Сучасне ведення господарської діяльності пов’язане з дедалі частішим використанням електронних платежів. Підприємці регулярно отримують підтвердження банківських переказів, які документують здійснені операції. Однак виникає важливе запитання: чи можна використовувати ці документи в бухгалтерії підприємства?
Питання використання підтверджень оплати з банку як бухгалтерських документів потребує детального розгляду з огляду на чинні правила. Ключове значення тут має розпорядження про ведення KPiR (книга доходів і витрат) (з 1 січня 2026 року — розпорядження Міністра фінансів і економіки від 6 вересня 2025 року, Dz.U. (Вісник законів) 2025 поз. 1299), яке точно визначає, які документи можуть бути підставою для бухгалтерських записів.
Основні правила документування операцій у KPiR
Ведення KPiR підлягає суворим правовим нормам, що визначають спосіб документування господарських операцій. Згідно з розпорядженням усі записи в книзі мають робитися польською мовою і в польській валюті (§ 6 частина 1 розпорядження), а книгу треба вести достовірно і без вад (§ 4 частина 1). Ті самі вимоги стосуються складських документів – ми описуємо, коли обліковувати документ WZ.
Записи в KPiR мають робитися на підставі правильних і достовірних бухгалтерських документів. Кожен документ, що є підставою запису, має відповідати певним формальним і змістовим вимогам згідно з розпорядженням про KPiR
Основним бухгалтерським документом у господарській діяльності є рахунок-фактура (faktura), яка є головним джерелом інформації про здійснені операції. Однак це не означає, що це єдиний документ, який може бути підставою для бухгалтерських записів. Правила передбачають низку інших документів, які в певних ситуаціях можна використовувати як бухгалтерські документи.
Розпорядження про ведення KPiR детально визначає, які документи можна вважати особливими видами бухгалтерських документів. Цей перелік охоплює різноманітні документи, які залежно від характеру господарської операції можуть бути належною підставою для бухгалтерського запису. Такі документи ми проводимо в KPiR клієнтів, які обрали наше бухгалтерське обслуговування.
Підтвердження оплати як документ про банківські комісії
Аналіз розпорядження про KPiR показує, що підтвердження оплати можна використовувати в певних ситуаціях. Особливо важливе значення має норма щодо документування банківських комісій, яка безпосередньо стосується підтверджень банківських операцій.
Розпорядження про ведення KPiR прямо вказує, що до особливих видів бухгалтерських документів належать, зокрема, документи про поштові та банківські платежі (§ 7 пункт 2 розпорядження). Ця норма має фундаментальне значення для можливості використання підтверджень банківських переказів як бухгалтерських документів. Кожен такий документ також потребує номера, а нумерація бухгалтерських документів у KPiR має власні правила.
Підтвердження банківського переказу може бути бухгалтерським документом щодо понесених банківських комісій. Якщо банківська операція обтяжена комісією чи платою, цю витрату можна проводити безпосередньо на підставі підтвердження оплати, згенерованого банківською системою
На практиці це означає, що коли підприємець несе витрати на банківські комісії, плату за перекази чи інші банківські витрати, він може використати підтвердження банківської операції як підставу для проведення цих витрат у KPiR.
Однак ключове — розуміти, що норма про документи щодо банківських платежів стосується самих банківських комісій, а не всієї вартості операції. Це означає, що підтвердження переказу можна використати для документування витрати на банківську комісію, але, як правило, воно не замінює рахунку-фактури, що документує основну господарську операцію — винятки розглянуто далі.
Вимоги до бухгалтерських документів
Щоб документ можна було вважати бухгалтерським документом, він має відповідати певним формальним і змістовим вимогам. Розпорядження про KPiR точно визначає, які елементи має містити документ, щоб бути підставою бухгалтерського запису.
Основні вимоги до бухгалтерських документів, інших ніж рахунки-фактури (§ 6 частина 3 пункт 3 розпорядження), охоплюють такі елементи:
- Достовірне визначення того, хто видав документ, або зазначення сторін господарської операції
- Дату видачі документа та дату або період здійснення господарської операції
- Предмет господарської операції, його вартість і кількісне визначення
- Підписи осіб, уповноважених належно документувати господарські операції
- Номер або інше позначення, що дає змогу пов’язати документ із бухгалтерськими записами
Бухгалтерські документи мають містити всі обов’язкові елементи, визначені в розпорядженні про KPiR. Відсутність будь-якого з них може поставити під сумнів можливість використання документа як підстави запису в KPiR
Щодо підтверджень оплати з банку варто перевірити, чи містить документ усі обов’язкові елементи. Сучасні банківські системи генерують підтвердження операцій, які зазвичай містять основну інформацію про операцію, але можуть не відповідати всім вимогам до бухгалтерських документів.
Особливо проблемним може бути визначення предмета господарської операції та його вартості. Підтвердження банківського переказу містить інформацію про суму переказу, але може не містити детальної інформації про характер господарської операції, за яку здійснено оплату.
Обмеження використання банківських підтверджень
Хоча правила передбачають можливість використання підтверджень оплати як бухгалтерських документів, існують значні обмеження їх застосування. Найважливіше обмеження — принцип пріоритету рахунку-фактури як основного бухгалтерського документа в операціях між підприємцями.
Податкові органи послідовно наголошують, що рахунок-фактура залишається основним бухгалтерським документом у господарських відносинах. Підтвердження оплати з банку не можна вважати універсальною заміною рахунку-фактури в разі його відсутності.
Підтвердження оплати з банку не може замінити рахунку-фактури в операціях, де платник податку має правові підстави для отримання цього документа. Рахунок-фактура зберігає першочергову роль як бухгалтерський документ, і його не можна довільно замінювати іншими бухгалтерськими документами
Податкові органи в роз’ясненнях зазначають, що підставою запису в книзі має бути, як правило, рахунок-фактура, а інший документ — лише тоді, коли він містить усі дані, яких вимагає розпорядження (наприклад, директор KIS (Національна податкова інформація) в індивідуальному податковому роз’ясненні від 11 жовтня 2024 року, 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM). Тому якщо операцію слід задокументувати рахунком-фактурою, підприємець має вжити заходів для його отримання.
Лише виконання певних умов, за яких платник податку об’єктивно не може задокументувати купівлю товару чи послуги рахунком-фактурою, може бути підставою для проведення понесеної витрати на підставі іншого бухгалтерського документа, зокрема підтвердження оплати з банку.
Додаткові докази та допоміжна документація
У ситуаціях, коли використання підтвердження оплати з банку як бухгалтерського документа обґрунтоване, ключове значення має збирання додаткових доказів і допоміжної документації. Окреме підтвердження переказу може не містити всієї інформації, потрібної для належного документування господарської операції.
Згідно з принципом Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa) (стаття 180 § 1), доказом може бути все, що сприяє з’ясуванню справи. Це означає, що підприємець може використати різноманітні документи та матеріали, які разом дають змогу достовірно задокументувати здійснену операцію.
Прикладами додаткових доказів можуть бути:
- Електронне листування з контрагентом
- Роздруківки вебсторінок, що документують купівлю
- Договори чи домовленості з іншою стороною
- Документи про доставку або отримання товару
- Інші документи, що підтверджують фактичне здійснення операції
Підтвердження оплати банківським переказом може бути бухгалтерським документом за умови, що платник податку має також допоміжні докази зв’язку витрати з господарською діяльністю. Одного документа може бути недостатньо для повного документування операції
Ключове також, щоб зібрані докази разом дали змогу показати зв’язок понесеної витрати з господарською діяльністю. Згідно із Законом про PIT (податок на доходи фізичних осіб) витратою, що враховується в оподаткуванні (KUP), може бути кожна витрата, понесена платником податку, яка має зв’язок із господарською діяльністю.
Практичні приклади
Щоб краще зрозуміти правила використання підтверджень оплати з банку як бухгалтерських документів, варто проаналізувати конкретні ситуації, що можуть виникнути на практиці. Кожна ситуація вимагає індивідуальної оцінки щодо можливості використання банківського підтвердження.
Підприємець, що веде торговельну діяльність, купив товар у свого постійного контрагента. Він заплатив за товар банківським переказом, але, попри значний час, не отримав від продавця рахунку-фактури. Він неодноразово звертався до контрагента з проханням виставити рахунок-фактуру, але не отримав відповіді. У цій ситуації підприємець може розглянути використання підтвердження оплати разом із документацією, що підтверджує вжиті заходи для отримання рахунку-фактури.
У першому випадку, коли підприємець купив товар у контрагента, заплатив банківським переказом, але не отримав рахунку-фактури і не вимагав його виставлення, проведення витрати лише на підставі підтвердження оплати буде неможливим. Вирішальне значення тут має рахунок-фактура як належний документ в операціях між підприємцями.
Відсутність рахунку-фактури в ситуації, коли платник податку не вжив заходів для його отримання, унеможливлює проведення витрати в KPiR на підставі роздруківки підтвердження переказу з інтернет-банку.
Особливі ситуації та винятки
Однак є ситуації, в яких використання підтвердження оплати з банку як бухгалтерського документа може бути обґрунтованим. Це стосується передусім випадків, коли об’єктивно неможливо отримати рахунок-фактуру чи інший стандартний бухгалтерський документ.
Прикладом такої ситуації може бути купівля товару в приватної особи, яка не веде господарської діяльності і не зобов’язана виставляти рахунки-фактури. У такому разі підприємець може використати підтвердження оплати банківським переказом, але має подбати про збирання додаткових доказів, що підтверджують здійснення операції.
У разі купівлі в приватних осіб або в ситуаціях, коли об’єктивно неможливо отримати рахунок-фактуру, підприємець може використати підтвердження оплати з банку. Однак потрібно зібрати додаткові докази, що підтверджують зв’язок витрати з господарською діяльністю
Додаткові докази в таких ситуаціях можуть охоплювати:
- Електронне листування з продавцем
- Роздруківки інтернет-аукціонів чи оголошень
- Документи, що підтверджують отримання товару
- Описи, складені платником податку
- Інші матеріали, що документують операцію
Сукупність зібраних у такий спосіб доказів може дати підстави для проведення витрати на підставі підтвердження банківського переказу. Однак ключове, щоб уся документація дала змогу достовірно задокументувати господарську операцію і показати її зв’язок із діяльністю.
Технічні та формальні вимоги
Підтвердження оплати з банку, що використовуються як бухгалтерські документи, мають відповідати певним технічним і формальним вимогам. Сучасні банківські системи генерують різні форми підтверджень операцій, але не всі з них можна використовувати як бухгалтерські документи.
Основна вимога — щоб підтвердження містило всю інформацію, потрібну для належного документування господарської операції. Документ має бути читабельним, тривким і містити всі елементи, яких вимагає розпорядження про KPiR.
| Елемент документа | Вимоги | Приклад у підтвердженні | Примітки |
|---|---|---|---|
| Дані того, хто видав документ | Повна назва банку | Bank Przykładowy S.A. | Має бути однозначним |
| Дата операції | Дата видачі та дата операції | 2026-01-15 10:30:25 | Час не обов’язковий |
| Сума операції | Вартість у PLN | 1 500,00 zł | Чітко зазначена |
| Дані одержувача | Назва та номер рахунку | Jan Kowalski, 12 3456... | Повні дані |
На практиці найкраще, щоб підтвердження було згенероване безпосередньо банківською системою і містило всі дані, що ідентифікують операцію. Неформальні чи неповні документи не можуть бути підставою для бухгалтерських записів.
Підтвердження оплати з банку мають походити безпосередньо з банківської системи і містити всі дані, що ідентифікують операцію. Неформальні документи, рукописні нотатки чи неповні роздруківки не можуть бути підставою для записів у KPiR
Крім того, підтвердження треба зберігати так, щоб забезпечити його тривкість і читабельність протягом усього строку, вимаганого законом. Це стосується документів як у паперовій, так і в електронній формі.
Архівування та зберігання документів
Підтвердження оплати з банку, що використовуються як бухгалтерські документи, підлягають тим самим правилам архівування та зберігання, що й інші бухгалтерські документи. Підприємець зобов’язаний забезпечити належне зберігання цих документів протягом строку, визначеного законом.
Основні правила архівування охоплюють:
- Захист документів від знищення або втрати
- Забезпечення читабельності документів протягом усього строку зберігання
- Можливість швидко знайти документи в разі перевірки
- Належне позначення та сортування документів
- Захист від несанкціонованого доступу
Для електронних документів, таких як підтвердження оплати, завантажені з банківської системи, потрібно забезпечити відповідні резервні копії та технічний захист. Втрата електронних даних може унеможливити підтвердження понесених витрат під час податкової перевірки.
Наслідки неправильного документування
Неправильне використання підтверджень оплати з банку як бухгалтерських документів може мати серйозні податкові наслідки. Податкові органи можуть поставити під сумнів правильність документування господарських операцій і відмовити у визнанні понесених витрат.
Основні ризики неправильного документування охоплюють:
- Невизнання податковими органами витрат, що враховуються в оподаткуванні
- Необхідність доплати податку разом із пенею
- Можливість накладення податкових санкцій
- Затягування та ускладнення податкових перевірок
- Труднощі з підтвердженням фактичного характеру операції
Неправильне документування господарських операцій може призвести до невизнання податковими органами витрат, що враховуються в оподаткуванні. Підприємцеві завжди слід прагнути отримати належні бухгалтерські документи, а підтвердження оплати з банку розглядати як крайній захід в обґрунтованих випадках
Особливо важливо, щоб підприємець міг показати, що вжив усіх розумних заходів для отримання належного бухгалтерського документа. Відсутність таких заходів може бути розцінена як спроба обійти правила документування господарських операцій.
