Документ WZ (видаткова накладна) – один із найважливіших складських документів у господарській діяльності. Правильне поводження з ним у KPiR (книга доходів і витрат) викликає в підприємців багато сумнівів. Розуміння правил обліку документів WZ має ключове значення для правильного ведення спрощеної бухгалтерії. Ведення KPiR і обліку продажу підприємці доручають працівникам нашої бухгалтерської фірми у Варшаві.
Документ зовнішнього відпуску слугує для документування передачі матеріалів або товарів за межі підприємства. Він тісно пов’язаний зі складським господарством і є підставою для подальшого виставлення рахунку-фактури (faktura). Однак чи завжди його потрібно відображати в книзі, залежить від перспективи – чи ми є особою, яка виставила такий документ, чи його отримувачем.
Норми щодо ведення книги доходів і витрат точно визначають, які документи можуть бути підставою для записів. Знання цих правил допомагає уникнути помилок в обліку і забезпечити відповідність чинним податковим нормам.
Що таке документ WZ і яка його роль у складському господарстві
Документ WZ – це складський документ, що підтверджує відпуск матеріалів або товарів за межі підприємства. Він є невід’ємною частиною системи складського господарства і тісно пов’язаний із чинними правилами обліку складських запасів.
Продавець не зобов’язаний виставляти документ WZ до кожного документа продажу, але якщо WZ документує продаж, цей продаж, як правило, має бути задокументований рахунком-фактурою або чеком (paragon) відповідно до Закону про VAT (ПДВ). Для одного контрагента це можуть бути зведені рахунки-фактури, що охоплюють кілька документів зовнішнього відпуску, що допомагає оптимізувати облікові процеси.
Документ WZ не є обов’язковим при кожному продажу, але якщо його виставлено, він має бути покритий відповідним документом продажу. Продавець може виставляти зведені рахунки-фактури на кілька документів WZ, що стосуються того самого контрагента
Основні функції документа WZ – документування фізичної передачі товару, контроль складських запасів і створення підстави для виставлення рахунку-фактури. Документ містить детальну інформацію про вид і кількість відпущених продуктів, що дає змогу точно контролювати рух товарів у підприємстві.
Система складського господарства на основі документів WZ дає змогу поточно відстежувати складські запаси і забезпечує прозорість процесів продажу. Кожен відпуск товару зі складу належно документується, що полегшує подальші розрахунки і контроль.
Документ WZ як бухгалтерський документ – правова основа
Згідно з розпорядженням Міністра фінансів і економіки від 6 вересня 2025 року про ведення книги доходів і витрат (Dz.U. (Вісник законів) 2025 р. поз. 1299), чинним з 1 січня 2026 року, підставою для записів у книзі є бухгалтерські документи (§ 6 частина 3). Ці норми точно визначають, які документи можуть бути підставою для обліку.
Бухгалтерськими документами можуть бути рахунки-фактури (зокрема коригувальні), рахунки-фактури VAT RR, рахунки (rachunki) і митні документи, виставлені відповідно до окремих норм, а також бухгалтерські ноти (§ 7). Альтернативно це можуть бути інші документи, перелічені в § 7 і § 8 розпорядження, які підтверджують здійснення господарської події відповідно до її фактичного перебігу. Окремо пишемо про те, коли достатньо підтвердження оплати з банку як бухгалтерський документ.
Документ WZ може бути бухгалтерським документом (для отримувача – як специфікація постачальника, що замінює опис поставки, § 9 частина 2 розпорядження), якщо він містить усі елементи, визначені нормами. Він має містити дані особи, яка виставила документ, і отримувача, дату, специфікацію операції з цінами та підписи осіб, уповноважених документувати господарські операції
Щоб документ міг бути бухгалтерським, він має містити такі елементи:
- Достовірне визначення особи, яка виставила документ, або зазначення сторін господарської операції
- Дату виставлення документа і дату здійснення господарської операції
- Предмет господарської операції, його вартість і кількісне визначення
- Підписи осіб, уповноважених належно документувати операцію
- Позначення номером або в інший спосіб, що дає змогу пов’язати документ із записами в обліку
Документ WZ може відповідати цим вимогам, якщо містить дані особи, яка його виставила, і отримувача, дату виставлення, детальну специфікацію операції за предметом, кількістю і вартістю, а також підписи осіб, уповноважених його виставляти.
| Елемент бухгалтерського документа | Правова вимога | Як це реалізовано в документі WZ | Примітки |
|---|---|---|---|
| Дані сторін операції | Назва та адреса | Особа, яка виставила, і отримувач | Повні ідентифікаційні дані |
| Датування | Дата виставлення та операції | Дата відпуску товару | Може бути одна дата |
| Предмет операції | Опис і вартість | Специфікація товарів | Кількість і ціна за одиницю |
| Авторизація | Підписи уповноважених осіб | Підписи того, хто відпускає, і того, хто отримує | Підтвердження операції |
Документ WZ з погляду особи, яка його виставляє
Для платника податку, який здійснює продаж і виставляє у зв’язку з ним документ WZ, цей документ не є бухгалтерським і не відображається в книзі доходів і витрат. Він є лише підтвердженням відпуску зі складу товарів або матеріалів, на які згодом буде виставлено рахунок-фактуру. Зворотна ситуація – коли покупець отримує WZ без рахунку-фактури – ставить питання, чи може документ WZ бути доказом придбання.
Дохід від операції, спершу оформленої документом WZ, вписують до KPiR на підставі виставленого рахунку-фактури (§ 11 частина 1 пункт 1 розпорядження) не пізніше 20-го числа місяця, що настає після місяця отримання доходу (§ 11 частина 2). Згідно з податковими нормами датою виникнення доходу вважається день передачі речі, відчуження майнового права або надання послуги, але не пізніше дня виставлення рахунку-фактури або погашення заборгованості (стаття 14 частина 1c Закону про PIT).
Особа, яка виставила документ WZ, не відображає його в книзі доходів і витрат. Цей документ є лише складським, а дохід відображають на підставі рахунку-фактури, виставленого до цього документа, – з датою виникнення доходу, як правило днем відпуску товару
Порядок обліку з боку особи, яка виставляє документ:
- Виставлення документа WZ під час відпуску товару зі складу
- Передача документа WZ отримувачеві разом із товаром
- Виставлення рахунку-фактури на підставі документа WZ
- Облік доходу в KPiR на підставі виставленого рахунку-фактури
- Зберігання документа WZ як складського документа
Особа, яка виставила документ WZ, має пам’ятати про обов’язок виставити рахунок-фактуру на відпущений товар. Це може бути окремий рахунок-фактура до кожного документа WZ або зведений рахунок-фактура, що охоплює кілька відпусків для того самого контрагента за певний період.
Приклад: Виробнича фірма виставляє документ WZ на відпуск клієнтові 100 штук готових виробів. Документ WZ не відображається в KPiR. Потім фірма виставляє рахунок-фактуру VAT на підставі цього документа WZ. Лише рахунок-фактура є підставою для обліку доходу в книзі доходів і витрат.
Датою виникнення доходу буде день передачі речі, підтверджений документом WZ, але не пізніше дня виставлення рахунку-фактури або погашення заборгованості. Якщо рахунок-фактуру виставлено того самого дня, що й відпуск товару, обидві дати збігатимуться.
Документ WZ з погляду отримувача
Для платника податку, який отримує документ WZ, ситуація зовсім інша. Цей документ може бути бухгалтерським і відображатися в книзі доходів і витрат, якщо стосується придбання основних або допоміжних матеріалів (сировини) чи товарів для перепродажу, які доставлено на підприємство або якими здійснено обіг до отримання рахунку-фактури.
До кінця 2025 року норми вимагали вписувати придбання основних матеріалів і товарів для перепродажу до книги невідкладно після їх отримання, не пізніше ніж до передачі на склад, у переробку чи на продаж (§ 16 частина 1 розпорядження 2019 року). Розпорядження, чинне з 2026 року, уже не містить цього строку: видатки вписують за правилами віднесення витрат Закону про PIT (§ 10), а якщо поставка відбулася до отримання рахунку-фактури, запис роблять на підставі опису поставки або специфікації постачальника (§ 9 частини 1–2). Це означає, що отримувач обліковує отриманий товар ще до отримання рахунку-фактури, якщо рахунок-фактура не надійде до дня здійснення запису.
Отримувач документа WZ може відобразити його в KPiR, якщо він стосується придбання основних або допоміжних матеріалів (сировини) чи товарів для перепродажу, доставлених до отримання рахунку-фактури. Якщо рахунок-фактура надійде до дня здійснення запису в книзі, запис роблять на підставі рахунку-фактури (§ 9 частина 1)
У разі обліку на підставі документа WZ отримувач має звернути увагу на те, щоб специфікація відповідала вимогам норм. Опис має містити ім’я, прізвище або назву фірми та адресу постачальника, кількість і вид, а також ціну за одиницю і вартість матеріалу чи товару для перепродажу.
Правила обліку документа WZ з боку отримувача:
- Документ WZ отримано до рахунку-фактури - облік на підставі WZ
- Рахунок-фактуру отримано до дня здійснення запису в книзі - облік на підставі рахунку-фактури
- Документ WZ отримано разом із рахунком-фактурою - облік лише на підставі рахунку-фактури
- Розбіжності між WZ і рахунком-фактурою - коригування в день отримання рахунку-фактури
Якщо платник податку отримав рахунок-фактуру до дня здійснення запису в книзі, документ WZ (опис поставки) додає до отриманого рахунку-фактури, а записи в книзі робить на підставі цього рахунку-фактури (§ 9 частина 1). До кінця 2025 року критерієм було отримання товару і рахунку-фактури в тому самому місяці. Так само, коли платник отримує WZ разом із рахунком-фактурою, документ WZ не є для нього бухгалтерським документом.
Коли рахунок-фактура надійде до дня здійснення запису в книзі, облік ведуть лише на підставі рахунку-фактури. Документ WZ тоді додають до рахунку-фактури як допоміжний документ без окремого запису
Формальні вимоги до документа WZ в обліку
Щоб документ WZ міг бути підставою для обліку, він має відповідати певним формальним вимогам. Найважливіші з них – повнота ідентифікаційних даних сторін операції, точне визначення предмета операції, а також правильне датування і авторизація документа.
Ідентифікаційні дані мають охоплювати повну назву або найменування фірми та адресу як особи, яка виставила документ, так і отримувача. Ця інформація потрібна для правильної ідентифікації сторін операції і може знадобитися під час податкової перевірки.
Специфікація предмета операції має містити детальний опис товарів або матеріалів, їх кількість у відповідних одиницях виміру, а також ціну за одиницю і загальну вартість. Точність цих даних має ключове значення для правильної оцінки запасів і розрахунку витрат діяльності.
Документ WZ, що слугує бухгалтерським документом, має містити повні ідентифікаційні дані сторін, детальну специфікацію товарів із цінами та підписи уповноважених осіб. Відсутність будь-якого з цих елементів не дає змоги використати документ як підставу для обліку
Вимоги щодо датування охоплюють зазначення дати виставлення документа і дати здійснення господарської операції. Якщо обидві дати однакові, достатньо зазначити одну. Дата важлива для визначення моменту виникнення доходу або податкових витрат.
Авторизація документа вимагає підписів осіб, уповноважених належно документувати господарські операції. Ці підписи підтверджують фактичне здійснення операції і її відповідність документації.
Приклад правильного документа WZ: Фірма "ABC" sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю, аналог ТОВ) із місцезнаходженням у Варшаві виставляє документ WZ № 001/2025 від 15 січня 2025 року на відпуск 50 штук канцелярських товарів вартістю 10 zł за одиницю для фірми "XYZ" s.c. з Кракова. Документ містить підписи комірника і водія, а також підтвердження отримання представником фірми-отримувача.
Відмінності в обліку WZ залежно від строків отримання документів
Момент отримання документа WZ відносно рахунку-фактури має вирішальне значення для способу обліку. Норми передбачають різні сценарії, які потребують різного підходу до документування господарських операцій.
Перший сценарій – документ WZ отримано значно раніше, ніж рахунок-фактуру. У такому разі отримувач має зробити запис на підставі документа WZ (що відповідає вимогам до опису поставки), якщо він стосується основних або допоміжних матеріалів (сировини) чи товарів для перепродажу. Якщо ж рахунок-фактура надійде до дня здійснення запису, підставою для запису є рахунок-фактура.
Коли документ WZ отримано раніше, ніж рахунок-фактуру, і він стосується основних або допоміжних матеріалів (сировини) чи товарів для перепродажу, він є підставою для запису в KPiR, якщо рахунок-фактура не надійде до дня здійснення запису. Пізніше отримання рахунку-фактури може вимагати коригування, якщо вартості різняться
Другий сценарій – рахунок-фактуру отримано пізніше, ніж документ WZ, але до дня здійснення запису в книзі. Тоді облік ведуть виключно на підставі рахунку-фактури, а документ WZ додають як допоміжний документ без окремого запису.
Третій сценарій – документ WZ і рахунок-фактуру отримано одночасно. У такому разі підставою для обліку є лише рахунок-фактура, а документ WZ виконує допоміжну функцію і не потребує окремого запису.
Порядок коригування розбіжностей між документами:
- Порівняння вартостей у документі WZ і рахунку-фактурі
- З’ясування причин можливих розбіжностей
- Коригування в KPiR у день отримання рахунку-фактури
- Документування причин коригування в описі операції
- Зберігання обох документів як бухгалтерських
Можливі розбіжності у вартості між документом WZ і рахунком-фактурою слід вписати до книги в день отримання рахунку-фактури. Розбіжності можуть бути наслідком цінових коригувань, знижок, поступок або помилок у первісній оцінці. Документ WZ (опис поставки) зберігають як доказ придбання разом із рахунком-фактурою, а в разі рахунку-фактури, виставленого в KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур), його доповнюють номером, присвоєним рахунку-фактурі в цій системі (§ 9 частина 1).
Усі розбіжності між вартостями в документі WZ і рахунку-фактурі слід скоригувати в KPiR у день отримання рахунку-фактури. Коригування слід належно задокументувати і описати причини розбіжностей
Практичні аспекти обліку документів WZ
Правильний облік документів WZ вимагає розуміння практичних аспектів їх проведення й архівування. Підприємцям слід виробити процедури, які забезпечать відповідність нормам і полегшать ведення бухгалтерії.
Організація системи обліку має враховувати специфіку діяльності підприємства і частоту складських операцій. Фірмам із великим товарообігом варто запровадити інформаційні системи, що полегшують автоматичне пов’язання документів WZ із рахунками-фактурами.
Контроль повноти документів – ключовий елемент правильного обліку. Кожен документ WZ слід перевірити на повноту формальних даних, перш ніж використати його як підставу для запису.
Підприємцям з інтенсивною торговою діяльністю варто запровадити процедури систематичної перевірки документів WZ. Перевірка має охоплювати повноту даних, відповідність фактичному стану і своєчасність обліку
Архівування документів WZ потребує особливої уваги, адже ці документи можуть використовуватися і як бухгалтерські, і як допоміжні. Документи, пов’язані з веденням книги, зберігають до спливу строку давності податкового зобов’язання (стаття 86 § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)), тобто, як правило, 5 років від кінця календарного року, у якому минув строк сплати податку (стаття 70 § 1). Практичні поради, як зберігати бухгалтерські документи, ми зібрали в окремому посібнику.
Найпоширеніші помилки в обліку документів WZ:
- Неправильне визначення моменту обліку
- Відсутність перевірки повноти формальних даних
- Неврахування розбіжностей між WZ і рахунком-фактурою
- Неправильне віднесення до відповідних граф книги
- Відсутність належного архівування документів
Приклад доброї практики: Торгова фірма запровадила процедуру, за якою кожен отриманий документ WZ реєструють в інформаційній системі з позначкою «очікує на рахунок-фактуру». Після отримання рахунку-фактури система автоматично порівнює дані і сигналізує про можливі розбіжності для перевірки бухгалтером.
Наслідки неправильного обліку документів WZ
Неправильний облік документів WZ може мати низку негативних наслідків – як податкових, так і організаційних. Помилки в проведенні можуть призвести до неправильного визначення бази оподаткування і розміру податкових зобов’язань.
Найпоширеніші наслідки неправильного обліку – помилкове визначення витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP), неправильні розрахунки з VAT і проблеми з документуванням господарських операцій під час податкової перевірки. Ці помилки можуть призвести до додаткових податкових зобов’язань і штрафів.
Неправильний облік документів WZ може спричинити помилкове визначення бази оподаткування, проблеми з розрахунками VAT і труднощі під час податкової перевірки. Це може призвести до додаткових податкових зобов’язань і фінансових санкцій
Податкова перевірка може поставити під сумнів правильність обліку, якщо документи WZ не відповідають формальним вимогам або їх неправильно проведено. Податковий орган може вимагати додаткових пояснень і документів, що підтверджують фактичне здійснення господарських операцій.
Помилки в обліку можуть також впливати на достовірність фінансових даних фірми і ускладнювати управління підприємством. Неправильні облікові дані можуть призвести до хибних бізнес-рішень на основі викривленої фінансової інформації.
Способи зменшити ризик помилок:
- Запровадження чітких процедур обліку документів WZ
- Регулярне навчання працівників бухгалтерії
- Використання інформаційних систем для автоматизації процесів
- Проведення періодичних внутрішніх перевірок
- Консультації з податковими консультантами в разі сумнівів
Процедури виправлення в разі виявлення помилок мають охоплювати невідкладне коригування обліку, документування причин помилки і запровадження запобіжних заходів. Коригування слід здійснювати відповідно до норм про ведення книги (§ 6 частина 2 розпорядження).
Виявлення помилок в обліку документів WZ вимагає невідкладного коригування відповідно до бухгалтерських норм. Коригування мають бути належно задокументовані, а підприємець повинен запровадити заходи, що запобігатимуть подібним помилкам у майбутньому
