Списання заборгованості перед ZUS: умови та процедура

Списання (umorzenie) заборгованості зі внесків на соціальне страхування — важливий правовий інструмент, який може полегшити становище підприємців і платників внесків у складній фінансовій ситуації. Згідно із Законом від 13 жовтня 1998 року про систему соціального страхування (зведений текст Dz.U. (Вісник законів) 2026, поз. 199), ZUS (Управління соціального страхування) може списувати заборгованість зі внесків повністю або частково, але цей процес підпорядкований чітко визначеним умовам і процедурам.

Списання заборгованості зі внесків означає остаточне звільнення від боргу, унаслідок чого вимога ZUS до боржника перестає існувати. Це може відбутися двома способами — через рішення ZUS або в силу закону, коли виконано визначені законом умови. Механізм списання є важливим інструментом соціального захисту, особливо коли стягнення заборгованості спричинило б надмірні труднощі для зобов’язаних осіб. Іншим способом зменшити навантаження буває зупинення діяльності – тоді варто знати, як сплачуються внески ZUS під час зупинення діяльності.

Умови списання безнадійної заборгованості

Основне правило: заборгованість зі внесків можна списати лише тоді, коли вона повністю безнадійна до стягнення. Закон точно визначає перелік ситуацій, у яких заборгованість вважається повністю безнадійною, що є підставою для її списання ZUS.

Перша ситуація, що обґрунтовує списання, — смерть боржника за певних майнових обставин. Заборгованість списують, коли боржник помер, не залишивши жодного майна або залишивши лише рухоме майно, на яке не можна звернути стягнення згідно з окремими правилами. Крім того, списання можливе, коли залишене майно складається лише з предметів повсякденного домашнього вжитку загальною вартістю, що не перевищує трикратної середньої заробітної плати, за умови відсутності правонаступників і неможливості перекласти відповідальність на третіх осіб.

Ще одна підстава для списання — ситуації, пов’язані з процедурою банкрутства. Списання обґрунтоване, коли суд відхилив заяву про оголошення банкрутства боржника або закрив провадження у справі про банкрутство з причин, визначених статтею 13 і пунктом 1 статті 361 Закону про банкрутство (Prawo upadłościowe). Це стосується ситуацій, коли майна неплатоспроможного боржника не вистачає на покриття витрат провадження або вистачає лише на ці витрати.

Списання можливе також тоді, коли майно боржника настільки обтяжене іпотекою, заставою, реєстрованою заставою, податковою заставою чи морською іпотекою, що решти майна не вистачає на покриття витрат провадження у справі про банкрутство. Ці правила мають на меті уникнути дорогих виконавчих проваджень, коли їхній економічний ефект був би мізерним або від’ємним.

1. Перевірте, чи боржник припинив підприємницьку діяльність
2. Переконайтеся, що немає майна, на яке можна звернути стягнення
3. Підтвердіть відсутність чоловіка чи дружини та правонаступників
4. Перевірте неможливість перекласти відповідальність на третіх осіб
5. Проаналізуйте, чи ліквідаційне провадження завершилося без погашення заборгованості

Важливий критерій списання — економічна недоцільність стягнення. Заборгованість списують, коли її сума не перевищує витрат на нагадування у виконавчому провадженні або коли очевидно, що у виконавчому провадженні не буде стягнуто суми, більшої за виконавчі витрати. Це практичне рішення, яке має запобігти ситуаціям, коли витрати на стягнення перевищують суму боргу.

Винятки з правила безнадійності заборгованості

Закон передбачає виняток з основного правила, за яким списувати можна лише повністю безнадійну заборгованість. В обґрунтованих випадках можна списати заборгованість зі внесків на соціальне страхування застрахованих осіб, які водночас є платниками внесків, навіть якщо ця заборгованість не є повністю безнадійною.

Детальні правила списання такої заборгованості визначає Розпорядження Міністра економіки, праці та соціальної політики від 31 липня 2003 року про детальні правила списання заборгованості зі внесків на соціальне страхування (Dz.U. 2003 № 141, поз. 1365), видане на підставі частини 3b статті 28 Закону. Згідно з цими правилами ZUS може списати заборгованість зі внесків, якщо зобов’язана особа доведе наявність відповідних підстав, пов’язаних зі своїм матеріальним і сімейним становищем. Зміни на боці платника внесків тягнуть за собою й інші обов’язки, приклад чого – перехід підприємства та ZUS IWA.

Ключова умова списання — доведення зобов’язаною особою, що через майновий стан і сімейне становище вона не може сплатити заборгованість, оскільки це мало б надто тяжкі наслідки для неї та її родини. Оцінка цієї підстави вимагає комплексного аналізу життєвої та фінансової ситуації заявника.

Перша конкретна підстава для списання — ситуація, коли сплата заборгованості зі внесків позбавила б зобов’язану особу та її родину можливості задовольнити найнеобхідніші життєві потреби. Це означає, що після погашення заборгованості зобов’язана особа не мала б коштів на покриття базових витрат на утримання, як-от житло, харчування, одяг чи медична допомога.

Друга підстава — матеріальні збитки внаслідок стихійного лиха чи іншої надзвичайної події, через які сплата заборгованості зі внесків могла б позбавити зобов’язану особу можливості далі вести несільськогосподарську підприємницьку діяльність. Ця підстава має захищати безперервність бізнесу у випадкових ситуаціях, на які підприємець не мав впливу.

Третя підстава для списання — хронічна хвороба зобов’язаної особи або потреба доглядати хронічно хворого члена родини, що позбавляє зобов’язану особу можливості отримувати дохід, достатній для сплати заборгованості зі внесків. У цьому разі ключовим є доведення причинно-наслідкового зв’язку між станом здоров’я та неможливістю виконувати обов’язки зі сплати внесків.

• Документи, що підтверджують доходи всіх членів родини
• Перелік щомісячних витрат на найнеобхідніші життєві потреби
• Медичні довідки в разі проблем зі здоров’ям
• Документи, що підтверджують матеріальні збитки чи надзвичайні події
• Заяви про майновий стан і фінансові зобов’язання

Дискреційний характер рішень про списання

Практика адміністративних судів вказує, що рішення про списання, ухвалені на підставі розпорядження про детальні правила списання заборгованості, мають дискреційний характер. NSA (Вищий адміністративний суд) у рішенні від 23 лютого 2010 року (II GSK 431/09) наголосив, що встановлення підстав, передбачених розпорядженням, не зобов’язує ZUS списати борг; так звана адміністративна дискреція, однак, не означає свавілля органу публічної адміністрації. Поточні розрахунки з ZUS, зокрема декларації DRA і звіти RCA, для фірм охоплює наше кадрове та зарплатне обслуговування.

Дискреційність рішення не означає свавілля, оскільки визначені в розпорядженні підстави для ухвалення рішення окреслюють межі розсуду органу. Ухвалюючи рішення про списання внесків, ZUS зобов’язаний ретельно проаналізувати всі обставини справи, щоб встановити, чи виконано необхідні правові умови.

Ключовий елемент оцінки — аналіз того, чи внаслідок стягнення заборгованості виникне загроза надто тяжких наслідків для зобов’язаної особи з урахуванням її майнового стану. Оцінюючи цю підставу, орган має розглянути можливість задоволення найнеобхідніших життєвих потреб (пункт 1 частини 1 § 3 розпорядження), причому йдеться про необхідний мінімум, а не про задоволення потреб на середньому рівні.

Важлива й мета інституту списання заборгованості зі внесків. На користь списання може свідчити те, що погашення зобов’язань перед ZUS змусило б боржника звертатися по соціальну допомогу.

Підприємець, який веде JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП), через хронічну хворобу не міг працювати протягом двох років. Накопичена заборгованість зі внесків у розмірі 45 000 zł перевищувала його річні можливості заробітку після одужання. Аналізуючи заяву про списання, ZUS мав оцінити, чи стягнення повної суми не змусить підприємця звертатися по соціальну допомогу та чи не завадить йому повернутися до нормальної підприємницької діяльності.

1. Подайте заяву про списання заборгованості до відповідного відділення ZUS
2. Додайте документи, що підтверджують майнове та сімейне становище
3. Обґрунтуйте, чому виконано підстави для списання
4. Зачекайте, поки ZUS проведе з’ясувальне провадження
5. Отримайте адміністративне рішення щодо списання заборгованості

Можливість списання заборгованості зі внесків має допомогти боржникам забезпечити своє існування, повернутися до нормального життя та вчасно сплачувати поточні зобов’язання без потреби звертатися по соціальну допомогу. Проте, видаючи розпорядження, закон вимагає враховувати як важливий інтерес зобов’язаної особи, так і стан фінансів соціального страхування (частина 3b статті 28).

Дискреційний характер рішень про списання означає, що за наявності будь-якої з підстав, які уможливлюють списання, ZUS має право вибору рішення. Отже, навіть установивши наявність підстави для списання, він може задовольнити заяву або відмовити в її задоволенні (NSA, II GSK 431/09), але це рішення має бути належно обґрунтоване.

Рішення щодо списання не можуть бути свавільними — вони мають ґрунтуватися на з’ясуванні фактичних обставин справи відповідно до Кодексу адміністративного провадження. Це вимагає вичерпного збору й розгляду доказів та їх оцінки, що має знайти відображення в обґрунтуванні рішення, яке відповідає правовим вимогам.

Списання заборгованості в силу закону

Окрім списання через адміністративне рішення, Закон про систему соціального страхування передбачає також два випадки автоматичного списання заборгованості в силу закону. У цих ситуаціях рішення ZUS не потрібне, оскільки правовий наслідок у вигляді списання настає автоматично після виконання певних умов.

Перший випадок списання в силу закону стосується зняття з обліку платника внесків і застрахованих осіб. Заборгованість зі внесків списується в силу закону, якщо її сума не перевищує десятикратної суми витрат на нагадування в адміністративному виконавчому провадженні. Це практичне рішення має запобігти дорогим виконавчим провадженням у разі невеликих боргів.

Другий випадок списання в силу закону пов’язаний зі смертю боржника. Заборгованість зі внесків списується в силу закону, якщо її сума не перевищує 10 відсотків середньої місячної заробітної плати в кварталі, що передує даті смерті боржника. Це правило має спростити провадження в разі невеликих боргів після смерті платника внесків.

Списання в силу закону не вимагає жодних дій ні від заінтересованих сторін, ні від ZUS. Правовий наслідок у вигляді списання заборгованості настає автоматично з моменту виконання визначених законом умов, що значно спрощує адміністративні процедури.

• Списання в силу закону не вимагає рішення ZUS
• Правовий наслідок настає автоматично після виконання умов закону
• Стосується невеликих боргів у визначених ситуаціях
• Спрощує адміністративні процедури та зменшує витрати провадження
• Охоплює як внески, так і пов’язані з ними пеню та витрати

Важливий аспект списання заборгованості зі внесків полягає в тому, що воно спричиняє також списання пені за прострочення, витрат на нагадування та додаткового платежу. Це означає, що списання має комплексний характер і охоплює всі елементи заборгованості зі внесків, а не лише самі внески на соціальне страхування.

Як подати заяву про списання

Процедура звернення по списання заборгованості зі внесків вимагає належно підготовленої заяви та відповідних документів. Заяву про списання заборгованості зі внесків на соціальне страхування подають до відповідного відділення ZUS, яке веде справу цього платника внесків.

Заява має містити детальне обґрунтування того, що виконано передбачені законом підстави для списання. Заявник мусить довести, що заборгованість повністю безнадійна або що через майновий стан і сімейне становище він не може її сплатити, оскільки це мало б надто тяжкі наслідки для нього та його родини.

До заяви потрібно додати документи, що підтверджують наведені фактичні обставини. Для підстави, пов’язаної із загрозою найнеобхіднішим життєвим потребам, потрібні довідки про доходи всіх членів родини, перелік щомісячних витрат і документи, що підтверджують майновий стан заявника.

1. Підготуйте детальну заяву з правовим і фактичним обґрунтуванням
2. Зберіть документи, що підтверджують майнове та сімейне становище
3. Додайте медичні довідки в разі проблем зі здоров’ям
4. Надайте документи, що підтверджують матеріальні збитки чи надзвичайні події
5. Подайте повну заяву до відповідного відділення ZUS
6. Співпрацюйте з ZUS під час з’ясувального провадження
7. Чекайте на адміністративне рішення

ZUS проводить з’ясувальне провадження, яке може охоплювати вимогу подати додаткові документи чи пояснення або перевірку за місцем ведення діяльності. Орган може також звернутися до інших установ по інформацію, потрібну для оцінки ситуації заявника.

Правові наслідки списання заборгованості

Списання заборгованості зі внесків на соціальне страхування має важливі правові наслідки як для зобов’язаної особи, так і для системи соціального страхування. Основний наслідок списання — остаточне звільнення від боргу, унаслідок чого вимога ZUS до боржника перестає існувати.

Списання припиняє заборгованість, тож після нього ZUS не може знову вимагати сплати списаних сум. Списання не позбавляє прав на виплати, уже набутих відповідно до закону, але в застрахованих осіб, які водночас є платниками внесків (наприклад, підприємців, що сплачують внески за себе), на рахунку в ZUS обліковуються лише фактично сплачені пенсійні внески (пункт 2 частини 1 статті 40) — тож списані внески не збільшують майбутньої пенсії. Про те, які виплати дає добровільне страхування на випадок хвороби для підприємців, ми пишемо в окремому посібнику.

Важливо, що списання заборгованості зі внесків не означає автоматичного списання інших зобов’язань перед ZUS, як-от заборгованості за безпідставно отримані виплати чи грошових штрафів. Ці зобов’язання потребують окремих проваджень щодо списання згідно з відповідними правилами.

Невелика будівельна фірма через пандемію COVID-19 мусила зупинити діяльність на шість місяців. Власник не мав змоги сплачувати внески ZUS за себе та трьох працівників, через що накопичилася заборгованість у розмірі 38 000 zł. Після відновлення діяльності в обмеженому обсязі щомісячні доходи фірми дозволяли покривати лише поточні витрати діяльності та внески. Аналізуючи заяву про списання, ZUS міг оцінити вплив пандемії на становище власника, але без повної безнадійності списання могло охопити лише власні внески власника на соціальне страхування (частина 3a статті 28). Заборгованість зі внесків за працівників у такій ситуації можна було відстрочити або розкласти на розстрочку на підставі договору з ZUS (стаття 29).

Списання заборгованості зі внесків має значення й для оцінки ситуації платника в майбутньому. Факт списання не перешкоджає вести підприємницьку діяльність чи звертатися по виплати із системи соціального страхування за умови вчасної сплати поточних внесків.

Найчастіші запитання