо їх пропуск не охоплює виняток із § 4 частини 4 пункту 3 розпорядження і він може призвести до визнання книги недостовірною
Недостовірне ведення книги, як правило, є фіскальним злочином (у випадку меншої ваги – фіскальним проступком), а неналежне ведення книги – фіскальним проступком (стаття 61 Кримінально-фіскального кодексу). Книга є недостовірною, якщо містить запис про подію, якої не було, суми, відмінні від фактичних, або не містить запису про подію, яка фактично відбулася.
Процедура архівування бухгалтерських документів
Належне архівування бухгалтерських документів вимагає системного підходу та дотримання певних процедур. Процес архівування починається з моменту отримання документа й триває весь строк його зберігання.
- Перевірка отриманих документів на повноту та формальну правильність
- Внесення документів до облікової системи з відповідним описом і нумерацією
- Сортування документів за прийнятою організаційною системою
- Розміщення документів у відповідних теках або архівних контейнерах
- Маркування тек відповідно до прийнятої системи класифікації
- Складання переліку документів, що передаються до архіву
- Розміщення документів у безпечному місці зберігання
- Ведення обліку документів, що зберігаються в архіві
Паперові документи потребують особливого захисту від вологи, сонячного світла та високої температури. Термочеки (paragon) варто копіювати або сканувати, бо вони швидко вицвітають і через кілька років можуть стати нечитабельними
Документи слід сортувати хронологічно з нумерацією, що відповідає нумерації в книзі доходів і витрат. За великого обсягу документації рекомендовано розподіл на місячні або квартальні теки, що полегшує подальший пошук конкретних документів.
Електронне архівування вимагає додаткових заходів безпеки. Електронні документи потрібно регулярно копіювати на незалежні носії, а система зберігання має бути захищена від несанкціонованого доступу та випадкової втрати даних.
Вимоги до місця зберігання
Законодавство визначає вимоги до місця зберігання бухгалтерських документів. Книгу доходів і витрат та бухгалтерські документи слід зберігати в місці здійснення діяльності або в місці, зазначеному як місцезнаходження чи філія, а якщо облік доручено бухгалтерському бюро – у місці, визначеному в договорі з бюро. Незберігання книги в належному місці є фіскальним злочином, за який загрожує штраф до 240 денних ставок, а у випадку меншої ваги – фіскальним проступком (стаття 60 § 2 і § 4 Кримінально-фіскального кодексу).
| Тип документа | Місце зберігання | Додаткові вимоги | Строк зберігання |
|---|---|---|---|
| Паперова KPiR | Місцезнаходження або місце діяльності | Захист від знищення | До спливу давності, як правило 5 років |
| Електронна KPiR | Місцезнаходження або місце діяльності | Захист даних | До спливу давності, як правило 5 років |
| Бухгалтерські документи | Місцезнаходження або місце діяльності | Хронологічний порядок | До спливу давності, як правило 5 років |
| Документи в бухгалтерському бюро | Місце, визначене в договорі з бюро | Зазначення в заяві CEIDG | До спливу давності, як правило 5 років |
Якщо ви користуєтеся послугами бухгалтерського бюро, книгу та бухгалтерські документи можна зберігати в місці, визначеному в договорі з бюро. Дані особи, яка веде облікову документацію, та адресу її зберігання зазначають в ідентифікаційному повідомленні – підприємець із CEIDG (Центральний реєстр та інформація про господарську діяльність) робить це в заяві CEIDG, а зміни цих даних повідомляє оновлювальним повідомленням (стаття 5 частини 4 і 5a та стаття 9 частина 1 Закону про засади обліку та ідентифікації платників податків і платників)
Місце зберігання має забезпечувати належні умови для довготривалого зберігання документів. Приміщення має бути сухим, захищеним від доступу сторонніх осіб і обладнаним належними протипожежними системами.
Електронні документи потребують додаткового технічного захисту. Система зберігання має передбачати регулярні резервні копії, антивірусний захист і контроль доступу користувачів. Рекомендовано також вести журнал доступу до електронних документів.
Строки зберігання документів
Базовий строк зберігання книги доходів і витрат та бухгалтерських документів становить 5 років, рахуючи від кінця календарного року, в якому сплив строк сплати податку на доходи, розрахованого на підставі цієї книги, – книги й документи зберігають до спливу строку давності податкового зобов’язання (стаття 86 § 1 і стаття 70 § 1 Податкового кодексу). Цей строк не можна скоротити, а він може подовжитися, якщо перебіг давності буде зупинено або перервано (стаття 70 § 2–8).
Строк зберігання бухгалтерських документів закінчується зі спливом податкової давності, тобто, як правило, через 5 років від кінця року, в якому сплив строк сплати податку. Передчасне знищення документів може мати серйозні правові наслідки
На практиці це означає, що документи за 2020 рік (декларація та сплата податку до 30 квітня 2021 року) можна знищити лише після 31 грудня 2026 року. Підприємці мають вести точний облік строків зберігання документів за кожен рік. Фірми, що ведуть бухгалтерські книги, додатково застосовують строки зі статті 74 Закону про бухгалтерський облік – напр. книги та документи щонайменше 5 років від початку року, що настає після фінансового року, якого вони стосуються.
Деякі документи можуть потребувати довшого зберігання відповідно до інших приписів. Документи щодо основних засобів, довгострокових договорів або спірних справ слід зберігати до остаточного вирішення справи.
Документи про придбання основних засобів впливають на розрахунки протягом усього періоду амортизації, тому на практиці їх зберігають увесь період використання, а потім до спливу давності зобов’язання за рік, у якому вони востаннє вплинули на податок, напр. за рік останнього амортизаційного відрахування або продажу. Це стосується також документів лізингу та договорів довгострокової оренди
Рекомендовано вести календар строків архівування, який допоможе системно керувати документацією. Документи за кожен рік варто позначати найранішою можливою датою знищення.
Наслідки неправильного зберігання
Неправильне зберігання бухгалтерських документів може мати серйозні правові та фінансові наслідки. Підприємець несе повну відповідальність за належне архівування облікової документації відповідно до закону.
- Штрафи за неведення або неналежне ведення облікової документації
- Додаткові податкові зобов’язання через неможливість документально підтвердити витрати
- Ризик заперечення відрахування VAT за пошкодженими або знищеними рахунками-фактурами
- Проблеми під час податкових перевірок і труднощі з підтвердженням правильності розрахунків
- Кримінальна відповідальність за фіскальні злочини в разі грубих порушень
Невиконання обов’язків щодо архівування документації може спричинити відповідальність за Кримінально-фіскальним кодексом, напр. за незберігання рахунків-фактур або документів про купівлю загрожує штраф до 180 денних ставок (стаття 62 § 3 Кримінально-фіскального кодексу). Податкові органи можуть також визначити вище податкове зобов’язання, якщо витрати неможливо документально підтвердити
Особливо болючі наслідки втрати документів, що підтверджують понесені витрати. За відсутності належних бухгалтерських документів податковий орган може не визнати витрати такими, що враховуються в оподаткуванні, що збільшує базу оподаткування.
Податкові перевірки зосереджуються на перевірці правильності ведення облікової документації. Неможливість надати потрібні документи або їх неповнота може стати підставою для визнання книги неналежно веденою або недостовірною.
Виробнича компанія працювала 15 років, систематично архівуючи бухгалтерські документи. Під час податкової перевірки розрахунків трирічної давності всі потрібні документи було швидко надано перевіряльникам. Завдяки належному архівуванню перевірка завершилася без зауважень, а компанія уникла додаткових податкових зобов’язань і санкцій.
Сучасні методи електронного архівування
Розвиток цифрових технологій дедалі ширше дозволяє застосовувати електронні методи архівування бухгалтерських документів. Електронне зберігання має багато переваг, але вимагає виконання додаткових правових і технічних вимог.
Електронне архівування вимагає належних систем захисту. Документи потрібно зберігати у форматах, що забезпечують довготривалу читабельність і цілісність даних. Рекомендовано використовувати формат PDF/A або інші архівні стандарти. Структуровані рахунки-фактури, виставлені в KSeF, система зберігає 10 років від кінця року їх виставлення, і протягом цього часу платник не зобов’язаний зберігати їх самостійно (стаття 112aa Закону про VAT).
Система електронного архівування має забезпечувати повну цілісність документів протягом усього строку зберігання. Усі зміни в документах мають реєструватися й контролюватися системою безпеки
Резервні копії – ключовий елемент електронного архівування. Документи слід регулярно копіювати на незалежні носії, що зберігаються в різних місцях. Рекомендовано правило 3-2-1: три копії даних, на двох різних типах носіїв, з однією копією поза приміщенням фірми.
Контроль доступу до електронних документів вимагає впровадження відповідних процедур безпеки. Кожен користувач системи повинен мати індивідуальний обліковий запис із визначеними правами. Усі операції з документами мають фіксуватися в системному журналі.
Міграцію електронних документів на нові системи чи формати потрібно проводити зі збереженням повної цілісності даних. Слід регулярно перевіряти, чи можна прочитати заархівовані документи
Аутсорсинг електронного архівування спеціалізованим фірмам може бути вигідним рішенням, особливо для малих підприємств. Обираючи постачальника архівних послуг, зверніть увагу на сертифікати безпеки, досвід у галузі та прописані в договорі умови доступності даних.
