Витрати, що враховуються в оподаткуванні (KUP), — один із найважливіших елементів податкових розрахунків підприємця. Правильне їх визначення та документування може суттєво вплинути на розмір податку на дохід. Платники, які розраховуються за загальними правилами (податкова шкала) або за лінійним податком, можуть зменшити базу оподаткування на витрати KUP, проте не кожен видаток можна визнати податковою витратою. Чим виручка відрізняється від доходу, пояснюємо в статті про різницю між доходом і виручкою.
Розуміння визначення витрат KUP і правил їх документування є ключовим для кожного підприємця. Неправильна кваліфікація видатків може призвести до проблем із податковими органами та до необхідності доплатити податок разом із відсотками. З іншого боку, правильне використання всіх доступних можливостей дає змогу оптимізувати податкове навантаження в межах чинного законодавства.
Визначення витрат, що враховуються в оподаткуванні
Згідно зі статтею 22 частиною 1 Закону про PIT (податок на доходи фізичних осіб), витратами, що враховуються в оподаткуванні, є видатки, понесені з метою отримання доходу або збереження чи забезпечення джерела доходу. Це визначення є основою для правильної кваліфікації видатків як податкових витрат.
Витратами, що враховуються в оподаткуванні, є видатки, понесені з метою отримання доходу або збереження чи забезпечення джерела доходу, за винятком витрат, перелічених у статті 23 Закону про PIT
Щоб видаток можна було визнати витратою KUP, він має одночасно відповідати кільком ключовим умовам. По-перше, його має фактично понести платник, що, як правило, означає обтяження його майна (за методом нарахування витратою може бути й ще не оплачений рахунок-фактура). По-друге, видаток має бути остаточним, тобто безповоротним — його не можна повернути в майбутньому.
Ще одна важлива умова — зв’язок видатку з господарською діяльністю. Видаток має слугувати отриманню доходу, збереженню чи забезпеченню джерела доходу. Він не може мати приватного чи особистого характеру. Крім того, видаток не може бути в переліку витрат, які не враховуються в оподаткуванні, визначеному в статті 23 Закону.
Видаток можна визнати витратою KUP лише тоді, коли його поніс платник, він має остаточний характер, пов’язаний із господарською діяльністю та належно задокументований
Остання, але не менш важлива умова — належне документування видатку. Документи мають відповідати визначеним формальним і змістовим вимогам, щоб бути підставою для віднесення видатку до витрат KUP.
Перелік видатків, які не враховуються в оподаткуванні
Стаття 23 Закону про PIT містить перелік видатків, які не можна визнати витратами KUP незалежно від їх зв’язку з господарською діяльністю. Знання цього переліку необхідне для правильної кваліфікації видатків. Умови, яким має відповідати видаток, щоб стати витратою, описуємо в статті про загальні правила витрат KUP.
До найважливіших видатків, які не враховуються в оподаткуванні, належать представницькі витрати (koszty reprezentacji), зокрема понесені на послуги громадського харчування, купівлю продуктів харчування та напоїв, у тому числі алкогольних (стаття 23 частина 1 пункт 23). Закон не визначає поняття представництва, тому те, чи є представництвом, наприклад, прийом контрагента в ресторані, готель для гостя чи квитки на захід, вирішують з огляду на мету та обставини видатку.
Представницькі витрати не можна віднести до витрат KUP, навіть якщо вони пов’язані з господарською діяльністю. Це стосується, зокрема, послуг громадського харчування, продуктів і напоїв, у тому числі алкогольних, пов’язаних із прийомом контрагентів, клієнтів і бізнес-партнерів
Наступна категорія — пеня за несвоєчасну сплату бюджетних платежів та інших платежів, до яких застосовується Податковий кодекс (Ordynacja podatkowa) (стаття 23 частина 1 пункт 18). Це означає, що якщо підприємець запізнюється зі сплатою податків, внесків ZUS (Управління соціального страхування) чи інших публічно-правових платежів, відсотки за цими заборгованостями не можна віднести до податкових витрат.
Видатки на погашення частин позик і кредитів також не є витратами KUP (стаття 23 частина 1 пункт 8 літера a). Винятком є відсоткова частина платежу за позикою, яка може бути витратою за умови її фактичної сплати (стаття 23 частина 1 пункт 32). Основна сума позики чи кредиту, як правило, не є витратою. Витратою не є також видаток у тій частині, в якій оплату за операцію вартістю понад 15 000 zł здійснено без платіжного рахунку або на рахунок, якого немає в «білому списку» платників VAT (стаття 22p).
| Вид видатку | Податковий статус | Примітки |
|---|---|---|
| Представницькі видатки | Не є витратою | Повна заборона |
| Відсотки за податковими заборгованостями | Не є витратою | Бюджетні та інші платежі, до яких застосовується Податковий кодекс |
| Основна сума кредиту/позики | Не є витратою | Витратою можуть бути лише відсотки |
| Амортизація понад ліміти | Не є витратою | Ліміти з 2026 року: 100 тис. zł / 150 тис. zł (викиди CO2 менше 50 г/км) / 225 тис. zł для електромобілів |
Особливі обмеження стосуються також амортизаційних відрахувань від легкових автомобілів. З 1 січня 2026 року витратою не є відрахування, визначені від тієї частини вартості автомобіля, яка перевищує 100 000 zł (викиди CO2 щонайменше 50 г/км), 150 000 zł (викиди CO2 менше 50 г/км) або 225 000 zł (електричні та водневі автомобілі), — стаття 23 частина 1 пункт 4. Для автомобілів, внесених до реєстру основних засобів до 2026 року, застосовується попередній ліміт 150 000 zł.
Амортизаційні відрахування від легкових автомобілів з 2026 року обмежено вартістю 100 000 zł (викиди CO2 щонайменше 50 г/км), 150 000 zł (викиди менше 50 г/км), а для електромобілів — 225 000 zł. Відрахування від вартості понад ці суми не є витратами KUP
Подібні обмеження стосуються витрат на страхування автокаско легкового автомобіля. Витратою може бути лише та частина страхового внеску, яка відповідає співвідношенню суми 150 000 zł до вартості автомобіля, прийнятої для цілей страхування (стаття 23 частина 1 пункт 47).
Аванси та передоплати й витрати KUP
Питання авансів і передоплат у контексті витрат KUP викликає в підприємців багато сумнівів. Основне правило: сплачені аванси, завдатки та передоплати не є витратами KUP на момент їх сплати.
Причина — аванс не має остаточного характеру. Витратами KUP вважають лише остаточні та безповоротні видатки. Аванс можуть повернути в разі невиконання договору або зарахувати в рахунок майбутніх поставок товарів чи послуг.
Сплачені аванси, завдатки та передоплати не є витратами KUP на момент сплати, бо не мають остаточного характеру. Витратою вони стають лише після зарахування в рахунок поставки товару чи надання послуги
В індивідуальних податкових роз’ясненнях (KIS) директор Національної податкової інформації вказує (наприклад, у роз’ясненні від 29 жовтня 2026 року, 0112-KDIL2-2.4011.819.2026.2.MC), що видаток є витратою KUP, якщо одночасно відповідає таким умовам:
- Видаток поніс платник
- Він має остаточний, тобто безповоротний характер
- Він пов’язаний із господарською діяльністю
- Його понесено з метою отримання доходу або збереження джерела доходу
- Його немає в переліку витрат зі статті 23 Закону
- Його належно задокументовано
Аванс стає витратою KUP лише тоді, коли його зараховано в рахунок конкретної поставки товару чи надання послуги, — також частково, у межах фактично виконаної та задокументованої частини послуги (так у зазначеному роз’ясненні від 29 жовтня 2026 року). Тоді він втрачає тимчасовий характер і стає остаточним видатком.
Документування витрат KUP
Належне документування витрат KUP — обов’язкова умова їх віднесення до податкових витрат. Правила документування визначено в розпорядженні міністра фінансів і економіки від 6 вересня 2025 року про ведення книги доходів і витрат (Dz.U. (Вісник законів) 2025 позиція 1299), чинному з 1 січня 2026 року.
Підставою для записів у книзі є насамперед рахунки-фактури (faktura), рахунки-фактури VAT RR, рахунки та митні документи (§ 6 частина 3 пункт 1 розпорядження). Ці документи мають відповідати визначеним формальним вимогам, щоб бути підставою для віднесення видатку до витрат KUP.
Документи, на підставі яких визнають витрати KUP, мають бути складені польською мовою, повно й зрозуміло. Документи в іноземній валюті потрібно перерахувати в злоті відповідно до податкового закону (§ 6 частина 4 розпорядження)
Документи, інші ніж рахунки-фактури (§ 6 частина 3 пункт 3 розпорядження), мають містити щонайменше:
- Достовірне визначення сторін операції
- Дату складання документа та дату здійснення господарської операції
- Предмет господарської операції та її вартість
- Підписи осіб, уповноважених документувати операції
Документи мають бути пронумеровані або позначені іншим способом, що дає змогу пов’язати документ із бухгалтерськими записами. Важливо також, щоб вони були складені польською мовою, повно й зрозуміло.
Бухгалтерські документи мають бути пронумеровані або позначені іншим способом, що дає змогу пов’язати їх із бухгалтерськими записами. Усі скорочення в документах мають бути загальноприйнятими та зрозумілими
У разі документів, виставлених в іноземній валюті, підприємець зобов’язаний перерахувати суми в злоті відповідно до вимог Закону про PIT. Витрату в іноземній валюті перераховують за середнім курсом NBP (Національного банку Польщі) з останнього робочого дня, що передує дню понесення витрати (стаття 11a частина 2 Закону про PIT), а результат перерахунку вносять у документ або в додаток до нього (§ 6 частина 4 розпорядження).
Внутрішні документи як бухгалтерські докази
У певних ситуаціях підприємець може самостійно скласти бухгалтерський документ у формі внутрішнього документа. Такі документи мають таку саму доказову силу, як і зовнішні, за умови дотримання формальних вимог.
Внутрішні документи мають містити дату й підписи осіб, які здійснили видаток. Вони також мають зазначати назву, кількість, ціну за одиницю та вартість товару, а для послуг — предмет господарської операції та розмір витрати (§ 8 частина 1 розпорядження).
Розпорядження дозволяє складати внутрішні документи виключно в таких випадках (§ 8 частина 2):
- Купівля безпосередньо у вітчизняного виробника рослинної та тваринної продукції, не переробленої промисловим способом
- Купівля в населення сировини лікарських рослин, дикорослих трав, ягід і лісових грибів
- Вартість продукції власного вирощування чи тваринництва
- Добові та інші витрати на службові відрядження
- Купівля в населення відходів споживання, що є вторинною сировиною
- Видатки на оренду, електроенергію, телефон, воду, газ у частині, що припадає на діяльність
- Судові та нотаріальні збори
- Видатки на паркування автомобіля
З 2026 року розпорядження не передбачає внутрішнього документа чи чека в разі купівлі матеріалів у роздрібній торгівлі — фіскальним чеком (paragon) можна задокументувати лише купівлю пального або мастил за кордоном (§ 8 частина 4).
Внутрішні документи підприємець може складати самостійно лише у визначених законодавством випадках. Вони мають відповідати всім формальним вимогам до бухгалтерських документів
Особливо важливо правильно документувати видатки на паркування автомобіля. Підставою для складання внутрішнього документа може бути квиток із паркомата, талон або разовий квиток, який потрібно додати до складеного внутрішнього документа.
Найпоширеніші витрати KUP у господарській діяльності
Серед видатків, які найчастіше відносять до витрат KUP, насамперед закупівлі товарів для перепродажу та основних матеріалів. Зазвичай це найбільша стаття витрат у торговельній і виробничій діяльності.
До поширених витрат належать також видатки на утримання та облаштування приміщення, зокрема оренда офісної чи складської площі, оплата комунальних послуг — електроенергії, води, газу та центрального опалення. Ці витрати можна врахувати повністю, якщо приміщення використовується лише для діяльності, або пропорційно в разі змішаного використання.
Видатки на утримання приміщення можна віднести до витрат KUP повністю або пропорційно залежно від способу використання площі. У разі змішаного використання потрібно визначити частку, пов’язану з господарською діяльністю
Значну категорію витрат становлять видатки на телекомунікації, зокрема абонентська плата за телефон, інтернет і вартість службових розмов. Дедалі частіше підприємці відносять до витрат і видатки на присутність в інтернеті, як-от оплату домену, хостингу чи послуг із ведення вебсайту.
До витрат можна віднести також:
- Бухгалтерські послуги та податкове консультування
- Банківські комісії за ведення бізнес-рахунку
- Купівлю комп’ютерного обладнання та програмного забезпечення
- Витрати на використання транспортного засобу, зокрема пальне
- Амортизаційні відрахування від основних засобів
- Майнове страхування, пов’язане з діяльністю
Витрати на використання транспортного засобу в господарській діяльності охоплюють не лише пальне, а й ремонти, техогляди, страхування OC (цивільної відповідальності) та пропорційну частину страхування автокаско в межах чинних лімітів
Особливу увагу варто приділити видаткам змішаного характеру, які можуть бути пов’язані як із діяльністю, так і з приватними потребами. У таких випадках до витрат можна віднести лише ту частину видатку, яка справді слугує господарській діяльності.
Видатки змішаного характеру та нестандартні витрати
Одне з найбільших практичних завдань у застосуванні правил щодо витрат KUP — правильна кваліфікація видатків змішаного характеру. Це видатки, які можуть слугувати як господарській діяльності, так і приватним цілям платника.
Основне правило: витратами фірми можуть бути видатки, пов’язані з діяльністю, які не мають особистого характеру. У разі змішаних видатків потрібно виокремити частину, що слугує діяльності, і віднести до витрат лише цю частку.
Прикладом нестандартної витрати може бути купівля одягу підприємцем. Як правило, видатки на одяг мають особистий характер і не можуть бути витратами KUP. Проте в певних випадках, коли одяг виконує рекламну функцію або необхідний для певної діяльності, його можна визнати податковою витратою.
Видатки на купівлю одягу можна віднести до витрат KUP лише у виняткових випадках, коли одяг виконує рекламну функцію або необхідний для певної господарської діяльності
Директор KIS у роз’ясненні від 18 вересня 2017 року (0114-KDIP3-1.4011.235.2017.2.IF) зазначив, що видатки на купівлю ділового одягу з постійним позначенням фірми (стійко нанесеною монограмою чи гербом, що ідентифікують фірму) можуть бути витратою KUP, оскільки такий одяг втрачає особистий характер і тісно пов’язаний із господарською діяльністю.
Підприємець, який надає послуги податкового консультування, купив костюм зі стійко нанесеним логотипом фірми, який носить лише на конференціях і зустрічах із клієнтами. Завдяки постійному фірмовому позначенню цей видаток можна визнати витратою KUP, хоча оцінка залежить від обставин конкретної справи.
Якщо ви сумніваєтеся, чи можна віднести нетиповий видаток до витрат KUP, варто розглянути подання заяви про індивідуальне податкове роз’яснення (KIS). Застосування роз’яснення захищає платника, якщо фактичні обставини відповідають описаним у заяві (статті 14k–14m Податкового кодексу).
Порядок обліку витрат KUP
Правильний облік витрат KUP потребує відповідної процедури, що забезпечує відповідність податковим і бухгалтерським правилам. Перший крок — завжди перевірити, чи відповідає видаток визначенню витрати KUP і чи немає його в переліку виключених видатків.
Облік витрат відбувається в такі етапи:
- Перевірка формальної правильності первинного документа
- Перевірка зв’язку видатку з господарською діяльністю
- Підтвердження, що видатку немає в переліку виключень
- Вибір відповідного бухгалтерського рахунку
- Внесення запису до KPiR (книги доходів і витрат) або до бухгалтерських книг
- Архівування документа відповідно до правил
Кожен бухгалтерський документ має пройти формальну перевірку, яка охоплює повноту даних, правильність сум, дат і підписів. Далі потрібно перевірити змістовий зв’язок видатку з господарською діяльністю.
Кожен бухгалтерський документ має пройти формальну та змістову перевірку перед внесенням до книги. Перевірка охоплює повноту даних, правильність сум і зв’язок із господарською діяльністю
Вибір відповідного бухгалтерського рахунку є ключовим для правильної класифікації витрат. Різні види видатків варто проводити на відповідних аналітичних рахунках, що полегшує подальше складання звітів і аналізів витрат.
Якщо ви ведете KPiR, видатки потрібно вносити до відповідної колонки залежно від виду витрати. Бухгалтерська програма має автоматично відносити видатки до відповідних категорій на підставі обраного виду операції.
Найпоширеніші помилки в обліку витрат KUP
Підприємці роблять багато помилок в обліку витрат KUP, що може призвести до проблем із податковими органами. Одна з найпоширеніших — віднесення до витрат представницьких видатків, як-от обідів у ресторанах під час ділових зустрічей.
Ще одна поширена помилка — неправильне документування видатків. Неповні документи, без потрібних підписів чи дат, не можуть бути підставою для віднесення видатку до витрат KUP. Особливо проблемними є документи іноземними мовами, які не перекладено або належно не описано.
Проблеми виникають також із видатками змішаного характеру, коли підприємці відносять до витрат увесь видаток, хоча частина має приватний характер. Це стосується насамперед витрат на використання автомобіля, телефону чи приміщення для змішаних цілей.
Найпоширеніші помилки в обліку витрат стосуються віднесення до витрат представницьких видатків, неправильного документування та невиокремлення приватної частини видатків змішаного характеру
Помилки стосуються також обліку авансів і передоплат. Підприємці часто відносять їх до витрат у момент сплати, хоча їх слід враховувати лише після отримання товару чи надання послуги.
Особливу обережність варто виявляти щодо витрат на транспортні засоби. Ліміти амортизації та обмеження щодо страхування автокаско часто пропускають або застосовують неправильно.
Податкові перевірки витрат KUP
Податкові органи особливо ретельно перевіряють правильність віднесення видатків до витрат KUP. Перевірки можуть стосуватися як бухгалтерської документації, так і фактичного характеру понесених видатків.
Під час перевірки насамперед перевіряють бухгалтерську документацію на повноту та формальну правильність. Перевіряльники з’ясовують, чи містять документи всі обов’язкові елементи та чи їх належно описано й проведено.
Особливу увагу перевіряльники звертають на нетипові видатки або видатки великої вартості. У таких випадках вони можуть вимагати додаткових пояснень чи доказів зв’язку видатку з господарською діяльністю.
Під час податкових перевірок особливо ретельно перевіряють нетипові видатки, видатки великої вартості та ті, що можуть мати змішаний характер. Перевіряльники можуть вимагати додаткових пояснень і доказів
Підприємцям варто бути готовими до можливої перевірки, зокрема:
- Вести достовірну бухгалтерську документацію
- Зберігати всі первинні документи
- Складати додаткові описи для нетипових видатків
- Документувати частки для змішаних видатків
- Вести облік пробігу транспортного засобу
Якщо податковий орган оскаржить витрати, платник має право подати оскарження й надати додаткові докази правомірності віднесення видатку до витрат KUP.
Оптимізація витрат KUP
Правильна оптимізація витрат KUP дає змогу законно зменшити податкове навантаження, водночас дотримуючись законодавства. Ключове — систематично аналізувати всі понесені видатки щодо можливості віднесення їх до податкових витрат.
Перший крок в оптимізації — повний перегляд усіх видатків, пов’язаних із господарською діяльністю. Багато підприємців пропускають дрібні видатки, які за рік можуть скласти значну суму. До них належать, зокрема, плата за паркування, дрібні закупівлі канцтоварів чи вартість кур’єрських відправлень.
Важливо також правильно враховувати видатки змішаного характеру. Замість відмовлятися від їх врахування, потрібно виокремити частину, що слугує діяльності, і віднести її до витрат у відповідній пропорції.
Оптимізація витрат KUP потребує систематичного аналізу всіх видатків, правильного обліку змішаних витрат і повного використання можливостей у межах чинного законодавства
Особливу увагу варто звернути на видатки на розвиток компетенцій і кваліфікації. Витрати на навчання, курси, фахову літературу чи галузеві конференції можна віднести до витрат KUP, якщо вони слугують підвищенню професійної кваліфікації.
Важливо також планувати видатки в часі. Момент визнання витрати визначено законом (стаття 22 частини 4–6b Закону про PIT), і його не можна довільно переносити між розрахунковими періодами — планувати можна лише строк самої купівлі з дотриманням методу нарахування чи касового методу залежно від методу обліку, який ви застосовуєте.
