Ведення господарської діяльності пов’язане не лише з отриманням доходів, а й із різноманітними витратами на її функціонування. Однак не кожну витрату підприємця можна автоматично віднести до витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP). Правильна кваліфікація витрат має ключове значення для оптимізації податкового навантаження та уникнення проблем із податковими органами.
Відповідно до Закону про податок на доходи фізичних осіб, витрати, що враховуються в оподаткуванні, - це витрати, понесені з чітко визначеною метою і такі, що відповідають конкретним умовам. Розуміння цих правил необхідне кожному підприємцеві, який хоче правильно вести розрахунки своєї діяльності і повною мірою використовувати можливості податкової системи. Відображення витрат у KPiR або бухгалтерських книгах – щоденна частина нашого бухгалтерського обслуговування.
Визначення витрат, що враховуються в оподаткуванні, за законом
Основне визначення витрат, що враховуються в оподаткуванні, міститься в ст. 22 ч. 1 Закону про податок на доходи фізичних осіб. Згідно з цим положенням, такими витратами є витрати, понесені з метою отримання доходів або збереження чи забезпечення джерела доходів, за винятком витрат, перелічених у ст. 23 (Закон про PIT (податок на доходи фізичних осіб), консолідований текст Dz.U. (Вісник законів) 2026, поз. 592). Для компаній та інших платників податку на прибуток юридичних осіб аналогічне визначення містить ст. 15 ч. 1 Закону про CIT (податок на прибуток) (консолідований текст Dz.U. 2026, поз. 554), а перелік винятків - ст. 16 ч. 1 цього закону.
Визначення витрат, що враховуються в оподаткуванні, має загальний характер, тобто кожну витрату платника податку слід індивідуально аналізувати, щоб встановити, чи можна її кваліфікувати як таку витрату. Винятком є лише ситуація, коли закон прямо відносить її до категорії витрат або виключає можливість віднести її до таких витрат
В інших випадках необхідно дослідити наявність причинно-наслідкового зв’язку між понесенням витрат і отриманням доходів або реальною можливістю отримання оподатковуваних доходів чи збереженням або забезпеченням джерела їх отримання. Такий аналіз вимагає від підприємця глибокого розуміння не лише буквального змісту норм, а й їх практичного застосування до його діяльності.
Ключовим елементом визначення є мета, з якою понесено витрату. Недостатньо самого факту понесення витрати в межах господарської діяльності - вона повинна слугувати конкретним цілям, пов’язаним з отриманням доходів або їх забезпеченням.
Причинно-наслідковий зв’язок між витратами і доходами
Основною умовою визнання витрати такою, що враховується в оподаткуванні, є наявність причинно-наслідкового зв’язку між понесеною витратою та отриманим або потенційним доходом. Цей зв’язок не мусить бути безпосереднім - він може бути й опосередкованим, якщо є об’єктивно обґрунтованим.
Витрата, що враховується в оподаткуванні, повинна бути доцільною. Визначаючи, чи можна віднести певну витрату до податкових витрат, необхідно встановити мету, з якою її понесено. Витрату буде визнано такою, що враховується в оподаткуванні, якщо між її понесенням і виникненням, збільшенням або можливістю виникнення доходу існує причинний зв’язок.
Тягар доведення причинно-наслідкового зв’язку лежить на платнику податку, який у разі податкової перевірки повинен бути здатний обґрунтувати понесену витрату. Належна документація і можливість пояснити доцільність витрати мають ключове значення для уникнення проблем із податковими органами
Правильна і відповідна змісту законодавчого регулювання кваліфікація витрат, що враховуються в оподаткуванні, повинна враховувати такі чинники:
- Призначення витрати, її доцільність і обґрунтованість для функціонування суб’єкта
- Можливість того, що витрата сприятиме отриманню доходу, яку оцінюють на дату понесення витрати на підставі об’єктивних критеріїв
Вираз «з метою отримання доходів», що міститься у згаданій ст. 22 ч. 1 Закону про PIT, у законі не визначено. Прийнято вважати, що формулювання «з метою» (w celu) слід розуміти як прагнення досягти певного стану речей, а прагнення платника податку є доцільним, якщо на підставі доступних знань про причинно-наслідкові зв’язки можна обґрунтовано вважати, що понесена витрата може принести очікуваний наслідок.
Обов’язок документування витрат
Підприємець зобов’язаний належно задокументувати понесену витрату, що допоможе об’єктивно встановити підстави для віднесення цієї витрати до витрат, що враховуються в оподаткуванні. Відсутність відповідних документів у платника податку дає податковому органу підстави оскаржити кваліфікацію витрати як такої, що враховується в оподаткуванні.
У такій ситуації підприємець мусить бути готовий сплатити податкову заборгованість разом із пенею за прострочення. Належна документація не обмежується наявністю рахунку-фактури (faktura) або чека - не менш важливо задокументувати ділову мету понесеної витрати.
Витрати, що враховуються в оподаткуванні, повинні бути пов’язані з відповідним джерелом доходу. Не можна враховувати витрати господарської діяльності в межах іншого джерела доходу, наприклад роботи за трудовим договором. Кожну витрату слід віднести до правильного джерела доходів
Варто також зазначити, що податковими витратами не можуть бути витрати, належно задокументовані, але фактично не понесені. Рахунок-фактура чи інший бухгалтерський документ у такому разі не документує реальної господарської операції. Податкові органи звертають особливу увагу на реальність операцій і фактичне понесення витрати платником податку. Має значення і спосіб оплати: якщо платіж за операцію з іншим підприємцем вартістю понад 15 000 zł здійснено без використання платіжного рахунку або – у 2026 році – на рахунок, якого немає в «білому списку» платників VAT, витрату в цій частині не відносять до витрат, що враховуються в оподаткуванні (ст. 22p ч. 1 Закону про PIT у зв’язку зі ст. 19 Закону «Право підприємців»; для CIT - ст. 15d). З 1 січня 2027 року (Dz.U. 2026, поз. 1371) за рахунками-фактурами, виставленими від цієї дати, значення має лише платіж без використання платіжного рахунку. Саме визначення та документування витрат KUP – тема окремої статті з прикладами.
Пан Janusz веде JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП) як власник інтернет-магазину спортивних аксесуарів. Він оподатковується на загальних засадах за податковою шкалою (12% і 32%). Він купив принтер, який використовуватиме для обробки замовлень і ведення магазину, але під час покупки забув повідомити продавця, що купує для бізнесу, і отримав чек (paragon) без NIP (податковий номер). До такого чека продавець уже не може виставити рахунок-фактуру з його NIP (ст. 106b ч. 5 Закону про VAT), а з 1 січня 2026 року розпорядження про ведення KPiR (книга доходів і витрат) (Dz.U. 2025, поз. 1299) допускає чек як підставу для запису витрати лише при купівлі пального або мастил за кордоном (§ 8 ч. 4). У такій ситуації найкраще повернути принтер і купити його знову, вказавши дані своєї фірми, бо покупка, задокументована чеком без NIP, дуже ускладнює віднесення витрати до податкових витрат.
Умови визнання витрати такою, що враховується в оподаткуванні
Витрата є податковою, коли одночасно виконано такі умови, які слід перевіряти для кожної витрати індивідуально:
- Її поніс платник податку - зрештою вона має бути покрита з майна платника податку
- Її понесено з належною метою - з метою отримання, збереження або забезпечення джерела доходів, або вона може впливати на розмір отриманих доходів
- Вона пов’язана з діяльністю - має бути пов’язана з господарською діяльністю, яку веде платник податку
- Вона є остаточною - вартість понесеної витрати не була жодним чином повернута платнику податку
- Вона належно задокументована - є відповідна документація, що підтверджує понесення і мету витрати
- Її немає в переліку винятків - вона не може належати до витрат, перелічених у ст. 23 ч. 1 Закону про PIT
Витрати на діяльність платника податку, понесені іншими особами, ніж платник, не є його витратами, що враховуються в оподаткуванні. Важливо, щоб витрата була фактично покрита з майна підприємця, який веде господарську діяльність
Усі ці умови мають бути виконані одночасно. Відсутність будь-якої з них унеможливлює віднесення витрати до витрат, що враховуються в оподаткуванні, що може збільшити базу оподаткування і податкові зобов’язання. Особливо часто суперечки викликають витрати на членів правління як податкові витрати.
Збереження і забезпечення джерела доходів
Закон про податок на доходи фізичних осіб не містить визначення збереження та забезпечення джерела доходів. Тому для правильного тлумачення закону варто звернутися до визначень цих двох слів у словнику польської мови, де «зберегти» означає утримати щось у незмінному стані, а «забезпечити» - захистити від чогось небезпечного або шкідливого.
Як зазначають податкові органи у своїх роз’ясненнях, витрати на збереження джерела доходів - це витрати, понесені для того, щоб доходи з цього джерела надалі отримувалися і щоб таке джерело взагалі продовжувало існувати. Ці витрати мають зберігальний характер і слугують підтриманню наявного стану речей.
Витратами, що слугують забезпеченню джерела доходів, слід вважати витрати, понесені на захист наявного джерела доходів у спосіб, що забезпечує безпечне функціонування цього джерела. Суть таких витрат полягає в їх обов’язковому понесенні, щоб не допустити втрати джерела доходів у майбутньому
Спрощено можна сказати, що витрати, понесені з метою збереження і забезпечення джерела доходів, - це витрати, понесені для забезпечення безперервності господарської діяльності, щоб вона приносила доходи в майбутньому. Це можуть бути, наприклад, витрати на технічне обслуговування машин, страхування майна або витрати на утримання приміщення.
Розмежування між збереженням і забезпеченням джерела доходів має практичне значення при оцінці обґрунтованості конкретних витрат. Обидва види витрат визнаються витратами, що враховуються в оподаткуванні, але вимагають від платника податку різного обґрунтування.
Поділ на прямі та непрямі витрати
Закон про PIT розрізняє витрати, безпосередньо пов’язані з доходами, та інші витрати (ст. 22 ч. 5-5c), а до витрат, що враховуються в оподаткуванні, належать як витрати, що мають прямий причинно-наслідковий зв’язок з оподатковуваними доходами, так і непрямі витрати, які неможливо пов’язати з конкретним доходом, але понесення яких обґрунтоване для належного функціонування підприємства.
| Вид витрати | Характеристика | Приклади | Спосіб розрахунку |
|---|---|---|---|
| Прямі | Безпосередньо пов’язані з конкретним доходом | Купівля товарів, матеріали для виробництва | У році отримання відповідного доходу (ст. 22 ч. 5-5b); у KPiR також на дату понесення (ст. 22 ч. 4 і 6) |
| Непрямі | Загальні витрати на функціонування | Оренда, комунальні послуги, службовий телефон | На дату понесення; пропорційно, якщо стосуються періоду, довшого за податковий рік (ст. 22 ч. 5c) |
Витрати, безпосередньо пов’язані з доходами, - це витрати, понесення яких прямо перекладається на отримання конкретних доходів. Це, наприклад, витрати на купівлю товарів для перепродажу або матеріалів і продукції, які можна віднести до конкретного доходу. Ці витрати найлегше задокументувати й обґрунтувати перед податковими органами. Ретельнішого обґрунтування потребує натомість, наприклад, купівля газонокосарки у фірмі як податкова витрата.
Натомість витрати, опосередковано пов’язані з доходами, - це витрати, які не мають прямого відображення в отриманих доходах, тобто такі витрати, яким неможливо приписати конкретний відповідний дохід. До непрямих витрат можна віднести, зокрема:
- Абонентську плату за службовий телефон, який використовують для контактів із клієнтами
- Лізингові платежі за автомобіль, що використовується в діяльності
- Витрати на оренду офісу або торговельного приміщення
- Плату за комунальні послуги в місці ведення діяльності
- Витрати на вивезення відходів, що утворюються під час діяльності
Непрямі витрати потребують особливо ретельного документування їх зв’язку з господарською діяльністю. Платник податку повинен бути здатний показати, що понесені витрати слугують функціонуванню підприємства, навіть якщо їх неможливо безпосередньо віднести до конкретного доходу
Практичні аспекти кваліфікації витрат
У господарській практиці підприємці часто стикаються з ситуаціями, коли кваліфікація витрати як такої, що враховується в оподаткуванні, не є очевидною. У таких випадках ключове значення має аналіз мети понесення витрати та її потенційного впливу на отримання доходів.
Причинний зв’язок між понесенням витрати та отриманням доходів або збереженням чи забезпеченням їх джерела слід оцінювати індивідуально щодо кожної витрати. З оцінки цього зв’язку має випливати, що понесена витрата об’єктивно може сприяти отриманню доходів або слугувати збереженню чи забезпеченню джерела доходів.
Важливо також розуміти, що витрата не мусить безпосередньо приводити до отримання доходу - достатньо, щоб існувала об’єктивна можливість такого впливу. Це означає, що навіть витрати, які зрештою не принесуть очікуваних результатів, можуть бути визнані витратами, що враховуються в оподаткуванні, якщо на момент їх понесення існували раціональні підстави очікувати позитивного впливу на діяльність.
Платник податку повинен вести детальну документацію не лише самих витрат, а й ділового обґрунтування їх понесення. Ця документація може виявитися ключовою під час податкової перевірки або при наданні пояснень податковим органам
Особливу увагу слід звертати на змішані витрати, які слугують як приватним цілям, так і господарській діяльності. У таких випадках до витрат, що враховуються в оподаткуванні, можна віднести лише частину витрати, пропорційну використанню в господарській діяльності. Для легкових автомобілів закон встановлює фіксовані ліміти: для службового автомобіля (наприклад, внесеного до майна фірми або взятого в лізинг), який використовується також приватно, витратою є 75% витрат на його використання (ст. 23 ч. 1 п. 46a), а для приватного автомобіля підприємця, не внесеного до майна фірми, - 20% (ст. 23 ч. 1 п. 46).
