Оплата перебування працівника в санаторії: внески ZUS

Доплата роботодавця до перебування працівника в санаторії – це пільга, яку може регулювати колективний договір підприємства (zakładowy układ zbiorowy pracy). Для розрахунку внесків на соціальне страхування ключове значення має форма, у якій цю пільгу надають. Індивідуальне роз’яснення ZUS (Управління соціального страхування) від серпня 2023 року по-новому висвітлює це питання і пояснює, коли можна уникнути нарахування пенсійних внесків і внесків на випадок інвалідності.

Фактичні обставини справи – перебування в приватному санаторії

У справі, представленій ZUS, працівник пройшов курс лікування в приватному санаторії, скориставшись положеннями колективного договору підприємства. Роботодавець передбачив у цьому договорі положення, згідно з яким на заяву працівника, підтверджену направленням на санаторне лікування, він покриває 90 відсотків витрат на перебування працівника в санаторії, пов’язаних із виконанням направлення. Доплату мали здійснювати з оборотних коштів підприємства.

Знаючи про своє право, працівник подав відповідну заяву разом із медичною документацією і отримав згоду роботодавця на покриття витрат на перебування. З погляду працівника ситуація здавалася зрозумілою, але у відділу кадрів і бухгалтерії виникло питання про обов’язок нараховувати пенсійні внески та внески на випадок інвалідності з вартості цієї доплати.

Проаналізувавши законодавство, роботодавець звернувся до ZUS із запитом про індивідуальне роз’яснення, посилаючись на положення розпорядження Міністра праці та соціальної політики щодо виключень із бази нарахування внесків. Особливу увагу він звернув на § 2 частину 1 пункт 26 цього розпорядження, що стосується матеріальних вигод, які випливають із колективних договорів. Інша процедура в ZUS, про яку часто питають платники, – списання заборгованості перед ZUS.

Аргументи роботодавця та посилання на положення

У запиті про роз’яснення роботодавець навів зміст § 2 частини 1 пункту 26 розпорядження, згідно з яким базою нарахування внесків не є матеріальні вигоди, що випливають із колективних договорів, положень про оплату праці або норм про оплату праці і полягають у праві купувати за цінами, нижчими за роздрібні, деякі товари, предмети чи послуги, а також користуватися безоплатними або частково оплачуваними поїздками транспортом.

Позиція роботодавця була однозначною: в описаному випадку внески не повинні сплачуватися, оскільки пільга випливає з колективного договору і стосується частково оплачуваної санаторної послуги. Роботодавець аргументував, що працівник несе частину витрат на перебування (10 відсотків), що означає часткову оплату, передбачену положеннями розпорядження.

Логіка цього міркування ґрунтувалася на припущенні, що коли працівник бере участь у витратах на санаторне лікування, а пільга випливає з колективного договору, то виконано умови для застосування виключення з бази нарахування пенсійних внесків і внесків на випадок інвалідності. Такий підхід здавався відповідним букві закону та духу положень, спрямованих на підтримку додаткових пільг для працівників.

Позиція ZUS – відхилення аргументів роботодавця

ZUS не погодився з позицією роботодавця і визнав його думку неправильною. У детальному обґрунтуванні ZUS вказав на основоположні правила встановлення бази нарахування пенсійних внесків і внесків на випадок інвалідності, посилаючись на статтю 18 частини 1 і 2 Закону про систему соціального страхування (ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych).

Згідно з позицією ZUS, базою нарахування пенсійних внесків і внесків на випадок інвалідності працівників є дохід у розумінні Закону про PIT (податок на доходи фізичних осіб) від працевлаштування в межах трудових відносин, за винятком доходів, перелічених у розпорядженні Міністра праці та соціальної політики, а також оплати за час непрацездатності та допомог із соціального страхування. Чи змінюють канікули від внесків ZUS право на виплати й допомоги, розповідаємо в окремій статті.

ZUS підкреслив, що доходами від трудових відносин вважаються всі види грошових виплат і грошова вартість виплат у натуральній формі або їх еквіваленти, незалежно від джерела фінансування цих виплат і пільг. Цей перелік охоплює:

• основну заробітну плату
• оплату понаднормової роботи
• різноманітні надбавки
• нагороди та премії
• компенсації за невикористану відпустку
• будь-які інші суми, що виплачуються працівникові
• грошові виплати, здійснені за працівника
• вартість інших безоплатних або частково оплачуваних пільг

Аналіз умов виключення з бази нарахування внесків

ZUS детально проаналізував умови застосування виключення, передбаченого § 2 частиною 1 пунктом 26 розпорядження. З буквального формулювання цього положення випливає, що з бази нарахування пенсійних внесків і внесків на випадок інвалідності виключаються лише ті доходи, які одночасно відповідають двом умовам:

1. Доходи мають випливати з колективних договорів, положень про оплату праці або норм про оплату праці
2. Вони мають набувати негрошової форми у вигляді купівлі за цінами, нижчими за роздрібні, або форми послуги

Обидві умови мають бути виконані одночасно, щоб можна було застосувати передбачене виключення.

У світлі цього роз’яснення пенсійні внески та внески на випадок інвалідності не повинні нараховуватися з доходу працівника від працевлаштування, що є матеріальною вигодою з колективних договорів, але лише тоді, коли вона полягає в наданні працівникові можливості скористатися товарами, предметами чи послугами за часткову оплату.

Ключове значення має те, що з бази нарахування внесків виключається різниця між ціною придбання послуги та оплатою, яку здійснює працівник. На практиці це означає відсутність обов’язку сплачувати пенсійні внески та внески на випадок інвалідності з цієї різниці, але лише у випадку пільг у негрошовій формі.

Різниця між грошовою та негрошовою формою пільги

Основоположним питанням для вирішення справи виявилася різниця між грошовою та негрошовою пільгою. ZUS однозначно заявив, що для застосування передбаченого виключення вигода, отримана працівником, має бути негрошовою.

У розглянутому випадку працівник пройшов курс у приватному санаторії, а роботодавець погодив його заяву про відшкодування 90 відсотків витрат на перебування. Пільга роботодавця полягала у виплаті працівникові з оборотних коштів підприємства, тобто мала грошову форму.

ZUS категорично заявив, що коли працівник сам купує товар, предмет чи послугу, а потім отримує відшкодування витраченої суми, виключення, передбачене § 2 частиною 1 пунктом 26 розпорядження, застосувати не можна. Вирішальним є спосіб надання пільги, а не її джерело чи правова підстава.

На практиці це означає, що якщо працівник спочатку платить за перебування в санаторії з власних коштів, а потім роботодавець повертає йому 90% витрат банківським переказом, така пільга має грошовий характер і підлягає повним внескам ZUS, незважаючи на те, що вона випливає з колективного договору.

Характеристика негрошових виплат у трудовому праві

Характерна риса негрошових виплат, які називають також виплатами в натуральній формі, полягає в тому, що грошова виплата за своєю суттю прямо виражена в грошах, тоді як грошову вартість виплати в натуральній формі потрібно визначати окремо. Це має основоположне значення для розрахунку внесків і податків.

Визначаючи дохід від трудових відносин, пам’ятайте, що відповідно до статті 11 Закону про PIT грошову вартість виплат у натуральній формі визначають на підставі ринкових цін, що застосовуються в обігу речами або правами того самого виду і ґатунку, з урахуванням їхнього стану, ступеня зносу, а також часу і місця отримання.

Крім того, відповідно до статті 12 частини 2 цього Закону, грошову вартість виплат у натуральній формі, на які працівники мають право на підставі окремих положень, встановлюють за середніми цінами, що застосовуються до інших покупців, якщо предметом виплати є речі або послуги, що належать до сфери діяльності роботодавця.

Обмеження виплат у натуральній формі в трудовому праві

Варто зазначити, що в трудових відносинах основоположне значення має грошова форма виплат працівникові. Відповідно до статті 86 § 2 Трудового кодексу (Kodeks pracy), заробітну плату виплачують у грошовій формі, а часткова виплата заробітної плати в іншій, ніж грошова, формі допустима лише тоді, коли це передбачають законодавчі норми трудового права або колективний договір.

Це положення є імплементацією в польське право ратифікованої Польщею Конвенції Міжнародної організації праці № 95 про охорону заробітної плати. Конвенція обмежує допустимість часткової виплати заробітної плати в натуральній формі лише тими професіями та галузями, де такий вид виплати загальноприйнятий на практиці або бажаний з огляду на характер галузі чи професії.

Звідси випливає, що відповідно до статті 86 § 2 Трудового кодексу, як правило, заробітна плата не може виплачуватися роботодавцем у натуральній формі, якщо такої можливості не передбачають законодавчі норми трудового права або колективний договір. Виплати в натуральній формі називають депутатами (deputaty), що за словниковим визначенням означає частину заробітку або додатковий заробіток, виплачений у натуральній формі.

Практичні висновки для роботодавців

Повертаючись до висновку індивідуального роз’яснення ZUS, слід констатувати, що роботодавець, який хоче, щоб він і працівник могли скористатися звільненням від внесків на соціальне страхування, мусить подбати про те, щоб пільги, які надаються працівникові, мали негрошову форму. Такі виключення з бази внесків ми враховуємо під час складання платіжних відомостей у межах кадрового та зарплатного обслуговування.

На практиці це означає, що замість повертати працівникові витрати на перебування в санаторії в грошовій формі, роботодавець повинен безпосередньо оплатити санаторні послуги або укласти договір із санаторієм, що дасть працівникові змогу пройти лікування за пільговою ціною. Лише такий спосіб надання пільги можна визнати негрошовою формою.

Як альтернативу роботодавець може розглянути систему ваучерів або платіжних карток, призначених для медичних послуг, які працівник може використати на покриття витрат на санаторне лікування. І в цьому випадку ключовим буде належне документування характеру пільги та забезпечення того, щоб вона не мала форми прямої грошової виплати.

Порядок правильного розрахунку санаторних пільг

Щоб правильно розрахувати пільги, пов’язані з перебуванням працівника в санаторії, роботодавець повинен застосувати таку процедуру:

1. Визначити в колективному договорі або положенні про оплату праці правила надання санаторних пільг
2. Вимагати від працівника подання заяви разом із направленням на санаторне лікування
3. Встановити форму надання пільги – безпосередня оплата санаторію або система ваучерів
4. Задокументувати часткову оплату, яку здійснює працівник
5. Вести облік виплат у натуральній формі відповідно до податкових правил
6. Правильно оцінити пільгу на підставі ринкових цін
7. Розрахувати внески ZUS відповідно до чинних правил

Особливу увагу слід звернути на належне документування часткової оплати, яку здійснює працівник. Вона має бути реальною і випливати з прийнятих на підприємстві правил, а не лише формально відповідати вимогам положень.

Податкові наслідки доплати до санаторного лікування

Незалежно від розрахунку внесків ZUS, доплата до санаторного лікування має також наслідки щодо податку на доходи фізичних осіб. Відповідно до Закону про PIT, вартість безоплатних або частково оплачуваних пільг, отриманих працівником, є його оподатковуваним доходом.

Виняток становлять пільги, які на підставі окремих положень звільнені від податку на доходи. У випадку медичних пільг слід перевірити, чи не застосовуються положення про податкові звільнення для певних видів пільг працівникам.

Роботодавець як податковий агент із PIT зобов’язаний правильно розрахувати вартість пільги, утримати авансовий платіж податку на доходи та показати дохід у відповідних розрахункових документах. Неправильний розрахунок може призвести до податкових санкцій.

Альтернативні форми підтримки здоров’я працівників

У світлі наведеного роз’яснення ZUS роботодавці можуть розглянути альтернативні форми підтримки здоров’я працівників, вигідніші з погляду навантаження внесками. Одна з можливостей – організація групових профілактичних програм або укладення договорів із медичними закладами на пільгові послуги для працівників.

Доступні варіанти підтримки здоров’я працівників:

• Створення фонду соціальних виплат підприємства (ZFŚS)
• Запровадження кафетерійної системи пільг
• Укладення договорів із медичними закладами на пільгові послуги
• Організація групових профілактичних програм
• Система медичних ваучерів із визначеним призначенням
• Безпосередня оплата медичних послуг для працівників

Іншим рішенням може бути створення фонду соціальних виплат підприємства (zakładowy fundusz świadczeń socjalnych), з якого можна фінансувати різні медичні пільги для працівників та їхніх сімей. Такий фонд діє на підставі окремих положень і може пропонувати гнучкіші можливості підтримки здоров’я колективу. Виплати, фінансовані з фонду соціальних виплат підприємства, не входять до бази нарахування внесків (§ 2 частина 1 пункт 19 розпорядження), а щодо податку на доходи вони звільнені до 1 000 zł у податковому році (стаття 21 частина 1 пункт 67 Закону про PIT).

Роботодавці можуть також розглянути запровадження кафетерійної системи, у межах якої працівники отримують визначений бюджет для використання на обрані ними пільги, зокрема медичні послуги. Однак така система потребує належного проєктування з правового та податкового погляду.

Прикладом доброї практики може бути виробнича компанія, яка уклала договір із мережею реабілітаційних центрів про надання послуг своїм працівникам за пільговими цінами. Працівники платять 20 відсотків звичайної ціни, а решту безпосередньо доплачує роботодавець. Завдяки цьому пільга має негрошову форму і, якщо випливає з колективного договору або положення про оплату праці, може користуватися виключенням щодо внесків.

Значення індивідуальних роз’яснень ZUS

Наведене індивідуальне роз’яснення ZUS має велике значення для господарської практики, оскільки однозначно визначає умови застосування виключень щодо внесків для пільг працівникам. Воно також показує, наскільки важливо правильно спроєктувати систему додаткових пільг на підприємстві.

Індивідуальні роз’яснення ZUS є обов’язковими для органу, який їх видав, щодо заявника та описаних фактичних обставин. Це означає, що інші суб’єкти не можуть безпосередньо посилатися на чуже роз’яснення, але можуть використовувати його як орієнтир під час планування власних рішень.

Проте варто пам’ятати, що індивідуальні роз’яснення можуть змінюватися в разі зміни законодавства або судової практики. Тому роботодавцям варто регулярно стежити за змінами в законодавстві та актуальною позицією органів у питаннях розрахунку пільг працівникам.

Найчастіші запитання