Провадження господарської діяльності часто пов’язане з необхідністю направляти працівників у службові відрядження. Незалежно від того, чи це відрядження в межах країни, чи за кордон, роботодавець зобов’язаний покрити пов’язані з ним витрати. Одним із найпоширеніших рішень є видача працівникові авансу на покриття передбачуваних витрат. Але що робити, коли працівник не виконує обов’язку розрахуватися за отримані кошти? Які кроки може зробити роботодавець у такій ситуації?
Нерозрахований аванс на відрядження – проблема, з якою стикається багато роботодавців. Вона може мати різні причини – від звичайної забудькуватості до навмисних дій працівника. Незалежно від мотивів роботодавець має конкретні правові інструменти, які дають змогу повернути належні кошти. Знання цих механізмів є ключовим для правильного управління компанією та уникнення фінансових втрат.
Правові підстави покриття витрат на відрядження
Право на покриття витрат на службове відрядження роботодавцем випливає безпосередньо з Трудового кодексу (Kodeks pracy). Відповідно до ст. 77⁵ § 1 цього акта працівникові, який за дорученням роботодавця виконує службове завдання поза населеним пунктом, де розташований офіс роботодавця, або поза постійним місцем роботи, належать виплати на покриття витрат, пов’язаних зі службовим відрядженням.
Обов’язок покривати витрати на відрядження лежить на роботодавці незалежно від того, чи відбувається службове відрядження в країні, чи за кордоном. Працівник має право на відшкодування всіх обґрунтованих витрат, понесених у зв’язку з виконанням службових обов’язків поза постійним місцем роботи
Детальні правила покриття витрат на службове відрядження встановлено в Розпорядженні Міністра праці та соціальної політики від 29 січня 2013 року щодо виплат, які належать працівникові державної або самоврядної бюджетної установи у зв’язку зі службовим відрядженням. Норми цього розпорядження застосовуються також до працівників інших роботодавців, якщо колективний трудовий договір, положення про оплату праці або трудовий договір не містять відповідних положень. Обов’язок їздити у відрядження варто описати вже в обсязі обов’язків працівника.
Роботодавці поза бюджетною сферою можуть встановити власні правила покриття витрат на відрядження в колективному трудовому договорі, положенні про оплату праці або трудовому договорі. Однак добові за добу службового відрядження – як у межах країни, так і за кордон – не можуть бути нижчими за добові за відрядження в межах країни, визначені в розпорядженні для працівників бюджетної сфери (ст. 77⁵ § 4 Трудового кодексу)
Варто підкреслити, що витрати на службове відрядження несе роботодавець, а працівник має право на їх відшкодування. Це означає, що будь-які витрати, понесені у зв’язку з виконанням службових завдань поза постійним місцем роботи, не повинні лягати на працівника. Це один з основних принципів трудового права, що має на меті захист економічних інтересів працівника.
Виплати працівникові під час відрядження в межах країни
Працівник у службовому відрядженні в межах країни має право на низку виплат, які мають покрити підвищені витрати, пов’язані з перебуванням поза постійним місцем роботи. Основною виплатою є добові, призначені на покриття підвищених витрат на харчування, які становлять 45 zł за добу відрядження.
Іншим важливим елементом є витрати на проживання. Працівник має право на відшкодування витрат на проживання в закладі, що надає готельні послуги, у розмірі, підтвердженому рахунком, але не більше ніж 20-кратна ставка добових за 1 готельну добу. Якщо роботодавець не забезпечив безкоштовного проживання, а працівник не надав рахунку, йому належить фіксована сума за кожну ніч у розмірі 150% добових.
Витрати на проживання можуть бути відшкодовані в більшому розмірі, ніж передбачає ліміт, якщо роботодавець на це погодиться. Така ситуація можлива в обґрунтованих випадках, наприклад коли в місці відрядження немає доступного житла за ціною в межах ліміту
Працівник також має право на фіксовану суму на покриття витрат на проїзд місцевим транспортом у розмірі 20% добових за кожну розпочату добу перебування у відрядженні. Ця сума не належить, якщо працівник не несе витрат на проїзд. Крім того, у разі відрядження в межах країни тривалістю щонайменше 10 днів працівник має право на відшкодування витрат на проїзд у вихідний день до місця постійного або тимчасового проживання і назад.
Усі виплати у зв’язку зі службовим відрядженням звільнені від податку на доходи фізичних осіб (PIT), якщо вони не перевищують лімітів, визначених законодавством. Це означає, що працівник отримує повну суму виплат без необхідності сплачувати податок
Виплати під час закордонного відрядження
Закордонні відрядження пов’язані з додатковими витратами та особливими вимогами, тому система виплат для працівників, які їдуть у службові відрядження за межі країни, ширша. Основною виплатою є добові на покриття витрат на харчування та інших дрібних витрат, розмір яких залежить від країни призначення.
Витрати на проживання під час закордонного відрядження відшкодовуються в розмірі, підтвердженому рахунком, але в межах ліміту, визначеного для окремих держав у додатку до розпорядження. Як і у випадку відряджень у межах країни, роботодавець може погодитися на відшкодування проживання понад ліміт, якщо цього вимагають обставини. Якщо рахунок за проживання не надано, працівникові належить фіксована сума в розмірі 25% ліміту, передбаченого для відповідної країни.
Працівник у закордонному відрядженні має право на фіксовану суму на покриття витрат на проїзд від і до залізничного вокзалу, автовокзалу, аеропорту або морського порту в розмірі 1 добових у місті призначення за кордоном і в кожному іншому місті за кордоном, де він ночував
Крім того, належить фіксована сума на покриття витрат на проїзд місцевим транспортом у розмірі 10% добових за кожну розпочату добу перебування в закордонному відрядженні. У разі закордонних відряджень тривалістю понад 30 днів або поїздок до неєвропейських країн працівник може мати право на відшкодування витрат на перевезення літаком особистого багажу вагою до 30 кг, якщо роботодавець на це погодиться.
Важливим елементом захисту працівника під час закордонного відрядження є право на відшкодування документально підтверджених необхідних витрат на лікування за кордоном. Це відшкодування не охоплює, однак, витрат на ліки, купівля яких за кордоном не була необхідною, витрат на пластичну та косметичну хірургію, а також витрат на ортопедичні, зубні протези чи окуляри.
Правила видачі авансів на відрядження
Аванс на покриття витрат на службове відрядження – це грошова виплата працівникові в рахунок належного йому відшкодування понесених витрат. У разі відряджень у межах країни, відповідно до § 11 розпорядження, роботодавець видає аванс на заяву працівника в розмірі, що випливає з попереднього розрахунку витрат на відрядження.
Для закордонних відряджень правила дещо інші. Працівник отримує аванс в іноземній валюті на необхідні витрати закордонного відрядження без потреби подавати заяву. Розмір авансу випливає з попереднього розрахунку витрат на відрядження. За згодою працівника аванс може бути виплачено в польській валюті в сумі, що є еквівалентом належного працівникові авансу в іноземній валюті.
Розрахунок витрат на закордонне відрядження може здійснюватися у валюті отриманого авансу, у вільно конвертованій валюті або в польській валюті за середнім курсом Національного банку Польщі на день виплати авансу. Гнучкість у виборі валюти розрахунку полегшує працівникові правильний розрахунок
Аванс є майном, довіреним працівникові для звітування, що має важливе правове значення. Як зазначив Верховний суд (Sąd Najwyższy) у рішенні від 24 липня 2001 року (справа № I PKN 552/00), отриманий працівником грошовий аванс є майном, довіреним йому із зобов’язанням відзвітувати в розумінні ст. 124 § 1 п. 1 Трудового кодексу.
Працівник зобов’язаний показати, як він використав отриманий аванс. Якщо сума авансу перевищує фактичні витрати на відрядження, працівник зобов’язаний повернути роботодавцеві частину авансу, що перевищує ці витрати. Натомість якщо витрати на відрядження були вищими за аванс, роботодавець має доплатити працівникові різницю.
Обов’язки працівника щодо розрахунку витрат на відрядження
Працівник має чітко визначені обов’язки щодо розрахунку витрат на службове відрядження. Основний обов’язок – розрахуватися за витрати на відрядження в межах країни або за кордон не пізніше ніж через 14 днів від дня завершення відрядження. Цей строк прямо випливає з § 5 ч. 1 розпорядження, а його порушення може мати серйозні наслідки для працівника.
До розрахунку витрат на відрядження працівник має додати відповідні документи, зокрема рахунки, рахунки-фактури або квитки, що підтверджують окремі витрати. Ця вимога не стосується добових і витрат, покритих фіксованими сумами, які виплачуються в сталому розмірі незалежно від фактичних витрат. Якщо надати документ неможливо, працівник подає письмову заяву про здійснену витрату та причини відсутності її документального підтвердження.
В обґрунтованих випадках працівник може бути зобов’язаний подати письмову заяву про обставини, що впливають на право на добові, фіксовані суми, відшкодування інших витрат на відрядження або їх розмір. Така заява може знадобитися, наприклад, у разі зміни програми відрядження або непередбачених обставин
Розрахунок має містити детальний перелік усіх понесених витрат із розподілом за категоріями. Працівник має надати:
- Перелік транспортних витрат із доданими квитками або іншими документами
- Документи, що підтверджують витрати на проживання, разом із рахунками
- Підсумок добових і фіксованих сум, належних за період відрядження
- Остаточний розрахунок, що показує переплату або доплату
- Заяви в разі неможливості документально підтвердити витрати
Правильний розрахунок відрядження вимагає від працівника не лише зібрати відповідну документацію, а й належно її впорядкувати та подати так, щоб роботодавець міг перевірити понесені витрати.
Наслідки нерозрахування авансу працівником
Коли працівник не виконує обов’язку вчасно розрахуватися за витрати на відрядження в межах країни або за кордон, а перед тим отримав аванс на покриття цих витрат, роботодавець отримує певні права. Найважливіше з них – можливість утримати суму авансу із заробітної плати працівника без потреби отримувати його згоду. Утримання нерозрахованих авансів ми враховуємо у відомостях заробітної плати фірм, які користуються нашим аутсорсингом кадрів і зарплати.
Правовою підставою для таких дій є ст. 87 § 1 п. 3 Трудового кодексу, яка надає роботодавцеві право утримувати із заробітної плати грошові аванси, видані працівникові. Утримання здійснюється після вирахування внесків на соціальне страхування, авансового платежу з податку на доходи фізичних осіб і внесків до працівничого пенсійного плану (PPK), якщо працівник від них не відмовився.
Роботодавець може утримати аванс із заробітної плати працівника без його згоди, але має дотримуватися певних лімітів. Утримання не може перевищувати половини заробітної плати працівника і має враховувати суму, вільну від утримань
Однак існують обмеження щодо розміру утримання. Аванси можна утримувати в розмірі до половини заробітної плати працівника. Крім того, під час утримання авансів вільною від утримань є сума заробітної плати в розмірі 75% мінімальної заробітної плати для працівників, зайнятих на повну ставку, після вирахування внесків на соціальне страхування, авансового платежу з податку на доходи фізичних осіб і внесків до PPK. Нерозрахований аванс часто повертається при звільненні працівника, коли визначають також право на вихідну допомогу та її розмір.
Сума, вільна від утримань, має на меті захистити працівника від повного позбавлення засобів до існування. Завдяки цьому механізму працівник завжди зберігає частину заробітної плати, якої має вистачити на покриття основних життєвих потреб
Порядок утримання авансу із заробітної плати
Утримання нерозрахованого авансу із заробітної плати працівника вимагає від роботодавця дотримання певних процедур і лімітів. Насамперед роботодавець має переконатися, що минуло 14 днів від завершення службового відрядження, а працівник справді не розрахувався за витрати на відрядження.
Перш ніж утримати аванс, роботодавець має закликати працівника розрахуватися, встановивши йому додатковий розумний строк для виконання цього обов’язку. Такий крок має попереджувальний характер і дає працівникові останній шанс уникнути утримання із заробітної плати.
Розрахунок максимальної суми утримання вимагає врахування кількох елементів:
- Визначення заробітної плати після вирахування внесків ZUS (Управління соціального страхування) і податку
- Обчислення 50% цієї суми як максимального розміру утримання
- Визначення суми, вільної від утримань (75% мінімальної заробітної плати)
- Порівняння обох сум і застосування тієї, що вигідніша для працівника
- Визначення остаточної суми утримання
Якщо сума нерозрахованого авансу перевищує максимальну місячну суму утримання, роботодавець може розподілити утримання на кілька місяців. Кожне місячне утримання має, однак, відповідати чинним лімітам
Якщо працівник отримує мінімальну заробітну плату або близьку до неї, сума, вільна від утримань, може фактично унеможливити утримання авансу. У таких ситуаціях роботодавець має шукати інших способів повернути належні кошти, наприклад шляхом домовленості з працівником або використання інших доступних правових засобів.
Практичний приклад утримання авансу
Щоб краще зрозуміти механізм утримання нерозрахованого авансу, варто розглянути конкретний приклад. Припустімо, що працівник отримав аванс на відрядження в межах країни в розмірі 3 000 zł, але не розрахувався за витрати протягом 14 днів від завершення відрядження. Попри нагадування роботодавця, працівник так і не подав потрібного розрахунку.
Працівник зайнятий на повну ставку, під час оподаткування його заробітної плати застосовуються стандартні витрати на отримання доходу та сума, що зменшує податок. Він не є учасником PPK, тому у 2026 році сума, вільна від утримань, становить 2 704,39 zł (75% мінімальної заробітної плати 4 806 zł після вирахування внесків і авансового платежу з податку, тобто 75% від 3 605,85 zł). З 1 січня 2027 року мінімальна заробітна плата становить 4950 zł, тож сума, вільна від утримань, зросте — тоді її потрібно перерахувати за тими самими правилами. Місячна заробітна плата працівника після вирахування внесків на соціальне страхування та авансового платежу з податку на доходи становить 4 700 zł.
Під час розрахунку максимальної суми утримання слід врахувати два ліміти: половину заробітної плати нетто та різницю між заробітною платою і сумою, вільною від утримань. Застосовується той ліміт, що вигідніший для працівника
У цьому випадку максимальне утримання становить:
- Половина заробітної плати: 2 350 zł (4 700 ÷ 2)
- Сума понад мінімум: 1 995,61 zł (4 700 - 2 704,39)
Оскільки сума 1 995,61 zł нижча, саме вона є максимальним розміром місячного утримання. Це означає, що роботодавець може утримати із заробітної плати працівника за перший місяць 1 995,61 zł, а із заробітної плати за наступний місяць – решту авансу в розмірі 1 004,39 zł.
| Місяць | Сума утримання | Залишок авансу | Заробітна плата до виплати |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 995,61 zł | 1 004,39 zł | 2 704,39 zł |
| 2 | 1 004,39 zł | 0,00 zł | 3 695,61 zł |
| Разом | 3 000,00 zł | - | - |
Додаткові права роботодавця
Крім основного права утримувати аванс із заробітної плати, роботодавець має інші правові інструменти, що дають змогу повернути нерозраховані кошти. Він може скористатися загальними нормами цивільного права щодо повернення безпідставного збагачення або стягувати належне в порядку цивільного процесу.
Роботодавець може також застосувати дисциплінарні заходи до працівника, який уперто ухиляється від обов’язку розрахуватися за аванс. Невиконання обов’язку розрахувати витрати на відрядження може становити порушення основних трудових обов’язків, за яке Трудовий кодекс передбачає санкції.
Перед застосуванням дисциплінарних заходів роботодавцеві варто провести з’ясувальну процедуру, щоб встановити причини, з яких працівник не розрахувався за аванс. Може виявитися, що в працівника є об’єктивні причини, які ускладнюють вчасний розрахунок
У крайніх випадках, коли працівник систематично ухиляється від обов’язку розраховуватися за аванси, роботодавець може розглянути розірвання трудового договору з попередженням з причин, що стосуються працівника. Такий крок, однак, вимагає особливої обережності та ретельного документування всіх обставин справи.
Роботодавець може також запровадити додаткові внутрішні процедури, щоб запобігати проблемам із нерозрахованими авансами. Це можуть бути, зокрема:
- Регулярні нагадування про наближення строку розрахунку
- Система контролю строків розрахунку відряджень
- Процедури перевірки документів перед виплатою авансу
- Навчання працівників правильному розрахунку витрат на відрядження
- Чіткі правила розрахунків у положенні про службові відрядження (без договірних штрафів – Трудовий кодекс передбачає щодо працівника лише дисциплінарні стягнення зі ст. 108)
Права працівника в разі спору
Працівник, до якого роботодавець застосував утримання із заробітної плати, має певні права та можливості захистити свої інтереси. Насамперед він може будь-коли розрахуватися за витрати на відрядження, що має призвести до повернення переплачених сум або коригування розміру утримання.
Якщо працівник не погоджується з розміром утримання або вважає, що роботодавець порушив чинні норми, він може звернутися до суду з трудових справ. Суд перевірить, чи утримання було здійснено відповідно до закону і чи правильний його розмір.
Доброю практикою є надання працівникові детальної інформації про правову підставу утримання та спосіб обчислення його розміру. Найкраще зробити це письмово, так, щоб працівник міг перевірити правильність утримання
Якщо працівник має об’єктивні труднощі з вчасним розрахунком, він може звернутися до роботодавця з проханням продовжити строк або допомогти підготувати розрахунок. Роботодавцеві варто розглянути таке прохання, особливо якщо затримка спричинена обставинами, що не залежать від працівника.
Працівник може також звернутися по допомогу до профспілок або інших організацій, що представляють інтереси працівників. Ці організації можуть надати юридичну консультацію та представляти працівника в спорі з роботодавцем.
Запобігання проблемам із нерозрахованими авансами
Найкращий спосіб уникнути проблем із нерозрахованими авансами – запровадження роботодавцем відповідних превентивних процедур. Ключове значення має належне інформування працівників про їхні обов’язки щодо розрахунку витрат на відрядження.
Роботодавець має забезпечити працівникам:
- Детальну інформацію про правила розрахунку витрат на відрядження
- Зразки документів для розрахунку
- Перелік потрібних додатків
- Інформацію про строки розрахунку
- Контакт особи, відповідальної за розрахунки
Варто запровадити систему нагадувань працівникам про наближення строків розрахунку відряджень. Це може бути автоматична розсилка електронною поштою або інше технічне рішення, яке надсилатиме сповіщення за кілька днів до закінчення строку
Доброю практикою є також навчання працівників, які часто їздять у відрядження. Навчання має охоплювати практичні аспекти розрахунку витрат, зокрема спосіб заповнення документів і збирання потрібних додатків.
Роботодавець може розглянути запровадження електронної системи для розрахунку відряджень, яка полегшить працівникам заповнення документів і автоматично нагадуватиме про наближення строків. Такі рішення можуть суттєво зменшити кількість нерозрахованих авансів.
Приклад доброї практики: виробнича компанія запровадила систему, у якій кожен працівник у відрядженні отримує SMS за 3 дні до закінчення строку розрахунку. Крім того, у системі HR автоматично формуються звіти про невчасні розрахунки, що дає змогу відділу кадрів швидко реагувати.
