Документування роботодавцем усіх подій, пов’язаних із встановленням, перебігом і припиненням трудових відносин, – це фундаментальний обов’язок, що випливає з польського трудового права. Правильне ведення кадрової документації не лише показує, що роботодавець виконує покладені на нього обов’язки, а й дає працівнику змогу користуватися своїми правами, особливо під час визначення трудового стажу для пенсійних цілей. Особливо важливим питанням є принцип продовження кадрової документації при повторному прийнятті на роботу того самого працівника.
Структура особової справи та кадрової документації
Особова справа (akta osobowe) – найважливіший елемент кадрової документації, яку ведуть окремо для кожного працівника. Згідно з розпорядженням Міністра у справах сім’ї, праці та соціальної політики від 10 грудня 2018 року про кадрову документацію (консолідований текст Dz.U. (Вісник законів) 2026, поз. 474), особова справа складається з п’яти окремих частин, кожна з яких виконує певну функцію в документуванні трудових відносин.
Особову справу необхідно вести окремо для кожного працівника; вона складається з п’яти частин, позначених літерами від A до E. Кожна частина містить перелік документів, що в ній зберігаються; документи слід пронумерувати й розмістити в хронологічному порядку згідно з розпорядженням
Частина A особової справи охоплює заяви або документи щодо персональних даних, зібрані у зв’язку з прийомом на роботу. Тут також зберігаються направлення на медичні огляди та медичні висновки щодо попередніх, періодичних і контрольних медичних оглядів. Ця частина документації має базовий характер і містить інформацію, необхідну для встановлення трудових відносин.
Частина B зосереджена на документах, пов’язаних із встановленням трудових відносин і перебігом роботи працівника. Вона охоплює, зокрема, трудовий договір, обсяг обов’язків працівника, документи, що підтверджують проходження обов’язкового навчання з охорони праці. Крім того, вона містить документи щодо передання працівнику майна з обов’язком повернення або звітування, документи, пов’язані з прийняттям працівником спільної матеріальної відповідальності за довірене майно, а також документи, пов’язані з підвищенням професійної кваліфікації працівника.
Частина C особової справи містить усі документи, пов’язані з розірванням або закінченням трудових відносин. Тут зберігаються заяви щодо розірвання трудового договору, заяви про видачу, виправлення або доповнення довідки з місця роботи (świadectwo pracy), копія виданої довідки з місця роботи, а також договір про заборону конкуренції після припинення трудових відносин
Частина D містить копію повідомлення про стягнення та інші документи, пов’язані з дисциплінарною (порядковою) відповідальністю працівника або відповідальністю за окремими нормами, які передбачають погашення стягнення після певного часу. Ця частина документації має особливе значення для оцінки поведінки працівника під час роботи.
Частина E призначена для документів, пов’язаних із перевіркою тверезості або перевіркою на наявність в організмі речовин, що діють подібно до алкоголю. Роботодавці зобов’язані зберігати тут усі документи, пов’язані з такими перевірками на робочому місці.
Додаткова документація у справах, пов’язаних із трудовими відносинами
Крім особових справ, роботодавець зобов’язаний вести додаткову документацію у справах, пов’язаних із трудовими відносинами, також окремо для кожного працівника. Обсяг цієї документації визначено в § 6 розпорядження, і він охоплює чотири основні категорії документів. Як довго все це потім треба зберігати, пояснює стаття про строки зберігання кадрової документації.
- Документи щодо обліку робочого часу
- Документи, пов’язані з поданням заяв і використанням щорічної відпустки
- Картка або відомість виплаченої заробітної плати та інших виплат, пов’язаних із роботою
- Картка обліку видачі робочого одягу і взуття та засобів індивідуального захисту
Документація у справах, пов’язаних із трудовими відносинами, охоплює також заяву працівника про виплату заробітної плати готівкою особисто та документи, пов’язані з виплатою грошової компенсації за використання власного одягу і взуття, а також за їх прання і догляд
Ця додаткова документація має операційний характер і слугує для поточного управління трудовими відносинами. Її правильне ведення необхідне, щоб показати, що роботодавець дотримується всіх обов’язків за трудовим правом, особливо щодо робочого часу, заробітної плати та безпеки праці. Особові справи, облік робочого часу й зарплати ми можемо вести замість роботодавця – цим займається наш аутсорсинг кадрів і зарплати.
Обов’язки роботодавця щодо кадрової документації
Ведення та зберігання документації у справах, пов’язаних із трудовими відносинами, і особових справ працівників – основний обов’язок роботодавця, що випливає зі статті 94 пункти 9a і 9b Трудового кодексу (Kodeks pracy). Документацію можна вести в паперовій або електронній формі, а вибір форми залишається за роботодавцем.
| Вид документації | Строк зберігання | Момент початку відліку | Правова підстава |
|---|---|---|---|
| Особові справи | 10 років | Кінець календарного року припинення трудових відносин | Стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу |
| Документація у справах, пов’язаних із трудовими відносинами | 10 років | Кінець календарного року припинення трудових відносин | Стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу |
| Документація трудових відносин, встановлених до 2019 року | 50 років (10 років після подання звіту ZUS RIA) | День завершення роботи (за наявності звіту: кінець року його подання) | Стаття 7 частини 2–3 Закону від 10.01.2018 |
Кадрову документацію слід зберігати у спосіб, що гарантує збереження її конфіденційності, цілісності, повноти та доступності. Умови зберігання мають виключати ризик пошкодження чи знищення документів протягом усього обов’язкового строку
Роботодавець мусить забезпечити належні умови зберігання документації, які не загрожуватимуть її пошкодженням або знищенням. Це стосується як паперової, так і електронної документації. Для електронної документації особливо важливі регулярні резервні копії та захист від втрати даних.
Строк зберігання документації становить 10 років, рахуючи від кінця календарного року, в якому трудові відносини було розірвано або вони закінчилися. Однак норми передбачають можливість довшого строку зберігання, якщо цього вимагають окремі правові норми.
Принцип продовження кадрової документації – основні положення
Принцип продовження кадрової документації запроваджено з 1 січня 2019 року у статті 94⁵ Трудового кодексу, і він застосовується в разі повторного встановлення трудових відносин із тим самим працівником. Ключовим елементом цього принципу є визначені часові рамки, в яких він може застосовуватися.
Принцип продовження кадрової документації застосовується в разі повторного встановлення трудових відносин із тим самим працівником протягом строку зберігання документації за статтею 94 пункт 9b Трудового кодексу, тобто до спливу 10 років, рахуючи від кінця календарного року, в якому попередні трудові відносини було розірвано або вони закінчилися (стаття 94⁵ § 1 Трудового кодексу)
Застосування принципу продовження означає, що роботодавець не заводить нову особову справу для повторно прийнятого працівника, а продовжує вести наявну кадрову документацію, – це його обов’язок, а не вибір. Це має суттєві практичні наслідки як для роботодавця, так і для працівника.
У разі застосування принципу продовження строк зберігання кадрової документації рахують від кінця календарного року, в якому розірвано або закінчилися трудові відносини, що завершилися найпізніше (стаття 94⁵ § 2 Трудового кодексу). Це означає, що якщо працівника приймали на роботу кілька разів, строк зберігання документації починається лише після завершення останніх із цих трудових відносин.
Практичні аспекти продовження документації
Обов’язок продовження кадрової документації пов’язаний із низкою практичних дій, які має виконати роботодавець. Це не лише формальне продовження ведення справи, а комплексний процес управління кадровою документацією.
Виробнича фірма прийняла працівника на роботу у 2020-2022 роках, а потім повторно у 2024 році. Оскільки повторне прийняття відбулося до спливу строку зберігання документації попередніх трудових відносин (10 років від кінця 2022 року, тобто до кінця 2032 року), роботодавець мусить продовжити ведення наявної кадрової документації, долучаючи нові документи до вже наявної особової справи та зберігаючи безперервність нумерації.
Продовження документації полягає передусім у тому, що роботодавець користується документацією, зібраною у зв’язку з попередніми трудовими відносинами працівника. Як правило, немає потреби вимагати від працівника повторно надати документи, які вже є в особовій справі, якщо вони залишаються актуальними, – роботодавець вимагає дані лише в необхідному обсязі (стаття 22¹ Трудового кодексу). Якщо наступний договір укладено протягом 7 днів після припинення попереднього, довідку з місця роботи видають лише на заяву працівника (стаття 97 § 1¹ Трудового кодексу), а первинне навчання з охорони праці (BHP) не потрібне, коли працівник повертається на ту саму посаду одразу після попереднього договору (стаття 237³ § 2 Трудового кодексу).
Ще одним важливим елементом продовження є долучення нових документів до справи в міру потреби, без необхідності отримувати вже зібрані раніше документи. Це особливо стосується документів частини A особової справи, які в більшості випадків залишаються актуальними протягом тривалого часу.
Продовження кадрової документації вимагає збереження безперервної нумерації документів. Нові документи отримують наступні номери, продовжуючи нумерацію з попереднього періоду роботи, що забезпечує узгодженість і хронологічний порядок документації
Збереження безперервної нумерації кадрової документації – ключовий елемент правильного продовження. Це означає, що документи, пов’язані з новими трудовими відносинами, отримують наступні номери, продовжуючи нумерацію з попереднього періоду роботи. Такий підхід забезпечує узгодженість документації та полегшує її подальше використання.
Коли принцип продовження не застосовується
Існують певні ситуації, в яких принцип продовження кадрової документації не застосовується, а отже, для повторно прийнятого працівника потрібно завести нову документацію. Найважливіша з них – сплив 10-річного строку зберігання документації, що рахується від кінця календарного року, в якому завершилися попередні трудові відносини.
Прийняття працівника на роботу після спливу цього 10-річного строку означає необхідність завести нову кадрову документацію. У такому разі роботодавець розглядає працівника як новоприйнятого і заводить для нього повністю нову особову справу та документацію у справах, пов’язаних із трудовими відносинами. Нову справу можна від початку вести в електронній формі – правила описано в статті електронні особові справи працівників.
Принцип продовження кадрової документації, як правило, не стосується трудових відносин, встановлених до 1 січня 2019 року. Це означає, що коли попередні трудові відносини встановлено до цієї дати, роботодавець мусить завести нову кадрову документацію, – хіба що попередні трудові відносини тривали 1 січня 2019 року і за працівника подано інформаційний звіт ZUS RIA (стаття 9 Закону від 10 січня 2018 року, Dz.U. 2018, поз. 357)
Особливо важливим обмеженням у застосуванні принципу продовження є дата 1 січня 2019 року. Якщо попередні трудові відносини встановлено до цієї дати, принцип продовження не застосовується (за винятком описаного вище), навіть якщо перерва в роботі не перевищила 10 років.
Необхідність заведення нової кадрової документації при повторному прийнятті працівника після 1 січня 2019 року, коли попередні трудові відносини встановлено до цієї дати, випливає з різних строків зберігання документації. Строк зберігання особової справи щодо перших трудових відносин становить 50 років (від дня завершення роботи), тоді як щодо других – 10 років.
Практичні приклади застосування правил
Щоб зрозуміти принципи продовження кадрової документації, варто проаналізувати конкретні приклади, які показують різні сценарії повторного прийняття на роботу та їх наслідки для ведення кадрової документації.
- Працівник працював із січня 2020 до грудня 2021 року
- Повторне прийняття на роботу в березні 2024 року в того самого роботодавця
- Перерва в роботі становить близько 2 років і 3 місяців
- Принцип продовження застосовується – роботодавець продовжує наявну документацію
- Строк зберігання документації рахують від кінця календарного року завершення других трудових відносин
Працівник розірвав трудовий договір 30 червня 2018 року, а наступний трудовий договір із тим самим роботодавцем уклав 1 лютого 2025 року. Хоча між припиненням попередніх трудових відносин і встановленням наступних минуло не більше 10 років, принцип продовження кадрової документації не застосовується, оскільки лише другі з цих трудових відносин встановлено після 1 січня 2019 року.
Іншим важливим випадком є ситуація, коли трудові відносини встановлено в період з 1 січня 1999 року до 31 грудня 2018 року і за них подано інформаційний звіт згідно із Законом про систему соціального страхування. У таких випадках принцип продовження кадрової документації застосовується, якщо попередні трудові відносини ще тривали 1 січня 2019 року, а за працівника подано інформаційний звіт (стаття 9 Закону від 10 січня 2018 року).
Подання інформаційних звітів за застрахованих працівників скорочує строк зберігання їхньої документації у справах, пов’язаних із трудовими відносинами, та особових справ до 10 років, рахуючи від кінця календарного року, в якому подано інформаційний звіт
Труднощі, пов’язані з різними строками зберігання
Запровадження з 1 січня 2019 року нових строків зберігання кадрової документації суттєво ускладнило правила документування трудових відносин у разі повторного прийняття працівника тим самим роботодавцем. Роботодавці тепер мають враховувати різні строки зберігання документації залежно від дат встановлення окремих трудових відносин.
На практиці це означає, що продовження кадрової документації можливе лише тоді, коли до документації як попередніх, так і наступних трудових відносин застосовується той самий 10-річний строк зберігання (стаття 94⁵ Трудового кодексу та статті 7 і 9 Закону від 10 січня 2018 року). Різні строки зберігання виключають можливість застосування принципу продовження.
| Період встановлення перших трудових відносин | Період встановлення других трудових відносин | Строк зберігання | Продовження документації |
|---|---|---|---|
| До 1.01.2019 | З 1.01.2019 | 50 років / 10 років | Ні |
| З 1.01.2019 | З 1.01.2019 | 10 років / 10 років | Так (до спливу 10 років від кінця року припинення попередніх) |
| 1999-2018 зі звітом (відносини тривали 1.01.2019) | З 1.01.2019 | 10 років / 10 років | Так (до спливу строку зберігання) |
Роботодавцям слід особливо уважно аналізувати дати встановлення окремих трудових відносин і перевіряти, чи подано відповідні інформаційні звіти. Від цих чинників залежить можливість застосування принципу продовження кадрової документації
Практичне управління кадровою документацією за різних строків зберігання вимагає від роботодавців детального обліку дат встановлення та припинення окремих трудових відносин. Лише так можна правильно визначити, чи застосовується в конкретному випадку принцип продовження документації.
Порядок заведення нової документації
Якщо принцип продовження кадрової документації не застосовується, роботодавець мусить завести нову документацію для повторно прийнятого працівника. Цей процес пов’язаний із практичною проблемою комплектування документів у частині A особової справи.
Документи, зібрані в частині A особової справи, заведеної при встановленні попередніх трудових відносин, у більшості випадків залишаються актуальними. Це особливо стосується документів, що підтверджують освіту, професійну кваліфікацію чи інші сталі характеристики працівника. Тому вимагати від працівника повторно передати ці документи роботодавцю не видається ні необхідним, ні обґрунтованим.
Роботодавець може скопіювати наявні документи частини A особової справи щодо попередніх трудових відносин і долучити ці копії до частини A нової особової справи. Таке рішення практичне і не обтяжує працівника необхідністю повторно надавати документи
Копіювання документів із попередньої особової справи до новозаведеної – практичне рішення, якого норми не забороняють, і водночас воно не обтяжує працівника зайвою бюрократією. Однак роботодавцю слід переконатися, що скопійовані документи досі актуальні й не потребують оновлення.
Заводячи нову кадрову документацію, роботодавець також мусить пам’ятати про правильне позначення та нумерацію документів. Нова документація починається з номера один, незалежно від нумерації в попередній особовій справі того самого працівника.
