Сучасні підприємства дедалі більше дбають про свій імідж, який охоплює не лише якість продуктів чи послуг, а й естетику довкола фірми. Доглянуті зелені насадження навколо приміщень підприємства можуть суттєво вплинути на те, як фірму сприймають клієнти та контрагенти. Тому багато фірм вирішують купити газонокосарки, щоб підтримувати порядок на територіях біля офісних чи виробничих будівель.
Питання, чи можна віднести газонокосарку до витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP), особливо важливе з погляду податкових розрахунків фірми. Правильний облік таких витрат може зменшити базу оподаткування, а отже, і податкове навантаження підприємства. Водночас пам’ятайте про дотримання всіх формальних вимог щодо документування та обліку таких покупок. Облік подібних покупок і відрахувань для своїх клієнтів веде наша бухгалтерська фірма у Варшаві.
Правові підстави витрат, що враховуються в оподаткуванні
Згідно зі статтею 22 Закону про PIT (податок на доходи фізичних осіб), витрати, що враховуються в оподаткуванні, — це витрати, понесені з метою отримання доходу або збереження чи забезпечення джерела доходу, за винятком витрат, перелічених у статті 23 цього закону. Хоча на перший погляд це визначення може здаватися зрозумілим, на практиці воно залишає значний простір для тлумачення.
Податковий закон не містить закритого переліку витрат, які можна визнати витратами, що враховуються в оподаткуванні. Це означає, що кожен випадок потребує індивідуального аналізу щодо виконання умов, визначених законом. Ключове — показати зв’язок між понесеною витратою та вашою господарською діяльністю
Через безмежне різноманіття господарських подій законодавець не міг передбачити всіх ситуацій, у яких підприємці несуть витрати, пов’язані з веденням діяльності. Тому оцінка того, чи можна віднести певну витрату до KUP, має враховувати особливості конкретного випадку та характер діяльності.
Особливо важливо розрізняти витрати, безпосередньо пов’язані з господарською діяльністю, і ті, що мають опосередкований зв’язок. Витрати на підтримання естетичного вигляду території навколо фірми належать до другої категорії, але це не означає, що їх автоматично виключено з KUP.
Опосередкованого зв’язку з господарською діяльністю може бути достатньо, щоб визнати витрату такою, що враховується в оподаткуванні, якщо можна показати її вплив на отримання доходу. Це особливо стосується витрат на покращення іміджу фірми та її сприйняття діловим середовищем
Витрати на облаштування зелених зон
Інвестиції в облаштування території навколо приміщень фірми охоплюють широкий спектр дій — від висадження газонів і кущів до купівлі обладнання для догляду за ними. Усі ці витрати мають спільну мету — покращити естетику довкола фірми, що може сприяти кращому її сприйняттю клієнтами та контрагентами.
Висадження трави, дерев, квітів чи кущів — це довгострокова інвестиція, яка роками впливатиме на вигляд фірми. Однак, щоб ці насадження мали естетичний вигляд, потрібен регулярний догляд, а для нього — відповідне обладнання та інструменти.
Витрати на облаштування зелених зон навколо фірми пов’язані з отримуваним доходом, навіть якщо цей зв’язок опосередкований. Естетичне довкілля фірми може впливати на рішення потенційних клієнтів почати співпрацю, а це може позначатися на можливості отримувати дохід
Варто підкреслити, що неможливо однозначно визначити розмір доходу, отриманого завдяки естетичному вигляду території фірми. Проте те, що цей вплив не можна точно виміряти, не означає, що ці витрати не відповідають умовам для визнання їх KUP.
Це особливо важливо для фірм, які часто приймають ділових гостей, проводять зустрічі з клієнтами на своїй території або працюють у галузях, де імідж має ключове значення. У таких ситуаціях доглянуте довкілля може безпосередньо впливати на укладені контракти та отримуваний дохід.
Практичний приклад: Консалтингова фірма регулярно проводить зустрічі з клієнтами у своєму офісі. Завдяки доглянутим газонам і естетичному довкіллю будівлі клієнти мають позитивне перше враження про фірму, що може вплинути на їхнє рішення продовжити співпрацю. У цьому випадку витрати на утримання зелених зон пов’язані (опосередковано) з отриманням доходу.
Газонокосарка як інструмент підтримання іміджу фірми
Газонокосарка — необхідний інструмент для підтримання естетичного вигляду газонів і зелених зон навколо фірми. Без регулярного косіння трава швидко втрачає охайний вигляд, що може негативно вплинути на сприйняття фірми діловим середовищем.
Витрати на купівлю газонокосарки можна віднести до KUP, якщо підприємець покаже їх зв’язок із діяльністю, наприклад із підтриманням естетичного вигляду території навколо приміщень фірми чи орендованого павільйону (стаття 22 частина 1 закону про PIT).
Газонокосарку, куплену для підтримання естетичного вигляду території навколо приміщень фірми, можна віднести до витрат, що враховуються в оподаткуванні. Ключове — показати зв’язок між підтриманням естетичного вигляду та господарською діяльністю
Оцінюючи цей зв’язок, можна зазначити, що підтримання доброго іміджу фірми через турботу про естетику довкілля може впливати на рішення потенційних клієнтів і контрагентів. Доглянута територія навколо фірми свідчить про професіоналізм і увагу до деталей, що може мати значення під час ухвалення рішення про початок ділової співпраці.
Однак пам’ятайте, що оцінка завжди залежить від обставин конкретної справи, а прецедентів у польському праві немає. Певність у вашій ситуації дає лише власне індивідуальне податкове роз’яснення, яке захищає тільки заявника (стаття 14k § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)).
Правила амортизації газонокосарки на підприємстві
Спосіб обліку газонокосарки у фірмі залежить насамперед від її первісної вартості та запланованого строку використання. Податкове законодавство передбачає різні варіанти залежно від виконаних умов.
Якщо первісна вартість газонокосарки не перевищує 10 000 zł, підприємець може обрати один із трьох варіантів:
- Одноразова амортизація всієї вартості газонокосарки в місяці введення її в експлуатацію або в наступному місяці (стаття 22f частина 3 Закону про PIT)
- Віднесення витрати безпосередньо до витрат у місяці введення газонокосарки в експлуатацію, без амортизаційних відрахувань (стаття 22d частина 1 Закону про PIT)
- Стандартні амортизаційні відрахування відповідно до законодавства
Газонокосарку вартістю до 10 000 zł можна врахувати одноразово або через регулярні амортизаційні відрахування. Обираючи метод, варто врахувати особливості діяльності фірми та податкові плани на відповідний податковий рік
Якщо вартість газонокосарки перевищує 10 000 zł, як правило, необхідно здійснювати регулярні амортизаційні відрахування. Газонокосарку слід внести до реєстру основних засобів і амортизувати за чинними ставками. Винятком є одноразова амортизація, доступна малим платникам податків і фірмам у рік початку діяльності (стаття 22k частина 7 Закону про PIT, допомога de minimis), а також для нових (фабрично нових) основних засобів груп 3–6 і 8 KŚT до 100 000 zł на рік (стаття 22k частина 14).
Для газонокосарок передбачено ставку амортизації 14%, що випливає з Переліку річних ставок амортизації (додаток № 1 до Закону про PIT) для виду 59 KŚT. Це означає, що теоретичний строк амортизації становить близько 7 років. Сезонне використання не змінює ставки, а впливає лише на розподіл відрахувань: для основних засобів сезонного використання відрахування здійснюють у період їх використання (стаття 22h частина 1 пункт 3).
Особливості сезонного використання газонокосарки
Газонокосарка — це обладнання сезонного використання, переважно з весни до осені, коли трава активно росте і потребує регулярного косіння. Така специфіка використання має важливі наслідки для нарахування амортизаційних відрахувань.
Амортизаційні відрахування від газонокосарки сезонного використання здійснюють у період її використання для цілей господарської діяльності (стаття 22h частина 1 пункт 3 Закону про PIT). Це означає, що в зимові місяці, коли газонокосарка не використовується, амортизаційні відрахування не здійснюють.
Підприємці можуть обрати один із двох методів визначення щомісячного відрахування:
- Поділ річної суми амортизаційного відрахування на кількість місяців сезону, коли газонокосарка використовується
- Поділ річної суми амортизаційного відрахування на 12 місяців року
Перший метод дає змогу швидше амортизувати обладнання, що може бути вигідно з погляду податкового планування. Другий метод подовжує строк амортизації, але забезпечує рівномірніший розподіл витрат у часі
Незалежно від обраного методу нарахування, амортизаційні відрахування відносять до KUP лише в місяцях сезону, коли газонокосарка використовується. Це означає, що й за другого методу за зимові місяці відрахувань не здійснюють. Обидва методи нарахування порівнюємо в повному посібнику з амортизації основних засобів.
Практичний приклад обліку газонокосарки
Щоб краще проілюструвати правила амортизації газонокосарки, розгляньмо конкретний приклад. Припустімо, що фірма купила газонокосарку в червні за 12 000 zł і того ж місяця внесла її до реєстру основних засобів. Відрахування починають з місяця, наступного після внесення до реєстру (стаття 22h частина 1 пункт 1 Закону про PIT). Обладнання використовуватиметься з липня до жовтня, тобто 4 місяці на рік.
| Метод нарахування | Річна сума амортизації | Щомісячне відрахування | Загальне відрахування за 4 місяці |
|---|---|---|---|
| Метод 1 (поділ на сезон) | 1 680 zł | 420 zł | 1 680 zł |
| Метод 2 (поділ на 12 місяців) | 1 680 zł | 140 zł | 560 zł |
За першого методу нарахування:
- Річна сума амортизації: 12 000 zł × 14% = 1 680 zł
- Щомісячне відрахування: 1 680 zł ÷ 4 місяці = 420 zł
- Загальне відрахування за 4 місяці: 4 × 420 zł = 1 680 zł
За другого методу нарахування:
- Річна сума амортизації: 12 000 zł × 14% = 1 680 zł
- Щомісячне відрахування: 1 680 zł ÷ 12 місяців = 140 zł
- Відрахування за 4 місяці використання: 4 × 140 zł = 560 zł
Вибір методу нарахування амортизаційних відрахувань суттєво впливає на розмір витрат, що враховуються в оподаткуванні, у відповідному році. Перший метод дає змогу швидше списати вартість обладнання, що може бути вигідно в роки з високими доходами
Зверніть увагу, що в цьому прикладі за першого методу вже в перший рік використання можна віднести до витрат усю річну суму амортизації, бо відрахування охоплюють увесь сезон (газонокосарку внесли до реєстру до його початку). За другого методу відрахування розподіляються на довший період, але їхній розмір в окремі роки менший.
Бізнес-сценарій: Будівельна фірма з високими доходами у певному році може обрати перший метод амортизації, щоб максимально використати можливість віднесення витрат. Натомість фірма з низькими доходами може віддати перевагу другому методу, щоб розподілити податкові вигоди на довший період.
Класифікація газонокосарки за KŚT
Правильна класифікація газонокосарки за Класифікацією основних засобів (KŚT) важлива для облікових і статистичних цілей. Газонокосарку слід віднести до виду 592 KŚT (група 5), який охоплює машини та інструменти для догляду (розпорядження Ради міністрів від 3 жовтня 2016 року, Dz.U. 2016, поз. 1864).
Ця класифікація випливає з прив’язки до коду PKWiU (Польський класифікатор продукції та послуг) 28.30.40.0, який охоплює обладнання для догляду за газонами, спортивними майданчиками та парками. Код PKWiU безпосередньо пов’язаний із відповідною групою KŚT, що забезпечує узгодженість класифікації на різних рівнях обліку.
Правильна класифікація газонокосарки у виді 592 KŚT важлива не лише для обліку, а й може мати значення під час податкових перевірок. Правильна класифікація підтверджує, що обладнання фактично використовується для цілей, визначених для цієї групи
Вид 592 KŚT охоплює машини та інструменти для догляду, тож може включати різне обладнання для догляду за зеленими зонами. Для конкретного обладнання (наприклад, тримера чи аератора) варто перевірити його код PKWiU. Правильна класифікація буває важливою й для VAT — приклад цього: ставка VAT при продажу сільськогосподарської землі.
Ця класифікація має значення і для визначення ставок амортизації, бо ставку визначають за Переліком річних ставок амортизації відповідно до виду KŚT. Ставка 14% стосується всього виду 59 KŚT (сільськогосподарські та лісогосподарські машини, обладнання та інструменти) і не залежить від сезонного використання.
VAT (ПДВ) при купівлі газонокосарки та пального
Купівля газонокосарки, яка використовується в господарській діяльності, дає право на відрахування VAT за загальними правилами Закону про VAT. Якщо газонокосарка використовується виключно для оподатковуваних операцій, активний платник VAT може відрахувати 100% VAT з рахунку-фактури (faktura) на купівлю.
Особливо важливим є облік VAT від пального для газонокосарки. Згідно зі статтею 86 частиною 1 Закону про VAT, податок можна відрахувати в тій мірі, в якій товар або послуга використовуються в оподатковуваній діяльності. Це означає, що якщо газонокосарка використовується виключно для цілей господарської діяльності, можна відрахувати 100% VAT з рахунків-фактур за пальне.
Відрахувати VAT від пального для газонокосарки в повному обсязі можна за умови, що обладнання використовується виключно в господарській діяльності. Необхідно вести відповідну документацію, яка підтверджує зв’язок із діяльністю фірми
Пам’ятайте, що право на відрахування VAT тісно пов’язане з використанням товару чи послуги в оподатковуваній діяльності. Якби газонокосарка використовувалася також для приватних цілей, відрахування VAT довелося б відповідно обмежити пропорційно до частки використання в господарській діяльності.
Документацію щодо купівлі пального слід ретельно вести та зберігати, оскільки її можуть перевірити під час податкової перевірки. Рахунки-фактури за пальне мають бути виставлені на фірму і містити всі обов’язкові елементи рахунку-фактури VAT.
Документування використання газонокосарки
Належне документування використання газонокосарки в господарській діяльності має ключове значення для збереження права відносити пов’язані з нею витрати до KUP. Ця документація може виявитися необхідною під час податкової перевірки.
Основним документом є рахунок-фактура на купівлю газонокосарки, який має містити всі обов’язкові елементи рахунку-фактури VAT. Крім того, варто вести журнал використання обладнання, у якому фіксуватимуться дати та обставини використання газонокосарки.
Журнал має містити інформацію про:
- Дати використання газонокосарки
- Ділянки, на яких вона використовувалася
- Час роботи обладнання
- Витрату пального
- Осіб, які працювали з газонокосаркою
Ведення детального журналу використання газонокосарки може допомогти не лише в податкових розрахунках, а й у плануванні обслуговування та сервісу обладнання. Регулярний облік мотогодин дає змогу оптимально планувати технічні огляди
Документація має також охоплювати рахунки-фактури за пальне, оливи, запчастини та сервісні послуги. Усі ці витрати можна віднести до KUP за умови, що вони пов’язані з використанням газонокосарки в господарській діяльності.
Витрати на експлуатацію та обслуговування газонокосарки
Окрім самої купівлі газонокосарки, підприємці несуть також витрати на її експлуатацію та обслуговування. Усі ці витрати можна віднести до KUP за умови, що вони пов’язані з використанням обладнання в господарській діяльності.
До експлуатаційних витрат належать насамперед:
- Пальне для газонокосарки
- Оливи та мастила
- Запчастини та витратні матеріали
- Сервісні послуги та ремонти
- Технічні огляди та обслуговування
Експлуатаційні витрати газонокосарки можна відносити до витрат, що враховуються в оподаткуванні, поточно, в момент їх понесення. Вони не потребують амортизації, оскільки мають характер операційних, а не інвестиційних витрат
Особливу увагу слід звернути на витрати на пальне, які часто становлять значну частину експлуатаційних витрат. Як уже згадувалося, якщо газонокосарка використовується виключно в господарській діяльності, можна відрахувати 100% VAT з рахунків-фактур за пальне.
Витрати на сервіс і ремонти слід документувати рахунками-фактурами VAT, виставленими на фірму. Варто вести облік усіх ремонтів і оглядів — це може допомогти під час планування бюджету на наступні роки, а також у разі можливого продажу обладнання.
Порівняння методів обліку газонокосарки
| Критерій | Одноразова амортизація | Регулярна амортизація | Операційна витрата |
|---|---|---|---|
| Вартість газонокосарки | До 10 000 zł (вище — лише на підставі статті 22k частини 7 або 14) | Понад 10 000 zł (допустима й нижче) | До 10 000 zł |
| Строк обліку | Одноразово | Близько 7 років (14% на рік) | Одноразово |
| Вплив на податок | Великий у перший рік | Розподілений у часі | Великий у перший рік |
| Документація | Рахунок-фактура на купівлю і реєстр основних засобів | Реєстр основних засобів | Рахунок-фактура на купівлю |
| Гнучкість | Висока | Низька | Висока |
