Відпустка на вимогу (urlop na żądanie) — особливий вид щорічної відпустки, що належить кожному працівникові, працевлаштованому за трудовим договором у Польщі. У межах цього права працівник може взяти чотири вільні дні протягом календарного року, які роботодавець зобов’язаний надати в строк, указаний працівником. Але чи роботодавець завжди мусить погодитися на таку відпустку? Відповідь неоднозначна й залежить від конкретних обставин.
Право на відпустку на вимогу регулює Трудовий кодекс (Kodeks pracy), який зобов’язує роботодавця надавати таку відпустку, але водночас передбачає певні винятки. Ключове значення тут мають момент і спосіб подання заяви, а також обставини, за яких працівник хоче нею скористатися. Хоча роботодавець загалом зобов’язаний надати відпустку на вимогу, у певних ситуаціях він може відмовити, посилаючись на особливі обставини, пов’язані з роботою підприємства.
Правові підстави відпустки на вимогу
Правила щодо відпустки на вимогу містяться в Трудовому кодексі (єдиний текст Dz.U. (Вісник законів) 2026 позиція 1245), а саме у статті 167². Ця норма чітко встановлює, що роботодавець зобов’язаний надати на вимогу працівника і в указаний ним строк не більше ніж чотири дні відпустки в кожному календарному році. Водночас закон уточнює, що працівник подає вимогу про надання відпустки не пізніше дня її початку. Ліміт чотирьох днів є спільним для всіх наступних роботодавців у цьому році (стаття 167³).
Згідно зі статтею 167² Трудового кодексу роботодавець зобов’язаний надати на вимогу працівника і в указаний ним строк не більше ніж 4 дні відпустки в кожному календарному році. Працівник подає вимогу не пізніше дня початку відпустки. За час відпустки на вимогу працівникові належить повна оплата відпустки
Відпустка на вимогу є частиною загального обсягу щорічної відпустки працівника. Це означає, що використання днів відпустки на вимогу зменшує ліміт щорічної відпустки, який становить 20 днів для працівників зі стажем менше 10 років або 26 днів для працівників із довшим стажем. Це важливе розрізнення, бо відпустка на вимогу — не додаткове право, а особлива форма використання наявної щорічної відпустки.
Працівник може повідомити про намір скористатися відпусткою на вимогу різними способами: особисто, телефоном, електронною поштою або в іншій формі, що забезпечує ефективну передачу інформації роботодавцю. Важить не стільки спосіб передачі інформації, скільки її ефективність і своєчасність: за позицією Верховного суду, вимогу треба подати не пізніше моменту початку роботи за графіком працівника, якщо правила внутрішнього трудового розпорядку або практика роботодавця не дозволяють пізнішого подання (рішення від 15 листопада 2006 року, I PK 128/06). Роботодавець мусить мати змогу ознайомитися з вимогою працівника й ухвалити рішення щодо надання відпустки.
Працівник може повідомити про бажання скористатися відпусткою на вимогу особисто, телефоном, електронною поштою або в іншій формі, що забезпечує ефективну передачу інформації. Найважливіше — щоб інформація дійшла до роботодавця ефективно й вчасно. Вимогу треба подати не пізніше дня початку відпустки, як правило до початку робочого часу
Важлива риса відпустки на вимогу — її призначення. У судовій практиці наголошують, що це незапланована відпустка (Верховний суд, I PK 128/06), яка дає працівникові змогу бути відсутнім на роботі в раптових і непередбачених ситуаціях. Вона не призначена для планування тривалого відпочинку, а є способом упоратися з непередбаченими обставинами, що вимагають відсутності на роботі. Проте закон не вимагає, щоб працівник указував причину вимоги.
Обов’язок роботодавця щодо відпустки на вимогу
Трудовий кодекс покладає на роботодавця чіткий обов’язок надати відпустку на вимогу працівника. На відміну від звичайної щорічної відпустки, де роботодавець має певну свободу у встановленні строків з урахуванням потреб підприємства, у випадку відпустки на вимогу роботодавець, як правило, такої свободи не має. Цей обов’язок випливає безпосередньо з трудового законодавства й становить право працівника, яким він може скористатися в межах свого обсягу відпустки.
Роботодавець зобов’язаний надати відпустку на вимогу в строк, указаний працівником, за умови, що працівник подав вимогу вчасно. Тобто якщо працівник хоче скористатися відпусткою на вимогу в певний день, він мусить повідомити про це роботодавця не пізніше дня початку цієї відпустки. Раніше подання, звісно, можливе й часто доцільне з практичного погляду.
Роботодавець зобов’язаний надати відпустку на вимогу в строк, указаний працівником, якщо вимогу подано вчасно. Тут він не має такої самої свободи, як у випадку звичайної щорічної відпустки. Відпустка на вимогу — право працівника, що випливає безпосередньо з Трудового кодексу
За час відпустки на вимогу працівникові належить оплата відпустки в такому розмірі, ніби він у цей час працював. Тобто працівник отримує повну оплату за дні відпустки на вимогу без жодних утримань чи зменшень. Оплату відпустки обчислюють за тими самими правилами, що й при звичайній щорічній відпустці.
Використання відпустки на вимогу зменшує ліміт щорічної відпустки працівника на цей календарний рік. Якщо працівник скористається чотирма днями відпустки на вимогу, його решта щорічної відпустки зменшиться відповідно на ці чотири дні. Це логічно, бо відпустка на вимогу є частиною загального обсягу щорічної відпустки, а не додатковим правом. Інакше з відпусткою через непереборну силу – вона має власний, окремий ліміт.
Коли роботодавець може відмовити у відпустці на вимогу
Хоча Трудовий кодекс зобов’язує роботодавця надати відпустку на вимогу, бувають ситуації, коли роботодавець може відмовити. Згідно з практикою Верховного суду, обов’язок надати відпустку на вимогу не є абсолютним: роботодавець може відмовити через особливі обставини, коли його винятковий інтерес, що заслуговує на захист, вимагає присутності працівника на роботі (рішення від 16 вересня 2008 року, II PK 26/08; подібно рішення від 28 жовтня 2009 року, II PK 123/09).
Правовою підставою такої відмови є — за рішенням Верховного суду від 15 листопада 2006 року (I PK 128/06) — стаття 100 § 2 пункт 4 Трудового кодексу, яка зобов’язує працівника дбати про благо підприємства; у виняткових ситуаціях роботодавець може також послатися на зловживання правом з боку працівника (стаття 8 Трудового кодексу). На підставі статті 100 § 2 пункт 4 роботодавець може послатися на потребу захистити інтереси підприємства й відмовити працівникові у відпустці на вимогу, якщо його відсутність могла б загрожувати роботі підприємства.
Роботодавець може відмовити у відпустці на вимогу, посилаючись на статтю 100 § 2 пункт 4 Трудового кодексу щодо обов’язку дбати про благо підприємства. Відмова можлива, коли виникають особливі обставини, а присутність працівника на роботі виявляється необхідною для захисту інтересів підприємства
Особливі обставини, що виправдовують відмову у відпустці на вимогу, можуть охоплювати різні ситуації, пов’язані з роботою підприємства. Це може бути, наприклад, раптова аварія, що потребує негайного втручання фахівця, важлива зустріч із клієнтом, яку не можна перенести, або ситуація, коли відсутність працівника могла б зупинити виробництво чи надання послуг. Верховний суд як приклад навів ситуацію, коли про відпустку на вимогу одночасно попросили б усі або значна частина працівників підприємства (I PK 128/06), а особливими визнав обставини, подібні до тих, що дозволяють відкликати працівника з відпустки (стаття 167 § 1 Трудового кодексу; II PK 26/08).
Однак роботодавець не може відмовити у відпустці на вимогу свавільно, без об’єктивних підстав. Відмова має ґрунтуватися на реальних потребах підприємства й конкретній загрозі для його роботи. Якщо немає особливих підстав, як-от загрози інтересам фірми чи її діяльності, а працівник відповідно до правил хоче скористатися відпусткою на вимогу, роботодавець не може йому відмовити.
Важливо також, що відмова у відпустці на вимогу щоразу має бути обґрунтована конкретними обставинами. Не можна запроваджувати загальних заборон на відпустку на вимогу в певні періоди чи дні тижня. Кожну вимогу працівника треба розглядати індивідуально з урахуванням поточної ситуації на підприємстві.
Безпідставна відпустка на вимогу
У судовій практиці відпустку на вимогу трактують як незаплановану відпустку для раптових і непередбачених ситуацій. Тому може статися, що вимогу працівника визнають безпідставною — у виняткових ситуаціях як зловживання правом (стаття 8 Трудового кодексу, Верховний суд I PK 128/06). Про безпідставність відпустки на вимогу може йтися передусім тоді, коли працівник давно знає про свою відсутність у певний день, але не намагався отримати звичайну щорічну відпустку.
Важливий елемент оцінки обґрунтованості відпустки на вимогу — раптовість і непередбачуваність ситуації. Якщо працівник заздалегідь планує відсутність на роботі, йому слід подати заяву на звичайну щорічну відпустку в порядку, встановленому роботодавцем. Використання відпустки на вимогу для заздалегідь запланованої відсутності можуть визнати зловживанням цим правом, особливо коли водночас у роботодавця є особливі потреби. Сам факт, що працівник не вказав причини, не виправдовує відмови — закон цього не вимагає (II PK 26/08).
Відпустка на вимогу призначена для відсутності в раптових і непередбачених ситуаціях. Її використання для заздалегідь запланованої відсутності можуть визнати зловживанням цим правом. Роботодавець може у винятковому порядку відмовити в такій відпустці на вимогу
Прикладом безпідставної відпустки на вимогу може бути ситуація, коли працівник заздалегідь спланував туристичну поїздку, купив квитки й забронював готель, але не подав заяви на звичайну щорічну відпустку. Лише в день виїзду або безпосередньо перед ним він подає вимогу про відпустку на вимогу. Така ситуація не відповідає критерію раптовості й непередбачуваності, характерному для відпустки на вимогу, — хоча про можливу відмову завжди вирішують обставини конкретного випадку.
Інший приклад — ситуація, коли працівник заздалегідь знає про заплановану сімейну подію, як-от весілля чи день народження, але не подає заяви на звичайну щорічну відпустку. Лише в останню хвилину він подає вимогу про відпустку на вимогу. І в цьому випадку роботодавець може визнати вимогу безпідставною, особливо якщо раніше з об’єктивних причин, пов’язаних із роботою підприємства, відмовив у звичайній щорічній відпустці на цю дату.
Порядок подання вимоги про відпустку на вимогу
Правильне подання вимоги має ключове значення для її ефективності. Трудовий кодекс передбачає, що працівник подає вимогу про надання відпустки не пізніше дня її початку. Тобто працівник може подати вимогу раніше, але не пізніше дня, з якого хоче почати відпустку, — і, як правило, до години початку роботи (I PK 128/06).
Спосіб подання вимоги про відпустку на вимогу не визначено в законі чітко. Працівник може зробити це різними способами за умови, що інформація ефективно дійде до роботодавця. Найпоширеніші форми:
- Особисто, безпосередньо роботодавцю або його представникові
- Телефоном, із підтвердженням отримання інформації
- Електронною поштою на службову адресу роботодавця
- Через інформаційну систему, яку використовують у компанії
- Письмово — у секретаріаті або відділі кадрів
Працівник може подати вимогу про відпустку на вимогу особисто, телефоном, електронною поштою або в іншій формі, що забезпечує ефективну передачу інформації. Важить не стільки форма вимоги, скільки ефективність і своєчасність передачі інформації роботодавцю не пізніше дня початку відпустки
Важливо, щоб працівник міг довести, що подав вимогу вчасно і що інформація дійшла до роботодавця. При поданні телефоном бажано отримати підтвердження отримання інформації. При поданні електронною поштою варто попросити підтвердження прочитання. Особисте подання має бути зафіксоване роботодавцем або його представником.
Вимога має містити основну інформацію, потрібну для її ідентифікації. Слід указати конкретний день або дні, у які працівник хоче скористатися відпусткою на вимогу, і зазначити, що йдеться про відпустку на вимогу в розумінні статті 167² Трудового кодексу. Наводити детальне обґрунтування причин відсутності не обов’язково, хоча на практиці це може полегшити роботодавцю ухвалення рішення.
Наслідки неправильних дій
Неправильні дії і працівника, і роботодавця щодо відпустки на вимогу можуть мати різні правові наслідки. Для працівника головний ризик — що відсутність на роботі визнають неповажною, а це може призвести до дисциплінарних заходів.
Якщо працівник не подасть вимоги вчасно або не забезпечить ефективної передачі інформації роботодавцю, його відсутність на роботі можуть визнати порушенням основних трудових обов’язків. Роботодавець може тоді застосувати до працівника негативні наслідки, включно з розірванням трудового договору без попередження з вини працівника в разі тяжкого порушення обов’язків (стаття 52 § 1 пункт 1 Трудового кодексу). Так само Верховний суд оцінив початок відпустки на вимогу до того, як роботодавець її надав (II PK 26/08).
Неправильне подання вимоги про відпустку на вимогу можуть визнати порушенням основних трудових обов’язків. Роботодавець може застосувати до працівника негативні наслідки, включно з дисциплінарними заходами або розірванням трудового договору
З іншого боку, безпідставна відмова працівникові в належному йому праві на відпустку на вимогу може спричинити відповідальність роботодавця. Ненадання всупереч обов’язку належної працівникові щорічної відпустки є правопорушенням, за яке передбачено штраф від 2000 zł до 60 000 zł (стаття 282 § 1 пункт 2 Трудового кодексу, у такому розмірі з 8 липня 2026 року); безпідставну відмову у відпустці на вимогу можуть так оцінити. Крім того, працівник може вимагати відшкодування шкоди, якщо її зазнав, на загальних засадах (стаття 300 Трудового кодексу у зв’язку з Цивільним кодексом).
Роботодавець, який безпідставно відмовить у відпустці на вимогу, ризикує також перевіркою PIP (Державної інспекції праці). Інспектор праці може накласти на роботодавця штраф у порядку спрощеного провадження (до 5000 zł, а в певних випадках попереднього покарання — до 10 000 zł; стаття 96 § 1a Кодексу процедури у справах про правопорушення) або направити до суду клопотання про покарання. Крім того, працівник може звернутися до суду з трудових спорів із вимогами, що випливають із порушення його прав, наприклад про відшкодування.
Практичні приклади відмови у відпустці на вимогу
Щоб краще зрозуміти, коли роботодавець може відмовити у відпустці на вимогу, варто розглянути конкретні приклади ситуацій, які можуть трапитися на практиці. Вони ілюструють різні аспекти відпустки на вимогу й показують, як оцінювати обґрунтованість вимог працівників і право роботодавця на відмову.
У районному солярії працюють дві працівниці. Одна з них, пані Kasia, запланувала відпустку на вихідні 8-9 листопада, бо їхала на весілля брата. У цей час у солярії мала працювати друга працівниця, пані Basia, яка вранці 8 листопада подала роботодавцю вимогу про відпустку на вимогу. Як згодом з’ясувалося, пані Basia на цей день мала заздалегідь заплановану поїздку до Праги. У такій ситуації роботодавець міг відмовити пані Basi у відпустці на вимогу, бо в цей день підприємство довелося б зачинити, а отже, постраждали б інтереси роботодавця.
Цей приклад показує дві важливі підстави для відмови у відпустці на вимогу. По-перше, вимогу пані Basi можна визнати безпідставною, бо вона заздалегідь знала про свою відсутність у цей день — поїздку до Праги було заплановано раніше, тож це не була раптова й непередбачена ситуація. По-друге, відсутність пані Basi на роботі означала б потребу зачинити підприємство, що безпосередньо загрожувало б інтересам роботодавця.
Інший приклад — невелика бухгалтерська фірма, де працює лише один бухгалтер. Якщо бухгалтер подасть вимогу про відпустку на вимогу в день, коли має відбутися важлива податкова перевірка, що потребує його присутності, роботодавець може відмовити, посилаючись на потребу захистити інтереси фірми. Відсутність єдиного бухгалтера під час перевірки могла б мати серйозні наслідки для підприємства.
Роботодавець може відмовити у відпустці на вимогу, коли відсутність працівника могла б загрожувати роботі підприємства або завдати шкоди його інтересам. Особливо це стосується ситуацій, коли працівник — єдина особа, здатна виконати певні завдання, або коли його відсутність означала б потребу зачинити підприємство
З іншого боку, не кожна ситуація виправдовує відмову у відпустці на вимогу. Якщо працівник подає вимогу через раптову хворобу дитини, а у фірмі достатньо людей, які можуть замінити відсутнього працівника, роботодавець не може відмовити лише тому, що це день підвищеного навантаження. У такому випадку роботодавцю слід ужити організаційних заходів, які дадуть змогу фірмі працювати без відсутнього працівника.
Відмінності між відпусткою на вимогу і звичайною відпусткою
Відпустка на вимогу відрізняється від звичайної щорічної відпустки кількома важливими аспектами, що мають значення і для працівника, і для роботодавця. Розуміння цих відмінностей важливе для правильного застосування правил щодо відпустки на вимогу й уникнення проблем у трудових відносинах.
Основна відмінність — спосіб і строк подання заяви. Звичайна щорічна відпустка вимагає попереднього погодження з роботодавцем, часто за кілька тижнів або місяців. Роботодавець складає графік відпусток з урахуванням заяв працівників і потреби забезпечити нормальний хід роботи (стаття 163 § 1 Трудового кодексу; відпустку на вимогу до графіка не включають) і може відмовити у відпустці на певну дату, якщо це виправдано організаційними причинами. У деяких ситуаціях роботодавець може також відправити працівника у відпустку.
| Аспект | Відпустка на вимогу | Звичайна щорічна відпустка |
|---|---|---|
| Строк подання | Не пізніше дня початку | Заздалегідь, відповідно до правил розпорядку |
| Максимальний обсяг | 4 дні на календарний рік | Решта обсягу відпустки |
| Свобода роботодавця | Обмежена, лише в особливих випадках | Значна — графік відпусток з урахуванням заяв працівників (стаття 163 § 1) |
| Призначення | Раптові й непередбачені ситуації | Запланований відпочинок |
Ще одна відмінність — ступінь свободи роботодавця в ухваленні рішень. У випадку звичайної щорічної відпустки роботодавець має значну свободу у встановленні строків, може відмовити у відпустці на певну дату й запропонувати іншу. При відпустці на вимогу свобода роботодавця значно обмежена — він може відмовити лише в особливих випадках, коли є об’єктивні підстави для такої відмови.
Відпустка на вимогу відрізняється від звичайної щорічної відпустки строком подання, призначенням і ступенем свободи роботодавця в ухваленні рішень. Роботодавець має обмежену можливість відмовити у відпустці на вимогу порівняно зі звичайною щорічною відпусткою
Відмінність стосується й мети відпустки. Звичайна щорічна відпустка призначена для запланованого відпочинку й відновлення сил працівника. Відпустка на вимогу має невідкладний характер і слугує для розв’язання раптових, непередбачених ситуацій, що вимагають відсутності на роботі.
Важливо також, що відпустка на вимогу — не додаткове право, а частина загального обсягу щорічної відпустки. Використання чотирьох днів відпустки на вимогу відповідно зменшує решту щорічної відпустки працівника в цьому календарному році.
Документування відпустки на вимогу
Правильне документування відпустки на вимогу важливе і для працівника, і для роботодавця. Хоча закон не передбачає спеціальної форми документування, на практиці варто вести відповідну документацію, яка дасть змогу довести подання вимоги й рішення роботодавця в разі спору. Заяви про відпустку ми долучаємо до особових справ працівників у клієнтів, яким ведемо кадри й зарплату.
Роботодавцю варто вести облік відпусток на вимогу в межах загального обліку робочого часу й відпусток працівників (стаття 149 Трудового кодексу). Облік має містити дату подання вимоги працівником, строк відпустки, рішення роботодавця та можливе обґрунтування відмови. Таке документування дає змогу контролювати використання ліміту чотирьох днів відпустки на вимогу в календарному році.
- Облік відпусток на вимогу слід вести систематично
- Треба документувати дату подання вимоги працівником
- Важливо фіксувати рішення роботодавця та його обґрунтування
- Документація має давати змогу контролювати використання річного ліміту
- Облік є доказом у разі спору
Працівникові також варто документувати свої вимоги про відпустку на вимогу. При поданні електронною поштою бажано зберегти копію листа разом із підтвердженням доставки. При поданні телефоном варто записати дату, час розмови та особу, яка прийняла вимогу. Особисте подання має підтвердити роботодавець або його представник.
Роботодавцю варто вести облік відпусток на вимогу в межах загального обліку робочого часу й відпусток працівників. Облік має містити дату подання вимоги, строк відпустки, рішення роботодавця та можливе обґрунтування відмови
У разі відмови у відпустці на вимогу особливо важливо задокументувати причини такого рішення. Роботодавцю слід указати конкретні обставини, що виправдовують відмову, як-от загроза роботі підприємства, неможливість замінити працівника чи інші об’єктивні підстави. Відсутність належного обґрунтування відмови можуть розцінити як безпідставне порушення прав працівника.
