Для більшості суб’єктів господарювання фінансовий рік збігається з календарним. Одиниці, що ведуть бухгалтерські книги (повну бухгалтерію), після закриття фінансового року складають річну фінансову звітність (sprawozdanie finansowe) — за 2025 рік у 2026 році. Цей процес вимагає особливої уваги через вимоги щодо електронної форми та нові логічні структури, оприлюднені Міністерством фінансів. Підготовка звітності в логічній структурі Мінфіну — частина наших бухгалтерських послуг.
Електронна фінансова звітність за 2025 рік підпорядковується чітко визначеним правовим нормам, які стосуються не лише терміну складання, а й формату файлу, способу підписання, а також процедур затвердження і подання. Знання цих вимог є ключовим для правильного виконання звітних обов’язків одиницями, внесеними до KRS (Національний судовий реєстр).
Терміни складання фінансової звітності за 2025 рік
Згідно із Законом про бухгалтерський облік, фінансову звітність складають на день закриття бухгалтерських книг. Одиниці, у яких фінансовий рік збігається з календарним, зобов’язані скласти фінансову звітність за 2025 рік до 31 березня 2026 року. Цей термін випливає зі статті 52 частина 1 Закону про бухгалтерський облік, яка встановлює, що керівник одиниці забезпечує складання річної фінансової звітності не пізніше ніж протягом 3 місяців від дати балансу.
Бухгалтерські книги закривають на день, яким завершується фінансовий рік, але не пізніше ніж протягом 3 місяців від цього дня. Для одиниць, у яких фінансовий рік збігається з календарним, це означає закриття книг за 2025 рік до 31 березня 2026 року (стаття 12 частина 2 пункт 1 Закону про бухгалтерський облік). Порушення цього терміну може спричинити правові санкції та ускладнення у звітному процесі
Складання фінансової звітності вимагає заздалегідь підготувати первинні документи та провести інвентаризацію активів і пасивів. Одиницям варто розпочати цю підготовку вже в грудні фінансового року, щоб вчасно скласти звітність відповідно до вимог закону.
Фінансову звітність складають, застосовуючи правила оцінки активів і пасивів та визначення фінансового результату, встановлені в розділі 4 Закону про бухгалтерський облік. Усі господарські операції мають бути належно задокументовані та відображені в бухгалтерських книгах до складання звітності
Керівник одиниці несе особисту відповідальність за вчасне складання фінансової звітності та її відповідність Закону про бухгалтерський облік. Це вимагає належного нагляду за обліковим процесом і співпраці з особами, відповідальними за ведення бухгалтерських книг.
Електронний формат фінансової звітності
Чинні норми однозначно визначають, що фінансову звітність за 2025 рік потрібно складати виключно в електронній формі. Згідно зі статтею 45 частина 1f Закону про бухгалтерський облік, скласти звітність у паперовій формі неможливо. Кожна фінансова звітність має бути підписана кваліфікованим електронним підписом, довіреним підписом (podpis zaufany) або особистим підписом (podpis osobisty).
Електронну фінансову звітність потрібно скласти у вигляді файлу, який можна зберегти і прочитати за допомогою комп’ютерної програми. Цей файл потрібно підписати одним із трьох дозволених типів електронного підпису. Без належного електронного підпису подати звітність неможливо
Фінансова звітність одиниць, внесених до реєстру підприємців KRS, має бути складена в логічній структурі та форматі, які оприлюднює Міністерство фінансів. Ці структури публікують у Бюлетені публічної інформації (BIP) на сторінці відомства, що обслуговує міністра з питань публічних фінансів (стаття 45 частина 1g Закону про бухгалтерський облік). У тій самій структурі складають звітність платники CIT (податок на прибуток), не внесені до реєстру підприємців KRS, які надсилають її керівникові KAS (Національна податкова адміністрація) протягом 15 днів від затвердження (стаття 27 частина 2 Закону про CIT), а також фізичні особи, що ведуть бухгалтерські книги, — до спливу терміну подання декларації PIT (податок на доходи фізичних осіб) (стаття 45 частина 5 Закону про PIT).
Формат XML — основа електронної фінансової звітності. Це різновид текстового файлу з упорядкованими даними, описаними тегами. Звітність потрібно сформувати як один файл XML, що містить усі обов’язкові елементи (в одиницях, інших ніж мікро- і малі, також звіт про зміни у власному капіталі та звіт про рух грошових коштів — стаття 45 частина 3):
- Баланс одиниці
- Звіт про прибутки і збитки
- Додаткову інформацію до звітності
Файл XML має відповідати схемі XSD, яка описує структуру даних у фінансовій звітності. Міністерство фінансів оприлюднює актуальні логічні структури на сторінці «Структури e-звітності» (Struktury e-Sprawozdań). Файл, сформований не відповідно до оприлюднених структур, система не прийме
Нові логічні структури фінансової звітності запроваджено у зв’язку з модернізацією системи e-Sprawozdania. Зміни зумовлені потребою пристосуватися до умов бізнесу та правових умов функціонування системи електронної фінансової звітності.
Нові логічні структури для звітності за 2025 рік
Для звітності за фінансові роки, що почалися 1 січня 2024 року або пізніше, Міністерство фінансів оприлюднило структури у версії v1-2 — зміни стосувалися передусім опису елементів звіту про прибутки і збитки (частину елементів вилучено) у зв’язку з новою редакцією додатків № 1, 4 і 5 до Закону про бухгалтерський облік (Dz.U. 2024 poz. 1863). У 2025 році в Центральному репозиторії шаблонів електронних документів (CRWDE) оприлюднено наступні версії структур, позначені «(2)», які застосовують до фінансової звітності, складеної з 1 січня 2026 року, — тобто на практиці до звітності за 2025 рік. Наступні етапи роботи над документом розписуємо в посібнику як скласти фінансову звітність крок за кроком.
Для інших, мікро- і малих одиниць це такі шаблони (у дужках — відповідник із версії v1-2):
- SFJINT(2) — інші одиниці, дані в тисячах злотих (JednostkaInnaWTysiacach(1)_v1-2.xsd)
- SFJINZ(2) — інші одиниці, дані в злотих (JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2.xsd)
- SFJMIT(2) — мікроодиниці, дані в тисячах злотих (JednostkaMikroWTysiacach(1)_v1-2.xsd)
- SFJMIZ(2) — мікроодиниці, дані в злотих (JednostkaMikroWZlotych(1)_v1-2.xsd)
- SFJMAT(2) — малі одиниці, дані в тисячах злотих (JednostkaMalaWTysiacach(1)_v1-2.xsd)
- SFJMAZ(2) — малі одиниці, дані в злотих (JednostkaMalaWZlotych(1)_v1-2.xsd)
Одиниці мають пристосувати свої облікові системи до актуальних шаблонів до складання звітності за 2025 рік. Після завершення перехідного періоду у 2026 році застосунок e-Sprawozdania Finansowe Міністерства фінансів (звітність, що надсилається керівникові KAS) не приймає звітність, складену за старими структурами, незалежно від дати її складання. Звітність, що подається до KRS, надходить до Репозиторію фінансових документів, який веде Міністр юстиції
Для схем JednostkaOpWTysiacach(1)_v1-2.xsd і JednostkaOpWZlotych(1)_v1-2.xsd зміни версії v1-2 мали значення лише тоді, коли одиниця складала звіт про прибутки і збитки згідно з додатком № 1 до Закону про бухгалтерський облік. Для звітності, складеної з 1 січня 2026 року, одиниці, зазначені в статті 3 частина 2 Закону про діяльність громадської користі та волонтерство, застосовують нові шаблони SFJOPT(2) і SFJOPZ(2).
| Тип одиниці | Схема XSD | Основні зміни | Вплив на звітність |
|---|---|---|---|
| Мала одиниця | SFJMAZ(2) / SFJMAT(2) | Зміни звіту про прибутки і збитки (з v1-2), нова версія (2) | Прямий |
| Мікроодиниця | SFJMIZ(2) / SFJMIT(2) | Зміни звіту про прибутки і збитки (з v1-2), нова версія (2) | Прямий |
| Інша одиниця | SFJINZ(2) / SFJINT(2) | Зміни звіту про прибутки і збитки (з v1-2), нова версія (2) | Прямий |
| Неурядова організація (стаття 3 частина 2 закону про громадську користь) | SFJOPZ(2) / SFJOPT(2) | Нова версія (2); зміни звіту з v1-2 — умовно | Зміни звіту при застосуванні додатка № 1 |
Процедура підписання фінансової звітності
Підписання річної фінансової звітності за 2025 рік — ключовий етап звітного процесу; воно має відбутися після складання звітності, але не пізніше ніж до 31 березня 2026 року. Згідно зі статтею 52 частина 2 Закону про бухгалтерський облік, фінансову звітність підписують визначені особи, зазначаючи водночас дату підпису.
Обов’язок підписати фінансову звітність покладено на:
- Особу, якій доручено ведення бухгалтерських книг
- Керівника одиниці або всіх членів колегіального органу, що керує одиницею
- Альтернативно — щонайменше одну особу, що входить до складу колегіального органу, після подання заяв іншими членами (стаття 52 частина 2b)
Підписання фінансової звітності є формальним підтвердженням того, що вона відповідає всім вимогам Закону про бухгалтерський облік (стаття 52 частина 2a). За допущення складання звітності з порушенням закону або внесення до неї недостовірних даних передбачено кримінальну відповідальність (стаття 77 пункт 2)
Якщо будь-яка з уповноважених осіб відмовляється підписати фінансову звітність, вона має скласти письмове обґрунтування, яке потрібно додати до звітності. Відмову складають в електронній формі з кваліфікованим електронним підписом, довіреним або особистим підписом чи в паперовій формі з власноручним підписом (стаття 52 частина 2d). Відмова від підпису не зупиняє звітного процесу, але має бути належно задокументована.
sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю, аналог ТОВ), що веде торговельну діяльність, підготувала фінансову звітність за 2025 рік. Один із членів правління з двох осіб відмовився підписати звітність через сумніви щодо оцінки запасів. Він склав письмове обґрунтування відмови від підпису, яке додали до фінансової звітності та подали разом із нею до судового реєстру (стаття 69 частина 3a).
До фінансової звітності потрібно також додати заяву про її відповідність вимогам Закону про бухгалтерський облік або відмову від подання такої заяви. В одиницях, якими керує колегіальний орган, звітність може підписати щонайменше одна особа після подання іншими особами відповідних заяв.
Якщо одиницею керує колегіальний орган, інші особи, які не підписують звітність, мають подати заяви про відповідність звітності вимогам закону. Відмова від подання заяви прирівнюється до відмови від підпису і вимагає письмового обґрунтування
Затвердження і подання фінансової звітності
Затвердження річної фінансової звітності за 2025 рік уповноваженим органом — наступний етап звітного процесу. Згідно зі статтею 53 частина 1 Закону про бухгалтерський облік, затвердження має відбутися не пізніше ніж через 6 місяців від дати балансу, тобто до 30 червня 2026 року.
Процес затвердження залежить від правової форми одиниці:
- У sp. z o.o. звітність затверджують збори учасників
- В акціонерних товариствах (spółka akcyjna) цю функцію виконують чергові загальні збори акціонерів
- У державних одиницях органом затвердження є відповідний орган-засновник
- В об’єднаннях і фундаціях звітність затверджує орган, визначений у статуті (наприклад, загальні збори членів, рада фундації або правління). Сімейний фонд діє за окремими правилами — розглядаємо їх у статті бухгалтерські книги в сімейному фонді.
Остаточне закриття бухгалтерських книг одиниці, яка продовжує діяльність, має відбутися не пізніше ніж протягом 15 днів від дня затвердження фінансової звітності за фінансовий рік (стаття 12 частина 4). Закон не передбачає продовження цього терміну
Річну фінансову звітність разом з обов’язковими документами подають до відповідного судового реєстру протягом 15 днів від дня затвердження звітності. Згідно зі статтею 69 частина 1 Закону про бухгалтерський облік, керівник одиниці подає такі документи:
- Річну фінансову звітність
- Звіт аудитора, якщо звітність підлягала аудиту
- Копію ухвали або рішення органу затвердження про затвердження звітності та розподіл прибутку чи покриття збитку
- Звіт про діяльність — у випадку визначених одиниць
Якщо звітність не затвердили вчасно, її подають до реєстру протягом 15 днів після спливу цього терміну, а після затвердження — повторно разом із документами (стаття 69 частина 2).
Акціонерне товариство затвердило фінансову звітність за 2025 рік на чергових загальних зборах акціонерів 15 травня 2026 року. Згідно з нормами, остаточне закриття бухгалтерських книг має відбутися до 30 травня 2026 року, а подання звітності до судового реєстру — до 30 травня 2026 року.
| Етап процесу | Термін виконання | Правова підстава | Наслідки затримки |
|---|---|---|---|
| Складання звітності | До 31 березня 2026 | Ст. 52 ч. 1 Закону про бухоблік | Штраф або позбавлення волі до 2 років за нескладання (ст. 77 п. 2) |
| Затвердження звітності | До 30 червня 2026 | Ст. 53 ч. 1 Закону про бухоблік | Подання незатвердженої звітності до KRS протягом 15 днів (ст. 69 ч. 2) |
| Закриття книг | 15 днів від затвердження | Ст. 12 ч. 4 Закону про бухоблік | Порушення норм |
| Подання до реєстру | 15 днів від затвердження | Ст. 69 ч. 1 Закону про бухоблік | Штраф або обмеження волі (ст. 79 п. 4), штрафи реєстрового суду |
Технічні вимоги до файлів XML
Складання електронної фінансової звітності у форматі XML вимагає дотримання детальних технічних вимог, встановлених Міністерством фінансів. Файл XML має відповідати актуальній схемі XSD, яка визначає структуру даних і допустимі значення окремих елементів звітності.
Основні технічні вимоги:
- Кодування символів UTF-8 для правильного відображення польських діакритичних знаків
- Відповідність схемі XSD, оприлюдненій на сторінці «Структури e-звітності»
- Повнота всіх обов’язкових елементів звітності
- Правильне форматування дат у форматі ISO 8601
- Правильне позначення валюти звітності
Файл XML фінансової звітності має містити всі обов’язкові розділи: баланс, звіт про прибутки і збитки та додаткову інформацію. Відсутність будь-якого з цих елементів призведе до відхилення звітності системою валідації. Кожен розділ потрібно заповнити відповідно до чинних стандартів бухгалтерського обліку
Валідація файлу XML відбувається на кількох рівнях. Перший етап — перевірка відповідності структури файлу схемі XSD. Далі система перевіряє логічну узгодженість даних, зокрема контрольні суми та правильність зв’язків між окремими статтями звітності.
Найпоширеніші технічні помилки у файлах XML:
- Неправильне кодування символів, що спричиняє помилки відображення
- Невідповідність схемі XSD щодо структури даних
- Неправильне форматування числових значень і дат
- Відсутність обов’язкових елементів
- Неправильне позначення одиниці виміру
Перед поданням фінансової звітності рекомендується провести тестову валідацію файлу XML за допомогою інструментів, наданих Міністерством фінансів. Це дає змогу виявити й усунути технічні помилки до офіційного подання звітності
Відповідальність за фінансову звітність
Відповідальність за правильне складання, підписання і подання електронної фінансової звітності за 2025 рік покладено на визначених осіб в організаційній структурі одиниці. Закон про бухгалтерський облік точно визначає обсяг цієї відповідальності та наслідки неналежного виконання звітних обов’язків.
Керівник одиниці несе основну відповідальність за:
- Забезпечення вчасного складання фінансової звітності
- Нагляд за відповідністю звітності Закону про бухгалтерський облік
- Належне представлення звітності органам затвердження
- Вчасне подання звітності до судового реєстру
Керівник одиниці відповідає за виконання обов’язків у сфері бухгалтерського обліку також тоді, коли доручив їх іншій особі або бухгалтерському бюро; прийняття відповідальності іншою особою чи бюро підтверджують письмово, а якщо керівником є колегіальний орган і відповідальну особу не визначено, відповідають усі його члени (стаття 4 частина 5). За шкоду, завдану товариству, керівник одиниці та члени наглядової ради відповідають солідарно (стаття 4a частина 2)
Неправильне складання або несвоєчасне подання фінансової звітності може спричинити різні правові санкції. Кримінальні положення Закону про бухгалтерський облік передбачають штраф, обмеження волі або позбавлення волі за порушення обов’язків у сфері бухгалтерського обліку (статті 77 і 79). Крім того, реєстровий суд може вимагати подання звітності та накласти штраф у примусовому провадженні (стаття 24 Закону про KRS).
Головна бухгалтерка середньої виробничої компанії відповідала за складання фінансової звітності за 2025 рік. Попри неодноразові нагадування, вона не простежила за оновленням бухгалтерської програми до нових структур XML. У результаті система відхилила звітність, а її повторне подання відбулося із запізненням на місяць, що наразило товариство на вимогу реєстрового суду під загрозою штрафу.
Члени органів, що затверджують фінансову звітність, також несуть певну відповідальність за правильність цього процесу. Обов’язок належної сумлінності вимагає від них перевірити відповідність звітності обліковій документації та оцінити її повноту.
