Кадрова документація є ключовим елементом управління персоналом у кожній організації. Належне архівування кадрових документів не лише випливає з правових обов’язків, а й захищає інтереси як роботодавця, так і працівників. Чинне трудове законодавство покладає на роботодавців детальні обов’язки щодо ведення, зберігання та архівування документації, пов’язаної з трудовими відносинами.
Значення кадрової документації виходить далеко за межі періоду роботи. Ці документи можуть мати вирішальне значення в процедурах призначення пенсії за віком чи по інвалідності, а також у правових спорах. Роботодавці мають пам’ятати не лише про обов’язки щодо поточного ведення документації, а й про довгострокові обов’язки з архівування.
Основні обов’язки роботодавця щодо документації
Стаття 94 пункти 9a і 9b Трудового кодексу (Kodeks pracy) чітко визначає основні обов’язки роботодавця щодо кадрової документації. Перший із них – вести та зберігати документацію у справах, пов’язаних із трудовими відносинами, і особові справи працівників. Цю документацію можна вести як у паперовій, так і в електронній формі, і обидві форми вважаються рівнозначними (стаття 94¹¹ Трудового кодексу).
Другий ключовий обов’язок стосується способу зберігання кадрової документації. Роботодавець зобов’язаний зберігати документи так, щоб забезпечити їхню конфіденційність, цілісність, повноту та доступність. Умови зберігання не можуть створювати загрози пошкодження чи знищення документів.
Строк зберігання кадрової документації становить щонайменше 10 років від кінця календарного року, в якому трудові відносини були розірвані або припинилися. Цей обов’язок охоплює період роботи та період після її завершення. Деякі норми передбачають довші строки зберігання кадрової документації
Роботодавці мають також враховувати специфіку своєї діяльності та вид документації, яку ведуть. Різні види документів можуть вимагати різних строків зберігання, що випливає з окремих правових норм. Особливо важливо належно захистити документи від доступу сторонніх осіб і від чинників, які можуть їх пошкодити.
Якщо документація ведеться в електронній формі, роботодавці мають забезпечити відповідні системи інформаційної безпеки. Це регулярне створення резервних копій, контроль доступу до систем і моніторинг цілісності збережених даних. Електронну документацію слід зберігати у форматах, що забезпечують її довгострокову читабельність і доступність.
Особливі правила щодо строків зберігання
Закон від 10 січня 2018 року про зміну деяких законів у зв’язку зі скороченням строку зберігання кадрових справ та їх електронізацією запровадив суттєві зміни в правилах архівування документів. Ці норми містять детальні правила для різних періодів роботи.
До трудових відносин, укладених до 1 січня 2019 року, застосовуються попередні норми. Це означає, що особові справи та документацію щодо оплати праці за роботу, розпочату до цієї дати, як правило, треба зберігати 50 років від дня завершення роботи в цього роботодавця. Це правило випливає з положень Закону про національний архівний фонд і архіви в редакції, чинній до 1 січня 2019 року (стаття 7 частина 2 Закону від 10 січня 2018 року); для працівників, прийнятих у 1999–2018 роках, цей строк можна скоротити, як описано нижче.
Кадрову документацію щодо трудових відносин, укладених після 31 грудня 1998 року, але до 1 січня 2019 року, можна зберігати протягом скороченого строку 10 років. Умовою скорочення є подання до ZUS (Управління соціального страхування) інформаційного звіту ZUS RIA відповідно до Закону про систему соціального страхування (стаття 7 частина 3 Закону від 10 січня 2018 року). 10-річний строк відлічується від кінця календарного року, в якому звіт було подано
Роботодавці мають особливо уважно аналізувати дати укладення окремих трудових відносин у своїй організації. Різні строки зберігання для різних груп працівників можуть суттєво ускладнювати процес архівування. Потрібен точний облік дат прийняття на роботу та строків обов’язкового зберігання.
У разі повторного укладення трудових відносин із тим самим працівником протягом 10-річного строку роботодавець продовжує вести наявну кадрову документацію. Строк зберігання тоді відлічується від кінця календарного року, в якому було розірвано або припинено трудові відносини, що закінчилися найпізніше.
Обсяг і структура кадрової документації
Розпорядження Міністра у справах родини, праці та соціальної політики від 10 грудня 2018 року детально визначає обсяг кадрової документації. Ця документація складається з особових справ та іншої документації у справах, пов’язаних із трудовими відносинами. Кожен із цих елементів має визначену структуру і зміст.
Особова справа працівника поділяється на п’ять частин, позначених літерами A, B, C, D та E (§ 3 розпорядження, зведений текст Dz.U. (Вісник законів) 2026, позиція 474). Кожна частина містить певні категорії документів, пов’язаних із різними етапами трудових відносин. Такий поділ полегшує впорядкування документації та забезпечує прозорість архівування.
Частина A особової справи охоплює документи, пов’язані з процесом прийому на роботу та медичними оглядами. Вона містить заяви або документи щодо персональних даних, зібрані у зв’язку з претендуванням на роботу. Крім того, у цій частині зберігаються направлення на медичні огляди та медичні висновки щодо попередніх, періодичних і контрольних оглядів.
Частина B особової справи містить найважливіші документи щодо укладення трудових відносин і всього перебігу роботи працівника. Вона включає трудові договори, додатки до них, документи про зміну умов праці та інші документи, пов’язані з кар’єрою працівника. Ця частина справи особливо важлива для документування історії зайнятості
Частина C стосується документів, пов’язаних із завершенням трудових відносин. Вона містить заяви або документи, пов’язані з розірванням чи припиненням трудових відносин. Ці документи мають особливе значення у спорах щодо обставин завершення роботи.
Частина D охоплює документи, пов’язані з дисциплінарною відповідальністю працівника. Вона містить копії повідомлень про накладення стягнення та інші документи, пов’язані з дисциплінарною відповідальністю працівника або відповідальністю, визначеною в окремих нормах, які передбачають зняття стягнення після певного часу. З 2023 року справа має також частину E – документи, пов’язані з перевіркою тверезості працівника або перевіркою на наявність в організмі речовин, що діють подібно до алкоголю.
Інша документація у справах трудових відносин
Крім особових справ, роботодавець окремо для кожного працівника веде документацію у справах, пов’язаних із трудовими відносинами. Ця категорія охоплює широке коло матеріалів щодо поточного функціонування трудових відносин.
Ключовим елементом цієї категорії є документи обліку робочого часу. Вони охоплюють облік робочого часу (норми вже не вимагають листа присутності), заяви працівника щодо робочого часу, документи про надурочну роботу та інші матеріали для контролю й розрахунку робочого часу працівників. Належне ведення цієї документації особливо важливе під час перевірки PIP (Державна інспекція праці).
- Підготовка системи архівування кадрової документації
- Сортування документів за категоріями та строками зберігання
- Позначення документів датами завершення зберігання
- Захист документів від доступу сторонніх осіб
- Створення резервних копій електронної документації
- Розроблення процедур доступу до архівних документів
- Регулярні перевірки та оновлення системи архівування
Документація щодо щорічних відпусток охоплює заяви на відпустку, графіки відпусток, документи про перенесення чи переривання відпустки та інші матеріали, пов’язані з реалізацією права на відпочинок. Роботодавці мають особливо дбати про повноту цієї документації, оскільки дотримання права на відпустку може бути перевірене.
Картки виплаченої заробітної плати та документи щодо інших виплат, пов’язаних із роботою, є основою для перевірки правильності розрахунків із працівниками. Ці документи мають ключове значення у спорах щодо розміру заробітної плати та інших виплат працівникам. Їх треба зберігати з особливою ретельністю
Документи щодо індивідуальних графіків робочого часу та застосування певних систем робочого часу потребують особливої уваги через зростання ролі гнучких форм зайнятості. Роботодавці дедалі частіше застосовують різні системи робочого часу, що вимагає точної документації.
Мета і значення архівування кадрової документації
Обов’язок архівувати кадрові документи виходить далеко за межі формального виконання правових вимог. Належне архівування захищає інтереси всіх сторін трудових відносин і дає змогу реалізувати різні права працівників.
Документи, зібрані роботодавцем, мають ключове доказове значення у справах щодо вимог працівника, що випливають із трудових відносин. У спорах щодо розміру заробітної плати, умов праці, обставин розірвання договору чи інших аспектів трудових відносин належно ведена документація може вирішити результат провадження. Договори, відомості зарплати та особові справи ми можемо вести за вас у межах аутсорсингу кадрів і зарплати.
Особливо важлива документація під час визначення права на пенсію за віком чи по інвалідності. Працівники, які претендують на пенсію, мають підтвердити свій трудовий стаж, розмір заробітку та інші обставини, що впливають на розмір виплат. Роботодавці зобов’язані співпрацювати в цьому.
Закон про пенсії за віком та по інвалідності з Фонду соціального страхування покладає на роботодавців детальні обов’язки співпрацювати з працівниками у збиранні документації, потрібної для призначення виплат. Це видача довідок, підготовка заяв про пенсію та інформування родини після смерті працівника про умови отримання пенсії у зв’язку з втратою годувальника
Кадрова документація важлива також під час перевірок різних органів. Державна інспекція праці регулярно перевіряє правильність ведення кадрової документації, особливо щодо робочого часу та заробітної плати. ZUS перевіряє правильність розрахунку внесків на підставі кадрової документації.
| Вид документа | Строк зберігання | Правова підстава | Особливі вимоги |
|---|---|---|---|
| Особові справи (робота з 2019) | 10 років | Стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу | Поділ на частини A-E |
| Особові справи (робота до 2019) | 50 років | Закон про архіви | Скорочення до 10 років після ZUS RIA (1999–2018) |
| Документи обліку робочого часу | 10 років | Стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу | Особлива увага PIP |
| Документи щодо оплати праці (зареєстровані з 2019 або після ZUS RIA) | 10 років | Стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу, стаття 125a Закону про пенсії з FUS | Основа розрахунків із ZUS |
Правові наслідки неналежного архівування
Недотримання обов’язків щодо архівування кадрової документації може мати для роботодавців серйозні правові наслідки. Трудовий кодекс передбачає конкретні санкції за порушення норм щодо кадрової документації.
Відповідно до статті 281 § 1 пункти 6, 6a і 7 Трудового кодексу роботодавець (або особа, що діє від його імені), який не веде кадрової документації, не зберігає її протягом передбаченого законом строку або залишає її в умовах, що загрожують пошкодженням чи знищенням, підлягає штрафу від 2000 до 60 000 zł (з 8 липня 2026 року; раніше від 1000 до 30 000 zł).
Особливе значення має питання тягаря доказування в трудових спорах. У практиці Верховного суду вважається, що якщо роботодавець не виконує обов’язку вести потрібну документацію (особливо облік робочого часу), він несе несприятливі наслідки щодо тягаря доказування, коли працівник висуває вимоги з трудових відносин (стаття 6 Цивільного кодексу у зв’язку зі статтею 300 Трудового кодексу).
Роботодавець, який не веде обліку робочого часу, платіжних відомостей чи іншої документації, що фіксує робочий час і заробітну плату працівника, має враховувати, що саме йому доведеться довести відсутність працівника, її тривалість і розмір виплаченої заробітної плати. Брак належної документації значно ускладнює захист у трудових спорах
Неналежне виконання обов’язків з архівування може також спричинити відповідальність роботодавця за шкоду, заподіяну працівникові. Підставою такої відповідальності є стаття 471 Цивільного кодексу у зв’язку зі статтею 300 Трудового кодексу. Працівник може вимагати відшкодування шкоди, що виникла внаслідок неправильного ведення документації.
Виробничу компанію, яка має 200 працівників, перевірила Державна інспекція праці. Перевірка показала, що роботодавець не вів належного обліку робочого часу працівників, які працювали в різних системах робочого часу. У результаті особу, відповідальну в компанії за кадрові питання, оштрафували на 25 000 zł, а компанія мусила ще й доплатити працівникам за неправильно розраховані надурочні години.
Практичні аспекти архівування документів
Ефективне архівування кадрової документації вимагає розроблення та впровадження комплексної організаційної системи. Роботодавці мають враховувати специфіку діяльності, кількість працівників і доступні технічні та організаційні ресурси.
Першим кроком в організації архівування є інвентаризація наявної документації та визначення строків зберігання окремих категорій документів. Роботодавці мають проаналізувати дати прийняття на роботу всіх працівників і визначити, які документи підлягають 10-річному, а які 50-річному строку зберігання.
Організація паперової чи електронної системи архівування вимагає забезпечення відповідних умов зберігання. Паперові документи треба зберігати в приміщеннях, захищених від вологи, високої температури, доступу сторонніх осіб та інших чинників, що можуть їх пошкодити.
Архівування документів в електронній формі вимагає відповідних систем інформаційної безпеки. Це шифрування даних, контроль доступу, регулярне створення резервних копій і моніторинг цілісності збереженої інформації. Електронні системи мають забезпечувати довгострокову читабельність документів
Роботодавцям варто розробити процедури доступу до архівних документів і визначити осіб, уповноважених їх переглядати. Особливо важливо забезпечити можливість швидко знайти документи у разі перевірки державних органів чи запитів працівників.
Регулярні перевірки архівних документів дають змогу виявити матеріали, строк зберігання яких уже минув. Роботодавці мають розробити процедури безпечного знищення документів після закінчення обов’язкового строку зберігання, особливо документів, що містять персональні дані.
Архівування в контексті судових проваджень
Особливе значення має архівування документів у контексті поточних або можливих правових проваджень. Трудовий кодекс передбачає продовження строку зберігання кадрової документації в певних процесуальних ситуаціях.
Якщо збережена кадрова документація може бути або є доказом у провадженні, а роботодавець є стороною цього провадження, документацію треба зберігати до остаточного завершення провадження. Проте цей строк не може бути коротшим за стандартний строк зберігання, визначений Трудовим кодексом.
Якщо роботодавцю стало відомо про подання позову чи порушення провадження, строк зберігання кадрової документації продовжується на 12 місяців, після чого роботодавець повідомляє колишнього працівника про можливість забрати документацію протягом 30 днів (стаття 94⁴ пункт 2 Трудового кодексу). Це правило має забезпечити доступність документів протягом усього провадження та додатковий час на можливе оскарження.
Роботодавці мають стежити за всіма правовими провадженнями, стороною яких можуть бути, та документами, що можуть мати в них доказове значення. Передчасне знищення документів може мати несприятливі процесуальні наслідки та спричинити додаткові правові санкції. Особливу увагу слід звертати на провадження в судах з трудових справ
Кадрова документація може мати значення не лише у спорах, що безпосередньо стосуються трудових відносин, а й у провадженнях перед органами публічної адміністрації, у кримінально-фіскальних провадженнях чи під час перевірок наглядових органів. Роботодавцям варто вести реєстр усіх проваджень і документів, які можуть у них мати значення.
- Документи щодо робочого часу та заробітної плати мають ключове значення у спорах щодо вимог працівників
- Особові справи необхідні для визначення права на пенсію за віком та по інвалідності
- Документація щодо відпусток може бути предметом перевірки Державної інспекції праці
- Документи щодо дисциплінарної відповідальності мають значення в дисциплінарних провадженнях
- Медична документація важлива у справах щодо нещасних випадків на виробництві
- Документи про навчання з охорони праці можуть мати значення у провадженнях щодо відшкодування
Співпраця із зовнішніми органами
Роботодавці мають бути готові до співпраці з різними зовнішніми органами щодо надання архівної кадрової документації. Контролюючі органи, суди та страхові установи мають право вимагати надання певних документів.
Державна інспекція праці перевіряє дотримання трудового законодавства, зокрема правильність ведення кадрової документації. Інспектори праці мають право вимагати надання всіх документів, пов’язаних із трудовими відносинами, у тому числі архівних. Роботодавці мають забезпечити швидкий доступ до потрібних матеріалів.
ZUS перевіряє правильність розрахунку внесків і виплати допомог. У межах цих перевірок ZUS може вимагати документацію щодо оплати праці, документи щодо робочого часу та інші матеріали, що впливають на базу нарахування внесків.
Суди з трудових справ можуть вимагати надання кадрової документації в межах судових проваджень. Роботодавці мають бути готові швидко знайти та надати потрібні документи. Затримки з наданням документів можуть розцінюватися як перешкоджання провадженню і спричинити додаткові санкції
Податкові органи також можуть вимагати кадрову документацію під час податкових перевірок. Особливо важливі документи щодо заробітної плати, додаткових виплат та інших витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP) і пов’язані з працевлаштуванням працівників.
