Відмова працівника від участі у відрядженні (delegacja) – тема, що викликає багато суперечок у польському трудовому праві. Ситуації, коли роботодавець доручає працівникові службову поїздку, а той відмовляється виконати доручення, потребують ретельного аналізу правових норм і обставин конкретного випадку. Проблема набуває особливого значення в період попередження про звільнення, коли відносини між сторонами трудового договору можуть бути напруженими.
Трудове право чітко визначає обов’язки працівника перед роботодавцем, але водночас захищає працівників від необґрунтованих вимог і надає їм певні права. Знання цих норм є ключовим як для роботодавців, що планують відрядження, так і для працівників, які хочуть знати свої права та обов’язки щодо службових поїздок. З відрядженнями пов’язана й ситуація, коли працівник не звітує про отримані кошти, — описуємо її в статті про нерозрахований аванс на відрядження.
Відповідно до статті 100 § 1 Трудового кодексу (Kodeks pracy) працівник зобов’язаний виконувати доручення керівників, що стосуються роботи, якщо вони не суперечать законодавству або трудовому договору. Доручення службової поїздки є завданням, яке працівник має виконати в межах своїх трудових обов’язків
Визначення службової поїздки згідно з Трудовим кодексом
Основним кроком в аналізі проблематики відряджень є розуміння визначення службової поїздки в польському трудовому праві. Відповідно до статті 77⁵ § 1 Трудового кодексу службовою поїздкою є виконання за дорученням роботодавця службового завдання поза населеним пунктом, у якому розташоване зареєстроване місцезнаходження роботодавця, або поза постійним місцем роботи.
Верховний суд у рішенні від 22 лютого 2008 року, справа № I PK 208/07, точно визначив характерні ознаки службової поїздки, вказавши, що вона має відповідати трьом основним умовам, які існують одночасно. Перша з них – поїздка поза населеним пунктом, у якому розташоване місцезнаходження роботодавця, або поза постійним місцем роботи. Друга умова стосується необхідності доручення роботодавця, тобто ініціатива поїздки має походити від сторони, яка управляє. Третя умова стосується мети поїздки – виконання визначеного роботодавцем службового завдання.
Усі три ознаки службової поїздки мають існувати одночасно, щоб поїздку можна було визнати відрядженням у розумінні трудового права. Відсутність будь-якої з цих умов означає, що йдеться не про службову поїздку в юридичному значенні
Законодавство не визначає мінімальної чи максимальної тривалості службової поїздки, тобто відрядження може тривати як кілька годин, так і кілька місяців. У юридичній практиці часто посилаються на статтю 42 § 4 Трудового кодексу, яка встановлює, що попередження про зміну дотеперішніх умов праці чи оплати не потрібне в разі доручення працівникові, у випадках, обґрунтованих потребами роботодавця, іншої роботи, ніж визначена в трудовому договорі, на строк, що не перевищує 3 місяців у календарному році, якщо це не зменшує винагороди та відповідає кваліфікації працівника.
Обов’язок виконувати доручення роботодавця
Основним обов’язком працівника, що випливає з трудових відносин, є виконання доручень керівників щодо роботи. Стаття 100 § 1 Трудового кодексу зобов’язує працівників виконувати доручення керівників із застереженням, що ці доручення не можуть суперечити законодавству чи трудовому договору.
Доручення службової поїздки належить до завдань, які працівник має виконати в межах своїх трудових обов’язків. Відмова від участі у відрядженні без юридично обґрунтованих причин може розглядатися як порушення основних обов’язків за трудовим договором і може спричинити застосування до працівника дисциплінарної відповідальності чи відповідальності за порушення трудового порядку.
Відмова від участі у відрядженні, не обґрунтована об’єктивними обставинами, може спричинити застосування до працівника стягнення у вигляді зауваження або догани відповідно до статті 108 § 1 Трудового кодексу. У крайніх випадках роботодавець може також розірвати з працівником договір без попередження
Роботодавець, працівник якого безпідставно відмовився від відрядження, має кілька правових інструментів. Він може застосувати відповідальність за порушення трудового порядку, оголосивши працівникові зауваження або догану. В особливо серйозних випадках, коли відмова є грубим порушенням основних трудових обов’язків, можливе також розірвання трудового договору без попередження, тобто дисциплінарне звільнення відповідно до статті 52 § 1 Трудового кодексу. Протилежну ситуацію, коли відмовляє роботодавець, розглядаємо в статті про відмову у відпустці на вимогу.
Обґрунтована відмова від відрядження
Норми трудового права передбачають певні ситуації, у яких працівник може обґрунтовано відмовитися від службової поїздки. Трудовий кодекс захищає окремі групи працівників, яким не слід доручати службові поїздки або які можуть відмовитися від відрядження без негативних наслідків.
Перша група – особи з інвалідністю, які мають проблеми з пересуванням. Трудовий кодекс не містить окремої норми щодо цього, але доручення службової поїздки такому працівникові може бути визнане таким, що суперечить принципам співжиття (стаття 8 Трудового кодексу), а відмова від відрядження не повинна спричиняти для працівника жодних негативних наслідків.
Вагітні жінки та працівники, які виховують дитину до досягнення нею 8 років (з 26 квітня 2023 року; раніше – до 4 років), можуть вирушити у службову поїздку лише за умови, що дадуть на це згоду, відповідно до статті 178 § 1 і § 2 Трудового кодексу. Невиконання доручення роботодавця щодо участі у відрядженні не може мати для цих працівників жодних негативних наслідків
Особливі права вагітних жінок
Вагітні жінки мають особливий захист щодо службових відряджень. Стаття 178 § 1 Трудового кодексу встановлює, що вагітну працівницю не можна без її згоди направляти за межі постійного місця роботи, – тож вона може відмовитися від участі у службовій поїздці без пояснення причин і без побоювання негативних наслідків з боку роботодавця. Це право має абсолютний характер і не підлягає часовим чи змістовим обмеженням.
Захист працівників, які доглядають малих дітей
Працівники, які виховують дитину до досягнення нею 8 років, також можуть відмовитися від участі у відрядженні. Стаття 178 § 2 Трудового кодексу передбачає, що такого працівника не можна без його згоди направляти за межі постійного місця роботи; на практиці роботодавці просять заяву про те, чи погоджується працівник на такі поїздки. Батьків захищають і інші норми, зокрема щодо звільнення у відпустці для догляду за дитиною.
Важливою рисою цього права є його гнучкість. Згоду на службову поїздку можна будь-коли відкликати, а подана заява не обмежує можливості скористатися правом на відмову. Це означає, що працівник може погодитися лише на одне відрядження або відмовитися від конкретного відрядження, незважаючи на раніше надану згоду на такі поїздки.
Коли дитину доглядають двоє батьків, які працюють за трудовими договорами, лише один із них може відмовитися від службової поїздки через догляд за дитиною. Це випливає зі статті 189¹ Трудового кодексу і стосується як ситуації, коли батьки працюють в одного роботодавця, так і в різних компаніях
Порядок подання заяв щодо відряджень
Працівники, які виховують дітей до досягнення ними 8 років, на практиці повідомляють роботодавця про своє рішення щодо участі у відрядженнях, бо без їхньої згоди відрядження недопустиме. Цей порядок має на меті дати роботодавцеві змогу планувати службові поїздки з урахуванням обмежень, що випливають із сімейної ситуації працівників.
Заява може мати загальний характер і стосуватися всіх майбутніх відряджень або конкретної службової поїздки. Працівник має право будь-коли змінити своє рішення, тобто може відкликати раніше надану згоду на відрядження або погодитися на конкретну поїздку, незважаючи на попередню відмову.
Приклади практичного застосування норм
Практика показує різноманітність ситуацій, у яких працівники можуть скористатися правом на відмову від відрядження. Якщо працівниця, яка доглядає 2-річну дитину, раніше подала заяву про згоду на відрядження, але на момент запланованої поїздки дитина захворіла і доглядати її може лише мати, відмова від відрядження є повністю обґрунтованою і не повинна спричиняти жодних наслідків.
На право відмовитися від відрядження не впливає ситуація другого з батьків, зокрема те, чи провадить він господарську діяльність, перебуває у відпустці для догляду за дитиною (urlop wychowawczy) чи є безробітним. Не має значення також те, чи відвідує дитина ясла або дитячий садок
Відрядження під час пандемії COVID-19
Пандемія коронавірусу суттєво вплинула на можливість здійснювати службові поїздки та створила нові обставини, що обґрунтовують відмову від відрядження. Стан епідемічної загрози в Польщі скасовано з 1 липня 2023 року, але описані нижче правила випливають із загальних норм Трудового кодексу про безпеку та гігієну праці, тому вони важливі й за інших епідемічних загроз.
Якщо роботодавець доручає службову поїздку в регіони, яким загрожує коронавірус, працівник має право не погодитися на відрядження через безпосередню загрозу своєму життю чи здоров’ю та ризик поширення хвороби в країні. Правовою підставою такої відмови є стаття 210 § 1 Трудового кодексу, яка встановлює, що коли умови праці не відповідають нормам безпеки та гігієни праці і створюють безпосередню загрозу здоров’ю чи життю працівника або коли виконувана ним робота загрожує такою небезпекою іншим особам, працівник має право утриматися від виконання роботи, негайно повідомивши про це керівника.
Ухвалюючи рішення про поїздку під час пандемії, сторони мають дотримуватися рекомендацій і повідомлень компетентних державних органів, зокрема Державної санітарної інспекції, Міністерства охорони здоров’я та Міністерства закордонних справ
Обов’язки роботодавця під час пандемії
Якщо працівник вирішить поїхати в регіони, яким загрожує епідемія, роботодавець має особливі обов’язки щодо забезпечення безпеки. Він повинен оцінити ризик, пов’язаний із поїздкою, і забезпечити працівника засобами, що зменшують ризик зараження вірусом. Крім того, він має вжити заходів для мінімізації можливої загрози для інших працівників після повернення відрядженого.
Відшкодування витрат на службову поїздку
Працівникові, який за дорученням роботодавця вирушає у службову поїздку, належить відшкодування понесених витрат відповідно до норм Трудового кодексу. Система відшкодування має на меті забезпечити, щоб працівник не ніс фінансових наслідків виконання службових обов’язків поза своїм постійним місцем роботи.
Перелік витрат, що підлягають відшкодуванню, охоплює кілька основних категорій. Перша з них – добові, тобто грошові виплати для покриття витрат на харчування під час відрядження. Друга категорія – витрати на проживання, які охоплюють витрати на житло в місці призначення службової поїздки.
Відшкодуванню підлягають також витрати на проїзд до місця призначення й назад та інші необхідні, документально підтверджені витрати, визначені або визнані роботодавцем. Роботодавці поза бюджетною сферою встановлюють умови відшкодування в колективному договорі, положенні про оплату праці або трудовому договорі (стаття 77⁵ § 3 Трудового кодексу)
Документування витрат на відрядження
Правильне документування витрат на службову поїздку є ключовим для отримання відшкодування. Працівник повинен збирати всі рахунки-фактури, рахунки та квитки, пов’язані з відрядженням. Роботодавець може вимагати відповідних документів, що підтверджують понесені витрати, перед відшкодуванням. Відомості зарплати, договори та особові справи працівників ведемо в межах нашого кадрового та зарплатного обслуговування.
Процедури, пов’язані з відрядженнями працівників
Організація службових поїздок потребує дотримання певних процедур, які забезпечують правильне проведення відрядження та захист прав як працівника, так і роботодавця. Процес складається з кількох етапів – від видачі службового доручення до розрахунку витрат після повернення.
- Видача письмового службового доручення із зазначенням мети, місця і тривалості відрядження
- Інформування працівника про належні йому виплати та правила розрахунку витрат
- Забезпечення працівника необхідними коштами для покриття витрат на відрядження
- Проведення відрядження відповідно до виданого службового доручення
- Розрахунок витрат на службову поїздку після повернення працівника
Документація відрядження
Належна документація службової поїздки необхідна як з погляду трудового права, так і податкових норм. Роботодавець повинен вести облік усіх відряджень, а працівник подає документи, що підтверджують понесені витрати, та – якщо цього вимагають внутрішні правила роботодавця – звіт про виконання службових завдань.
| Вид документа | Хто складає | Строк | Примітки |
|---|---|---|---|
| Службове доручення | Роботодавець | Перед поїздкою | Визначає мету та обсяг відрядження |
| Звіт про відрядження | Працівник | Після повернення | Містить опис виконаних завдань |
| Документи про витрати | Різні суб’єкти | Під час відрядження | Рахунки-фактури, квитки, рахунки |
| Розрахунок відрядження | Роботодавець | Після повернення | Відшкодування витрат працівникові |
Правові наслідки відмови від відрядження
Відмова працівника від участі у відрядженні може мати різні правові наслідки, характер яких залежить від того, чи була відмова обґрунтована законом, чи була необґрунтованим порушенням трудових обов’язків. Роботодавець має кілька правових інструментів, які може застосувати, коли працівник не виконує службового доручення.
У разі необґрунтованої відмови від відрядження роботодавець може застосувати до працівника відповідальність за порушення трудового порядку. Відповідно до статті 108 § 1 Трудового кодексу він може оголосити працівникові зауваження або догану. Ці стягнення мають дисциплінувальний характер і фіксуються в особовій документації працівника – після року бездоганної роботи стягнення вважається неіснуючим, а копію повідомлення про стягнення вилучають з особової справи (стаття 113 § 1 Трудового кодексу).
У крайніх випадках, коли відмова від відрядження є грубим порушенням основних трудових обов’язків, роботодавець може розірвати трудовий договір без попередження відповідно до статті 52 § 1 Трудового кодексу. Таке дисциплінарне звільнення має серйозні наслідки для працівника
Захист від необґрунтованих санкцій
Працівники, які належать до груп, захищених нормами трудового права, не можуть зазнавати негативних наслідків відмови від відрядження, якщо вони скористалися своїми правами відповідно до закону. Це стосується вагітних жінок, батьків дітей до досягнення ними 8 років та осіб з інвалідністю, які мають проблеми з пересуванням.
Вагітна працівниця отримала доручення поїхати у відрядження до віддаленого міста на тиждень. Через стан здоров’я та медичні рекомендації вона відмовилася від участі у відрядженні. Роботодавець не може застосувати до неї жодних стягнень чи негативних наслідків, оскільки вона скористалася належним їй правом на відмову від відрядження.
Вирішення спорів щодо відряджень
У разі спорів між роботодавцем і працівником щодо обов’язку участі у відрядженні сторони можуть скористатися різними формами вирішення конфліктів. Першим кроком завжди має бути внутрішнє з’ясування справи та спроба досягти згоди в межах підприємства.
Якщо безпосередні розмови не дають результату, працівник може звернутися до профспілок, що діють на підприємстві, або скористатися юридичною допомогою. У спірних випадках щодо тлумачення норм трудового права варто отримати думку фахівців із трудового права.
- Безпосередні розмови з керівником або відділом кадрів
- Медіація за участю представників профспілок
- Консультація з юристом, який спеціалізується на трудовому праві
- Скарга до PIP (Державна інспекція праці) у разі порушення законодавства
- Розгляд справи в суді з трудових спорів як крайній захід
Роль Державної інспекції праці
PIP відіграє важливу роль у контролі за дотриманням норм щодо відряджень працівників. Інспектори праці можуть проводити перевірки на підприємствах і розслідувати випадки можливих порушень прав працівників, пов’язаних зі службовими поїздками.
