Ведення особових справ працівників в електронній формі стало реальною можливістю для польських підприємців з початку 2019 року. Зміни, запроваджені Законом від 10 січня 2018 року про зміну деяких законів у зв’язку зі скороченням строку зберігання кадрових справ та їх електронізацією, кардинально змінюють спосіб управління кадровою документацією. Роботодавці можуть тепер обирати між традиційною паперовою формою та сучасною цифровою, що значно полегшує управління персоналом в епоху цифровізації. Особові справи, договори та відомості зарплати можемо вести за фірму — докладніше про наш аутсорсинг кадрів і зарплати.
Можливість вести справи в електронній формі відповідає потребам сучасних підприємств, які дедалі частіше працюють у цифровому середовищі. Водночас із цими змінами діють нові правила захисту персональних даних, що випливають із Регламенту Європейського Парламенту і Ради (ЄС) 2016/679 від 27 квітня 2016 року, відомого як GDPR (польською RODO). Ці правила встановлюють додаткові вимоги щодо безпеки та захисту даних працівників.
Відповідно до Трудового кодексу (Kodeks pracy) електронні особові справи рівнозначні документації, що ведеться у традиційній паперовій формі. Роботодавець може вільно обирати спосіб ведення документації або поєднувати обидві форми залежно від організаційних потреб
Правові підстави ведення електронних справ
Правовою підставою для ведення особових справ працівників в електронній формі є стаття 94 пункт 9a Трудового кодексу, яка зобов’язує роботодавця вести та зберігати в паперовій або електронній формі документацію у справах, пов’язаних із трудовими відносинами, та особові справи працівників. Ця норма дає роботодавцям повну свободу вибору форми документації, що значно полегшує управління персоналом.
Паралельна дія норм GDPR покладає на роботодавців додаткові обов’язки щодо захисту персональних даних, що містяться в особових справах. Електронна документація має бути належно захищена від несанкціонованого доступу, випадкової втрати чи знищення. Ці вимоги стосуються як технічних аспектів зберігання, так і організаційних процедур доступу до документів.
Міністерство у справах родини, праці та соціальної політики у відповіді від 8 серпня 2018 року на депутатський запит № 7753 підтвердило, що ніщо не заважає роботодавцю вести документи частково в електронній, а частково в паперовій формі. Така гнучкість дає змогу поступово переходити на цифрову документацію без потреби одночасно змінювати всю систему.
Ведення справ у змішаній формі повністю дозволене законом. Роботодавець може вирішити, які документи зберігати в електронній формі, а які в паперовій, пристосовуючи рішення до специфіки своєї організації
Структура особових справ працівників
Особові справи працівників складаються з п’яти окремих частин, кожна з яких має визначене призначення і містить конкретні види документів. Така систематизація полегшує управління документацією та забезпечує прозорість незалежно від обраної форми ведення.
Частина A містить документи, пов’язані з претендуванням на роботу особи, яку прийняли на роботу. Вона охоплює заяви або документи щодо персональних даних, зібрані у зв’язку з претендуванням на роботу, а також направлення на медичні огляди та медичні висновки щодо попередніх, періодичних і контрольних оглядів (§ 3 пункт 1 розпорядження про кадрову документацію, зведений текст Dz.U. (Вісник законів) 2026, позиція 474). У цьому розділі будуть, наприклад, особова анкета, резюме чи документи, що підтверджують освіту та кваліфікацію.
Частина B збирає документи, пов’язані з перебігом роботи працівника. Це найоб’ємніший розділ справи, який містить трудові договори, додатки до них, довідки з місця роботи (świadectwa pracy) з попередніх місць роботи, документи щодо підвищень, змін посад, навчань та всі інші матеріали, що виникають під час трудових відносин.
Частина C особової справи містить документи, пов’язані із завершенням роботи працівника. Вона охоплює повідомлення про розірвання договору, угоди про розірвання трудових відносин, документи щодо остаточного розрахунку та інші матеріали щодо завершення співпраці
Частина D призначена для зберігання документів, пов’язаних із дисциплінарною відповідальністю працівника або відповідальністю, визначеною в інших нормах. У цьому розділі збираються документи щодо дисциплінарних стягнень, дисциплінарних проваджень та інших форм відповідальності працівника.
Частина E призначена для документів, пов’язаних із перевіркою тверезості працівника або перевіркою на наявність в організмі речовин, що діють подібно до алкоголю. Цей розділ містить протоколи проведених перевірок, результати досліджень та інші документи, пов’язані з цією сферою.
Технічні вимоги до електронних справ
Ведення особових справ в електронній формі вимагає виконання певних технічних вимог, які забезпечують автентичність, цілісність і юридичну силу документів (§ 9–12 розпорядження). Ключовим елементом є наявність кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки – вони потрібні під час зміни форми документації з паперової на електронну та під час додавання до електронних справ цифрових копій паперових документів (стаття 94⁸ § 2 Трудового кодексу, § 11 розпорядження). Вони підтверджують особу, яка підписує документ, і забезпечують його незмінність.
Кваліфікований електронний підпис має бути виданий кваліфікованим постачальником довірчих послуг, внесеним до реєстру та довірчого списку, за які відповідає міністр з питань інформатизації (стаття 2 Закону про довірчі послуги та електронну ідентифікацію). Такий підпис має таку саму юридичну силу, як власноручний, і необхідний, щоб надати електронним документам повну юридичну достовірність. Як альтернативу можна використати кваліфіковану електронну печатку, яка виконує подібну функцію для організації.
Система зберігання електронних документів має забезпечувати конфіденційність документів відповідно до вимог GDPR. Це означає потребу впровадити відповідні технічні та організаційні засоби захисту, які не дадуть стороннім особам доступу до персональних даних працівників.
Спосіб зберігання документів має забезпечувати їхню повноту й цілісність протягом усього обов’язкового строку. Система має також забезпечувати доступність документів для уповноважених осіб і захист від пошкодження чи знищення
Документи треба зберігати в повному обсязі, забезпечуючи цілісність справ протягом усього строку зберігання. Система не може допускати несанкціонованих змін у документах, а всі модифікації мають реєструватися й бути відстежуваними. Крім того, документи мають бути доступні для уповноважених осіб у будь-який момент, коли це потрібно.
Оцифрування паперових справ
Зміна способу ведення справ із паперового на електронний вимагає певної процедури оцифрування, яка детально врегульована Трудовим кодексом. Процес складається з кількох етапів, які треба виконати відповідно до правових вимог, щоб забезпечити повну юридичну силу електронних документів.
Перший етап – виготовлення цифрової копії паперових документів, найчастіше скану належної якості. Сканування має зберегти всі деталі документа, щоб цифрова копія була читабельною і повною. Якість скану має дозволяти розпізнати всі елементи оригінального документа, зокрема підписи, печатки та інші позначки.
Ключовим елементом оцифрування є підписання цифрової версії справ кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою. Цей підпис підтверджує відповідність цифрової копії паперовому документу і надає їй повну юридичну силу. Підписати може роботодавець або уповноважена ним особа.
- Підготовка паперових документів до сканування
- Сканування з високою якістю відтворення
- Перевірка повноти й читабельності отриманих цифрових файлів
- Підписання електронних документів кваліфікованим підписом
- Створення резервних копій оцифрованих документів
- Впровадження системи управління електронними документами
Самого сканування документів недостатньо для правильного оцифрування справ. Потрібно застосувати кваліфікований електронний підпис або кваліфіковану електронну печатку, які підтверджують відповідність цифрової версії паперовому оригіналу
Роботодавець має повідомити працівників у спосіб, прийнятий у нього, про зміну форми ведення їхньої документації та про можливість забрати попередню, паперову форму протягом 30 днів від отримання цієї інформації; колишніх працівників він повідомляє в паперовій або електронній формі (стаття 94⁹ Трудового кодексу). Незабрану попередню форму документації роботодавець може знищити (стаття 94¹⁰).
Перехід з електронної форми на паперову
Закон передбачає також можливість перейти з електронної форми ведення справ на паперову, що може бути потрібно в певних організаційних чи технічних ситуаціях. Цей процес значно простіший за оцифрування і вимагає менш складних технічних процедур.
Перехід з електронної форми на паперову відбувається шляхом роздрукування документів, що зберігаються в цифровій формі. Роздруківка має бути повною і читабельною та містити всі елементи електронного документа. Якість друку має дозволяти розпізнати всі деталі оригінального цифрового документа.
Ключовим елементом цього процесу є підписання роздруківки роботодавцем або уповноваженою ним особою. Цей підпис підтверджує відповідність роздруківки електронному документу і надає їй повну юридичну силу в паперовій формі. На відміну від оцифрування, у цьому разі кваліфікований електронний підпис не потрібен.
Перехід з електронної форми ведення справ на паперову вимагає лише роздрукування документів і їх підписання роботодавцем або уповноваженою особою. Цей процес значно простіший за оцифрування паперових справ
Як і в разі оцифрування, роботодавець зобов’язаний повідомити працівників про зміну форми ведення документації та про можливість забрати її попередню, електронну форму протягом 30 днів (стаття 94⁹ Трудового кодексу). Інформацію слід передати так, щоб вона дійшла до всіх працівників.
Строк зберігання особових справ
Однією з найважливіших змін, запроваджених законом 2018 року, було скорочення строку зберігання особових справ із попередніх 50 років до 10 років. Це стосується трудових відносин, укладених з 1 січня 2019 року; для працівників, прийнятих у 1999–2018 роках, строк скорочується до 10 років лише після подання до ZUS (Управління соціального страхування) інформаційного звіту ZUS RIA, а для прийнятих до 1999 року він і далі становить 50 років (стаття 7 Закону від 10 січня 2018 року). Ця зміна значно полегшує управління кадровою документацією і зменшує витрати на довгострокове зберігання документів.
Строк 10 років відлічується від кінця календарного року, в якому трудові відносини були розірвані або припинилися. Це означає, що якщо трудові відносини, укладені після 31 грудня 2018 року, завершилися у 2024 році, особові справи треба зберігати до кінця 2034 року (стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу). Ця зміна суттєво полегшує життя роботодавцям, які раніше мусили зберігати документацію пів століття. Що робити з документами, коли та сама людина повертається до фірми, пояснюємо у статті про продовження кадрової документації при повторному прийнятті на роботу.
| Вид документації | Попередній строк | Поточний строк | Підстава відліку |
|---|---|---|---|
| Особові справи працівників | 50 років | 10 років (прийняті з 2019 р.) | Від кінця року розірвання відносин |
| Графіки та розклади | Не визначений у Трудовому кодексі | 10 років (прийняті з 2019 р.) | Уніфікація з особовими справами |
| Картки відпусток | Не визначений у Трудовому кодексі | 10 років (прийняті з 2019 р.) | Уніфікація з особовими справами |
| Документація щодо оплати праці | 50 років | 10 років (зареєстровані з 2019 р. або після ZUS RIA) | Стаття 125a Закону про пенсії за віком та по інвалідності з FUS |
Нові норми передбачають також особливі ситуації, в яких строк зберігання може бути продовжений. Якщо збережена кадрова документація може бути доказом у провадженні, а роботодавець є стороною цього провадження, документи треба зберігати до остаточного завершення справи, але не менше ніж стандартні 10 років (стаття 94⁴ пункт 1 Трудового кодексу).
Якщо роботодавець не є стороною провадження, але дізнався про подання позову чи порушення провадження, в якому документація може бути доказом, основний строк її зберігання продовжується на 12 місяців (стаття 94⁴ пункт 2 Трудового кодексу)
Якщо роботодавець не є безпосередньою стороною провадження, але отримав інформацію про подання позову чи порушення провадження, строк зберігання документів продовжується на 12 місяців. Після закінчення цього додаткового строку роботодавець зобов’язаний повідомити колишнього працівника про можливість забрати справи протягом 30 днів від отримання повідомлення та про їх знищення, якщо їх не заберуть.
Процедура знищення особових справ
Після закінчення обов’язкового строку зберігання особових справ роботодавець має певні обов’язки щодо їх остаточного знищення. Ця процедура детально врегульована і вимагає дотримання конкретних строків та способів інформування працівників.
Відповідно до зміненої статті 94(6) Трудового кодексу в разі розірвання або припинення трудових відносин роботодавець зобов’язаний разом із довідкою з місця роботи видати документ із детальною інформацією про подальше поводження з особовими справами. Скільки років їх треба зберігати, залежить від дати прийняття на роботу — подробиці в матеріалі про строки зберігання кадрової документації.
Цей документ має містити інформацію про строк зберігання кадрової документації, можливість для працівника забрати документацію до кінця календарного місяця, що настає після закінчення строку зберігання, та про знищення документації, якщо уповноважена особа її не забере.
- Інформацію про строк зберігання і строк, протягом якого можна забрати документацію, роботодавець видає разом із довідкою з місця роботи (стаття 94⁶ Трудового кодексу)
- Інформацію та повідомлення вручають під розписку – особисто, через поштового оператора, уповноважену особу або електронно з підтвердженням вручення (§ 15 розпорядження)
- Повідомлення з 30-денним строком отримання стосується продовження строку через провадження (стаття 94⁴ пункт 2) і зміни форми документації (стаття 94⁹)
- Паперову документацію забирають особисто під розписку, а електронну – на носії або електронно після однозначної ідентифікації отримувача (§ 16 розпорядження)
Після закінчення строку, протягом якого можна забрати справи (до кінця календарного місяця, що настає після закінчення строку зберігання), роботодавець має до 12 місяців на знищення документів, а до того часу ще може видати їх колишньому працівникові (стаття 94⁷ Трудового кодексу). Знищення має відбуватися у спосіб, що унеможливлює відтворення персональних даних, які містяться у справах, що особливо важливо для захисту приватності колишніх працівників.
Особові справи треба знищувати у спосіб, що унеможливлює їх відтворення. Це стосується як паперових документів, які слід фізично знищити, так і електронних, які мають бути безповоротно видалені з інформаційних систем
У разі смерті працівника право забрати документи переходить до визначених законом членів родини. Уповноваженими особами є власні діти працівника, діти другого з подружжя та усиновлені діти, взяті на виховання й утримання до повноліття онуки, брати й сестри та інші діти (крім дітей у прийомній сім’ї чи дитячому будинку сімейного типу), чоловік або дружина померлого працівника, а також батьки, зокрема вітчим, мачуха та усиновлювачі (стаття 94⁹ § 3 Трудового кодексу).
Безпека та захист даних в електронних справах
Ведення особових справ в електронній формі вимагає особливої уваги до безпеки та захисту персональних даних відповідно до вимог GDPR. Роботодавці мають впровадити відповідні технічні та організаційні заходи, що забезпечать безпеку оброблюваних даних протягом усього строку їх зберігання.
Система управління електронними справами має бути оснащена механізмами контролю доступу, які дозволяють доступ до документів лише уповноваженим особам. Кожен вхід до системи має реєструватися, а журнали доступу зберігатися протягом відповідного строку. Крім того, система має дозволяти надавати різні рівні прав залежно від ролі користувача в організації.
Виробнича компанія, яка має 200 працівників, вирішила перейти на електронні особові справи. Вона впровадила систему з двофакторною автентифікацією, шифруванням даних і автоматичним створенням резервних копій. Завдяки цьому час доступу до документів скоротився з кількох годин до кількох хвилин, а витрати на зберігання помітно зменшилися.
Ключовим елементом безпеки є шифрування даних як під час зберігання, так і під час передавання. Електронні документи слід зберігати в зашифрованому вигляді, а доступ до них має бути можливим лише після введення відповідних ключів шифрування. Передавання даних між різними елементами системи також має відбуватися із застосуванням безпечних протоколів зв’язку.
Необхідно також регулярно створювати резервні копії електронних справ і зберігати їх у безпечному місці окремо від основної системи. Резервні копії слід перевіряти на можливість відновлення даних, а процедури відновлення документів мають регулярно перевірятися й оновлюватися.
Система управління електронними справами має забезпечувати можливість відстежувати всі операції з документами. Кожна зміна, доступ чи спроба змінити документ мають реєструватися разом з інформацією про користувача та час операції
Переваги електронних особових справ
Перехід на електронні особові справи дає підприємствам численні операційні, фінансові та організаційні переваги. Найважливіша з них – суттєве пришвидшення процесів управління кадровою документацією та зменшення витрат на фізичне зберігання паперових документів.
Електронні справи дають змогу миттєво знаходити потрібні документи чи інформацію без фізичного пошуку в паперових архівах. Електронні системи дозволяють шукати за різними критеріями, як-от прізвище працівника, період роботи, вид документа чи ключові слова в тексті.
Суттєва економія виникає завдяки відмові від витрат на канцтовари, друк документів, їх фізичне зберігання та транспортування. Підприємства можуть відмовитися від оренди додаткових складських приміщень для архіву справ або значно їх зменшити.
- Миттєвий доступ до документів з будь-якого місця й у будь-який час
- Можливість одночасного перегляду справ кількома особами
- Автоматичне створення резервних копій, що захищають від втрати
- Простіше управління правами доступу до конкретних документів
- Менший ризик знищення документів через зовнішні чинники
- Простіший контроль строків зберігання та автоматичні нагадування
Електронні справи значно полегшують також дотримання вимог GDPR, особливо щодо реалізації прав суб’єктів даних. Електронні системи можуть автоматично формувати звіти про оброблювані дані, полегшувати реалізацію права на перенесення даних чи автоматично видаляти документи після закінчення обов’язкового строку зберігання.
Впровадження електронних особових справ може суттєво зменшити витрати на управління кадровою документацією. Найбільша економія стосується витрат на друк, фізичне зберігання та робочий час працівників відділу кадрів
