KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) у Польщі діє обов’язково з 1 лютого 2026 року, і з цього дня єдиним зразком структурованого рахунку-фактури (faktura) є логічна структура FA(3). Міністерство фінансів опублікувало її робочу версію 8 травня 2025 року, а цільову версію – разом із документацією API KSeF 2.0 – 30 червня 2025 року (зразок внесено до Центрального репозиторію зразків електронних документів 25 червня 2025 року). FA(3) замінила попередню версію FA(2) і запровадила низку технічних і функціональних змін.
Структура FA(3) діє з 1 лютого 2026 року і замінила версію FA(2). З цього дня всі структуровані рахунки-фактури, що надсилаються до KSeF, мають відповідати цій логічній схемі
Підприємці та бухгалтерські бюро, які виставляють або отримують рахунки-фактури в KSeF, уже працюють з новою структурою. Робочу версію оприлюднили заздалегідь, щоб можна було підготувати системи та бухгалтерські процеси, – а для фірм, які до 31 грудня 2026 року ще можуть виставляти рахунки-фактури поза KSeF (продажі за рахунками-фактурами до 10 000 zł брутто на місяць, стаття 145m Закону про VAT), підготовка й далі актуальна.
Зміст нової структури FA(3)
Міністерство фінансів підготувало пакет матеріалів щодо логічної структури FA(3). Опубліковані документи містять технічну інформацію та вказівки щодо впровадження для різних груп користувачів KSeF.
Пакет містить файл XSD з визначенням структури FA(3), який є основним технічним документом, що визначає побудову структурованого рахунку-фактури, а також інформаційну брошуру з описом полів і опис змін порівняно з попередньою версією FA(2). Структура складається із заголовка, даних сторін, детальних даних рахунку-фактури та підсумкової частини, а новинкою є розділ для додатка до рахунку-фактури – ним можуть користуватися платники після повідомлення через e-Urząd Skarbowy (онлайн-податкова) (стаття 106gba Закону про VAT).
Робоча версія FA(3) з травня 2025 року мала консультаційний характер. Цільову версію Міністерство фінансів опублікувало 30 червня 2025 року, і саме вона діє з 1 лютого 2026 року
Допоміжні матеріали для програмістів і постачальників програмного забезпечення є важливою частиною всього пакета документації. Вони містять практичні вказівки щодо впровадження нової структури, приклади коду та рішення типових технічних проблем, що можуть виникнути під час адаптації систем.
Технічну документацію підготували так, щоб зміни в наявних бухгалтерських системах можна було впроваджувати поступово. Виробники програмного забезпечення мали час на доопрацювання й тести – відкрите тестування API KSeF 2.0 стартувало 30 вересня 2025 року, а передпродуктивне середовище (Demo) – 15 жовтня 2025 року.
Раннє оприлюднення документації мало дати виробникам бухгалтерських систем і кінцевим користувачам змогу підготуватися до змін. Фірмам, які досі користуються перехідними винятками, теж потрібні час і план переходу до KSeF
Графік впровадження та застосування
Міністерство фінансів запроваджувало структуру FA(3) за графіком, оголошеним на сайті ksef.podatki.gov.pl. Ключовою датою було 1 лютого 2026 року – з цього дня FA(3) діє і остаточно замінила попередню версію FA(2).
Період між оприлюдненням робочої версії та обов’язковим застосуванням структури становив близько дев’яти місяців. Цей час відвели на адаптаційні роботи, тести та навчання користувачів.
- Оприлюднення робочої версії структури FA(3) - 8 травня 2025 року
- Оприлюднення зразка FA(3) у Центральному репозиторії зразків електронних документів - 25 червня 2025 року
- Оприлюднення цільової версії структури та документації API KSeF 2.0 - 30 червня 2025 року
- Підготовчий період для виробників програмного забезпечення (тести API з 30 вересня 2025 року, Demo з 15 жовтня 2025 року) - до січня 2026 року
- Обов’язкове застосування структури FA(3) - з 1 лютого 2026 року
З 1 лютого 2026 року всі структуровані рахунки-фактури, що надсилаються до Національної системи електронних рахунків-фактур, мають відповідати виключно логічній схемі FA(3). Попередня версія FA(2) системою вже не приймається
Можливі подальші зміни зразка Міністерство фінансів публікує в Центральному репозиторії зразків електронних документів і на сайті ksef.podatki.gov.pl – за ними варто стежити, бо рахунок-фактуру, що не відповідає зразку, KSeF відхиляє (стаття 106nd частина 2 пункт 10 літера b Закону про VAT).
Вплив змін на підприємців
Структура FA(3) безпосередньо впливає на всіх, хто зобов’язаний виставляти рахунки-фактури в KSeF: з 1 лютого 2026 року – на платників, у яких вартість продажів разом із податком у 2024 році перевищила 200 000 000 zł, а з 1 квітня 2026 року – на решту (стаття 145l Закону про VAT). Зміни стосуються передусім бухгалтерських систем, але впливають і на організацію процесів у підприємствах.
Підприємці, які користуються зовнішніми бухгалтерськими системами, залежать від того, чи підтримує їхній постачальник програмного забезпечення FA(3). Важливі своєчасність оновлень і стабільність систем після змін.
Фірми, зобов’язані виставляти рахунки-фактури в KSeF, мають користуватися системами, сумісними зі структурою FA(3). Рахунок-фактуру, що не відповідає зразку, KSeF не прийме, а з 1 січня 2027 року за невиставлення рахунку-фактури в KSeF загрожує грошовий штраф (стаття 106ni Закону про VAT)
Особливої уваги потребують підприємства з інтенсивною торговельною діяльністю та великою кількістю операцій. У їхньому випадку можливі проблеми із системами можуть спричинити серйозні збої в поточній роботі.
Малі фірми, які до 31 грудня 2026 року ще користуються винятком до 10 000 zł брутто на місяць (стаття 145m) або виставляють рахунки-фактури з касового апарата (kasa fiskalna) (стаття 145n), вже зараз мають узгодити з постачальником програмного забезпечення, як виставлятимуть рахунки-фактури у FA(3) з 1 січня 2027 року. Раннє планування допоможе уникнути проблем наприкінці перехідного періоду.
Фірми з власними ІТ-відділами можуть самостійно адаптувати системи на основі опублікованої технічної документації. Однак це потребує відповідних навичок програмування та глибокого розуміння специфікації структури.
| Розмір підприємства | Основні виклики | Рекомендовані дії | Обов’язок виставляти в KSeF |
|---|---|---|---|
| Мікропідприємства | Залежність від постачальника програмного забезпечення | Контакт із постачальником системи | 1 квітня 2026 року (за продажів за рахунками-фактурами до 10 000 zł брутто на місяць - 1 січня 2027 року) |
| Малі фірми | Обмежені ІТ-ресурси | Планування бюджету на оновлення | 1 квітня 2026 року |
| Середні підприємства | Інтеграція з наявними системами | Огляд наявних рішень | 1 квітня 2026 року |
| Великі корпорації | Складність бухгалтерських систем | Створення проєктної команди | 1 лютого 2026 року (продажі з VAT у 2024 році понад 200 млн zł), інакше 1 квітня 2026 року |
Наслідки для бухгалтерських бюро
Бухгалтерські бюро, які надають бухгалтерські послуги широкому колу клієнтів, зіткнулися з особливими викликами у зв’язку із запровадженням структури FA(3). Вони мають забезпечити безперервне обслуговування всіх клієнтів – також тих, хто до кінця 2026 року ще користується перехідними винятками.
Ключове питання – готовність бухгалтерського програмного забезпечення до роботи з FA(3) і завантаження рахунків-фактур із KSeF. Бухгалтерські бюро часто користуються спеціалізованими системами, які потрібно адаптувати до специфіки їхньої діяльності. Бюро потрібен також доступ до системи — про це йдеться в посібнику «Повноваження в KSeF для бухгалтерських бюро».
Бухгалтерським бюро варто перевірити, чи підтримує їхнє програмне забезпечення FA(3) і завантаження рахунків-фактур із KSeF для всіх клієнтів. Проблеми із системою можуть вплинути на обслуговування десятків або сотень клієнтів одночасно
Інтеграція з KSeF відкриває додаткові можливості для автоматизації бухгалтерських процесів. Бухгалтерські бюро можуть подумати, як використати нові функції, щоб спростити свою роботу. Завантажені з KSeF рахунки-фактури клієнтів ми поточно відображаємо в обліку — це стала частина наших бухгалтерських послуг.
Підготовка команд до роботи з новою структурою потребує відповідного навчання та оновлення внутрішніх процедур. Працівники бухгалтерських бюро мають ознайомитися з новими технічними вимогами та навчитися працювати з оновленими системами.
- Огляд наявних бухгалтерських систем на відповідність FA(3)
- Контакт із постачальниками програмного забезпечення щодо графіків оновлень
- Розроблення плану навчання для працівників, які працюють із бухгалтерськими системами
- Підготовка процедур тестування нових функцій перед впровадженням
- Комунікація з клієнтами щодо запланованих змін та їхнього впливу на співпрацю
Технічні аспекти нової структури
Структура FA(3) запровадила низку технічних змін порівняно з попередньою версією FA(2). Ці зміни стосуються як способу запису інформації в електронних рахунках-фактурах, так і механізмів їх обробки в KSeF.
Файл XSD з визначенням структури встановлює точні вимоги до форматування даних в електронних рахунках-фактурах. Виробникам програмного забезпечення довелося адаптувати свої системи до нових специфікацій, що часто вимагало суттєвих змін у коді застосунків.
Документація змін порівняно з FA(2) містить детальне порівняння обох структур, що дає програмістам змогу точно визначити всі ділянки наявних систем, які потребують змін
Допоміжні матеріали для програмістів містять практичні приклади впровадження та рішення найпоширеніших технічних проблем. Вони є цінною підтримкою для команд розробників, які адаптують системи до нової структури.
Структура містить додаткові поля даних, змінені формати запису інформації та нові правила валідації. Усі ці елементи потрібно було ретельно проаналізувати та впровадити в бухгалтерських системах.
Тестування адаптованих систем було ключовим для їхньої правильної роботи після 1 лютого 2026 року. Для тестів слугують середовища, надані Міністерством фінансів: тестове і передпродуктивне (Demo), також для Застосунку платника KSeF 2.0 (з 15 листопада 2025 року).
Приклад: велике бухгалтерське бюро, що обслуговує понад 200 клієнтів, почало готуватися до FA(3) у червні 2025 року. Створили проєктну команду, яка переглянула всі системи, що використовуються, налагодила співпрацю з постачальниками програмного забезпечення та розробила графік впровадження. Завдяки ранньому початку бюро завершило підготовку до 1 лютого 2026 року.
Джерела інформації та документація
Міністерство фінансів і KAS (Національна податкова адміністрація) надають офіційні інформаційні канали щодо структури FA(3). Актуальна інформація, документація та технічні файли доступні на сайтах державних установ.
Повідомлення KAS є основним джерелом інформації про зміни в системі. Вони містять як технічну інформацію, так і практичні вказівки для різних груп користувачів KSeF.
Сайт ksef.podatki.gov.pl є основним джерелом актуальної технічної документації та інформаційних матеріалів щодо структури FA(3), зокрема брошури з описом полів. Офіційні публікації доступні безоплатно
Регулярне відстеження офіційних джерел дає змогу стежити за змінами в технічній документації та повідомленнями про аварію або недоступність KSeF, від яких залежать строки надсилання рахунків-фактур (статті 106ne–106nh Закону про VAT).
Підприємцям і бухгалтерським бюро варто також стежити за повідомленнями своїх постачальників бухгалтерського програмного забезпечення, які часто публікують додаткові інформаційні матеріали та вказівки щодо підготовки до змін.
Участь у галузевих конференціях і навчаннях, присвячених електронному виставленню рахунків-фактур, може бути додатковим джерелом практичних знань про впровадження нової структури. Такі заходи також дають змогу обмінюватися досвідом з іншими користувачами системи.
Підготовка до впровадження
Підготовку до виставлення рахунків-фактур у структурі FA(3) варто починати значно раніше, ніж настає дата обов’язку, – сьогодні це стосується насамперед фірм, які переходять до KSeF лише 1 січня 2027 року. Ефективна підготовка потребує системного підходу з урахуванням технічних і організаційних аспектів.
Першим кроком має бути детальний огляд бухгалтерських систем, які зараз використовуються. Такий аналіз допоможе визначити ділянки, що потребують змін, і оцінити обсяг адаптаційних робіт.
Ранній початок підготовки до FA(3) допомагає уникнути проблем, пов’язаних із перевантаженням постачальників програмного забезпечення безпосередньо перед кінцем перехідного періоду 31 грудня 2026 року
Спілкування з постачальниками програмного забезпечення має охоплювати не лише графіки оновлень, а й технічну підтримку під час впровадження. Варто узгодити детальні умови технічної допомоги та доступність фахівців на випадок проблем.
Підготовка команд користувачів до роботи з новими функціями потребує належно спланованого навчання. Навчання має охоплювати як технічні аспекти роботи із системами, так і зміни в бухгалтерських процедурах, що випливають із нової структури.
- Огляд наявних бухгалтерських систем
- Контакт із постачальниками програмного забезпечення щодо графіків оновлень
- Аналіз впливу змін на наявні бухгалтерські процеси
- Розроблення плану впровадження з урахуванням системних тестів
- Підготовка програми навчання для користувачів
- Створення процедур технічної підтримки на період впровадження
- Проведення функціональних тестів до дати обов’язкового впровадження
Перспективи розвитку KSeF
Запровадження структури FA(3) стало черговим етапом розвитку Національної системи електронних рахунків-фактур, яка систематично розширює свої функції. Разом із FA(3) 1 лютого 2026 року стартувала KSeF 2.0, а KSeF 1.0 вимкнули.
Законодавчу роботу завершено: правила обов’язкового KSeF визначає Закон про VAT зі змінами від 16 червня 2023 року (Dz.U. (Вісник законів) 2023 поз. 1598) і від 5 серпня 2025 року (Dz.U. 2025 поз. 1203), а повноваження та автентифікацію – розпорядження Міністра фінансів і економіки від 12 грудня 2025 року (Dz.U. 2025 поз. 1815). Наступна важлива дата – 1 січня 2027 року: кінець перехідних винятків (статті 145m і 145n) і початок застосування грошових штрафів (стаття 106ni).
Розвиток KSeF охоплює не лише технічні аспекти, а й законодавство. Технічні зміни, наприклад нові версії структури, мають бути узгоджені з правовим регулюванням і оголошуються заздалегідь
У майбутньому KSeF може отримати додаткові функції для автоматизації бухгалтерських процесів та інтеграції з іншими системами публічної адміністрації. Такі рішення можуть суттєво спростити звітні обов’язки підприємців.
Міжнародні тенденції в електронному виставленні рахунків-фактур свідчать про зростання ролі стандартизації та сумісності систем. Польську структуру FA(3) можуть розвивати з урахуванням європейських стандартів електронних рахунків-фактур, що полегшить міжнародну торгівлю.
Постійне вдосконалення KSeF потребує сталого діалогу між Міністерством фінансів, підприємцями та постачальниками програмного забезпечення. Зворотний зв’язок від користувачів є ключовим для визначення сфер, що потребують подальших поліпшень.
Після стабілізації структури FA(3) подальші зміни в KSeF можуть зосередитися на більшій автоматизації процесів та інтеграції з банківськими системами й платформами електронної комерції. У майбутньому такі рішення можуть суттєво зменшити адміністративне навантаження на підприємців, пов’язане з обробкою електронних рахунків-фактур.
