Правильне ведення та зберігання кадрової документації – один з основних обов’язків кожного роботодавця в Польщі. Законодавство детально регулює не лише спосіб збирання документів, пов’язаних із трудовими відносинами, а й строки їх зберігання. За чинного законодавства існує чіткий подвійний підхід до строків зберігання кадрової документації, що залежить від дати початку трудових відносин. Розуміння цих правил є ключовим для правильного функціонування кожної організації, яка наймає працівників.
Кадрова документація охоплює широке коло документів – від особових справ до обліку робочого часу та документів щодо заробітної плати. Кожен вид документа підпадає під певні правила зберігання, а їх порушення може мати серйозні правові та фінансові наслідки. Роботодавці мають знати свої обов’язки та пристосувати системи архівування до чинних правових вимог.
Основні обов’язки роботодавця щодо кадрової документації
Згідно з Трудовим кодексом (Kodeks pracy), кожен роботодавець зобов’язаний вести та зберігати кадрову документацію так, щоб забезпечити її безпеку та доступність. Стаття 94 пункт 9a Трудового кодексу чітко визначає, що до основних обов’язків роботодавця належить ведення та зберігання в паперовій або електронній формі особових справ працівників і документації з питань трудових відносин.
Ключові обов’язки роботодавця охоплюють:
- Ведення особової справи для кожного працівника
- Зберігання документації з питань трудових відносин
- Забезпечення безпечних умов зберігання
- Захист документів від несанкціонованого доступу
- Збереження конфіденційності персональних даних у документації
- Регулярний контроль стану документації
- Систематичне знищення документів після спливу потрібних строків
Кадрову документацію потрібно зберігати у спосіб, що гарантує збереження її конфіденційності, цілісності, повноти та доступності. Умови зберігання не можуть створювати загрози пошкодження чи знищення документів протягом усього періоду роботи та відповідного строку після припинення трудових відносин
Законодавство покладає на роботодавців особливу відповідальність за захист кадрової документації. Стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу уточнює, що документацію потрібно зберігати в умовах, які не загрожують пошкодженням чи знищенням, протягом періоду роботи, а також відповідного строку після розірвання чи припинення трудових відносин. Це правило підкреслює важливість належного керування документацією протягом усього життєвого циклу трудових відносин.
Наслідки порушення обов’язків щодо кадрової документації серйозні. Згідно зі статтею 281 § 1 пункти 6–7 Трудового кодексу неведення роботодавцем кадрової документації, незберігання її протягом встановленого законом строку, а також залишення документації в умовах, що загрожують пошкодженням чи знищенням, є правопорушеннями проти прав працівника. З 8 липня 2026 року штрафи за ці правопорушення становлять від 2000 zł до 60 000 zł.
Детальні вимоги щодо ведення та зберігання кадрової документації визначає Розпорядження Міністра у справах сім’ї, праці та соціальної політики від 10 грудня 2018 року про кадрову документацію (консолідований текст Dz.U. (Вісник законів) 2026 поз. 474). Розпорядження уточнює, які документи входять до особових справ, а які належать до документації, що зберігається поза особовими справами
Роботодавці мають також пам’ятати про потребу пристосувати свої системи архівування до вимог захисту персональних даних. Регламент RODO (GDPR) покладає додаткові обов’язки щодо обробки персональних даних у кадровій документації, що впливає на спосіб зберігання та надання цих документів.
Структура особової справи працівника
Особова справа є ключовим елементом кадрової документації і має вестися окремо для кожного працівника. Згідно з чинним законодавством, особова справа складається з п’яти чітко виокремлених частин, кожна з яких виконує певну функцію в документуванні трудових відносин.
Поділ особової справи на частини:
- Частина A – документи щодо працевлаштування та медичних оглядів
- Частина B – документи щодо укладення та перебігу трудових відносин
- Частина C – документи, пов’язані з припиненням трудових відносин
- Частина D – документи щодо дисциплінарної відповідальності
- Частина E – документи, пов’язані з контролем тверезості
Частина A особової справи містить заяви чи документи щодо персональних даних, зібрані у зв’язку з працевлаштуванням. У цій частині також є направлення на медичні огляди та медичні висновки щодо попередніх, періодичних і контрольних оглядів. Цей розділ документує початковий етап трудових відносин і поточні вимоги до здоров’я, пов’язані з виконанням роботи.
Частина B особової справи містить найважливіші документи щодо укладення трудових відносин і перебігу роботи працівника. Вона охоплює трудовий договір, обсяг обов’язків, документи щодо роботи в особливих умовах, підтвердження ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку та правилами охорони праці. Тут також зберігаються документи, пов’язані з відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами (macierzyński), батьківською (rodzicielski), відпусткою батька та відпусткою для догляду за дитиною (urlop wychowawczy)
Частина C особової справи містить заяви чи документи, пов’язані з розірванням або припиненням трудових відносин. Найважливішими її елементами є заяви щодо розірвання трудового договору та копія виданої довідки з місця роботи (świadectwo pracy). Цей розділ документує завершальний етап трудових відносин і є підставою для розрахунків після завершення роботи.
Частина D особової справи має особливий характер, оскільки містить копії повідомлень про накладення стягнення та інші документи щодо дисциплінарної відповідальності працівника або відповідальності, передбаченої окремими нормами. Ці документи мають значення для оцінки поведінки працівника і можуть впливати на кадрові рішення. Законодавство передбачає погашення стягнення після певного строку.
Частина E особової справи містить документи щодо контролю тверезості працівника або контролю наявності в його організмі речовин, що діють подібно до алкоголю. Ця частина особливо важлива для безпеки праці та може використовуватися в дисциплінарних провадженнях і під час ухвалення рішення про розірвання трудових відносин
Кожну частину особової справи потрібно вести систематично та в хронологічному порядку. Роботодавці мають належно захищати особові справи від несанкціонованого доступу, враховуючи особливо чутливий характер персональних даних у них. Правильне ведення особових справ – не лише правовий обов’язок, а й інструмент ефективного управління персоналом.
Документація з питань трудових відносин
Крім особових справ, роботодавець має вести окремо для кожного працівника документацію з питань трудових відносин. Ця категорія охоплює широке коло матеріалів, пов’язаних із поточним функціонуванням трудових відносин, які мають ключове значення для правильного обліку робочого часу, заробітної плати та інших виплат працівникам.
Основні категорії документації з питань трудових відносин:
- Документи щодо обліку робочого часу
- Заяви працівника щодо звільнення від роботи
- Документи щодо індивідуальних рішень з організації робочого часу
- Документи щодо подання заяв і використання щорічної відпустки
- Картки або відомості виплаченої заробітної плати
- Документи щодо виплати допомог
- Картки обліку видачі робочого одягу
- Документи щодо засобів індивідуального захисту
Документи щодо обліку робочого часу є основою цієї категорії документації. До цієї групи належать облік робочого часу, заяви працівника про надання звільнення від роботи для вирішення особистих справ і документи щодо індивідуальних рішень з організації робочого часу. Ці документи необхідні для правильного нарахування заробітної плати та контролю дотримання правил щодо робочого часу.
Документи щодо подання заяв і використання щорічної відпустки потрібно вести систематично та в хронологічному порядку. Вони охоплюють заяви на відпустку, плани відпусток, графіки та всі зміни у використанні щорічної відпустки. Правильне ведення цієї документації є ключовим для забезпечення права працівників на відпочинок
Картка або відомість виплаченої заробітної плати та інших виплат, пов’язаних із роботою, є ще одним важливим елементом кадрової документації. До цієї категорії належить також заява працівника про виплату заробітної плати готівкою особисто. Ці документи мають фундаментальне значення для фінансових розрахунків і можуть використовуватися в провадженнях щодо вимог працівників. Відомості й картки зарплати складаємо для фірм, яким забезпечуємо кадрове та зарплатне обслуговування.
Картка обліку видачі робочого одягу і взуття та засобів індивідуального захисту разом із документами щодо виплати грошового еквівалента за використання власного одягу і взуття та їх прання й догляд становлять специфічну категорію документації. Ці документи особливо важливі для працівників, які виконують роботу, що потребує спеціального захисного одягу.
| Вид документа | Зміст | Правове значення | Частота оновлення |
|---|---|---|---|
| Облік робочого часу | Години роботи, понаднормові, відсутності | Підстава нарахування заробітної плати | Щоденно |
| Документи щодо відпусток | Заяви, плани, графіки | Реалізація права на відпочинок | За потреби |
| Картки заробітної плати | Заробітна плата, виплати, утримання | Фінансові розрахунки | Щомісяця |
| Облік робочого одягу | Видача, повернення, еквіваленти | Безпека праці | За потреби |
Строки зберігання документації для трудових відносин з 2019 року
Для працівників, прийнятих на роботу з 1 січня 2019 року, діють нові, спрощені правила зберігання кадрової документації. Згідно зі статтею 94 пункт 9b Трудового кодексу кадрову документацію потрібно зберігати протягом періоду роботи працівника, а також 10 років від кінця календарного року, у якому трудові відносини було розірвано чи вони припинилися.
Це правило стосується як особових справ, так і документації з питань трудових відносин. Єдиний строк зберігання значно спрощує обов’язки роботодавців і зменшує потребу застосовувати різні строки для різних категорій документів. Водночас законодавство застерігає, що окремі норми можуть передбачати довший строк зберігання кадрової документації. Особливий випадок — повторне прийняття на роботу і продовження кадрової документації: тоді наявну справу ведуть далі, а не заводять нову.
Приклад застосування нових правил: роботодавець прийняв працівника 1 березня 2020 року на визначений строк до 30 квітня 2025 року. Якщо сторони не укладуть нових трудових відносин, особову справу цього працівника та документацію з питань трудових відносин потрібно зберігати 10 років від кінця 2025 року, тобто до 31 грудня 2035 року
Нові правила суттєво скоротили строк зберігання кадрової документації порівняно з попереднім регулюванням. Зміну запровадив Закон від 10 січня 2018 року про зміну деяких законів у зв’язку зі скороченням строку зберігання кадрових документів та їх електронізацією (Dz.U. 2018 поз. 357), який водночас дозволив вести документацію в електронній формі та ефективніше нею керувати.
Практичний приклад: Фірма "ABC" прийняла працівника за трудовим договором з 15 червня 2021 року. Працівник розірвав договір і завершив роботу 31 жовтня 2024 року. Кадрову документацію цього працівника потрібно зберігати 10 років від кінця 2024 року, тобто до 31 грудня 2034 року. Незалежно від того, чи це особова справа, чи документація із заробітної плати, – усі документи підлягають однаковому 10-річному строку зберігання.
Проте роботодавці мають пам’ятати про потребу забезпечити належні умови зберігання протягом усього потрібного строку. Документацію потрібно захистити від пошкодження, знищення та несанкціонованого доступу. У разі зберігання документації в електронній формі необхідні відповідні резервні копії та системи захисту.
Скорочення строку зберігання кадрової документації з 50 до 10 років зменшило витрати роботодавців на архівування. Довший строк зберігання й надалі застосовується, якщо його передбачають окремі норми або якщо документація є доказом у провадженні, що триває (стаття 94⁴ Трудового кодексу)
Правила зберігання для трудових відносин до 2019 року
Трудові відносини, укладені до 1 січня 2019 року, підпадають під інші правила зберігання кадрової документації. Згідно зі статтею 7 частина 2 Закону від 10 січня 2018 року про зміну деяких законів у зв’язку зі скороченням строку зберігання кадрових документів та їх електронізацією строк зберігання кадрової документації визначається на підставі норм, чинних до цієї дати.
Це означає, що кадрову документацію щодо трудових відносин, укладених до 2019 року, потрібно зберігати 50 років. Проте спосіб обчислення цього строку різниться залежно від виду документації. Для особової документації строк обчислюється від дня завершення роботи в цього роботодавця, а для документації із заробітної плати – за попередньою редакцією статті 51u Закону про національний архівний фонд і архіви – від дня створення документа (стаття 125a частина 4 пенсійного закону рахує 50 років від завершення роботи в цього платника).
Детальні правила обчислення строків зберігання для документації до 2019 року:
- Особова документація (особові справи) – 50 років від дня завершення роботи
- Документація із заробітної плати – 50 років від дня створення документа
- Облік робочого часу – 3 роки від дня створення документа
- Документи щодо відпусток – 3 роки від дня створення документа
- Графіки роботи – 3 роки від дня створення документа
Приклад застосування старих правил: трудовий договір між роботодавцем і працівником діяв з 1 липня 2002 року. У червні 2021 року працівник розірвав договір, тож після тримісячного строку попередження він припинився 30 вересня 2021 року. Кадрову документацію цього працівника зберігатимуть 50 років від дня розірвання трудових відносин, тобто до 30 вересня 2071 року
Практичне застосування правил щодо документації із заробітної плати може бути складним для роботодавців. Визначення дат створення окремих документів щодо заробітної плати вимагало б детального контролю щодо кожного звільненого працівника окремо. Тому видається допустимим прийняти, що як особову документацію, так і документацію із заробітної плати зберігають 50 років від дня завершення роботи.
Особливо складно визначити строк зберігання документів, які до 1 січня 2019 року не включали до особових справ. Йдеться про такі документи, як заяви на щорічну відпустку, табелі присутності чи графіки робочого часу. До запровадження нових правил ці документи найчастіше зберігали 3 роки, що відповідає строку давності вимог працівників.
На практиці вважається, що норми, чинні до 1 січня 2019 року, не визначали строку зберігання обліку робочого часу та документів щодо щорічних відпусток після припинення трудових відносин. Тоді найчастіше застосовували трирічний строк зберігання, пов’язаний зі строком давності вимог працівників
Можливості скорочення строку зберігання документації
Роботодавці можуть скоротити строк зберігання кадрової документації щодо трудових відносин, укладених після 31 грудня 1998 року і до 1 січня 2019 року. Це можливо в разі подання інформаційного звіту до ZUS (Управління соціального страхування). Після подання такого звіту строк зберігання скорочується з 50 до 10 років і обчислюється від кінця календарного року, у якому інформаційний звіт було подано (стаття 7 частина 3 Закону від 10 січня 2018 року, стаття 41f Закону про систему соціального страхування). Роботодавець, який подав заяву про намір подати звіти, має подати їх за всіх застрахованих (стаття 41a).
Інформаційний звіт – це сукупність інформації щодо застрахованого, якого платник внесків уперше зареєстрував для соціального страхування після 31 грудня 1998 року і до 1 січня 2019 року. Звіт містить дані про виплачений дохід, необхідні для встановлення бази обчислення пенсії за віком чи по інвалідності за роки з 1 січня 1999 року до 31 грудня 2018 року (стаття 4 пункт 6a Закону про систему соціального страхування). Роботодавець передає працівникові копію звіту та докази роботи в особливих умовах або особливого характеру за період з 1 січня 1999 року до 31 грудня 2008 року (стаття 41c).
Процедура подання інформаційного звіту охоплює такі кроки:
- Визначення працівників, щодо яких можливе скорочення строку зберігання
- Підготовка вичерпних даних щодо кожного працівника
- Перевірка відповідності даних документації в справах
- Подання інформаційного звіту до ZUS
- Отримання підтвердження прийняття звіту
- Застосування скороченого 10-річного строку зберігання
Подання інформаційного звіту до ZUS дає роботодавцям змогу значно скоротити строк зберігання кадрової документації. Це особливо важливо для фірм, які довго наймали працівників і мають зберігати великий обсяг документації відповідно до 50-річного строку для трудових відносин до 2019 року
Процедура подання інформаційного звіту вимагає від роботодавців підготувати вичерпні дані щодо кожного працівника, охопленого звітом. Ця інформація має відповідати документації в особових справах і документації із заробітної плати. Роботодавцям варто ретельно проаналізувати свої обов’язки в цій сфері та розглянути можливість скористатися таким скороченням строку зберігання.
Скорочення строку зберігання кадрової документації шляхом подання інформаційного звіту має важливе практичне значення. Воно дає роботодавцям змогу ефективніше керувати архівним простором і зменшити витрати на довгострокове зберігання документів. Водночас забезпечує збереження необхідної інформації в системі ZUS для пенсійних цілей.
Практичні аспекти зберігання документації
Роботодавці мають забезпечити належні умови зберігання кадрової документації незалежно від того, чи ведуть її в паперовій, чи в електронній формі. Ключове значення має захист документів від пошкодження, знищення та несанкціонованого доступу. Для паперової документації необхідні відповідні кліматичні умови, захист від вологи, вогню та інших чинників, що можуть спричинити пошкодження.
Електронна документація потребує особливих технічних заходів захисту. Роботодавці мають забезпечити регулярне створення резервних копій, захист від вірусів і кібератак та контроль доступу до інформаційних систем. Важливо також забезпечити довгострокову читабельність електронних документів, що може вимагати періодичної міграції даних у новіші формати.
Основні вимоги до умов зберігання:
- Захист від вологи, вогню та інших руйнівних чинників
- Контроль доступу до приміщень та інформаційних систем
- Регулярні резервні копії електронної документації
- Моніторинг технічного стану носіїв даних
- Захист від несанкціонованого доступу
- Належне маркування та каталогізація документів
- Періодичні перевірки стану документації
Зберігання кадрової документації в електронній формі рівнозначне зберіганню в паперовій формі за умови належних заходів захисту. Електронні документи мають бути захищені від несанкціонованого доступу, випадкової втрати та пошкодження протягом усього потрібного строку зберігання
Організація архіву кадрової документації має враховувати легкий доступ до документів у разі перевірок державних органів або потреби надати документи працівникам. Роботодавцям варто вести облік документів, що зберігаються, який дає змогу швидко знайти конкретні справи чи документи. Особливо важливо позначати документи датами, від яких починається відлік строку зберігання.
Знищення документації після спливу потрібних строків зберігання також потребує належної організації. Роботодавцям варто вести облік знищеної документації та забезпечити безпечне знищення документів із персональними даними. Для електронної документації необхідно забезпечити незворотне видалення даних з електронних носіїв.
Приклад організації архіву: середня фірма з 50 працівниками може бути зобов’язана зберігати кадрову документацію кількох сотень колишніх працівників. Для трудових відносин, укладених до 2019 року, строк зберігання становить 50 років, тож велику кількість документів потрібно захищати дуже довго. Належна організація архіву та систематичне знищення документів після спливу потрібних строків є ключовими для ефективного керування простором і витратами.
Наслідки порушення правил
Порушення правил зберігання кадрової документації може мати для роботодавців серйозні правові та фінансові наслідки. Трудовий кодекс передбачає (з 8 липня 2026 року) штрафи від 2000 zł до 60 000 zł за неведення кадрової документації, незберігання її протягом встановленого законом строку та залишення документації в умовах, що загрожують пошкодженням чи знищенням.
Крім штрафів, неправильне ведення кадрової документації може ускладнити чи унеможливити для працівників захист їхніх прав. Відсутність належної документації може вплинути на можливість встановити трудовий стаж, розмір заробітної плати чи інші виплати, що належать працівникові. У крайніх випадках це може призвести до вимог працівників про відшкодування.
Можливі наслідки порушення правил:
- Штрафи від 2000 до 60 000 zł
- Штрафи, які накладає Державна інспекція праці (PIP)
- Вимоги працівників про відшкодування
- Труднощі в судових провадженнях
- Проблеми під час перевірок податкових органів і ZUS
- Труднощі з встановленням пенсійних прав працівників
- Порушення норм RODO щодо захисту персональних даних
Перевірки PIP часто зосереджуються на правильності ведення кадрової документації. Інспектори праці перевіряють не лише повноту документів, а й умови їх зберігання та відповідність правовим вимогам. Порушення в цій сфері можуть призвести до штрафів і приписів про усунення недоліків
Проблеми з кадровою документацією можуть також вплинути на провадження в трудових судах. У трудових спорах належно оформлена документація є ключовим доказом. Відсутність потрібних документів може послабити процесуальну позицію роботодавця і ускладнити захист від вимог працівників.
Кадрова документація має особливе значення в контексті перевірок податкових органів і ZUS. Неправильне ведення документації може ускладнити підтвердження правильності податкових розрахунків і розрахунків внесків, що може призвести до додаткових фінансових навантажень. Тому роботодавцям варто вважати обов’язки щодо кадрової документації пріоритетом в управлінні фірмою.
Рекомендації для роботодавців
Роботодавцям варто розробити комплексні процедури ведення та зберігання кадрової документації. Ці процедури мають охоплювати всі категорії документів, строки їх зберігання та способи захисту. Важливо також визначити осіб, відповідальних за окремі етапи процесу, та регулярні строки перевірки й оновлення документації.
Запровадження електронної системи керування кадровою документацією може значно полегшити виконання правових обов’язків. Такі системи дають змогу отримувати автоматичні нагадування про строки зберігання, контролювати доступ до документів і створювати резервні копії. Вибір відповідної системи має враховувати специфіку фірми та вимоги безпеки персональних даних.
Регулярне навчання працівників, відповідальних за ведення кадрової документації, є ключовим для дотримання законодавства. Зміни в законодавстві, нові тлумачення та практика контролюючих органів потребують постійного моніторингу та коригування внутрішніх процедур
Роботодавцям варто також розглянути можливість скоротити строк зберігання документації шляхом подання інформаційного звіту до ZUS. Аналіз витрат і вигод цієї процедури може показати значну економію в довгостроковому керуванні документацією. Це особливо важливо для фірм, які довго наймали працівників.
Співпраця із зовнішніми фірмами, що спеціалізуються на керуванні документацією, може бути рішенням для роботодавців, які не мають достатніх внутрішніх ресурсів. Аутсорсинг архівних послуг може забезпечити професійні умови зберігання та відповідність правовим вимогам, водночас зменшуючи витрати й адміністративне навантаження.
Ось практичні кроки, які варто здійснити кожному роботодавцю:
- Проведіть огляд чинної системи зберігання кадрової документації
- Визначте документи, що підлягають різним строкам зберігання
- Розробіть внутрішні процедури ведення документації
- Запровадьте систему позначення документів датами початку відліку строків зберігання
- Забезпечте належні фізичні чи технічні умови зберігання
- Встановіть графік регулярних перевірок і знищення документації
- Навчіть працівників, відповідальних за кадрову документацію
- Розгляньте подання інформаційного звіту до ZUS для скорочення строків зберігання
