Рішення про припинення господарської діяльності може мати різні причини — від стратегічних змін у бізнесі до складного фінансового становища підприємства. Однак якщо у фірмі працюють працівники, процес закриття діяльності стає значно складнішим і вимагає виконання низки правових і податкових формальностей.
Підприємець не може просто закрити фірму з дня на день, якщо має зобов’язання перед працівниками. Потрібно дотримуватися процедур, що випливають із Трудового кодексу (Kodeks pracy), вчасно розрахуватися з усіх належних сум, а також правильно підготувати й подати відповідні податкові декларації. Невиконання цих обов’язків може мати серйозні фінансові та правові наслідки для підприємця, який закриває діяльність.
Припинення господарської діяльності за наявності працівників вимагає дотримання особливих правових і податкових процедур. Роботодавець повинен дотримуватися строків попередження про розірвання трудових договорів і вчасно подати всі необхідні податкові декларації до відповідних установ
Розрахунок із працівниками охоплює не лише розірвання трудових договорів і виплату належних сум, а й низку податкових обов’язків, що випливають із ролі роботодавця як платника (płatnik) податку на доходи. Роботодавець має пам’ятати про підготовку й подання відповідної податкової інформації з дотриманням особливих строків, що діють у разі припинення діяльності.
Розірвання трудових договорів під час ліквідації господарської діяльності
Коли підприємець ухвалює рішення про закриття фірми, першим кроком має бути належне інформування всіх працівників про заплановану ліквідацію діяльності. Цей процес не можна проводити поспіхом, оскільки він вимагає дотримання відповідних правових процедур і строків, передбачених Трудовим кодексом.
Кожен працівник, з яким роботодавець розриває трудовий договір через ліквідацію діяльності, має право на відповідний строк попередження. Його тривалість залежить від стажу роботи та виду укладеного договору. Роботодавець повинен заздалегідь подати попередження, щоб строк попередження завершився до фактичного закриття фірми.
У разі ліквідації роботодавця не діють звичайні норми, що захищають окремі групи працівників від звільнення. Це означає, що роботодавець може розірвати трудовий договір навіть із працівниками на лікарняному (L4) чи з вагітними працівницями
Особливе регулювання в цій сфері містять стаття 41¹ та стаття 177 § 4 Трудового кодексу. Згідно з цими нормами в разі ліквідації підприємства не застосовується захист від звільнення, який зазвичай мають працівники в особливому становищі. Це стосується, зокрема, працівників на лікарняному та вагітних жінок.
Це прямо випливає зі статті 41¹ § 1 Трудового кодексу, яка в разі ліквідації роботодавця виключає застосування, зокрема, статті 41 – заборони розірвання договору з попередженням під час поважної відсутності працівника. Отже, в разі ліквідації підприємства можна правомірно розірвати з працівником трудовий договір під час його поважної відсутності через хворобу, навіть якщо ще не минув період, що дає право розірвати договір без попередження.
Виробнича фірма, у якій працювало 50 осіб, ухвалила рішення про ліквідацію через втрату головного контракту. Серед працівників були вагітна жінка та двоє працівників на тривалому лікарняному. Попри особливий захист цих осіб, роботодавець міг правомірно розірвати з ними трудові договори у зв’язку з ліквідацією підприємства, дотримавшись відповідних строків попередження.
Подібна ситуація стосується працівників, яким залишилося небагато часу до виходу на пенсію. Навіть якщо працівникові бракує не більше ніж 4 роки до досягнення пенсійного віку, що зазвичай давало б додатковий захист від звільнення (стаття 39 Трудового кодексу), у разі ліквідації діяльності роботодавець може розірвати з ним трудовий договір.
Якщо роботодавець має щонайменше 20 працівників, особам, яких звільняють із причин, що їх не стосуються, належить вихідна допомога: одномісячна винагорода при стажі роботи менше ніж 2 роки, двомісячна — від 2 до 8 років і тримісячна — понад 8 років (стаття 8 частина 1 і стаття 10 частина 1 закону від 13 березня 2003 року про особливі правила розірвання трудових відносин із причин, що не стосуються працівників). Вихідна допомога не може перевищувати 15-кратного розміру мінімальної заробітної плати, чинної на день припинення трудових відносин, — у 2026 році 72 090 zł (15 × 4806 zł), а з 1 січня 2027 року — 74 250 zł (15 × 4950 zł). Незалежно від кількості працівників роботодавець виплачує грошову компенсацію за невикористану відпустку (стаття 171 § 1 Трудового кодексу) і видає довідку з місця роботи (świadectwo pracy) у день припинення трудових відносин (стаття 97 § 1 Трудового кодексу). Розрахунок вихідної допомоги й компенсації, а також підготовку довідок з місця роботи під час закриття фірми охоплює наш аутсорсинг кадрів і зарплати.
Порядок скорочення строку попередження під час ліквідації
Роботодавець, який ліквідує господарську діяльність, має особливі повноваження, що дають змогу ефективніше закрити фірму. Одне з найважливіших — можливість скоротити строк попередження про розірвання трудового договору, що регулює стаття 36¹ Трудового кодексу. Від того, як саме припиняються трудові відносини, залежить і подальше право на допомогу по безробіттю.
Згідно з цією нормою роботодавець може в односторонньому порядку скоротити тримісячний строк попередження щонайбільше до одного місяця без згоди працівника. Це суттєве спрощення, що дає змогу швидше завершити ліквідацію діяльності.
Скорочення строку попередження з трьох місяців до одного не означає, що працівник втрачає винагороду. За решту два місяці працівник отримує відшкодування в розмірі винагороди, яка належала б йому за стандартного строку попередження
Рішення про скорочення строку попередження найбезпечніше включити в саме попередження про розірвання договору – стаття 36¹ § 1 Трудового кодексу пов’язує скорочення з попередженням, зробленим через ліквідацію. Одностороннє скорочення попередження, поданого раніше на стандартний строк, створює для роботодавця ризик спору з працівником.
Фінансові наслідки скорочення строку попередження вигідні для працівника. За решту строку попередження він отримує відшкодування в розмірі винагороди, а цей період — якщо працівник залишається без роботи — зараховується йому до стажу роботи (стаття 36¹ § 1 і 2 Трудового кодексу). Це означає, що в разі скорочення тримісячного строку попередження до одного місяця працівник працює лише місяць, але отримує гроші за повні три місяці: винагороду за перший і відшкодування за решту два.
Це регулювання має на меті захистити інтереси працівників, які втрачають роботу з незалежних від них причин, і водночас дати роботодавцеві змогу ефективно провести ліквідацію. Скорочення строку попередження може бути особливо корисним, коли роботодавцеві потрібно швидко виконати всі зобов’язання й завершити закриття діяльності.
Податкові обов’язки роботодавця як платника
Працевлаштування осіб незалежно від виду договору — трудового договору чи договору доручення (umowa zlecenia) — автоматично робить роботодавця платником страхових внесків і податку на доходи. Ця роль пов’язана з низкою щомісячних обов’язків, які не припиняються з ухваленням рішення про ліквідацію діяльності.
Щомісяця роботодавець має обчислювати та сплачувати внески до ZUS (Управління соціального страхування) і авансові платежі податку на доходи до відповідної податкової (urząd skarbowy). Це вимагає точного ведення документації та вчасного виконання звітних обов’язків.
Роботодавець як платник податку на доходи зобов’язаний готувати й подавати чотири основні види податкових декларацій. Кожна з них має свої строки подання та особливі правила в разі припинення діяльності
Основні податкові декларації, які має готувати роботодавець:
- PIT-4R — річна декларація про утримані авансові платежі PIT (податку на доходи фізичних осіб)
- PIT-8AR — річна декларація про утриманий податок за фіксованою ставкою
- PIT-11 — інформація про доходи та утримані авансові платежі податку на доходи
- IFT-1R — інформація про дохід, отриманий фізичними особами, які не мають місця проживання в Польщі
Кожна з цих декларацій має інше призначення й різні строки подання. У звичайних умовах ведення діяльності ці строки однакові для всіх платників, проте ситуація кардинально змінюється, коли ухвалено рішення про припинення господарської діяльності.
Роботодавець має пам’ятати, що роль платника не припиняється автоматично з ухваленням рішення про ліквідацію. Податкові обов’язки щодо виплаченої винагороди та утриманих авансових платежів потрібно виконати відповідно до норм, з дотриманням особливих строків, що діють у разі припинення діяльності.
Декларації PIT-4R і PIT-8AR у разі припинення діяльності
Стандартні строки подання декларацій PIT-4R і PIT-8AR передбачають їх подання до податкової до останнього дня січня року, наступного за податковим роком. Однак у разі припинення господарської діяльності діють інші, значно коротші строки, які потребують особливої уваги роботодавця.
Податкову, до якої подають ці декларації, визначають за місцем проживання платника, якщо це фізична особа, або за місцезнаходженням чи місцем ведення діяльності для інших суб’єктів. Це правило не змінюється незалежно від того, триває діяльність чи припиняється.
У разі припинення господарської діяльності декларації PIT-4R і PIT-8AR потрібно подати до податкової до дня припинення діяльності. Не можна чекати стандартного січневого строку наступного року
Правовою підставою для цього особливого строку є стаття 38 частина 1b Закону про PIT (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych). Ця норма однозначно встановлює, що якщо діяльність припиняється до кінця січня року, наступного за податковим роком, платник повинен подати декларації PIT-4R і PIT-8AR до дня припинення цієї діяльності.
Ці декларації мають містити повну інформацію про всі авансові платежі податку на доходи, утримані за окремі місяці податкового року. Не можна пропускати жодних періодів чи обмежуватися лише останніми місяцями перед припиненням діяльності.
Практичне значення цього регулювання дуже велике, особливо для підприємців, які ухвалюють рішення про закриття діяльності в другій половині року. У такій ситуації вони мають значно менше часу на підготовку й подання необхідних декларацій, ніж у стандартному порядку річних розрахунків.
| Вид декларації | Стандартний строк | Строк у разі припинення діяльності | Правова підстава |
|---|---|---|---|
| PIT-4R | До 31 січня | До дня припинення діяльності | Стаття 38 частина 1b Закону про PIT |
| PIT-8AR | До 31 січня | До дня припинення діяльності | Стаття 42 частина 1a у зв’язку зі статтею 38 частина 1b Закону про PIT |
| PIT-11 | До 31 січня/28 лютого | До дня припинення діяльності* | Статті 39, 42g Закону про PIT |
| IFT-1R | До 28 лютого | До дня припинення діяльності | Стаття 42 частина 3 Закону про PIT |
*Стосується всіх платників, зокрема фізичних осіб, які ведуть діяльність, а також як трудових договорів, так і договорів доручення (стаття 42g частина 2 Закону про PIT)
Інформація IFT-1R і припинення господарської діяльності
Особливою категорією податкових декларацій є інформація IFT-1R, яка стосується роботодавців, що працевлаштовують фізичних осіб, які не мають місця проживання в Польщі. Ця декларація потрібна, коли роботодавець утримує з винагороди таких осіб податок на доходи за фіксованою ставкою.
Мета інформації IFT-1R — передати податковим органам дані про розмір доходу, отриманого в Польщі особами, які не мають тут місця проживання. Це елемент ширшої системи податкового контролю доходів іноземців, які працюють у Польщі.
У звичайних умовах ведення діяльності інформацію IFT-1R потрібно передати як до податкової, так і безпосередньо працівникові до кінця лютого за попередній рік. Цей двомісячний строк дає роботодавцям достатньо часу на підготовку й передання всієї необхідної інформації.
Роботодавці, які працевлаштовують іноземців без місця проживання в Польщі, у разі припинення діяльності мають подати інформацію IFT-1R у скорочений строк. Її потрібно подати не пізніше ніж у день припинення діяльності
Ситуація кардинально змінюється в разі припинення господарської діяльності. Згідно зі статтею 42 частина 3 Закону про PIT, якщо платник припиняє діяльність до спливу стандартного строку подання інформації, він повинен подати інформацію IFT-1R не пізніше ніж у день припинення діяльності.
Це регулювання має особливе практичне значення для підприємців, які працевлаштовують іноземних працівників. Вони мають планувати ліквідацію діяльності з урахуванням часу, потрібного на підготовку й передання інформації IFT-1R усім зацікавленим сторонам.
Невиконання цього обов’язку може мати серйозні правові та фінансові наслідки, як і у випадку інших податкових декларацій, що подаються в разі припинення діяльності.
Правила підготовки інформації PIT-11 під час ліквідації фірми
Інформація PIT-11 — один із найважливіших документів у податкових розрахунках між роботодавцем і працівником. Вона містить детальні дані про отримані доходи та утримані авансові платежі податку на доходи, потрібні працівникові для підготовки власної річної декларації.
Згідно зі статтею 39 частина 1 у зв’язку зі статтею 42g частина 1 Закону про PIT платник повинен передати інформацію PIT-11 за попередній рік до відповідної податкової до кінця січня наступного року. Крім того, один примірник цього документа потрібно зберігати в документах роботодавця.
Працівник має право вимагати від роботодавця підготувати інформацію PIT-11 до стандартного строку, якщо обов’язок утримувати авансові платежі податку на доходи припинився протягом податкового року. Роботодавець тоді має видати PIT-11 протягом 14 днів від отримання заяви
Стаття 42g частина 1 пункт 2 того самого закону уточнює, що платник повинен передати платникам податку інформацію про отримані доходи до кінця лютого року, наступного за податковим роком. Ці два строки — січневий для податкової та лютневий для працівників — діють у звичайних умовах ведення діяльності.
Ситуація змінюється в разі припинення господарської діяльності. Згідно зі статтею 42g частина 2 Закону про PIT правило одне, незалежно від правової форми роботодавця.
Незалежно від того, чи платником є фізична особа, яка веде діяльність, юридична особа чи товариство осіб, інформацію PIT-11 потрібно обов’язково видати до дня припинення діяльності. Тоді немає можливості чекати на заяву працівника чи на стандартні строки річних розрахунків.
Те саме правило діє щодо осіб, які працюють за договором доручення. Якщо діяльність припиняється до останнього дня січня року, наступного за податковим роком, інформацію PIT-11 потрібно підготувати й передати до дня припинення діяльності.
Sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю, аналог ТОВ) вело консалтингову діяльність і мало п’ятьох працівників за трудовими договорами та трьох співробітників за договорами доручення. Після ухвалення в жовтні рішення про ліквідацію товариство мало підготувати й передати всі інформації PIT-11 до дня фактичного припинення діяльності, не маючи змоги чекати стандартних січневих чи лютневих строків.
Правові наслідки невиконання податкових обов’язків
Роботодавець, який не виконає обов’язків щодо вчасного подання податкових декларацій у разі припинення діяльності, ризикує серйозними правовими та фінансовими наслідками. Норми передбачають суворі покарання за невиконання цих обов’язків, які можуть істотно обтяжити бюджет підприємства, що ліквідується.
За неподання в строк необхідної податкової інформації (наприклад, PIT-11, IFT-1R) платникові загрожує штраф у розмірі до 180 денних ставок (стаття 80 § 2 Кримінально-фіскального кодексу (Kodeks karny skarbowy)), а в менш тяжких випадках — штраф за фіскальне правопорушення (стаття 80 § 4). Система денних ставок гнучка й ураховує індивідуальне фінансове становище покараного, тож остаточний розмір штрафу може суттєво відрізнятися в окремих випадках.
Суд визначає розмір денної ставки індивідуально в кожному випадку, ураховуючи доходи й майновий стан покараного. Мінімальна денна ставка становить одну тридцяту мінімальної заробітної плати, а максимальна не може перевищувати 400-кратного розміру найнижчої ставки (стаття 23 § 3 Кримінально-фіскального кодексу)
У 2026 році найнижча можлива денна ставка становить 160,20 zł, тобто одну тридцяту мінімальної заробітної плати (4806 zł). Це означає, що навіть за найм’якшого покарання підприємця можуть оштрафувати щонайменше на 160,20 zł за кожну денну ставку.
Максимальна денна ставка не може перевищувати 400-кратного розміру найнижчої денної ставки, що у 2026 році означає верхню межу в розмірі 64 080 zł. За максимального покарання в 180 денних ставок загальний штраф може сягнути астрономічної суми понад 11,5 мільйона zł. З 1 січня 2027 року, за мінімальної заробітної плати 4950 zł, найнижча денна ставка становитиме 165 zł, а найвища — 66 000 zł.
На практиці ці норми дають судам дуже широкі межі розсуду у визначенні покарань. Вони враховують не лише сам факт порушення податкових обов’язків, а й фінансове становище покараного, ступінь вини та інші обставини справи.
Нижче наведено приклади діапазонів штрафів у 2026 році залежно від кількості денних ставок:
- 10 денних ставок: від 1602 zł до 640 800 zł
- 50 денних ставок: від 8010 zł до 3 204 000 zł
- 100 денних ставок: від 16 020 zł до 6 408 000 zł
- 180 денних ставок: від 28 836 zł до 11 534 400 zł
Зупинення чи припинення господарської діяльності
Важлива відмінність у контексті податкових обов’язків щодо працівників — різниця між зупиненням і припиненням господарської діяльності. Ці два правові стани мають різні наслідки щодо строків подання податкових декларацій і обов’язків перед працівниками.
У разі зупинення господарської діяльності підприємець зберігає статус платника податків і платника (płatnik), але тимчасово призупиняє ведення господарських операцій. Це означає, що всі податкові обов’язки, пов’язані з розрахунками з працівниками, виконуються в стандартні строки, передбачені нормами. Зупинити діяльність, як правило, може лише підприємець, який не має працівників (виняток: працівники, які всі перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, батьківській відпустці, відпустці для догляду за дитиною чи відпустці по догляду), — стаття 22 закону «Право підприємців» (ustawa Prawo przedsiębiorców), — тому до зупинення трудові договори потрібно розірвати.
Роботодавець, який зупиняє діяльність, зобов’язаний подати всі необхідні податкові декларації в основні строки. Інформацію PIT-11 потрібно передати до податкової до 31 січня, а працівникові — до кінця лютого, декларації PIT-4R і PIT-8AR — до 31 січня, а інформацію IFT-1R — до кінця лютого року, наступного за податковим роком.
Зупинення діяльності не змінює стандартних строків подання податкових декларацій щодо працівників. Підприємець має подати всі необхідні документи в основні строки, як-от 31 січня чи кінець лютого
Ситуація ускладнюється, коли зупинення діяльності переходить в остаточне її припинення в тому самому календарному році. Тоді підприємець має дотримуватися суворих строків, що діють у разі ліквідації діяльності, тобто подати всі податкові декларації до дня фактичного закриття фірми.
Ця зміна має засадниче практичне значення, оскільки може різко скоротити час на підготовку й подання необхідних документів. Підприємця, який спочатку планував лише зупинити діяльність, може застати зненацька потреба швидко виконати всі податкові формальності.
Плануючи ліквідацію діяльності, варто враховувати ці відмінності в строках. Якщо є ймовірність, що зупинення діяльності перейде в остаточне припинення, варто заздалегідь підготувати всі необхідні податкові декларації.
Транспортна фірма розірвала договори з водіями та зупинила діяльність у травні через проблеми з отриманням нових контрактів. Спочатку власник планував відновити діяльність через кілька місяців, але в жовтні ухвалив рішення остаточно закрити фірму. Це означало потребу негайно підготувати й подати всі податкові декларації щодо раніше працевлаштованих водіїв замість очікування стандартних січневих строків.
Практичні аспекти розрахунку з працівниками
Розрахунок із працівниками під час припинення господарської діяльності потребує ретельного планування та координації багатьох дій. Підприємець має одночасно керувати правовими, фінансовими й адміністративними аспектами, дотримуючись усіх необхідних строків і процедур.
Першим кроком має бути підготовка детального графіка дій, який урахує всі обов’язки, що випливають із трудового та податкового права. Графік має бути гнучким і враховувати можливі затримки чи ускладнення під час ліквідації.
Ключовим елементом є належне інформування всіх працівників про заплановане припинення діяльності, а також про їхні права й обов’язки в цьому процесі. Працівники мають отримати чітку інформацію про строки попередження, належні виплати та порядок передання податкових документів.
Роботодавцеві варто підготувати повний комплект документів для кожного працівника, що включає всі необхідні податкові декларації та підтвердження здійснених виплат. Ці документи слід передати працівникам не пізніше ніж у день припинення діяльності
Підготовка податкових декларацій потребує особливої уваги й точності. Кожна декларація має містити повні й точні дані, оскільки помилки можуть зумовити потребу подавати коригування, що після припинення діяльності може бути значно складніше.
Варто також підготуватися до можливих запитань і сумнівів працівників щодо їхнього податкового становища після завершення роботи. Працівникам можуть знадобитися додаткові пояснення щодо порядку розрахунку податку на доходи чи впливу на їхні майбутні податкові зобов’язання.
Припинення діяльності не припиняє обов’язку зберігати кадрову документацію — як правило, протягом 10 років від кінця календарного року, у якому припинилися трудові відносини, якщо інші норми не передбачають довшого строку (стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу). У разі ліквідації товариства чи банкрутства ліквідатор або арбітражний керуючий визначає суб’єкта, який прийме документацію на подальше зберігання, забезпечує кошти на це й передає її до виключення роботодавця з KRS (Національний судовий реєстр) або CEIDG (Центральний реєстр та інформація про господарську діяльність) (стаття 51u Закону про національний архівний фонд і архіви (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)).
Практичні поради для безпроблемного розрахунку:
- Підготуйте повний список усіх працівників із видами їхніх договорів
- Ретельно перевірте періоди роботи та суми виплаченої винагороди
- Підготуйте всі податкові декларації заздалегідь
- У разі сумнівів проконсультуйтеся з бухгалтером або податковим консультантом
- Зберігайте копії всіх переданих документів для власної документації
- Поінформуйте працівників про їхні права й обов’язки в процесі розрахунку
